Kennismaking Organisatie: De Vogellanden, centrum voor revalidatie te Zwolle Project: verbeteren organisatie behandelprocessen binnen polikliniek kinderrevalidatie voor 4 tot 18 jarigen Projectgroep: Klaas Boessenkool (orthopedagoog), Aleida Bulsink (logopedist), Alie v.d. Heide (medisch secretaresse), Corrie Koot (appl.beheerder Ecaris), Nanne Land (revalidatiearts), Jeanine Mulder (planner) en Hanneke Vos (clustermanager, tevens projectcoördinatie) Projectleiding: André Henneveld, manager zorg

Opbouw presentatie Doelstellingen project Nulmeting Analyse Interventies Resultaten tot nu toe Belangrijke ervaringen Vervolg

Doelstellingen project (1) Primaire doelstelling: De doelmatigheid binnen de poli 4-18 door toepassing van zorglogistieke verbeteringen op 1 juni 2010 met minimaal 5% verhoogd te hebben. Dit betekent: met dezelfde personele inzet 5% meer behandeluren realiseren.

Doelstellingen project (2) Secundaire doelstellingen: de wachttijd tot eerste consult verkorten; de wachttijd tussen eerste consult en start van de multidisciplinaire behandeling verkorten; en de behandelduur verkorten. Randvoorwaarde: De door medewerkers ervaren werkdruk mag niet hoger worden a.g.v. aanpassingen en veranderingen binnen de zorglogistiek.

Nulmeting Doelmatigheid: 47,8 % (209 behandeluren per week bij beschikbaarheid aan uren van behandelaars van 437) Wachttijd tussen verwijzing en 1e consult: gemiddeld 21,2 dagen / 54% binnen 21 dagen na verwijzing een 1e consult Wachttijd tussen 1e consult en start behandeling: gemiddeld 23,6 dagen / 34% binnen 21 dagen in behandeling na 1e consult Gemiddelde score op vragenlijst werkdrukbeleving: 45,7 punten Gemiddelde behandelduur: 119 dagen

Kwalitatieve analyse Belangrijkste bevindingen: niet gelijktijdig starten behandeldisciplines lang door lopende behandeltrajecten onduidelijke eindtermijn van behandeltrajecten veel mutaties en ad hoc planning onrustige roosters en gevoel van hoge werkdruk lange en onduidelijke wachttijden

Interventies 1) Totale behandeltraject tot aan teambespreking afspreken en plannen Trajectduur vast stellen Bufferweek en rapportageweek toevoegen Datum teambespreking is “heilig” Deze trajecten met voorrang inplannen 2) Aanpassing structuur werkweek Bloktijden voor overleg 3) Mutaties reduceren Meting gestart, maar niet afgerond

Resultaten: doelmatigheid Doelmatigheid: het aandeel gerealiseerde behandeluren binnen het totaal aantal beschikbare behandelaarsuren. Nulmeting: 209 behandeluren : 437 beschikbare uren per week = 47,8% Eindmeting: 234 behandeluren : 455 beschikbare uren per week = 51,4% Resultaat: Toename van de doelmatigheid met 7,5% !

Resultaten: wachttijdreductie (1) Wachttijd tussen verwijzing en 1e consult: Gemiddelde wachttijd gedaald van 21 naar 19 dagen Percentage 1e consulten binnen 21 dagen gestegen van 49% naar 71%

Resultaten: wachttijdreductie (2) Wachttijd tussen 1e consult en start behandeling: Gemiddelde wachttijd gedaald van 24 naar 8 dagen Percentage start behandeling na 1e consult binnen 21 dagen gestegen van 34% naar 100%

Resultaten: reductie behandelduur Gemiddelde duur tussen 1e en laatste behandeling: nulmeting (N=73): 119 dagen 1e effectmeting (N=31): 116 dagen 2e effectmeting (N=1): 74 dagen Let op: Onvoldoende afgesloten behandeltrajecten bij 2e meting om conclusies te kunnen trekken!

Werkdrukbeleving Meting werkdrukbeleving: Periodiek gemeten via vragenlijst (10 vragen met 10 puntsschaal; maximaal mogelijke score 100) Resultaten: Afname van werkdrukbeleving Uitzondering: planning en revalidatieartsen

Ervaringen Kracht van analyse o.b.v. meetgegevens in combinatie met kwalitatieve (proces)analyse Gebruik van casuïstiek bij optimaliseren interventies Focus op sturen op eindpunt behandeltraject Multidisciplinair samengesteld projectteam

Vervolg Doelen: Verder ontwikkelen werkwijze a.d.h.v. casuïstiek Borging en verbreding van succesvolle werkwijze naar andere poli-onderdelen Periodiek resultaten blijven meten Project gericht op bevordering uitstroom Werkwijze: Projectteamleden pakken onderwerpen in subgroepen aan, zoveel mogelijk via reguliere overlegmomenten Subgroepen komen voor afstemming en feedback periodiek bijeen in klankbordgroep