Samen bouwen aan één korps! Een slagvaardige personele reorganisatie COR en OR-en 25 november 2013

Inhoud Het model personele reorganisatie Hoe werkt het? - fase 1 formele personele reorganisatie Hoe werkt het? - doelgroepen Hoe werkt het? - fase 2 organisatieontwikkeling Wat betekent het voor medewerkers? Tijdslijn Lijncommunicatie 2

HET MODEL PERSONELE REORGANISATIE 3

Aanleiding Standaard reorganisatie door omvang en samenloop met invoering LFNP complex Vinden oplossingen voor gesignaleerde knelpunten niet eenvoudig Spitst zich toe op de functievergelijking (voor bepalen wie functievolger, wie herplaatsingskandidaat) Is alternatief mogelijk? 4

Vertrekpunten model Recht doen aan de rechtspositie van medewerkers Medewerker niet in nadeliger positie ten opzichte van uitvoeren standaard reorganisatie Passend binnen de huidige wet- en regelgeving Uitvoerbaar en betaalbaar Moet leiden tot eerdere start van de personele reorganisatie Vasthouden van energie in de organisatie De hoofdlijnen van het model staan. Een aantal zaken moet nog in de komende periode nog nader worden uitgewerkt. Ook de juridische grond wordt nog nader verdiept en getoetst. Gaat dit model nog aangepast worden? Antwoord Jannine tijdens realisatiedag: het model staat nu op hoofdlijnen en zo blijft het ook staan, dat is onze koers. De korpsleiding en het ministerie van V&J staan achter dit model, ook de COR heeft geloof in dit model. De bonden raadplegen op dit moment hun leden. In de tweede week van december krijgen we een terugkoppeling van de uitkomst. Het kan zijn dat de bonden nog komen met punten waar we nog naar gaan kijken. Ook loopt nog een verdieping op de juridische grond op basis waarvan binnen het model nog zaken kunnen worden aangepast. 5

Aanpak in fasen Fase 1  snelle formele reorganisatie, regie en uitvoering centraal Medewerkers obv taakgebied (werkveld) van korpsfunctie op peildatum (1-1-2012) verplaatsen naar team of afdeling in nieuwe inrichting waar taakgebied (werkveld) terugkeert Fase 2  organisatieontwikkeling binnen centrale kaders, regie en uitvoering in eenheden, PDC en staf korpsleiding Bezetting via proces van organisatieontwikkeling in 5 jaar naar formatie brengen. Reguliere en specifieke HRM-instrumenten en flankerende voorzieningen. Vrijwilligheid. Medewerkersparticipatie Voorfase: preherplaatsingskandidaten hebben toegang tot flankerende voorzieningen om de uitstroom te ondersteunen. Behalve deze twee specifieke doelgroepen zijn er geen preherplaatsingskandidaten. Dat is namelijk niet nodig omdat iedereen functievolger wordt en dus geen voorrangspositie hoeft te hebben bij eventuele vacactures vóór de start van de reo. PEILDATUM Overeenkomstig de LSS-afspraken over de peildatum voor de reorganisatie is de oude korpsfunctie de functie van de medewerker op 1 januari 2012. Of de functie van een latere formele benoeming die volgens de criteria als latere uitgangspositie mag dienen. Voor een zeer beperkte groep medewerkers geldt de oude korpsfunctie op 31 maart 2011. Dit zijn medewerkers die vóór de vaststelling van het tijdelijke kader zijn aangetrokken om de reorganisatie voor te bereiden. Voor hen is een andere peildatum afgesproken. Terwijl fase 1 loopt, wordt al gewerkt aan de stappen voor fase 2. (ontwikkeling kaders, beleid etc.) Het domein Ondersteuning is een LFNP term; hiermee bedoelen we de bedrijfsvoering Voorbeelden van flankerende voorzieningen zijn terug te vinden in Bijlage 4 van de notitie. 6

FASE 1 FORMELE PERSONELE REORGANISATIE: HOE WERKT HET?

Fase 1 | grote lijn Kortdurende formele personele reorganisatie met centrale regie, gereed voor eind 2014 Medewerkers worden op basis van hun oude werk (taakgebied) verplaatst naar team/afdeling waar taakgebied terugkeert, zelfs als hierdoor overbezetting ontstaat De toegekende LFNP-functie is vervolgens het kader voor de werkzaamheden in het nieuwe team Vrijwel alle medewerkers worden zo functievolger Als na verplaatsing de afstand woon-werk meer dan 1,5 uur enkele reis wordt, kan de medewerker op eigen verzoek herplaatsingskandidaat worden De medewerker wordt verplaatst naar het team waar het taakgebied terugkeert. Dit geldt voor de hele organisatie, ook voor de medewerkers bedrijfsvoering en de staf korpsleiding. Er wordt gekeken of de oude organisaties taakgebieden kenden die in de staf korpsleiding terugkeren. Herplaatsingskandidaten: dit kunnen ook medewerkers zijn met een reistijd korter dan anderhalf uur enkele reis die om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard vragen in op de status van HPK. De toegekende LFNP-functie is de match-functie, de functie die men heeft gekregen toen de korpsfuncties vergeleken werden met LFNP-functies. 8

Fase 1 | voorbeeld (1) In een huidig Team Basispolitiezorg werken o.a. een planner, enkele hondengeleiders en medewerkers BPZ. De planner wordt op grond van het taakgebied (werkveld) verplaatst naar de nieuwe Afdeling Planning en Capaciteitsmanagement. De hondengeleiders worden samen met de andere hondengeleiders verplaatst naar het organisatieonderdeel Hondengeleiders in de eenheid. De medewerkers BPZ worden verplaatst naar het nieuwe basisteam. 9

Fase 1 | voorbeeld (2) De salarisadministrateurs uit de 25 voormalige korpsen vormen samen het landelijke ‘Team Salarisadministrateurs’. De salarisadministrateurs worden verplaatst naar het nieuwe team waarin de salarisadministratie is ondergebracht. De locatie van dit team is bij het PDC in Zwolle (volgens de huidige plannen). De plaats van tewerkstelling wordt dan Zwolle. Uitzondering zijn medewerkers die vanwege een reistijd van meer dan anderhalf uur enkele reis een verzoek indienen om herplaatsingskandidaat te worden. Dit voorbeeld toont aan dat het voorstel op dezelfde manier werkt voor operatien en bedrijfsvoering. Let op: de door de minister vastgestelde locaties zijn regio Zwolle, Eindhoven en Rotterdam. Deze wijzigen niet! Wel is het korps in gesprek met de COR over de formatieverdeling (welke werkzaamheden komen waar). 10

Fase 1 | reorganisatie en LFNP Fase 1 loopt samen met invoering LFNP LFNP ingevoerd in twee stappen: (1) Toekenning en overgang LFNP-functie(s). Eind 2013. Regelt nog uitsluitend de arbeidsvoorwaardelijke aanspraken (terugwerkende kracht). Eventueel hoger salaris en OVW-periodieken (2) Bij verplaatsingsbesluit fase 1 ook besluit tot aanstelling in de toegekende LFNP-functie (geen terugwerkende kracht). Toegekende LFNP-functie is na verplaatsing het kader voor de werkzaamheden Iedere medewerker krijgt voor de jaarwisseling het toekenningsbesluit van de LFNP-matchfunctie. Verderop in de presentatie wordt nader ingegaan op de matching en het LFNP. 11

Fase 1 | meenemen LFNP-functie Toegekende LFNP-functie na verplaatsing (dus in fase 2) kader voor de werkzaamheden Drie situaties: 1 Zelfde functie als in formatie, met zelfde werk 2 Verschil, staat realiseren teamresultaat niet in de weg 3 Verschil, blokkeert adequate bedrijfsvoering Geen garantie op voortzetting (alle) huidige werkzaamheden Situatie 3 bij voorbereiding reorganisatie in kaart brengen, actie direct na start fase 2 Iedere medewerker krijgt voor de jaarwisseling het toekenningsbesluit van de LFNP-matchfunctie. Verderop in de presentatie wordt nader ingegaan op de matching en het LFNP. 12

Fase 1 | meenemen LFNP-functie Situatie 2 kan in fase 2 tijdelijk andere (gecontinueerde) taakverdeling in team betekenen dan beoogd in inrichtingsplan Voorbeelden: - Medewerker neemt functie Medewerker Opsporing mee - Meldkamer met aparte medewerkers voor intake - Administratieve functies in team Formatiebeheer Iedere medewerker krijgt voor de jaarwisseling het toekenningsbesluit van de LFNP-matchfunctie. Verderop in de presentatie wordt nader ingegaan op de matching en het LFNP. 13

Fase 1 | Rechtspositionele handelingen Selecteren leidinggevenden  start eerder Invullen beperkt aantal sleutelfuncties Verplaatsen medewerkers naar teams in nieuwe inrichting Mensen worden verplaatst van werk naar team Vertrekpunt is het oude werk (niet het oude team) Aanwijzen herplaatsingskandidaten op eigen verzoek (altijd) bij reistijd van meer dan anderhalf uur enkele reis (weging) met een reistijd korter dan anderhalf uur enkele reis maar met redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard Selectie leidinggevenden: de In principe zijn er geen sleutelfuncties, behalve voor een beperkt aantal specifieke lfuncties in het PDC. Dit moet nog verder uitgewerkt worden. Herplaatsingskandidaten: dit kunnen ook medewerkers zijn met een reistijd korter dan anderhalf uur enkele reis die om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard vragen in op de status van HPK. 14

Fase 1 | afronding Na die vier handelingen formele personele reorganisatie afgerond Fase 1 eindigt 'op papier', je bent nog niet fysiek verplaatst. We kunnen immers niet x-duizend medewerkers tegelijk verplaatsen. Als medewerker weet je: wat je LFNP-functie is naar welk team in nieuwe inrichting je gaat wie je leidinggevende wordt wat je plaats van tewerkstelling wordt in welke periode je overgaat naar je nieuwe team 15

Verschil tussen standaard reorganisatie en dit model Eenvoudiger voor te bereiden en uit te voeren Sneller duidelijkheid, eerder starten in nieuwe organisatiestructuur Vrijwel iedereen functievolger, geen aanwijzing boventalligen Alleen herplaatsingskandidaten op eigen verzoek (ivm reistijd) Functie blijft in reorganisatie ongewijzigd (maar gaat door invoering LFNP over in toegekende LFNP-functie) Teams kennen over- of onderbezetting, organisatie moet dit oplossen Menselijke maat (interactie/participatie) i.p.v. uitkomsten op basis van systeemlogica geen functievergelijking, spaart tijd mensen worden niet individueel aangewezen als het probleem: het team heeft over- of onderbezetting 16 16

Fase 1 | de voordelen Nagenoeg iedereen blijft werken in zijn eigen taakgebied, specialismen blijven behouden Er is geen boventalligheid, er is voor iedereen plek Iedereen heeft snel duidelijkheid en we kunnen echt aan de slag met het nieuwe korps De uitvoering van de personele reorganisatie wordt eenvoudiger Na drie jaar bezig zijn met LFNP nu rust Het model biedt gelijkwaardige kansen voor 'jong' en 'oud' Oude model zou op basis van anciënniteit voorrang geen aan oudere medewerkers waardoor bij overbezetting jongere collega's weg zouden moeten. Dit model brengt daar meer balans in aan, meer kansen voor jongeren (en wellicht meer teleurgestelde oudgedienden). 17 17

Nadelen van reorganisatie, ongeacht het model? Geen enkel model geeft volledige oplossing voor omstandigheden die er nu een keer zijn Geen van de partijen wenst standaard reorganisatie, duurt te lang en goede uitkomst ongewis Geen enkel model biedt oplossing voor consequenties LFNP-matching (geen harmonisering van schalen) Er is altijd overbezetting, nieuwe inrichting kent nu eenmaal minder leiding en ondersteuning De bonden hebben ook scenario’s bedacht. Waarom kiest het korps voor dit model en niet een van de modellen van de bonden? Standaardmodel: is met volledige functievergelijking, duurt anderhalf tot twee jaar voordat we kunnen starten Harmonisatie van de schalen: door keuze die in LNFP-matching is gemaakt, kan geen enkel model voor harmonisatie zorgn. Betaalbaarheid het nu gekozen model is net zo betaalbaar als het standaard reorganisatiemodel, het is niet duurder of goedkoper. Consequenties van de keuze van dit model: Het model gaat uit van functievolgers (van werk naar team), minder collega’s worden herplaatsingskandidaat. HPK vooral bij NOS en LEIDING en alleen op eigen aangeven Doordat we met vacature-openstelling gaan werken zijn er minder sleutelfuncties nodig. Alleen in het PDC komen sleutelfuncties terug. Voor het PDC is het belangrijk dat bepaalde functies als sleutelfunctie ingevuld worden omdat de werkzaamheden complex zijn en het voor de continuïteit van belang is dat deze functies snel vervuld worden 18 18

DOELGROEPEN: HOE WERKT HET?

Doelgroepen Vorming NP betekent samenvoeging onderdelen en schaalwijziging ondersteuning Gevolg is overbezetting domeinen leiding en ondersteuning Overbezettingen in domein uitvoering lossen zich eenvoudiger op (frictievraagstuk) 2 flankerende voorzieningen tbv uitstroom alleen voor niet-herplaatsingskandidaten uit doelgroepen (naast uiteraard ook voor herplaatsingskandidaten) Dit ook al in voorfase, vóór en in fase 1, via aanwijzing op eigen verzoek als preherplaatsingskandidaat Voorfase: preherplaatsingskandidaten hebben toegang tot flankerende voorzieningen om de uitstroom te ondersteunen. Behalve deze twee specifieke doelgroepen zijn er geen preherplaatsingskandidaten. Dat is namelijk niet nodig omdat iedereen functievolger wordt en dus geen voorrangspositie hoeft te hebben bij eventuele vacactures vóór de start van de reo. PEILDATUM Overeenkomstig de LSS-afspraken over de peildatum voor de reorganisatie is de oude korpsfunctie de functie van de medewerker op 1 januari 2012. Of de functie van een latere formele benoeming die volgens de criteria als latere uitgangspositie mag dienen. Voor een zeer beperkte groep medewerkers geldt de oude korpsfunctie op 31 maart 2011. Dit zijn medewerkers die vóór de vaststelling van het tijdelijke kader zijn aangetrokken om de reorganisatie voor te bereiden. Voor hen is een andere peildatum afgesproken. Terwijl fase 1 loopt, wordt al gewerkt aan de stappen voor fase 2. (ontwikkeling kaders, beleid etc.) Het domein Ondersteuning is een LFNP term; hiermee bedoelen we de bedrijfsvoering Voorbeelden van flankerende voorzieningen zijn terug te vinden in Bijlage 4 van de notitie. 20

FASE 2 ORGANISATIEONTWIKKELING: HOE WERKT HET?

Fase 2 | van start- naar streefsituatie Door invullen vacatures toewerken naar streefsituatie (= formatieplan) Direct na start fase 2 zoveel mogelijk vacatures openstellen (reageren medewerker is vrijwillig) Instrumenten: - regulier personeelsbeleid - specifiek personeelsbeleid voor fase 2 (vacaturebeleid) - flankerende voorzieningen, ook voor functievolgers Adviesrol voor ‘wijze duo’s’ in eenheden en PDC, met in 2e lijn leden voormalige pac Bureau Werk in Zicht centrale rol bij vervulling vacatures en toekenning voorzieningen 22

Fase 2 | van start- naar streefsituatie Vacaturebeleid, volgorde invullen vacatures: Plaatsen herplaatsingskandidaat Openstelling voor medewerkers in taakgebied of team met overbezetting Openstelling intern korpsbreed, voorrangspositie voor medewerkers domeinen Leiding en Ondersteuning Openstelling extern (toestemming korpsleiding) 23

Fase 2 | van start- naar streefsituatie Flankerende voorzieningen, ook voor niet- herplaatsingskandidaten Op inhoud zelfde voorzieningen als BARP/LSS vastleggen voor herplaatsingskandidaten Voorwaarde is verandering van functie of plaats van tewerkstelling die bijdraagt aan bereiken streefsituatie Voorwaarde is inschrijving bij Bureau Werk in Zicht Vertrekstimuleringspremie en loonsuppletie alleen voor medewerkers doelgroepen (en uiteraard voor herplaatsingskandidaten) 24

Fase 2 | van start- naar streefsituatie Leidinggevende team maakt samen met teammedewerkers een plan dat na toetsing en vaststelling wordt uitgevoerd Plan o.b.v. centraal format Wederzijdse afstemming tussen leidinggevende en medewerkers over inzet en individuele ontwikkeling Alle medewerkers kunnen in beginsel gebruik maken van flankerende voorzieningen zoals de Regeling LSS die vastlegt voor herplaatsingskandidaten. De flankerende voorzieningen worden toegekend aan de medewerkers die bijdragen aan het oplossen van het probleem van over- en onderbezetting. Natuurlijk blijven de voorzieningen onveranderd beschikbaar voor herplaatsingskandidaten.” 25

Fase 2 | de voordelen Organisatieontwikkeling in het hart van de organisatie, daar waar de kennis is, daar waar het gebeurt Past bij visie toekomstig functioneren nationale politie: verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie beleggen Waar nodig ruimte voor maatwerk Grote mate van medewerkersparticipatie Bij organisatieontwikkeling is ook ruimte voor persoonlijke ontwikkeling 26

WAT BETEKENT HET VOOR DE MEDEWERKERS?

Garanties Garantie op werk, er is plek voor iedereen Garantie op behoud van rechtspositie (zoals salarisniveau, rang) Vrijwel iedereen blijft werken in het eigen taakgebied* Reistijd woon-werk die groter wordt dan 1,5 uur is facultatief (verzoek indienen tot aanwijzing als herplaatsingskandidaat) *Geen garantie op (volledig) voortzetten huidige werkzaamheden in het taakgebied. 28

TIJDSLIJN

Voorlopige globale tijdslijn afhandeling bezwaren LFNP voorfase | fase 1 fase 2 selectie leidinggevenden sleutelfuncties 30

WARME LIJNCOMMUNICATIE

Overzicht LIJN ONDERSTEUNING MIDDELEN Startmoment eenheidsleiding en hoofden RT tijdens Realisatiedag 19 november HRM informeert HRM-adv. LFNP informeert pl's LFNP PR informeert pl's PR - Presentatie voor lg/HRM - Vertellijn - Flyer LFNP-besluit / PR - Q&A LFNP (incl. samenhang PR) - Q&A PR (incl. samenhang LFNP) - Info bezwarenprocedure LFNP Info selectie leidinggevenden factsheets - Presentatie voor medewerkers - Procesberichten intranet - Inhoudelijke berichten intranet - Vraag v/d week intranet - Masterclass voor HRM en projectleiders PR N.B. Duidelijk zijn over wat we nog niet weten: tijdens voorbereiding PR moeten nog veel zaken worden uitgezocht! Week 48/49 ehl en RT's informeren leidinggevenden tijdens bijeenkomsten Bijeenkomsten worden inhoudelijk ondersteund door HRM-adviseurs, projectleiders PR en LFNP Vanaf week 51 informeren medew. door leidinggevenden en RT's (bijeenkomsten/reguliere overlegmomenten) Leidinggevenden worden inhoudelijk ondersteund door HRM-adviseurs, projectleiders PR en LFNP + Informatiepunten Vanaf januari: individuele gesprekken, lokale inloopbijeenkomsten, etc. binnen eenheden/onderdelen Inhoudelijke ondersteuning door HRM-adviseurs, projectleiders PR en LFNP + Informatiepunten