Instituut voor de Aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen Infovergadering 10 juni 2010 Thematische Innovatiestimulering (TIS) Technologische Dienstverlening (TD) oproep projectnummer 09XXXX

2 Agenda 1.Verwelkoming 2.Analyse van de IWT overeenkomst 3.Uitvoering & opvolging van een TIS/TD-project 4.On-line RAP (Eric Sleeckx) 5.Vlaams Innovatienetwerk BROODJESLUNCH

3 1.Verwelkoming Korte voorstelling aanwezige adviseurs 1.Uw naam 2.Naam VIS 3.Omvang (# VTE, duur) 4.Voornaamste projectdoelstellingen

4 •IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen : •Algemene voorwaarden : op IWT website onder ‘documenten’ in VIS-TD of VIS-TIS programma •Projectspecifieke voorwaarden met één bijlage : papieren documenten ter ondertekening door alle begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner, 1 exemplaar naar IWT terugsturen •Bij de projectspecifieke voorwaarden wordt verwezen naar referentiedocumenten waaronder • Samenwerkingsovereenkomst(en) • Reglement van Orde 2. Analyse van de IWT-overeenkomst

5 Relaties beschreven in de IWT-overeenkomst IWT VIS Uitvoerder Gebruikersgroep Samenwerkings- overeenkomst (optioneel) Overeenkomst Samenwerkings- overeenkomst (optioneel) Reglement van Orde Begunstigde(n) Onderzoekspartner(s)

6 Aandachtspunten in de Projectspecifieke Voorwaarden : • contactpersoon van de coördinator : dit is de persoon (kan iemand van de begunstigden of onderzoekspartners zijn) waarmee IWT alle communicatie (rapportering, info-mails, opleidingen, brieven met addenda aan de overeenkomst,…) over het project voert • artikel 4 geeft chronologische oplijsting van actiemomenten voor aanlevering van verklaringen, verslagen, overeenkomsten • artikel 5 vermeldt bijzondere voorwaarden bij de start of bij de tussentijdse evaluatie van het project • in artikel 6 staat vermeld wie betalingen ontvangt

7 De samenwerkingsovereenkomst tussen betrokkenen (1/2)  Doel : regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen  Vier mogelijke relaties :  Tussen leden van het consortium die als Vlaams InnovatieSamenwerkingsverband (VIS) optreden  Tussen VISsen  Tussen VIS(sen) en onderzoekspartners  Samenwerking in kader van internationale samenwerking  Kan in één overeenkomst of in afzonderlijke overeenkomsten

8 De samenwerkingsovereenkomst tussen betrokkenen (2/2)  Wat :  Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie  Afspraken omtrent :  behandeling van vertrouwelijke informatie  eigendomsrechten en gebruiksrechten ivm industriële eigendom  uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT,...  afspraken inzake publicaties & mededelingen  bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...)  begroting en rekeningen (wie ontvangt subsidies, VIS staat in voor niet-gesubsidieerd deel)  duur van de overeenkomst  aansprakelijkheden en geschillenregeling  ontbinding en vereffening  Dient door IWT goedgekeurd te worden !

9 Interactie met de doelgroep (1/2) • Doel: inhoudelijke opvolging van een project ; kunnen projectuitvoering sturen zolang innovatiedoel behouden blijft • TIS : noodzaak tot oprichting van een gebruikersgroep ; bij TD minstens een jaarlijks forum organiseren waar doelgroep op uitgenodigd wordt • Afspraken ivm werking (rechten en plichten) van de gebruikersgroep worden geregeld in een Reglement van Orde • voorbeeld-template is opgenomen in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging van VIS/TIS & TD projecten • verklaring RvO door coördinator aan te leveren aan IWT volstaat • dynamiek van de gebruikersgroep en de betrokkenheid van doelgroep bij het project is een belangrijk element voor IWT

10 Het reglement van orde van de gebruikersgroep (2/2) •Praktische modaliteiten : •samenstelling van de gebruikersgroep dient representatief te zijn voor het VIS (KMO-karakter !) •TIS typisch 3x per jaar ; TD minstens jaarlijks forum •IWT adviseur als waarnemer uitnodigen •IWT adviseur probeert 1 x per jaar aanwezig te zijn •het Reglement van Orde regelt ook de tarifiëring die door het innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de dienstverlening van het project (TIS of TD) wordt gehanteerd •agenda voorafgaand uitsturen •verslag ten laatste10 dagen na bijeenkomst aan leden bezorgen ; in toekomst in e-tool •Uitnodiging en verslagen steeds electronisch naar IWT adviseur en in cc. naar en

11 3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD project 3.1.Schematische voorstelling 2- en 4-jarig project 3.2.Voortgangsverslaggeving 3.3.Financiële rapportering 3.4.Tussentijdse evaluatie (projecten > 2 jaar) 3.5.Eindverslag met effectenanalyse 3.6.Meldingen 3.7.Vlaams Innovatienetwerk

3.1. Schematische voorstelling voor project van 2 jaar 12

3.1. Schematische voorstelling voor project van 4 jaar 13

Voortgangsverslaggeving •Basis voor informatieverzameling is een projectregister •Mogelijkheid om gebruik te maken van tool voor projectregistratie : ORKA  melding aan •Via (electronisch) document : pag. 7 van toelichtingsdocument) •Resultaatsgerichte rapportering als onderdeel van inhoudelijk verloop van het project •Projectopvolging via set van 16 kengetallen (indicatoren voor normaal verloop van het project) •Per project werd een gepaste sub-set en streefwaarden vastgelegd in bijlage 1 van de Projectspecifieke Voorwaarden •Toelichtingsdocument RAP voor projecten 08 en 09 : zie website

Financiële verslaggeving •Gebruik template zoals in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging VIS/TIS & TD beschreven ! • Aparte projectboekhouding noodzakelijk • Welke kosten zijn aanvaardbaar : zie handleiding oproep 2009 •Financiële verslaggeving wordt gebundeld door coördinator of kan per partij aangeleverd worden •Structuur : personeelskost, overige kost (direct & indirect) als % van de personeelskost en eventueel coördinatiekost

Tussentijdse evaluatie (projecten>2 jaar) •Ieder project met een projectduur langer dan twee jaar, wordt tussentijds geëvalueerd. •Na 18 maanden activiteiten, verslag te leveren tegen het einde van de 19 de maand •Inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten & effecten •Actualisering doelstellingen van het project in bijgestuurd werkplan, kengetallen en effecten voor tweede biënnale •Analyse van de financiële status van het project ;indien grote discrepanties  correctie in steun doorgevoerd voor 2° biënnale, kleine verschillen worden over biënnales heen afgerekend •Tijdige beslissing IWT over verlenging van het project •Template via e-tool volgt

Eindverslag en effectenanalyse Samenvatting van het volledige project: •inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten. Effectenanalyse: •Effecten van het project in kaart brengen. (klantenbevraging, meting effectenindicatoren,...) •Essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot verdere financiering van het project. •Concrete invulling wordt bij de aanvang van het project besproken. (...nulmeting...)

: Meldingen Het VIS meldt volgende essentiële wijzigingen in verband met de projectuitvoering : •artikel 7.1 van algemene voorwaarden o.a. •Elke gebeurtenis of omstandigheid, die de realisatie van de projectresultaten, effecten en zorgvuldige uitvoering van de overeenkomst ernstig in gevaar kan brengen •Elke wijziging in samenwerkingsovereenkomst, reglement van orde, samenstelling gebruikersgroep •Elke cumulatie met andere steun •Elke wijziging in de tijdsplanning > 1 maand of verlenging • artikel 3.6 van de projectspecifieke voorwaarden :elke wijziging van personeel dat voor een substantieel deel op project werkt (ter goedkeuring voorleggen aan IWT)

19 4. On-line RAP - Door niet tijdig beschikbaar zijn van e-tool terug naar ‘oud systeem’ - Doel : op programma niveau electronisch gegevens verzamelen voor IWT monitoring & analyse - Toelichting door Eric Sleeckx, M&A

5.VIN - Het Vlaams innovatienetwerk – infosessie TIS-TD •Doelstelling van het NETWERK –Vlaamse bedrijven helpen bij hun innovatie –Problemen bij bedrijven oplossen als netwerk –Bedrijven centraal in aanpak van VIN-netwerk

VIN netwerk Actoren : kennisopbouwers, kennisvertalers, dienstverleners, kennisimplementeerders,…. Technologische dienstverleners (TD) Adviseurs innovatiestimulering (TIS en RIS) Onderzoekers die kennis opbouwen (VIS-CO, TETRA, LO, SBO, …) Competentie polen (Flanders Drive, FMTC, … SOC – Strategische onderzoekscentra (VITO, IMEC, SIM,…) Interfacediensten … Innovatiecentra (uitvoerders RIS) wijzen de weg!

VIN in het Regionaal innovatiesysteem Bedrijven KMO's RIS TIS TD Interface CPen CO/TETRA/LO/SBO/TBM VIN Link met EuropaOverheidsinstellingen en -initiatieven •EFRO & ESF •Eu KP (NCP) •EEN (AO, IWT, FIT) •ERA ( Cornet, Compera,EraSME ) •INNO (INNET, IP4INNO) •… •UNIZO •VOKA •Agoria •Industrie Vlaanderen •… •AO •FIT •MIP •Flanders DC •… Bedrijfsfederaties NCP EEN SOC

Kennisdeling en Communicatie Communicatie in het netwerk login te vragen bij François Stassijns Nieuwsbrief, kalender, projectfiches, netwerkleden Logo te gebruiken voor alle communicaties van VIS-projecten (brochures, aankondigingen seminaries, workshops) beschikbaar op innovatienetwerk

Illustratie van VIN dienstverlening Toegang via dus voor alle netwerkleden uit ‘intermediaire organisaties’ Printklaar document, met mogelijkheid toevoegen logo en contactgegevens Copy/paste van teksten voor eigen gebruik mits bronvermelding (logo innovatienetwerk en IWT) Nieuwe cases : Communicatie met Innovatiecases

Netwerken en samenwerken in het netwerk Netwerkingsinitiatieven VIN voor VIN Kennismaken met VIN-netwerkleden Netwerken Samenwerken en doorverwijzing bevorderen Juni 2010 : diensten en tool Innovatiecentra COG werkgroep netwerking (VINvoorVIN, gps) COG werkgroep communicatie (innovatiecases) Aankondigingen/verslagen in e-Nieuwsbrief van innovatienetwerk : verspreid op 1000 exemplaren (alle intermediairen leden van netwerk)

Eerste stappen in het netwerk Maak u kenbaar : registreren en profiel aanmaken Maak uw project kenbaar : projectfiche zelf projectfiche aanmaken & updaten E-alerts of RRS-feeds Bezoek de website Post nieuws – zet activiteiten in kalender – WIKI Bezorg innovatiecases Bezorg artikels voor de e-nieuwsbrief

27 Dank voor jullie aandacht & succes met de projectuitvoering !! Tot 30 juni :Peter Coucke Vanaf 1 juli : Ria Bruynseels VIS Secretariaat : Grietje Van Nijlen : Conny Van de Velde :