Kennismakingsavond Complexavonden

Programma complexavond 1. Opening door bestuur met toelichting over doel. 2. Samen programma samenstellen, o.a. • Bespreken rapport ‘Ruimte aan de Tuinder’ • pauze • Vragen en opmerkingen vanuit de leden van het Complex • De Beheerder aan het woord • Afsluiting door bestuur Doel: het plezier van de tuinders vergroten! - alle op- en aanmerkingen van leden worden verwerkt naar een voorstel vanuit het bestuur voor de Algemene Ledenvergadering van 24 april 2014.

Ruimte voor de Tuinder ter bespreking met Complexen Advies van de commissie Nieuwe Bestuursvorm 10 november 2013

Constateringen commissie • De afstand van het bestuur tot de leden is te groot – Wat leert de commissie hiervan: de zeggenschap in de vereniging dient te worden teruggelegd bij de leden, zij zijn de vereniging. Het bestuur is er voor de leden en niet andersom.

• Leden zijn huurders geworden, geen lid van een vereniging – Wat leert de commissie hiervan: leden moeten actiever participeren in het werk voor en de besluiten over een complex en de vereniging. Een lid moet zich zelf niet alleen zien als pachter. • Uit de hand gelopen gedoogbeleid versus non- communicatief bestuur – Wat leert de commissie hiervan: bestuursbesluiten dienen altijd uitgelegd te worden aan leden, zij dienen begrip te hebben voor de voorwaarden waaronder de vereniging en dus ook het bestuur zijn werk moet doen. Het bestuur moet leden kunnen aanspreken op verenigingsbelangen

• Bestuur bestuurt niet maar vergadert over tuinzaken – Wat leert de commissie hiervan: het bestuur moet besturen en de tuin aan de leden laten. De beheerder speelt hierin een sleutelrol. • Bestuur gaat ruziënd over straat, geen continuïteit – Wat leert de commissie hiervan: er moet een nieuw, fris bestuur komen, dat bestuurt en dat door de leden gezien wordt als prettige medetuinders die het beste met ze voor hebben.

De essentie van de nieuwe structuur: participatie van leden Advies 1: Een grotere autonomie op complexniveau kan de leden prikkelen zich met meer bezig te houden dan alleen met de eigen tuin. De commissie meent dat het op complexniveau benoemen van een beheerder leidt tot sterkere betrokkenheid van de leden bij het wel en wee van het complex. Leden voeren samen met de beheerder de tuincontroles uit en overleggen met de beheerder over te nemen maatregelen in bijzondere gevallen. De leden die hiervoor worden ingezet vormen “de Tuincommissie” van het complex. Het op complexniveau benoemen van die beheerder ontslaat het bestuur overigens niet van de taak te bevorderen dat dit gebeurt, desnoods door het doen van een voordracht aan de complexleden.

Advies 2: Nieuwe leden melden zich bij een beheerder, deze nodigt een aspirant lid uit en die wordt ontvangen door de beheerder van het complex. Daar wordt besloten tot tuinuitgifte, deze wordt formeel afgehandeld door het bestuur. Ook besluiten tot gedwongen beëindiging van het lidmaatschap worden op dezelfde wijze op complexniveau genomen met dien verstande dat daarbij de beheerder zich bij laat staan door een tuincommissie. Zo kan het complex zijn eigen cultuur behouden en hebben de leden invloed op wat er in hun directe omgeving gebeurt.

Advies 3: De beheerder maakt geen deel uit van het bestuur en heeft daar ook geen stemrecht. Hij/zij hoeft de bestuursvergaderingen niet bij te wonen, tenzij het bestuur hem/haar daartoe oproept. Hij/zij mag wel punten voor de bestuursvergadering agenderen en heeft altijd toegang tot de bestuursvergaderingen en heeft daar spreekrecht. Voor sommige besluiten, zoals aangaan en verbreken van lidmaatschap heeft de beheerder het bestuur formeel nodig. Het bestuur moet beargumenteerd haar beslissingen toelichten in de ALV op dringende vragen van een beheerder. Het bestuur kan alleen onder zwaarwegende omstandigheden (fraude, schade aan de verenigingsbelangen, e.d.) de samenwerking met een beheerder opzeggen en het complex opdragen een nieuwe beheerder te benoemen.

Advies 4: In een grove schets ziet de structuur van de vereniging er als volgt uit: Toelichting: a) 5 bestuursleden b) noodzaak van “ transparantie”

Advies 5: De commissie is van mening dat de vereniging de Eendracht een goede bedding biedt voor bestuur van alle complexen. Indien een complex de in deze nota verwoorde adviezen ontoereikend vindt voor de eigen ambities, dan kan een complex een eigen vereniging oprichten. In zo’n geval werkt het bestuur van de Eendracht mee aan een dergelijke verzelfstandiging door het pachtrecht van dat complex niet langer te claimen. Hierbij doelt de commissie met name op het complex het Gallee, waarvan twee leden voorstellen in die richting hebben gedaan.

Bestuur 1. Bestuur is de Rechtspersoon die de Eendracht vertegenwoordigt: contact gemeente, officiële correspondentie, risico management (denk bij voorbeeld aan witte huisje). 2. “Is verantwoordelijk voor” en “doet” de ledenadministratie en de boekhouding. 3. Formuleert beleid uitgifte tuinen. 4. Ziet toe op en ondersteunt het benoemen van beheerders. 5. Zorgt voor transparant bestuur door rondzenden notulen, korte nieuwsbrieven, inloopcafé’s e.d. 6. Gaat verplichtingen aan namens (een deel van) de vereniging. 7. Treedt krachtdadig en eensgezind op indien nodig. 8. Heeft een hoog bestuurlijk ambitieniveau, maar een lage operationele ambitie (besturen niet tuinieren!). 9. Komt nauwelijks op een complex. Houdt zich daar ook niet mee bezig. 10. Doet alleen het officiële deel van nieuwe leden en onvrijwillige beëindiging lidmaatschap. 11. Bestuursleden hebben portefeuilles en concentreren zich daar op. 12. De secretaris (M/V) doet zorgen (of zorgt zelf) dat alle tuinders een huishoudelijk reglement, de statuten en de huurvoorwaarden in hun bezit krijgen. 13. Bestuur is verantwoordelijk voor de website. Degene die de website onderhoudt, is niet verantwoordelijk voor de inhoud van website. 14. Bestuur is verantwoordelijk voor de gangbare verenigingsdocumenten zoals statuten, reglementen e.d.

De leden/tuinders 1. Volgen de aanwijzingen van de beheerder op. 2. Voelen zich net zo veel lid van een vereniging als “huurder” van een tuin. 3. Bieden ondersteuning aan de beheerder, zijn de gesprekspartner van de beheerder. 4. Helpen mee een beheerder te vinden en te kiezen. 5. Voelen zich verantwoordelijk voor zijn/haar tuin en de directe omgeving ervan. Nemen deel aan collectief onderhoud van het complex. 6. Houden zich aan hun contract.

De beheerder (M/V) 1. Hoge mate van verantwoordelijkheid, samen met (complex-)leden, samen met de tuincommissie. 2. Betrekt tuinders bij beslissingen over zaken die meerdere tuinders of het complex aangaan. 3. Heeft een passend budget voor uitvoering van gebruikelijke onderhoudszaken, overlegt bestedingen met de tuincommissie. 4. Treedt krachtdadig op: fair / rechtvaardig / goede huisvader mentaliteit. Moet: 1. Tuinuitgifte geheel regelen. 2. Lidmaatschap beëindiging (normale situatie zonder drang of dwang), formele afhandeling door bestuur, maar voorbereid door de beheerder. 3. Gemeenschappelijke voorzieningen beheren en organiseren, bij voorbeeld pompen, zeis, aanhanger. 4. Klachten behandelen en ook voor goede sfeer zorgen. 5. Onvrijwillige pachtbeëindiging voorbereiden (en deze uitvoeren na formele opdracht van Bestuur, laatste formele actie komt van Bestuur.