INTERNE AUDIT: hefboom tot het evalueren, verbeteren en structureren van het Interne Controle Systeem. VLO, 28 februari 2013. .

INTERNE AUDIT in de praktijk… INLEIDING: INITIATIEF VAN DE CENTRUM-OCMW’s: een eigen interne auditdienst: HOE EN WAAROM? Willy Vandael, financieel beheerder AUDIO: een INTERNE AUDITDIENST aan het woord: Erik De Smedt, directeur Audio OCMW HASSELT: wat doen we daar nu mee?... Peter Vanaken, secretaris

AL 15 JAAR ONDERDEEL VAN DE NOB AUDIO: EEN GEZAMENLIJK INITIATIEF VAN DE CENTRUM-OCMW’s INTERNE CONTROLE EN INTERNE AUDIT, AL 15 JAAR ONDERDEEL VAN DE NOB

DE NOB… …ingevoerd met als doelstelling: Meer doelgericht en resultaatgericht werken Voor meer efficiëntie en effectiviteit Voor meer kwaliteit

DE NOB …Daarom lagen aan de grondslag van de NOB 4 managementprincipes: Responsabilisering (van de ambtenaar) Hanteren van een Beleidsboekhouding Voorzien in een Rapporteringsproces Aangepaste vorm van Controle en Audit

ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE DE NOB RESPONSABILISERING (budgethouderschap) = DELEGATIE DIT VRAAGT EEN AANGEPASTE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE MET PROCEDURES, AFSPRAKEN,...

DE NOB = AANGEPASTE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE INTERNE CONTROLE MET PROCEDURES, AFSPRAKEN, ….. = INTERNE CONTROLE staat continu onder druk van… TOENEMENDE COMPLEXITEIT VAN DE ORGANISATIE PERSONEELSROTATIE EN -WISSELS STEEDS VERANDERENDE WET- EN REGELGEVING UITBREIDING VAN TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Interne audit Cruciale vraag: “BEHEERSEN WE ONZE PROCESSEN EN RISICO’S VOLDOENDE?”

Interne audit Enerzijds, Meer delegatie omwille van kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit; Anderzijds, Behoefte aan: Zekerheid dat de risico’s worden beheerst en de processen worden bewaakt; Een onafhankelijke en autonome evaluatie van de bestaande controles; Afdoende aanbevelingen tot het verbeteren van de processen; De opvolging van de verbeteringen in de processen verzekeren; De knowhow en de middelen om dit te realiseren.

De NOB en de interne controle: ART. 45 en art. 46, INTERNE CONTROLE – OD 17/12/1997: “De secretaris / De ontvanger… …is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en het opzetten van interne controleprocedures aangaande de materies die tot zijn bevoegdheid behoren… “

De NOB en de interne audit ART. 93. INTERNE AUDIT – OD 17/12/1997: “§ 1. In elk OCMW wordt een interne audit georganiseerd, bestaande uit een nakomingsaudit en een operationele audit. § 2. De ontvanger zorgt voor de nakomingsaudit. Onder nakomingsaudit wordt verstaan de controle op: De wettelijkheid en regelmatigheid van de uitgaven; De procedures van interne controle; De uitgaande facturatie; De inventarislijsten van de activa; De betrouwbaarheid van de informatica. § 3. De operationele audit wordt uitgevoerd door een interne auditcommissie die minimaal bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de ontvanger. Onder operationele audit wordt verstaan: - het oordelen van de mate waarin de uitoefening van de activiteiten of bestaande toestanden in overeenstemming zijn met de vastgestelde doelstellingen of met andere vastgestelde criteria; - het identificeren van mogelijkheden tot verbetering van de effectiviteit en de efficiëntie van de werking van het OCMW. De secretaris brengt hierover ten minste éénmaal per jaar verslag uit bij de raad.”

Wat betekent interne audit? “Interne audit is een onafhankelijke en op objectieve wijze zekerheid verstrekkende en raadgevende activiteit - in het leven geroepen om toegevoegde waarde te leveren en om de werking van de organisatie te verbeteren. Interne audit helpt een organisatie bij het realiseren van haar doelstellingen door, via ‘n systematische en gedisciplineerde aanpak, de doelmatigheid van het risico- en controlebeheer en de beleidsprocessen te evalueren en te verbeteren.”

Wat betekent Interne Audit? (kwaliteits-)controle op de (interne) controle(*) = Interne audit (*) In de betekenis van “to control” beheren en beheersen van de gehele organisatie _____________ met de doelstelling het Interne Controle Systeem te evalueren, te verbeteren en te structureren….

initiatief van de centrum-OCMW’s: hoe en waarom? WAT DOEN WE HIER NU MEE? VERPLICHTING OF VRIJE KEUZE? initiatief van de centrum-OCMW’s: hoe en waarom?

Conclusie en Initiatief van de centrum-OCMW’s in 2006: Waarom interne audit? Interne controle is een verantwoordelijkheid Interne audit is een managementtool om het interne controlesysteem te beheersen

Hoe organiseert u interne audit? Mogelijkheden: INTERNE AUDIT: HOE? Hoe organiseert u interne audit? Mogelijkheden: Eigen interne auditdienst oprichten Volledige uitbesteding Samenwerkingsverband

INTERNE AUDIT: HOE? GESTELDE CRITERIA AAN DE INVESTERING: Continuïteit waarborgen Onafhankelijkheid waarborgen Knowhow borgen Betaalbaar

Waarom een “SAMENWERKING”? INTERNE AUDIT: HOE? Waarom een “SAMENWERKING”? Gezamenlijk eigen auditors aanwerven (economischer dan uitbesteding of eigen dienst – schaalvoordelen) Onafhankelijker tov het onderzochte OCMW – minder bedrijfsblindheid Verzamelde kennis binnen de sector houden – uitwisseling “best practices” specialisaties, gezamenlijke audits

VORM EN AANPAK Oprichting 2006-2009: AUDIO Richt zich op: Opgericht door de centrum-OCMW’s oorspronkelijk: audit voor OCMW’s 2009: vereniging of openbare instelling, conform titel VIII van het OCMW-decreet AUDIO = audit voor alle lokale besturen (steden, gemeenten, OCMW’s) Richt zich op: Risico-analyse: prioriteitsbepaling om IC te verbeteren Kwaliteitscontrole op de IC (audit algemeen) Efficiëntieverbetering (operationele audit) Ondersteuning interne controle Auditcharter: tussen interne auditdienst en “het bestuur” Auditcomité per bestuur

WAT HEBBEN WE ONDERTUSSEN ALS INDIVIDUEEL BESTUUR GEDAAN EN GELEERD? OCMW HASSELT, WAT HEBBEN WE ONDERTUSSEN ALS INDIVIDUEEL BESTUUR GEDAAN EN GELEERD?

INTERNE AUDIT in OCMW Hasselt Welke audits heeft AUDIO al uitgevoerd 2007-2012: Personeelsadministratie Personeelsbeheer Risicobeheer financiële stromen IT en informatieveiligheid Aankoopproces Maatschappelijke dienstverlening: globaal kader Maatschappelijke dienstverlening: beheer relatie cliënt Maatschappelijke dienstverlening: afsluiten relatie of dienstverlening Budgetbeheer Beheer bewonersgelden RIZIV-financiering Budgetteringsproces Administratie WZC en Seniorenzorg Thuiszorgdienst poetsdienst Terugvordering steun cliënten Enkele opvolgaudits

Tot slot: Wat hebben we ondertussen geleerd? Interne audit is een managementtool en het MAT bepaalt wat ze doen met de resultaten (aanbevelingen) van de audits; Quick wins/grote risico’s/verantwoordelijkheid Interne audit evalueert systemen, geen mensen; Interne audit is een investering, geen kost; Jaarlijks budget IA van OCMW Hasselt: < 0,1% van het budget. Interne audit is geen éénmalige actie maar is een continu proces.

“inventarisatie/evaluatie Interne Controle” Tot slot: Evaluatie 2011-2012 Waarom welke audits? Juiste audits? ….SECRETARIS/MAT ALS VERANTWOORDELIJKE VOOR DE INTERNE CONTROLE EN VOOR DE RAPPORTERING AAN DE RAAD HEEFT BEHOEFTE AAN EEN RISICOMODEL: Opdracht tot: “inventarisatie/evaluatie Interne Controle” In kaart brengen van alle (cliëntgerichte en ondersteunende) processen (56) Overzicht en rangschikking/quotering van de belangrijkste risicogebieden