Flexibel Roosteren DOTzorg Oost-Vlaanderen 11/06/2013 De Wolf Carine

Inhoud Theorie Planning en aanpak Reacties van het personeel Principes Concept Voorwaarden Voordelen en valkuilen Wat zie je in de praktijk gebeuren? Leerervaringen Planning en aanpak Praktijk Basisprincipes van gezond uurroosteren Afspraken: Weekendplanning Verdeling shiften Allerhande vrije dagen Reacties van het personeel

Principes Efficiëntie Flexibiliteit Gezondheid Vitaliteit

Concept Bezettingseisen bepalen Eerste inschrijving Voorlopig uurrooster Groepsgewijze aanpassing Vaststellen van het rooster

Voorwaarden Keuze van personeel Er moet iets te kiezen zijn. Heterogene groep Onderling uitwisselbare medewerkers Vrijheid  Verantwoordelijkheid Taak management: kader scheppen+toezichthoudende rol

Voordelen medewerkers ZELF bepalen welke werktijden best passen Praktijk: 80% eerste voorkeur Stijging motivatie en betrokkenheid Doel=Meer gelijke verdeling bezetting

Voordelen organisatie Flexibel reageren op veranderde omstandigheden Bezettingseisen eenvoudig aan te passen Medewerkers ontwikkelen ZELF hun eigen rooster Productiviteit stijgt Aantal overuren daalt Ziekteverzuim daalt Personeel makkelijker aantrekken en behouden

Valkuilen Tijdsintensief voor de planner Te veel competenties? Draagvlak(management, medewerkers, syndicale afgevaardigden) Kaartenhuis Geschikt programma: ERA-plan?

Wat zie je in de praktijk gebeuren? Zichtbaar worden diverse(informele) afspraken en verworven rechten Moeilijkheden om (zich)zelf te plannen Vasthouden oude vaste rooster(voorlopig) Managers/planners:bezettingseisen goed definiëren. Koppeling met bestaande planningssysteem, tijdregistratie.

Leerervaringen Goede regels, procedures en afspraken!!! Ondersteuning en tijd Management :belangrijke rol als stimulator: teameffort! Meer en meer gebruik Taak (en valkuil!) planner : goede verdeling beschikbare personeel!

Planning aanpak Fase 1: enkel 4 weekdagen plannen(inclusief compensaties weekend) door personeel; WE door HVK. Fase 2: enkel 4 weekdagen plannen door personeel inclusief verschillende vrije dagen. Fase 3: personeel plant zelf volledig uurrooster inclusief alle vrije dagen.

Nu Flexibel roosteren Schema weekend

Flexibel Roosteren Op vraag van het personeel Gelijke verdeling diensten tijdens weekends Vanaf januari terug weekendschema’s Op voorhand uitschrijven voor gans het jaar(in vakantieperiodes zijn er aanpassingen mogelijk) Minder ingewikkeld dan volledig roulement-systeem

Praktijk: Planning aanpak Begin van het jaar HVK uitschrijven schema’s alle weekends een gans jaar

Praktijk: Planning aanpak Tegen 15de van de maand 2 maand op voorhand : Iedereen schrijft op wanneer hij welke shift wel kan doen => iedereen maakt zijn eigen werkrooster voor weekdagen. Geen voorkeuren : kenbaar maken=> volgens dezelfde principes een uurrooster maken

Praktijk:Planning aanpak 3de week van de maand: HVK Alles in een rooster(ERA) zetten Aanvullen met uren voor mensen die geen of beperkt wensen hebben ingevuld Per groep bekijken waar er overschot en tekorten zijn.

Praktijk: Resultaat bekijken Afdrukken met extra lege lijn Groep verpleegkundigen bekijken: klopt totale minimumbezetting? Per dag totale groep: klopt totale minimumbezetting? Tekorten aanduiden Mogelijke wissels aanduiden Nog te plannen vrije dagen per werknemer aanduiden Verdeling shiften per werknemer

Praktijk: Voorlopig uurrooster 4de week van de maand Uithangen lijst Iedereen bekijkt waar Zonodig zij/hij zelf kan verschuiven en duidt het aan op deze lijst nog een vrije dag kan gepland worden.

Praktijk: Definitieve lijst Laatste werkdagen van de maand Als er dan nog hiaten zijn: deze shiften aan iemand toekennen. De HVK behoudt het recht om shiften aan te passen ten einde een gelijke verdeling van het personeel te verkrijgen. Nakijken waar nog vrije dagen kunnen gepland worden Ook per medewerker gelijke shiften-verdeling nakijken. 1e vd maand voorgaand op de betreffende lijst: definitieve lijst klaar en beschikbaar Bedoeling= zo weinig mogelijk wissels,tenzij onvoorziene omstandigheden

Basisprincipes gezond roosteren Gegarandeerde hersteltijd minimum 11u per 24u  geen vroege na een late shift. Beperkte lengte van dienstenreeks: maximum 5 dagen na elkaar werken. Zoek naar een mogelijk regelmatigheid in uw rooster. Probeer een paar dezelfde shiften na elkaar te plannen.

AFSPRAKEN: Weekendplanning Iedereen vast WE werken, WE vrij Werkend weekend late- of dagdienst = vrijdag, zaterdag en zondag= 3 dagen dezelfde shift Werkend weekend vroege dienst = zaterdag, zondag en maandag= 3 dagen dezelfde shift Niet mogelijk om compensatie of vrije dag op een vrijdag voor het werkend weekend(late- of dagdienst) bij de eerste aanvraag. Uitzondering: jaarlijks verlof Achteraf wel voldoende personeel op vrijdag: alsnog vrije dagen toekennen mogelijk

AFSPRAKEN: Weekendplanning De ¾ werknemers WE aan 4u- WE aan 8u: steeds complementair Vrijdag geen weekendbezetting

AFSPRAKEN: planning shiften ZK :1/2 vroege shiften+minimum ¼ late shiften + minimum 1/4 dagdiensten VPK: minimum een 7 late shiften per 4 weken. Aantal late shiften kunnen op vraag van de individuele werknemer verhogen ¾ werknemers: dagen 4u + 8u plannen: evenredig werken: 2 halve en 2 volle dagen per week.

AFSPRAKEN: Planning shiften Verpleegkundigen Late shiften verdelen: blokjes Ma-di (woensdag: compensatie) Woe-do (vrijdag :vrije dag) Vrij-zat-zon (ma compensatie) Voor PT: L1 + L2 Verdeling vroege shiften en compensaties principes gezond roosteren volgen Zonder aan de gewenste shiften te wijzigen

AFSPRAKEN: Planning shiften Zorgkundigen Verdeling late shiften(zelfde VPK) Verdeling dagdiensten(zelfde blokjes) Verdeling vroege diensten en compensaties: principes gezond roosteren volgen Zonder aan de gewenste shiften te wijzigen

AFSPRAKEN: Planning vrije dagen Werknemers :zelf compensaties plannen + vrije dagen + naar eigen behoefte jaarlijks verlof Regelmatig overzicht meegeven Belangrijke taak van de HVK: opvolgen of vrije dagen regelmatig gepland worden! Afspraken rond aanvraag jaarlijks verlof blijft zoals voorheen

Reacties personeel Positief! Zeer tevreden: goed dat we zelf WV en andere vrije dagen mogen plannen. Fantastisch: zeer grote vrijheid! Ik vind dit een droom! Ideaal: gevraagde wordt gekregen. Tevreden: houdt rekening met co-ouderschap! Houdt rekening met planning rugschool/avondopleidingen,…

Maar ook Op belangrijke tijdstippen onderbemanning Soms lang wachten op definitieve planning Invullen rooster moet buiten de werkuren gebeuren

Vragen? De Wolf Carine WZC Wissekerke Hoofdverpleegkundige afdeling Zonneweg Carine.de.wolf@ocmwkruibeke.be 03/7409637