ASAP-TIPS VOOR DE HR-PROFESSIONAL Deel 3: Geef je nieuwe medewerkers een warm onthaal

Waarom een goede ontvangst van nieuwe mederwerkers essentieel is Met handig stappenplan.

3 REDENEN OM DE KOMST VAN NIEUWE MEDEWERKERS GOED VOOR TE BEREIDEN 1 Door een goede ontvangst voelt je nieuwe medewerker zich welkom en leg je de basis voor een goede relatie. 2 Je nieuwe medewerker leert het bedrijf kennen (waarden, cultuur, afspraken, etc.) en integreert sneller. 3 Een vlotte inwerkperiode heeft positieve effecten voor je hele bedrijf: Je nieuwe medewerker werkt efficiënter en is sneller productief. Het zorgt voor een kleiner verloop. Je bouwt vanaf dag 1 een kwalitatieve relatie op met je nieuwe medewerker.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 1 Zorg dat de werkplek op voorhand in orde is. Werkt je nieuwe medewerker aan een bureau? Zorg dat er een computer aanwezig is met de nodige tools. Zijn er genoeg kantoorbenodigheden beschikbaar (papier, pennen, perforator, etc.) ? Werken de logins en wachtwoorden? Werkt je nieuwe medewerker in een magazijn of buiten? Werd er werkkledij voorzien? Zorg dan voor de juiste maten. Bezorg de werkkledij ook vóór de eerste werkdag aan je nieuwe medewerker. Zijn de veiligheidsvoorschriften in orde? Denk aan een helm, bril, schoenen, etc.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 2 Interne aankondiging nieuwe medewerker Hou iedereen binnen je bedrijf op de hoogte. Vertel hen wie er komt, binnen welke afdeling hij of zij zal werken, wanneer hij of zij start, of je langskomt bij elk team en wanneer, etc.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 3 Maak een welkomstpakket voor op de eerste werkdag Zorg voor een onthaalbrochure waarin alle belangrijk info kort en bondig staat opgelijst (werkuren, alles over het loon, verplaatsingskosten, wat doen bij ziekte of afwezigheid, etc.) Schrijf een kleine welkomstboodschap waarmee je duidelijk maakt dat je uitkijkt naar de komst van je nieuwe medewerker. Een kleine attentie zal hij of zij zeker op prijs stellen.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 4 Voorzie een goede begeleiding De eerste dagen zijn belangrijk voor het succes en de integratie van je nieuwe medewerker. Hij of zij ziet veel nieuwe gezichten en krijgt veel informatie op zich af. Zorg daarom voor een peter of meter (een collega die vrijwillig deze rol op zich wil nemen) bij wie je nieuwe medewerker terecht kan voor vragen en begeleiding.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 5 Het begin van de eerste werkdag Heet de nieuwe collega welkom, geef het welkomstpakketje af, stel hem of haar voor aan de peter/meter en laat de nieuwe collega kennis maken met het team waarin hij of zij terecht komt. Begin rustig, zodat hij of zij kan wennen aan de nieuwe omgeving.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 6 Geef de nodige praktische informatie Dit kan door het team of de peter/meter gedaan worden. Geef een antwoord op vragen zoals Waarvoor staat het bedrijf precies (waarden, normen, cultuur)? Wat te doen bij ziekte of een ongeval? Wanneer wordt het loon betaald? Hoe zit het met pauzes? Hoe moet je verlof aanvragen? Waar kan je parkeren? Etc.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 7 Licht het takenpakket toe Laat het nieuwe team even samenzitten om het takenpakket duidelijk in kaart te brengen. Wat wordt er precies verwacht van de nieuwe collega? Welke taken behoren tot zijn/haar pakket? Zijn er al opdrachten waar de nieuwe collega meteen mee kan beginnen? Leg ook uit hoe de verschillende tools werken waarmee de nieuwe medewerker aan de slag zal gaan. Verschaf de nodige informatie aan je nieuwe medewerker zodat hij of zij de eerste werkdag goed kan beginnen én kan afsluiten.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 8 Tijd voor een rondleiding Laat de peter/meter samen met de nieuwe collega een rondje doen in het bedrijf. Waar ligt de eetzaal? Waar zijn de toiletten? Welke afdeling kan ik waar vinden? Voor wat kan ik bij welke afdeling terecht? Ga ook even langs bij elk team om de hem of haar voor te stellen, zo is het ijs al meteen gebroken.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 9 Leer je andere collega’s kennen Je medewerker leert heel wat nieuwe gezichten kennen. Het is handig om gezichten en namen aan elkaar te kunnen linken. Is er een intranet waar alle collega’s (met foto!) op staan? Er zijn ook andere leuke manieren om nieuwe medewerkers wegwijs te maken tussen al die gezichten. Maak bijvoorbeeld eens een (verborgen) bord aan op Pinterest, waar je alle medewerkers met foto en naam vermeld. Zo kan je de link ook al op voorhand bezorgen vóór de eerste werkdag start.

HOE ZORG JE VOOR EEN GOEDE ONTVANGST? Een stappenplan 10 Vergeet de kleine dingen niet Het is misschien vanzelfsprekend voor elke medewerker in je bedrijf, maar denk eraan dat dit voor iemand nieuw niet zo voor de hand liggend is. Hoe geraak je ‘s morgens binnen in het bedrijf? Hoe werkt de kopieermachine? En de koffiemachine? Hoe schakel je de telefoon door? Breng je eigen lunch mee of kan je wat bestellen? Is er een bepaalde manier van kleden? Hoe spreek je iemand aan? Wast het bedrijf de werkkledij of doe je dit thuis? Is er een specifieke manier van opbergen en ordenen? ...

EXRTA TIP: PETER- EN METERSCHAP Nieuwe medewerkers werken zich efficiënter in wanneer ze met vragen terecht kunnen bij een peter of meter in je bedrijf. Die peter of meter is een ervaren medewerker, iemand die het bedrijf door en door kent en dan ook makkelijk nieuwe colleag’s wegwijs kan maken. - TIP - Kies geen chinese vrijwilliger. Je ervaren medewerkers beslissen namelijk zelf of ze de rol van peter of meter op zich willen nemen. - TIP - Heb je een peter of meter in je bedrijf die nieuwe collega’s opvangt? Denk dan ook aan specifieke opleidingen voor hen.

MEER WETEN OVER ONZE PROFESSIONELE AANPAK? Contacteer onze specialisten via 089 20 14 00 of www.asap.be Vorige keer: Deel 2: Competenties, motivatie en attitude in kaart brengen Volgende keer: Deel 4: Drie tips voor meer motivatie en ‘Enjoy Your Job’ bij je medewerkers.