Wijzigingen op het vlak van HRM ikv fusie en aansluiting personeelpunt Groene tekst in ppt: enkel van toepassing voor personeelsleden van exW&Z Orangje tekst in ppt: enkel van toepassing voor personeelsleden van exDS Paarse tekst in ppt: enkel voor exploitatiepersoneel Infosessies december 2017

Wijzigingen HR Ten gevolge van: Overgang naar DienstenCentrum PersoneelsAdministratie (DCPA) Overgang naar Vlimpers

DCPA vs. DVW In hoofdlijnen: Gaat over naar DCPA Blijft bij DVW Berekening loon Uitkering maaltijdcheques Algemeen onthaal m.b.t. werken bij de Vlaamse overheid Opmaak loonstroken, contracten en besluiten Andere administratieve taken bij in-, door- en uitstroom Ziektecontrole Juridische adviesverlening Trein- en busabonnementen Blijft bij DVW Storting loon Vorming, Training en Opleiding (VTO) Werving & Selectie (W&S) PLOEG Planning en registratie aan- en afwezigheden (project Aquaplanning) + specifieke toelagen Specifiek onthaal m.b.t. werken bij DVW Medisch onderzoek Treintickets Wegwijsvragen: mailbox/rode telefoon

DCPA/loon Ex-W&Z: loonstroken en fiscale fiches uit verleden blijven voorlopig consulteerbaar via Zeppos Vanaf 1/01/2018 loonstorting door DVW voorzien op laatste werkdag van de maand (uitz. december op 1e WD van het nieuwe jaar) Indien nodig betaaldatum leningen op latere datum zetten bij uw bank Toelagen & Vergoedingen voorgaande maand worden samen uitbetaald met het loon EJT & VKG: rond 15/5 en 15/12 Loonfiche komt vanuit DCPA: per post of in Vlimpers Self Service Individuele rekening en belastingsfiche: per post of in Vlimpers Self Service Loonstrook met toelichting wordt voorzien op intranet

DCPA/maaltijdcheques Leverancier: Edenred Nieuwe kaarten verwacht in januari (ex-DS) Cheques op Sodexokaart blijven 1 jaar geldig. Sodexokaart bijhouden tot vervaldatum Storting op laatste dag van de maand

DCPA/maaltijdcheques 2 systemen: Personeelsleden in rooster 7u36 per dag of minder: telling per gewerkte dag Personeelsleden in roosters van meer dan 7u36 per dag en continudiensten: gepresteerde en gelijkgestelde uren/7,6 = aantal MC MC bij prestatie, niet bij compensatie Indien maaltijdvergoeding: MV verminderd met 5,91 euro (waarde werkgeversbijdrage MC) Toelage voor MC boven 65/kwartaal vervalt (W&Z).

DCPA/maaltijdcheques Vanaf 2018 berekening cheques voor de lopende maand (verleden: voorgaande maand) Bij negatief saldo maaltijdcheques inhouding op loon volgende maand aan 5,91 euro/MC

Gekende prestaties februari + regularisaties van januari 1 – 19 maart 20 – 31 maart Maaltijdcheques Gekende prestaties februari + regularisaties van januari Verwachte prestaties februari Gekende prestaties Verwachte prestaties 20 maart: Afsluiting berekening maaltijdcheques maand maart + regularistaties januari en februari 1 – 19 maart: Gekende prestaties maart 20 – 31 maart: Verwachte prestaties maart Laatste werkdag maart: Storting bedrag Maaltijdcheques

Situatie januari 2018 - DVW 2/1 +- 23/1 29/1 31/1 Loon 12/2017 (statutair) gestort door DVW (contr . DVW op 27/12) maaltijdcheques 12/2017 gestort op Sodexokaart T&V december 2017 (en ev. voorgaanden) betaald door DVW Loon 1/2018 gestort door DVW MC 1/2018 op Edenredkaart

Situatie januari 2018 – ex-W&Z 2/1 +- 23/1 29/1 31/1 Loon 12/2017 betaald door W&Z maaltijdcheques 12/2017 gestort op Edenredkaart T&V december 2017 (en ev. voorgaanden) betaald door W&Z Loon 1/2018 gestort door DVW MC 1/2018 op Edenredkaart

DCPA/Kinderbijslag Allen bij Famifed Contractuelen bij W&Z gaan van Xerius naar Famifed wordt onderling geregeld. Enige wijziging voor PL is de betalende instantie. Betalingsdata en bedragen zijn identiek

DCPA/attest Certimed Bij ziekte: nieuw attest Certimed van DVW Blanco exemplaar op intranet Exemplaar met persoonlijke gegevens beschikbaar in Vlimpers Self Service Op papier naar postadres of per mail naar vlaamseoverheid@certimed.be Vanaf 1/1/2018: naast scan is ook foto (max. 2MB) doormailen toegestaan

Ziektemelding via generieke mailbox DVW/ziekte Werknemer ziektemelding Leidinggevende (voor exploitatie: volgens huidige afspraken) Ziektemelding via generieke mailbox Planner/HR admin registratie Mutualiteitsdocumenten worden ingevuld door DCPA.

DVW/verlof Werknemer Leidinggevende Planner/HR admin verlofkaart Leidinggevende Goedkeuren en doorsturen naar generieke mailbox Planner/HR admin Registratie, aanpassen kaart en terugsturen naar WN Verlof in dagen vs. uren: behoud huidige regeling

DVW/onbetaald verlof (20d) Werkwijze zoals jaarlijks verlof De aanvraag van het ‘aantal gewenste dagen’ niet nodig Opgelet!! Eens aangevraagd kan OV niet meer geannuleerd worden.

DVW/Feestdagen Exploitatiepersoneel ex-W&Z: behoud 14 feestdagen, maar op een apart tabblad van de verlofkaart. De feestdagen worden dus niet langer samen geteld met het wettelijk verlof. Exploitatiepersoneel ex-DS: maandnorm wordt verlaagd met de feestdagen die tussen maandag en vrijdag vallen. Bovendien zal de maandnorm in december verlaagd worden met de dagen dienstvrijstelling tussen kerst en nieuw. Indien deze regeling een ongelijkheid zou teweeg brengen voor het exploitatiepersoneel van ex-W&Z (in het geval dit binnen ex-DS zou resulteren in 15 feestdagen), zal er een compensatie voorzien worden onder de vorm van een dag dienstvrijstelling op de eerste onderhoudsdag van het jaar.

DVW/toelagen & vergoedingen T&V in Vlimpers: vb. ploegenpremie maand, moeilijk bereikbare arbeidsplaats, BVB-toelage, … geen actie nodig, wordt vast maandelijks uitbetaald Doorstroom vanuit SPX naar Vlimpers: vb. permanentietoelage, nachturen, zaterdag/zondaguren, verstoringstoelage, pleziervaart, … exploitatie: geen actie door personeelslid nodig, zit ofwel in het rooster of wordt ingezet door planner niet-exploitatiepersoneel: prestaties moeten doorgegeven worden aan planner/HR admin

DVW/toelagen & vergoedingen T&V op aanvraag: vb. reis&maaltijdvergoeding, fietsvergoeding, …. Via formulier, goed te keuren door celhoofd/districtshoofd/teamcoördinator

DVW/VTO en HR-contact Alle vormingsvragen: VTO@vlaamsewaterweg.be Formulieren op het intranet Andere administratieve HR-vragen (speciale verloven, treintickets, …) : HR-administratie@vlaamsewaterweg.be HR-vragen: je HR Business Partner

DVW/PLOEG 2018 Evaluaties 2017: op gekende wijze Op papier voor de personeelsleden ex-DS Via Zeppos voor de personeelsleden ex-W&Z Planning 2018: wordt nog onderzocht. Meer info volgt via intranet.

Vlimpers Personeelsbeheersysteem VO + loonberekening Vlimpers Self Service vanaf 1/1/2018 consulteerbaar: Loonstroken vanaf loon januari 2018 Fiscale fiches vanaf 2019 Formulier vakbondspremie Aanpasbaar: Bepaalde persoonlijke gegevens Vlimpers Self Service wordt verder uitgebreid in komende jaren Meldingen vanuit Vlimpers mogelijk per mail: bijvoorbeeld bevestiging van goedgekeurd speciaal verlof. => 1x inloggen is noodzakelijk voor activatie => e-ID nodig + code

!Belangrijk! Tijdig (voor 10/1/2018) doorgeven van vergoedingen en toelagen, verlofkaarten en compensatiestaten overuren mbt 2017 voor verwerking in loonsystemen W&Z en DVW. T&V voor 13e van de maand x+1 indienen voor betaling in maand x+1 Afwezigheden voor 20e van de maand zelf voor berekening MC (anders correctie)

SP Expert is de plannings-en registratietool voor DVW en zorgt voor uitwisseling van deze gegevens met Vlimpers voor correcte uitbetaling loon Centraal binnen SP Expert zijn de planners en de teamcoördinatoren die zorgen voor een correcte registratie van jaar- en maandplanningen, afwezigheden en prestaties

 alle personeelsleden Verlof planning (P) registratie (R) UBW 2.0 Teamcoördinatoren Centrale planners & HR D3/D2 en D3/D2 Backups  alle personeelsleden

WebApp op PC,smartphone en tablet Uitrol in eerste fase voor de personeelsleden binnen exploitatie

Vragen? Rode telefoon: 03 860 63 11 (Steven Portael – exW&Z) of 011 29 84 77 (Carla Ruymen - exDS) Je HR Business Partner HR-administratie@vlaamsewaterweg.be