Samenwerking SRKPOC/SKOR (G)MR vergadering SRKPOC 25-9-2017

Inhoud presentatie Opzet en inhoud vervolgtraject Onderzoeksfase Besluitvormingsfase Communicatie Rol van de (G)MR Ik ga het hebben over het vervolgtraject, dus welke stappen dienen er vanaf hier te worden genomen. er uit kan komen te zien. Dit betekent dat ik het eea ga vertellen over de onderzoeksfase, de besluitvormingsfase en op welke wijze gecommuniceerd kan worden. Ook zal ik stilstaan bij de rol van de GMR in traject zoals deze.

Vormgeving vervolgtraject Intentieverklaring Onderzoek Besluitvorming Bestuursoverdracht Inwerkingtreding nieuwe situatie Implementatiefase Onderzoek Besluitvorming Fusie? Op dit moment nog geen formeel intentiebesluit genomen, maar wel al nagedacht over de eventuele vervolgstappen. In grote lijnen bestaat het vervolgtraject uit drie onderdelen: het onderzoek, de besluitvorming, en de daadwerkelijke overdracht. Deze onderdelen volgen elkaar niet helemaal stapsgewijs op, maar overlappen elkaar. In de onderzoeksfase zullen op deelgebieden al diverse besluiten worden genomen en in de fase van de besluitvorming kunnen al diverse maatregelen worden getroffen om harmonisatie en/of implementatie goed te laten verlopen.

Intentiebesluit Uitspreken van intentie door bestuurders Intentieverklaring: motivatie onderzoek fusie vorm en inhoud traject Instemming voorgenomen intentiebesluit door RvT Rol (G)MR? De eerste concrete stap in het traject is het uitspreken van de intentie om een onderzoek te doen naar de wenselijkheid van een fusie. Op basis van de uitkomsten van het voortraject waarin diverse oriënterende gesprekken tussen de bestuurders hebben plaatsgevonden, hebben de beide bestuurders hun intentie om verder onderzoek te verrichten, kortgeleden uitgesproken. Deze intentie is inmiddels beschreven in een intentieverklaring. Hierin zijn de overwegingen van de bestuurders opgenomen, maar ook de wijze waarop zij het vervolgtraject willen gaan vormgeven. Te denken valt aan de organisatie van het onderzoek, maar ook besluitvorming die daarop volgt. De RvT zal met deze intentieverklaring moeten instemmen. Dit betekent dat naast de bestuurders ook de voorzitters van de RvT de intentieverklaring ondertekenen. De GMR heeft in deze fase nog geen formele rol. Dit betekent echter niet dat zij niet worden betrokken. Bedie bestuurders kiezen er nadrukkelijk voor de GMR-en aan de voorkant goed te informeren en ze continu op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Deze informatieve bijeenkomst is daar een goed voorbeeld van.

Procesplan Onderzoeksorganisatie Onderzoeksopdrachten Besluitvorming Communicatie Planning Om het vervolgtraject in goede banen te leiden is een procesplan opgesteld. Hierin is op hoofdlijnen het gehele traject beschreven. Het is in dit stadium ook niet mogelijk om alle acties tot in detail uit te werken. Dergelijke trajecten lopen nooit volledig volgens een voor opgezet plan aangezien er vele momenten zijn die ervoor zorgen dat zaken moeten worden bijgesteld. Gedurende het traject zullen er dan ook aanvullende actieplannen worden opgesteld. Wat staat er nu het procesplan. Over elk van deze onderwerpen wil ik graag kort wat vertellen.

Onderzoeksorganisatie Samenstelling Taken en verantwoordelijkheden Overleg en besluitvorming Communicatie Rol (G)MR: Waarnemer werkgroepen

Onderzoek Onderzoeksmethoden: Kwalitatief en kwantitatief Onderzoeksopdrachten: Uitgangspunten en meerwaarde Gevolgen en effecten van fusie Rapportage: - Deelrapportages en eindrapportage + fusie effectrapportage

Onderzoeksopdrachten Onderwijs en identiteit Uitwisselen en vergelijken van zaken op het gebied van onderwijs, zorg en kwaliteitszorg en identiteit Meerwaarde van fusie in kaart brengen Kaders uitzetten beleid en adviezen m.b.t. harmonisatie en implementatie Opstellen deelrapportage Personeel Uitvoeren risicoanalyse: Werkgelegenheidsperspectief, personele middelen en personele risico’s In beeld brengen van personeelsbestand en uitgangspunten en principes van bestuursformatieplannen Kaders uitzetten voor toekomstig personeelsbeleid en bestuursformatieplan Meerwaarde van fusie in beeld brengen Opstellen deelrapportage Financiën, Facilitair en ICT In kaart brengen huidige en toekomstige financiën en financiële risico’s Benodigde financiële en facilitaire afstemming bepalen Kaders uitzetten voor toekomstig financieel, facilitair en ICT-beleid Meerwaarde van fusie beschrijven Financiële kosten en baten van fusie (traject) Opstellen deelrapportage Bestuur en organisatie Inrichting CvB, bestuursbureau, RvT, GMR op korte en lange termijn Uitwerken en opstellen/aanpassen omzetten statuten en reglementen Besturingsfilosofie en organisatiemodel (organogram) en bedrijfsvoering opstellen Voorbereiding juridische zaken Beschrijven van meerwaarde Opstellen deelrapportage

Rapportage Voortgangsrapportages Deelrapportages Eindrapportage Fusie effectrapportage (FER)

Fusie effectrapportage Beoogde fusie en aanleiding voor de fusie Communicatie over de fusie Gevolgen voor personeel, ouders en leerlingen en borging van de menselijke maat Effecten van de fusie op keuzevrijheid, diversiteit en bereikbaarheid Kosten en baten van de fusie Evaluatie van de fusie Advies gemeente(n)

Besluitvorming Intern: Bestuur, RvT, GMR en management Extern: OC&W, NKSR en gemeenten Nadat het onderzoek is afgerond en de eindrapportage en de FER zijn opgesteld, start de fase van besluitvorming. Deze is grofweg in te delen in de besluitvorming met de mensen binnen de organisatie en de besluitvorming die door externen gebeurd. De belangrijkste partijen binnen de organisatie zijn het bestuur, de RvT, de GMR en het management. De RvT en de GMR hebben een formele rol, het management niet. Toch is het zeer aan te bevelen om ook het management van meet af aan mee te nemen, aangezien zij degenen zijn die ervoor kunnen zorgen dat een fusie succesvol verloopt. De externe partijen die betrokken bij de besluitvorming zijn het ministerie van onderwijs, cultuur en wetenschappen, de nederlandse katholieke scholenraad en de gemeenten.

Interne besluitvorming Bevestiging voorgenomen besluit door bestuurders Eindrapportage + FER naar RvT’s, GMR-en en management. Bespreking en instemming rapportages Besluitvorming met fusievoornemen RvT’s en GMR-en Bevoegdheden GMR Zodra de bestuurders op basis van de uitkomsten van het onderzoek besluiten het traject door te zetten, maken zij dit kenbaar aan de RvT en de GMR. Zij delen de rapportages en bespreken deze ter instemming. Indien de partijen akkoord zijn met de rapportages spreken zij al dan niet een fusievoornemen uit. De GMR heeft binnen deze besluitvorming meerdere bevoegdheden, te weten instemmingsrecht, adviesrecht en voordrachtrecht.

Externe besluitvorming Eindrapportage en FER ter advies voorleggen aan gemeenten (Culemborg en Tiel). Advies is met name bedoeld voor goede besluitvorming GMR Verwerven goedkeuring Nederlandse Katholieke Scholen Raad (NKSR) Aanvraag fusietoets bij ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Voordat de GMR instemt met de FER, dient dus het advies van de gemeente als bijlage te zijn toegevoegd. Ook de NKSR moet goedkeuring verlenen. In de statuten van beide besturen is namelijk opgenomen dat zij in het geval van een fusie ook goedkeuring aan de NSRK vragen. Wanneer alle partijen hebben ingestemd, kan de aanvraag via DUO (dienst uitvoering Onderwijs) worden ingediend bij OC&W.

Fusietoets Nieuwe regeling 3 soorten fusies Niet toetsplichtig Administratieve ‘(of ‘lichte’) toets Inhoudelijke toets Aanvraag fusietoets en FER Het ministerie van OC&W voert vervolgens een fusietoets uit. Sinds deze zomer is er een nieuwe regeling fusietoets. Daar waar de oude fusietoets met name keek naar de omvang en het marktaandeel, wordt nu veel meer gekeken naar het behoud van keuzevrijheid en onderwijsaanbod. Het hele strikte karakter is daarmee verdwenen, waardoor meer maatwerk mogelijk is. Er zijn nu drie soorten fusies. Wanneer we kijken naar een fusie tussen de SRKPOC en SKOR, dan zien we dat er naar alle waarschijnlijkheid, sprake zal zijn van een lichte toets. In het geval van een fusiebesluit zal dus een anvraag moeten worden ingediend, voorzien van een fusie effectrapportage.

Communicatie Alle partijen goed informeren over het hoe, waarom en waar we met dit traject naartoe gaan. Zorgen voor positieve beeldvorming, vertrouwen, participatie en begrip Communicatietraject op hoofdlijnen vastgelegd in communicatieplan Gedurende het gehele traject, speelt de communicatie een heel belangrijke rol. Hiertoe is een communicatieplan opgesteld, welke deel uitmaakt van het procesplan. De uitgangspunten die de bestuurders in ieder geval hebben gefomuleerd zijn…. Frequent Open, eerlijk en correct

Communicatieplan Doelstellingen en uitgangspunten Doelgroepen: rollen en informatiebehoeften Strategie en kernboodschap Communicatiemiddelen: intern en extern Organisatie en planning In het communicatieplan zijn de doelstellingen geformuleerd en de al eerder genoemde uitgangspunten. Op basis van een doelgroep analyse zijn alle relevante betrokkenen bepaald en is bekeken welke rol zij innemen en welke informatiebehoefte zij hebben. Strategie en kernboodschap: In de communicatie rondom het traject, staan vier pijlers centraal: informeren, advies inwinnen, samenwerken en meebeslissen. De belangrijkste boodschap is uiteraard het doel wat we met een fusie voor ogen hebben. Samen sterk staan, kwaliteit kunnen handhaven en verbeteren, betere perspectieven voor de medewerkers en dat een ieder een actieve bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van een toekomstbestendige organisatie. Daarnaast is nagedacht over de communicatiemiddelen. Op welke, via welke medium, gaan we communiceren met onze doelgroepen . Te denken valt aan de website, nieuwsbrieven, informatiebijeenkomsten etc. Hierin wordt vanzelfsprekend onderscheid gemaakt tussen communicatie binnen de organisaties en communicatie met externen. Hoe en wie gaat dit alles in goede banen leiden? De stuurgroep is eindverantwoordelijk voor alle communicatie. De procesleider is verantwoordelijk voor het communicatieplan en het coordineren en bewaken van de communicatieacties en de planning. Een communicatiemedewerker zal de coomunicatie activiteiten uitvoeren. Zij is verantwoordelijk voor het opstellen van alle berichten. De planning hangt uiteraard af van de ontwikkelingen die gedurende het traject plaatsvinden.

Procesplanning Wat? Opstellen procesplan Vaststellen procesplan Instellen werkgroepen Startbijeenkomst onderzoek Uitvoering onderzoek Deelrapportages aan stuurgroep Stuurgroep stelt eindrapport en FER op Voorgenomen besluit bestuurders Eindrapport en FER voorleggen ter advies aan B&W (Tiel en Culemborg) Eindversie rapportage + FER naar RvT’s, GMR-en en Directies Bespreking met Directies Besluitvorming GMR-en met fusievoornemen Besluitvorming RvT’s Verwerven goedkeuring NKSR Conclusies/bijstelling deelbesluiten Indiening aanvraag fusietoets Uitslag fusietoets Minister OCW (4 wkn) Concept bestuursoverdracht (en conceptstatuten) Besluitvorming bestuursoverdracht Passeren bestuursoverdracht Interne en externe berichtgeving Inwerkingtreding nieuwe situatie Het laatste gedeelte uit het procesplan bestaat uit de planning. Wat moet er allemaal gebeuren, zodra de intentie is uitgesproken..

Vervolgstappen Ondertekenen intentieverklaring bestuurders en voorzitters RvT Onderzoek: Voorbereiden en opstarten onderzoek Uitvoeren onderzoek Afronden onderzoek Eindrapportage en FER Besluitvorming