De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Cluster Grond Afspraken januari-maart 2015 DEPT Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen (DSOO) DEPT Stedelijke vernieuwing en openbaar domein (SVOD)

Verwante presentaties


Presentatie over: "Cluster Grond Afspraken januari-maart 2015 DEPT Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen (DSOO) DEPT Stedelijke vernieuwing en openbaar domein (SVOD)"— Transcript van de presentatie:

1 Cluster Grond Afspraken januari-maart 2015 DEPT Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen (DSOO) DEPT Stedelijke vernieuwing en openbaar domein (SVOD) IVA Mobiliteitsbedrijf

2  [P01] Decentrale werking WBW  [P02] Groend/WBW: Processen  [P03] Groend/WBW: Infrastructuur  [P04] Begraafplaatsen integreren in de Groendienst  [P05] Groendienst OCMW integreren in de Groendienst  [P06] Projectenbureau  [P07] Toezicht Bouw, Won, Mil  [P08] [P18] IOD/Tak Adm  [P09] Dienstenbedrijf Soc. Econ  [P10] Visuele Hinder  [P11] Stroom – Verkeerstechnieken  [P12] Stedenbouw/Ruimt. beleid  [P13] Omgevingsvergunning  [P14] Onroerend erfg. & Arch.  [P15] Centralisatie Loket ST/OD  [P16] Loketten Grond (Möbius)  [P17] Minder Hinder  Model Grond: Samenwerkingsmodel (Arch International) Overzicht voorgestelde projecten Op te starten in januari (Groen: lopend of opgeleverd)

3 Inhoudstafel 1.Thema’s en coördinatierollen 1.ICT & databeheer 2.Strategie & kwaliteit 3.FIN 4.HR 5.Communicatie 6.Huisvesting 7.Overleg 2.Overzicht per departement en per dienst

4 1. Thema’s en coördinatierollen

5 Stadsbrede afspraken: 1.Bedrijfsbrede systemen worden centraal aangepast 2.Grote lijnen:  Tegen 1/01 wordt de structuur aangepast  Tegen 1/02 rechten proper gezet 3.vanuit Digipolis komt afzonderlijke communicatie per IT-toepassing a)Dienstspecifieke systemen met impact zijn in de planning DG gegoten, Digipolis vraagt aan ICT-coördinatoren overzicht van de toepassingen vs. noodzakelijke rechten. Info-uitwisseling tussen ICT coördinatoren en MPL hiervoor noodzakelijk. (DG zou ingevulde sjablonen bezorgen: quid?) b)Diensteigen programma’s door diensten opgemaakt, blijven de zorg van de diensten, overzicht beschikbaar (= ICT systemen waarvan de rechten door de Stad beheerd worden) Thema ICT & databeheer

6 Specifieke afspraken 1.ICT coördinatoren (in team) a)Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen Claude Lybeer Opmerking: werk & economie naar Greet Agneessens b)Stedelijke vernieuwing en openbaar domein Philippe Bauters Nele Somers – terug vanaf 1/02 (databeheer en projecten) Hilde Meiresonne (procesanalyse, maar blijft in eerste instantie Afdelingen van dienst Administratie RUMODO ondersteunen) 2.Aanvragen ingeven in INFRA door de nieuwe ICT coördinatoren 3.ICT-team zit periodiek samen: overgangsfase huidige werking/dienstverlening aanhouden 4.Coördinatie ICT-aanvragen (hardware/software) vanaf januari via team ICT coördinatoren 5.Afspraak met Digipolis ivm netwerkschijven: a)Huidige netwerkschijven blijven behouden, inclusief de rechten b)Extra rechten via de IT-coördinatoren aan te vragen 6.BIB-overleg blijft zoals het is (Basis Informatie Beheer): Nele S / Philippe B / Claude L 7.infra/FM-portaal: wanneer rechten aangepast / goedkeuringsflow 8.Q: back-ups oplijsten en wijzigen per departement 1.Wat moet er nog aangepast? Adviesvragen vanuit Q 9.Projectportfolio ICT 1.Overlopen: go / no go 2.Contactpersonen blijven Thema ICT & databeheer

7 Stadsbreed Gent2020 : Strategische cascade van doelstellingen en activiteiten is verwerkt Timing voorbereiding BO 2016: april – Deadline nieuwe wijzigingen aan de diensten- en activiteitenstructuur – Check van de beleidsdomeinen i.s.m. met Tom Van Nieuwenhove – NIET: volledige BO 2016 voorbereiden (!) door alle coördinatoren Specifieke afspraken Coördinatoren kwaliteit: – SVOD: Doris De Baets – DSOO: Claude Lybeer Beheer indicatoren – coördinatie via de coördinatoren kwaliteit Werk & economie: Lieven Tusschans – beheerders in de diensten blijven ongewijzigd Beleidsevaluatie en jaarrekening: kwaliteitscoördinator stuurt aan bij lijnmanagement Thema Strategie & kwaliteit

8 Thema Financiën Algemeen Coördinatoren Financiën (COOF’s) vandaag blijven vanaf januari nog hun huidige diensten servicen (afsluiting, …) Voor BW15 wordt daar met de nieuwe COOF’s gewerkt (start vanaf februari) a)Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen b)Stedelijke vernieuwing en openbaar domein Team: Sabine Cardoen (vroeger Werk & Economie) Michel Clonen (vroeger MGG) Bart Timmerman (vroeger Rumodo)

9 Werkafspraken januari-maart 1.Dienstverlening a)dienstverlening huidige COOF’s versus diensten en diensthoofden blijft behouden in afwijking hierop zal voor de Dienst Monumentenzorg en Architectuur Michel Clonen als contactpersoon fungeren vanaf 1 januari in afwachting van een definitief contactpersoon. Er wordt met Dirk Boncquet een maandelijks overleg ingepland. b)Huidige boekhoudcellen blijven hun diensten ondersteunen zoals vandaag c)COOF’s houden gezamenlijke vergaderingen d)Departementshoofden worden geadviseerd door het team COOF’s e)Coördinatoren FIN maken een werknota op i.Mbt concrete werking januari-maart (datum: x/x/x/) ii.Mbt voorstel werking TO BE grond (datum: x/x/x) 2.Blik vooruit a)In februari – maart budgetopmaak 2016 deadline april 2015 b)Wie? Nieuwe departementshoofd en coördinator c)Vragen naar toekomstige werking i.deadline: 1 ste draft voor bespreking eerste week februari ? Thema Financiën

10 Stadsbreed 1.Activiteiten en personeel (incl. leidinggevende structuur) worden centraal verschoven naar nieuwe departementale structuur tegen 1/1/2015 Cevips (check link wie-is-wie intranet) Gent2020 e-HRM Xtremis 2.Instructies i.v.m. wijzigen leidinggevende en plannings- en evaluatiecyclus: is beschikbaar bij HR (info van enkele maanden terug / checken), onlangs via HR nieuwsflash nieuwe communicatie doorgestuurd 3.Opsomming van HR-tools waarin leidinggevend relatie een rol speelt (Inge Schelstraete) 4.Contactpersonen Personeel passen in Cevips de leidinggevende rol aan op aangeven van de huidige coördinatoren HR voor 1 januari. Budgetwijziging en personeelsplan: afspraken deze week tss Organisatieontwikkeling en coördinatoren HR 1.BW15 nog volgens oude structuur, overleg ifv overlappende stukken wordt door OO voorzien 2.vanaf BO16 volgens de nieuwe structuur (deadline BW15 = eind januari) Thema HR

11 Specifieke afspraken 1.HR coördinatoren: – Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen Jan Hollants (diensten Werk, Economie, Monumentenzorg en Architectuur) Peggy De Witte (dienst Klimaat en Milieu, Stedenbouw en Ruimtelijke Planning, dienst Wonen) – Stadsvernieuwing en openbaar domein Doris De Baets personeelsaanvragen na 1/01 worden door het nieuwe departementshoofd goedgekeurd + door de nieuwe HR-coördinator ingegeven in SAP voor de diensten van het departement, maar met advies van de vorige coördinator HR (waar nodig). Functioneringsgesprekken Q1/2015 – Afsluitend evaluatie door de leidinggevende van 2014: er is sowieso iets nodig ifv overdracht leidinggevende, zie HR-flash/intranet – FG met nieuwe afspraken door nieuw departementshoofd, met input van vroeger departementshoofd – Komen samen in één formulier met tussentijdse evaluatie, wordt doorgegeven aan nieuw departementshoofd Thema HR

12 Stadsbreed -Opgemaakt: leidraad aanpassingen bij naam- en organogramwijziging of verhuizing (contact : Joke Desimpelaere). Verspreiding en uitvoering in bespreking. Specifieke afspraken -Coördinatoren Communicatie (CoCo) -SVOD: Lieve Staes, Koen De Borger -DSOO: Maryse Millet, Greet Agneessens (W&E) -Vanaf 1 januari 2015 neemt de coördinator van het nieuwe departement de coördinatie over de diensten (vertegenwoordiging Werkgroep, redactieraad) -Overleg met de vroegere Coco wanneer nodig. -Ondersteuning projecten blijft opgevolgd door huidige CoCo waar noodzakelijk Voor de beide departementen wordt er pas op 27 april gecommuniceerd, tot dan oude dienstnaam/departementsnaam hanteren. Thema Communicatie

13 Jan-Maart: behoud huidige dienstverlening Bestaande departementale dienstverlening aan de diensten blijft behouden Inhoudelijk advies Overheidsopdrachten Opmaak Q-besluiten IDEM behoud ondersteuning en relatie juridische dienst Het Ecowerkhuis kan voor juridische ondersteuning vanaf 01.01.2015 een beroep doen op de juristencel bij Dienst Coördinatie. TO BE model Uit te werken tijdens de maanden januari - maart Thema Juridische ondersteuning

14 Algemene coördinatie Coördinatie BBB: Marleen Mercelis Coördinatie FM: Jochem Naaktgeboren (directeur Vastgoedbeheer) Coördinatie concrete verhuizingen: Christian Vidts (FM Vastgoedbeheer) FM coördinatoren – Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen Michel Clonen, Sabine Cardoen (W&E) – Stadsvernieuwing en openbaar domein Bieke Mangeleer FM-portaal Werkorders via FM contactpersoon in de diensten (blijft ongewijzigd) Thema Huisvesting

15 Administratieve gebouwen 1.In een eerste periode blijft de huidige huisvesting behouden: – W&E: AC Portus, incl. OOG – MGG: Gentbrugge – Rumodo: AC Zuid 2.Doelstelling Lange termijn is gezamenlijke huisvesting op site Zuid stappenplan van meerdere jaren afstemming departementshoofden/MPL/FM/Marleen Mercelis 3.Prioritaire beweging 2 de helft 2015 is verhuis van Milieutoezicht, Milieudienst en Staf en departementshoofd DSO&O naar site Zuid. Milieutoezicht is de 1 ste aan de beurt. Deze planning moet nog worden bevestigd en gedetailleerd door FM. aandachtspunten: 1.FM rollen vs rollen binnen departementen. (AC zuid/Katrien) 2.FM-coördinatoren geven contacten voor Brand & evacuatieoefening en afspraken, zelf door aan IDPDW 3.resource in te plannen voor verhuisbegeleiding nodig, archivering Thema Huisvesting

16 Logistieke gebouwen 1.Korte termijn: depotwerking groendienst/wegendienst (Gentbrugge - Aard) 2.Lange termijn: studie en project FM Thema Huisvesting

17 Directieteam Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen (DSOO) 1.Periodiek overleg, later te bepalen 2.Samenstelling: Veerle Van de Voorde, departementshoofd Hilde Reynvoet, Wonen Gudrun Van Der Gucht, Werk Daan Vander Steene, Economie Katleen Straetmans, Milieu & klimaat Dirk Boncquet, Monumentenzorg en architectuur Philippe Van Wesenbeeck, Stedenbouw en ruimtelijke planning Frank Vanden Bulcke, IVA Mobiliteitsbedrijf Coördinatoren Thema Overleg

18 Directieteam Stadsvernieuwing en openbaar domein (SVOD) 1.Periodiek overleg, telkens op donderdagochtend 2.Samenstelling: Reginald Claeys, departementshoofd Vera Bracke, Groendienst Ine Rutten, Dienst Toezicht Mieke Van Melkebeek, Dienst Administratie Ilse Verschoore, Dienst Coördinatie Dirk De Baets, Dienst Wegen, Bruggen, Waterlopen An Schmücker, Ecowerkhuis Frank Vanden Bulcke, IVA Mobiliteitsbedrijf Coördinatoren Thema Overleg

19 2. Overzicht per departement en per dienst

20 Mobiliteitsbedrijf Leidinggevende Frank Vanden Bulcke Coördinatorrollen worden binnen het IVA opgenomen Contactpersonen blijven zoals gekend

21 SVOD - Dienst Coördinatie Leidinggevende Ilse Verschoore Contactpersonen blijven zoals gekend

22 SVOD - Groendienst Leidinggevende Vera Bracke Contactpersonen blijven zoals gekend

23 SVOD - Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen Leidinggevende Dirk De Baets Contactpersonen blijven zoals gekend

24 SVOD - Dienst Administratie Leidinggevende Annemieke Van Melkebeek Contactpersonen blijven zoals gekend Databeheer te bekijken

25 SVOD - Dienst Toezicht Wonen, Bouwen en Milieu 1.Timing: 1.1 januari 2015: 1.team van Milieutoezicht bij dienst Toezicht Wonen, Bouwen en milieu (SVOD) Ine Ruttens wd. Dir. 2.team Afdeling Bouw- en woontoezicht: bij Administratie, o.l.v. Annemieke V.M. 2.Bij in dienst treden nieuwe directeur overgang naar nieuwe dienst voor beide teams 3.Verhuizing, concrete datum nog niet bevestigd, midden 2015 is voorgesteld 4.Hervorming naar de nieuwe dienst 2.Afspraken: 1.Databeheer gedeeld met milieudienst: Jeroen Mercy Toekomstige afspraken met Nele Somers en Philippe Bauters 2.Administratieve ondersteuning met milieudienst: Afspraak: alleen HR-administratie wordt door Tamara Lega opgenomen, tot de nieuwe directeur er is. 3.FM-portaal: Zolang de dienst in Gentbrugge gehuisvest is, blijft het bij het bestaande (Arthur Depuydt) 4.Archief: te bekijken bij verhuis

26 SVOD - Ecowerkhuis 1.Gaat over naar Stadsvernieuwing en Openbaar Domein 2.Is tijdelijk een ‘projectdienst‘ rechtstreeks onder departementshoofd 3.Leidinggevende: An Schmücker 4.Algemeen: Gezondheidsdienst en Eco-Werkhuis maakten afspraken mbt delen/opsplitsen van taken 5.Contactpersoon klachten / inclusief invoegen in CRM-toepassing Wordt verder met An Schmücker afgesproken, tot 1 februari neemt Katia dit nog op. 6.Contactpersoon IT: An Schmücker neemt dit op met Philippe Bauters, vanaf 1 januari via Philippe Bauters. 7.FM: blijft tot de verhuis bij het Eco-Werkhuis (Stefanie Boussemaere) 8.POB/Q-rol: wordt door de juristen van dienst Coördinatie vanaf 1/01 opgenomen

27 DSOO - Dienst Wonen Leidinggevende Hilde Reynvoet Contactpersonen blijven zoals gekend

28 DSOO - Dienst Economie Leidinggevende: Daan Vander Steene Contactpersonen blijven ongewijzigd Specifieke aandacht: – sectorenoverleg over de diensten heen wordt meegenomen in de toekomstige stafoefening – aandacht voor overleg tussen Werk en Economie

29 DSOO - Dienst Monumentenzorg en Architectuur Leidinggevende Dirk Boncquet Contactpersonen blijven zoals gekend tot nader order, contactpersonen Financiën & HR worden later vastgelegd

30 DSOO - Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning Leidinggevende Philippe Van Wesenbeeck Contactpersonen blijven zoals gekend

31 DSOO - Dienst Milieu en Klimaat Leidinggevende Katleen Straetmans Contactpersonen blijven zoals gekend De komende maanden duidelijkheid te brengen over toekomst gedeelde taken binnen staf/FO/Secretariaat/Milieutoezicht/Milieudienst

32 DSOO - Dienst Werk Leidinggevende: Gudrun Van Der Gucht Contactpersonen blijven ongewijzigd Specifieke aandacht: – sectorenoverleg over de diensten heen wordt meegenomen in de toekomstige stafoefening – aandacht voor overleg tussen Werk en Economie


Download ppt "Cluster Grond Afspraken januari-maart 2015 DEPT Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen (DSOO) DEPT Stedelijke vernieuwing en openbaar domein (SVOD)"

Verwante presentaties


Ads door Google