INTERNE COMMUNICATIE IN ZORG EN WELZIJN WORKSHOP 18 FEBRUARI 2016

PROGRAMMA  10.00Introductie en kennismaking  10.20Lijncommunicatie, verwachtingen en verantwoordelijkheden (Filip Decruynaere)  10.40Iedereen op intranet – Zorgonline praktijkverhaal (Maarten Creemers)  11.20Een goede communicatiemix samenstellen (Ann Segers)  12.00Praktijk – top 8 meest gestelde vragen interne communicatie (deel 1)  12.55Broodjeslunch  Praktijk – top 8 meeste gestelde vragen interne communicatie (deel II)  14.10Oefening communicatieplan interne communicatie  15.20Afsluitende vragenronde  Einde

INLEIDEND – AANDACHTSPUNT 1

INLEIDEND – AANDACHTSPUNT 2 Maatschappelijke evoluties manifesteren zich ook in interne communicatie  Medewerkers zijn mondiger  Autonomie  Empowerment  Inspraak en betrokkenheid  Voorkeur voor open, transparante communicatie Arbeidsorganisatie  Minder hiërarchie  Meer zelfsturing Interne communicatie

INLEIDEND – AANDACHTSPUNT 3 Lijncommunicatie: waar loopt het vaak mis?  Te veel nadruk op hiërarchische lijn  Te sterk top-down gericht  Gebrekkige bottom-up terugkoppeling  Veronderstellingen en verwachtingen  Communicatieve vaardigheden  Gebrek aan sturing

INLEIDEND – AANDACHTSPUNT 3 Parallelle communicatie als deel van de oplossing?  Intranet, nieuwsbrieven, personeelsblad, …  ‘Eigen leven’  Leidinggevenden voelen geen steun  ‘Short cut’

INLEIDEND – AANDACHTSPUNT 3 Spelers in de interne communicatie “Het woord doelgroep suggereert een zekere mate van passiviteit, terwijl spelers een bedoeling hebben en actief bewegen. Hoewel voor de inhoud van hun werk mensen meestal houvast hebben aan een functieomschrijving of aan voorbeelden in hun omgeving, is dat voor hun rol in interne communicatie vaak erg onduidelijk. Verwachtingen over en weer zijn er wel. Managers vinden dat medewerkers zelf (ook) moeten zorgen dat ze geïnformeerd zijn over ontwikkelingen binnen de organisatie en verwachten dat ze informatie ‘halen’. Medewerkers vinden dan weer dat ze daar hun managers voor hebben. De top verwacht dat managers de (hun) strategie van de organisatie overtuigend uitdragen en managers verwachten van hun directie dat ze inspirerend richting geven. Projectmanagers veronderstellen dat lijnmanagers over hun project wel actief naar het eigen team communiceren, et cetera.” Bron: Ilse van Ravenstein en Guus Kok, IC in 3D – Interne communicatie in een breed organisatieperspectief, 2014

INLEIDEND – AANDACHTSPUNT 3 Verantwoordelijkheid vergt ondersteuning 1. Opleiding, coaching, advies 2. Communicatiemiddelen (intranet, personeelsblad, , overlegmomenten, …) 3. Ondersteunende instrumenten (Powerpoint, checklist, samenvatting, …)

INLEIDEND – AANDACHTSPUNT 3 Verantwoordelijkheid vergt ondersteuning Alle rollen Alle verantwoordelijkheden Alle verwachtingen Alle ondersteuningsnoden Instrumenten Mondeling Schriftelijk Online

OEFENING COMMUNICATIEPLAN - 1 Accrediteringsproces AZ Alma Mater in 2017 kwaliteitslabel Alle medewerkers overtuigen van de meerwaarde: optimalisatie werkprocessen, wat de patiënt ten goede komt, alsook beter imago Verpleegkundigen en de artsen grote inspanningen: ze informeren en betrekken; meedenken Elke 2 maanden krijgen ze een nieuwe procedure; twee maand de tijd om ze toe te passen. Tussentijdse audits Alleen als ze nieuwe manier van werken effectief toepassen als auditors in december 2017 komen, zal het kwaliteitslabel behaald kunnen worden Vaste communicatiekanalen die AZ Alma Mater heeft zijn onder andere: o Personeelsblad (4 x per jaar) o Intranet met eigen zones per dienst en nieuwsrubrieken o Maandelijkse nieuwsbrief van de hoofdverpleegkundige o Hoofdverpleegkundigen vergadering o Stafvergaderingen verpleegkundige diensten o Digitale schermen in het restaurant en aan de tikklokken o Maandelijkse medische stafvergaderingen o Vergadering artsen-diensthoofden (3 x per jaar: februari / mei / september) Werk een communicatieplan uit van januari 2016 tot december Omschrijf de doelstellingen, de doelgroepen, de boodschappen en de middelen die je zal inzetten.

OEFENING COMMUNICATIEPLAN - 2 Besparingsplan 1 maart 2016: VZW Botaniën (100 personeelsleden) begin % minder subsidies Participatieve cultuur. Veel halftijdse medewerkers en een aantal medewerkers werkt enkel ’s nachts. Geruchten over het besparingsbeleid van de overheid De gevolgen voor de medewerkers en de werking van de VZW zijn nog niet gekend Zullen er afdankingen komen? Ontslagen? Minder werkingsmiddelen? Dat is nog onzeker. De directie wil op tijd communiceren over de nakende besparing en de medewerkers inlichten over de planning (hoe/wanneer wordt de besparing effectief van kracht, in welke vorm). Vaste communicatiekanalen die de VZW heeft zijn onder andere: o Intranet met nieuwsrubriek o Maandelijkse nieuwsbrief o Teamoverleg o Prikborden / mededelingenbord o s o Doorgeefboek (briefing over patiënten) o Spreekuur van de directeur (open deur): elke eerste maandag van de maand Werk een communicatieplan uit van 1 maart 2016 tot eind december Omschrijf de doelstellingen, de doelgroepen, de boodschappen en de middelen die je zal inzetten.

OEFENING COMMUNICATIEPLAN -3 Missie en waarden De Kastanjeboom is ooit ontstaan als initiatief van enkele ouders van een kind met een beperking Jarenlang een residentieel en vrij gesloten karakter met een vast cliënteel Gestaag gegroeid tot 40-tal bewoners In kader persoonsvolgende financiering is missie en visie, in overleg met interne en externe betrokkenen, herzien Voortaan deuren openstellen voor andere doelgroepen, bv. voor de Rechtstreeks Toegankelijke Hulp De directie beseft dat ook de interne cultuur hierop afgestemd zal moeten worden Wil de koerswijziging slagen, dan zal de voorziening meer ‘open’, laagdrempeliger en meer ondernemend moeten zijn. De communicatieverantwoordelijke wordt gevraagd om een communicatieplan op te stellen. Vaste communicatiekanalen van De Kastanjeboom: o Intranet o Digitale nieuwsbrief om de 2 weken o Personeelsblad 4 keer per jaar o Teamoverleg o Prikborden / mededelingenbord o s o 2 keer per jaar voltallige medewerkersvergadering Werk een communicatieplan uit van maart 2016 tot juli Omschrijf de doelstellingen, de doelgroepen, de boodschappen en de middelen die je zal inzetten.