1 De Lijn – Kennis & techniek Informatiesessie 9 & 10 maart 2005

2 Inhoud 1. Doelstelling Vandaag Van het project 2.Stand van zaken 3.Vragen en antwoorden

3 1. Doelstelling Vandaag: 1.Toelichting bij: De stand van zaken van het project De volgende stappen van het project 2.Ruimte voor vragen & antwoorden Van het project: “ Bepalen welke interne expertise De Lijn nodig heeft (voor het managen en uitvoeren van studies) en vastleggen hoe deze knowhow het best kan gestructureerd en ingevuld worden in de organisatie en door het personeel om het hoofd te kunnen bieden aan actuele en toekomstige uitdagingen. “

4 Inhoud 1. Doelstelling 2.Stand van zaken Fase 1: studie Fase 2: invulling nieuw organogram Fase 3: implementatie nieuwe processen Communicatie 3.Vragen en antwoorden

5 2. Stand van zaken - Overzicht Onderzoek en uitwerking van de organisatiestructuur en de spelregels rond het uitvoeren van projecten aan vaste installaties Stapsgewijs volgens de vooraf vastgelegde procedures (CAO) zal het goedgekeurde organogram ingevuld worden. Begeleiden van de implementatie door een verdere concretisering en operationalisering van de uitgetekende processen, samen met de functiebeschrijvingen en de nieuwe manier van samenwerken. FASE 3 IMPLEMENTATIE NIEUWE PROCESSEN FASE 1 STUDIE FASE 2 INVULLING NIEUW ORGANOGRAM GO / NO GO COMMUNICATIE

6 Hoe moet de nieuwe kennisorganisatie vorm krijgen? - Spelregels voor het uitvoeren van projecten - Organogram - Functiebeschrijvingen 2. Stand van zaken – Fase 1: studie OPERATIONEEL KENNISMANAGEMENT Visie Missie Welke kennis is vereist om de toekomst van De Lijn zeker te stellen? Inventaris en analyse van kennisdomeinen Status: afgerond Aanpak: STRATEGISCH KENNISMANAGEMENT

7 2. Stand van zaken – Fase 1: studie Resultaat: spelregels voor het uitvoeren van projecten, organogrammen, functiebeschrijvingen Centraal: onderstaande afdelingen zullen opgericht worden binnen de directie techniek & exploitatie. Organogram goedgekeurd op raad van bestuur 19/01/2005 Entiteiten: organogrammen blijven ongewijzigd, huidige functies krijgen de rollen van: projecteigenaar, projectontwikkeling en- opvolging, instandhouding toegewezen Beheer van het investeringsprogramma en verantwoordelijk voor standaardisatie, kwaliteit en contractbeheer Cellen: -Fys. Progr. budgetbewaking - Standaarden, kwaliteitsbewaking & contractbeheer - Domein & vastgoed - Syndic en facilities - Innovatie management Verantwoordelijk voor de realisatie van de investeringsprojecten (tijd, scope, budget, projectteam) Cellen: -Vijver projectmanagers - Vijver van 3 expertgroepen - Administratieve servicedesk ProjectencentrumAssetmanagement

8 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Aanpak: FASE 2 ANDERE FUNCTIES FASE 1 AFDELINGSHOOFDEN Februari - maart Maart – … - Vastleggen en goedkeuren van de procedure - Uitvoeren van de procedure COMMUNICATIE - Procedure toepassen zoals vastgelegd in CAO 10/12/2004 (zie verder)

9 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Uitgangspunten:  Invulling gebeurt maximaal door verschuiving van de oude naar de nieuwe organisatie  Behoud van verworven rechten  Gelijke behandeling in proces Berenschot  Begeleiding van de personeelsleden na de invulling 1.Invulling: Wie verschuift naar welke functie? Afdelingshoofden en functies klasse 13 en > :  Nota voor invulling van de afdelingshoofden voorgelegd aan raad van bestuur op 09/03/2005  Voor de verdere invulling van de organogrammen, zal niet gewacht worden tot alle afdelingshoofden ingevuld zijn, de directeur zal tussentijds de taak op zich nemen  Procedure: - Gesprek - Na invulling: opstellen van een ontwikkelingstraject  Indien er functies niet kunnen ingevuld worden, zullen ze opengesteld worden rekening houdend met de budgettaire ruimte / wervingsstop

10 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Andere functies:  Alle functiehouders tot en met klasse 10 (procedure zoals vastgelegd in de CAO)  Alle personeelsleden die vandaag werken in de Centrale Studie Dienst en de Afdeling Investeringen & infrastructuur (centrale diensten) Hoe: procedure  Op basis van een vergelijking van de inhoud van de functies van de nieuwe organisatie met deze van de oude organisatie, werden 2 soorten functies bepaald: “overeenstemmende functies” en “nieuwe functies” - Stap 1: overeenstemmende functies - Stap 2: nieuwe functies

11 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram DefinitieWijze van invullingNiveau Functies waarvan de inhoud in grote mate overeenstemt Klasse 7 en hoger (tem klasse 10): - Interview - Indien meerdere personeelsleden in aanmerking komen voor een verschuiving naar een zelfde functie: selectie-interview - Door directeur Techniek & exploitatie, betrokken afdelingshoofd en afdelingshoofd personeel - Begeleiding en opleiding bij het uitvoeren van de overeenstemmende functie (fase 3) Klasse <7: - Invulling en communicatie - Begeleiding en opleiding bij het uitvoeren van de overeenstemmende functie (fase 3) In afwachting van de invoering van de Berenschot- classificatie wordt geen voorlopige inschaling van niveau gemaakt en blijft het huidige niveau behouden STAP 1: overeenstemmende functies

12 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram DefinitieWijze van invullingNiveau Functies waarvan de inhoud in grote mate verschillend is Worden opengesteld enkel voor wie betrokken is bij de reorganisatie ‘kennis en techniek’* - Volgens de normale interne sollicitatieprocedure, “toegang en promotie tot weddetrekkende functies” - Begeleiding en opleiding bij het uitvoeren van de overeenstemmende functie (fase 3) * Nadat iedereen een functie toegewezen kreeg, gelden opnieuw de normale regels Er werd een voorlopige inschaling van niveau gemaakt STAP 2: nieuwe functies

13 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Overzicht nieuwe functies: CENTRALE DIENSTEN - projectencentrum - Geen - CENTRALE DIENSTEN – asset management - Hoofd syndic & facilitiesKlasse Hoofd standaardisatie-kwaliteit-contractbeheerKlasse 13 - Hoofd kwaliteit en standaardenKlasse 7 - Medewerker prospectie/PPSKlasse 7 - Hoofd innovatiemanagementKlasse Medewerker innovatieKlasse 7 ENTITEITEN - Geen -

14 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram 2.Verloning: Wie wordt hoe verloond? Reorganisatie:  De invulling van de reorganisatie zal geen negatieve invloed hebben op de bezoldiging of de loopbaan van de personeelsleden  Alle personeelsleden behouden minstens het barema (ook het doorgroeibarema) van hun oude functie  Alle personeelsleden blijven ook het recht hebben op een vlakke loopbaan op basis van hun oude functie Functieclassificatie:  Eerste weging zal nog gebeuren volgens de oude functie  Vervolgens zal voor de functies van de nieuwe organisatie de methode van Berenschot gevolgd worden, dwz: - dat tijdens de eerste onderhoudsronde de functies zullen beschreven en gewogen worden  Wanneer de functie op een lager niveau wordt ingeschaald, geldt opnieuw dat het personeelslid zijn rechten op zijn (doorgroei)barema en vlakke loopbaan behoudt

15 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Concreet:  Vanaf week van 14 maart: - de betrokken verantwoordelijken bereiden de invulling van de organisatie voor  Vanaf week van 4 april: - toewijzing van de functies klasse 13 en hoger: - via individuele gesprekken (cfr. procedure) - toewijzing van de overeenstemmende functies: - > en = klasse 7: via individuele gesprekken (cfr. procedure) - < klasse 7: via mededeling, met de mogelijkheid voorafgaandelijk informatie in te winnen - open verklaren van de nog vacante functies (nieuwe en niet ingevulde overeenstemmende functies) - volgens de normale interne sollicitatieprocedure “toegang en promotie tot weddetrekkende functies”, beperkt tot de personeelsleden betrokken bij de reorganisatie ‘Kennis & techniek’ - open verklaren van de nog vacante functies, die niet met de betrokkene kunnen ingevuld worden - volgens de normale interne sollicitatieprocedure “toegang en promotie tot weddetrekkende functies”, - rekening houdend met de budgettaire ruimte / wervingsstop

16 3. Huisvesting: Status: Momenteel wordt de aanpassing van de kantoorinrichting uitgewerkt, voor de integratie van de afdelingen assetmanagement en projectencentrum te Mechelen 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram

17 Aanpak: - Stap 1 2. Stand van zaken – Fase 3: implementatie nieuwe processen FASE 1 OPSTELLEN IMPLEMENTATIEPLAN Timing: ifv invulling van het organogram Hier zal vastgelegd worden hoe, wanneer welke afdelingen en nieuwe processen kunnen geïmplementeerd worden COMMUNICATIE FASE 2 IMPLEMENTATIE - …. - Stap 2 Volgens het goedgekeurde implementatieplan zal stap per stap met de nodige begeleiding en opleiding de nieuwe manier van werken geïmplementeerd, geëvalueerd en bijgestuurd worden Implementatie Bijsturing Evaluatie

18 Aanpak: In het implementatieplan zal rekening gehouden worden met:  Opstellen van een timing, waarin een voorbereidende fase wordt voorzien en een effectief scharniermoment, wanneer overgegaan wordt naar de nieuwe structuur  Begeleiding bij het functioneren in andere teams, de nieuwe manier van samenwerken, en het werken volgens de nieuwe processen  Opleidingen, om het personeel de kennis en vaardigheden bij te brengen die nodig zijn voor een goede uitvoering van de nieuwe job  In een volgende fase zullen de vereiste vaardigheden en kennisbehoeften voor de verschillende functies in kaart gebracht worden. De uittekening daarvan zal verlopen in overleg met de vakbonden.  Entiteiten, die de rol van projecteigenaar, projectontwikkeling en -opvolging, instandhouding krijgen toegewezen Ook de projectstructuur: stuurgroep en veranderteam betrokken bij het opstellen van de nieuwe structuur en processen, zal tijdens de implementatiefase blijven bestaan, zodat de veranderingen kunnen opgevolgd, begeleid en zo nodig bijgestuurd worden. 2. Stand van zaken – Fase 3: implementatie nieuwe processen

19 Aanpak: Bij elke nieuwe fase van het project zal gecommuniceerd worden, voor:  Informatie alleen relevant voor betrokkene, via: persoonlijke communicatie of informatiesessies  Algemeen relevante informatie, via: de snellijn, Tussen de lijnen, ondernemingsraad, … Met vragen kan u ook steeds terecht bij het betrokken afdelingshoofd en/of de personeelsdienst De documenten opgemaakt tijdens de studiefase kan u terugvinden op het intranet onder: personeel / organisatiestudies 2. Stand van zaken – Communicatie

20 Inhoud 1. Doelstelling 2.Stand van zaken 3.Vragen en antwoorden

21 3. Vragen en antwoorden Hartelijk dank voor uw medewerking!