1 De Lijn – Nieuwe Wegen voor Marketing Informatiesessie 9 & 10 maart 2005

2 Inhoud 1. Doelstelling Vandaag Van het project 2.Stand van zaken 3.Vragen en antwoorden

3 1. Doelstelling Vandaag: 1.Toelichting bij: De stand van zaken van het project De volgende stappen van het project 2.Ruimte voor vragen & antwoorden Van het project: “ Gezien de afdelingen marketing van de entiteiten en de directie Marketing & Strategie een cruciale rol spelen bij de uitbouw van een klantgerichte werking, werd onderzocht welke processen, activiteiten en organisatiemodel nodig zijn om binnen deze context succesvol te zijn.”

4 Inhoud 1. Doelstelling 2.Stand van zaken Fase 1: studie Fase 2: invulling nieuw organogram Fase 3: implementatie nieuwe processen Communicatie 3.Vragen en antwoorden

5 2. Stand van zaken - Overzicht Onderzoek en uitwerking van de organisatiestructuur en de processen die Marketing moet uitvoeren om binnen de gegeven context de gedefinieerde opdracht (missie) te bereiken, rekening houdend met de gekozen strategische opties. Stapsgewijs volgens de vooraf vastgelegde procedures (CAO) zal het goedgekeurde organogram ingevuld worden. Begeleiden van de implementatie door een verdere concretisering en operationalisering van de uitgetekende processen, samen met de functiebeschrijvingen en de nieuwe manier van samenwerken. FASE 3 IMPLEMENTATIE NIEUWE PROCESSEN FASE 1 STUDIE FASE 2 INVULLING NIEUW ORGANOGRAM GO / NO GO COMMUNICATIE

6 Uitwerken van de processen die Marketing moet uitvoeren om binnen de gegeven context de gedefinieerde opdracht (missie) te bereiken, rekening houdend met de gekozen strategische opties. 2. Stand van zaken – Fase 1: studie PROCES (DETAIL) & ORGANISATIE- MODEL PROCES (HIGH LEVEL) STRATEGISCHE FOCUS CONTEXT Visie Missie Aan de hand van contextdiagrammen definiëren van de omgeving waarin de afdeling Marketing werkzaam is. Bepalen van de huidige strategische focus en van de focus die Marketing in de toekomst gaat nastreven. Verder uitwerken van de processen tot op taakniveau, toewijzen van deze taken aan de verschillende functionele domeinen en opmaken van een aangepast organisatiemodel. Status: afgerond Aanpak:

7 2. Stand van zaken – Fase 1: studie Resultaat:  Strategische focus: klantgerichtheid  Basisprocessen:

8 2. Stand van zaken – Fase 1: studie  Organisatiemodel:  goedgekeurd door raad van bestuur op 19/01/2005  inclusief verantwoordelijkheidsmatrix en functiebeschrijvingen  zowel centraal als binnen de verschillende entiteiten werden dezelfde afdelingen voorzien Alle onderzoeken van analytische en statistische aard ter voorbereiding en ondersteuning van het besluitvormings-proces - Marktonderzoek - Netmanagement - Tarieven - Productontwikkeling Alle aangelegenheden met betrekking tot ‘verkoop’ en ‘klantenzorg’ -Beheer mobiliteits- en lijnwinkels - Productmanagement - Klantenzorg -Verkoop Uitwerken van de aanpak en uitvoeren van alle interne en externe communicatie - Promotionele & functionele communicatie - Marketing logistiek -Woordvoerderschap en redactie - PR & sponsoring - Huisstijl en klantgerichtheid Marktonderzoek en ontwikkeling Klant en verkoop Communicatie en relatiebeheer

9 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Aanpak: FASE 2 ANDERE FUNCTIES FASE 1 AFDELINGSHOOFDEN Februari - maart Maart – … - Vastleggen en goedkeuren van de procedure - Uitvoeren van de procedure COMMUNICATIE - Procedure toepassen zoals vastgelegd in CAO van 10/12/04 (zie verder)

10 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Stand van zaken invulling afdelingshoofden: Nota voorgelegd aan raad van bestuur op 09/03/2005 Procedure: Gesprek Na invulling: opstellen van een ontwikkelingstraject Indien de functies van afdelingshoofd niet kunnen ingevuld worden, zullen ze opengesteld worden rekening houdend met de budgettaire ruimte/wervingsstop Voor de verdere invulling van de organogrammen, zal niet gewacht worden tot alle afdelingshoofden ingevuld zijn, de directeur zal tussentijds de taak op zich nemen

11 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Scenario’s van invulling: Startscenario: dit is de start van de nieuwe organisatie met het personeelsbestand dat heden beschikbaar is Groeiscenario: dit is het startscenario aangevuld met de invullingen die wij onmiddellijk wensen te realiseren indien er budgettaire ruimte beschikbaar is en voor zover het kan binnen de wervingsstop Scenario 2005: de invullingen die wij bijkomend beogen in 2005 om verder te groeien naar een klantvriendelijke organisatie en dus bijdragen tot de doelstelling van deze studie zodra er budgettaire ruimte is en voorzover het kan binnen de wervingsstop

12 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Uitgangspunten:  Invulling gebeurt maximaal door verschuiving van de oude naar de nieuwe organisatie  Behoud van verworven rechten  Gelijke behandeling in proces Berenschot  Begeleiding van de personeelsleden na de invulling 1.Invulling: Wie verschuift naar welke functie? Andere functies:  Alle functiehouders tot en met klasse 10 (procedure zoals vastgelegd in de CAO)  Alle personeelsleden die vandaag werken in de afdelingen Marketing (centraal en entiteiten)  Personeelsleden die vandaag werken in een andere afdeling, maar waarvan de functie verschuift naar één van de afdelingen Marketing

13 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram DefinitieWijze van invullingNiveau Functies waarvan de inhoud in grote mate overeenstemt Klasse 7 en hoger (tem klasse 10): - Interview - Indien meerdere personeelsleden in aanmerking komen voor een verschuiving naar een zelfde functie: selectie-interview - Door directeur Marketing & Communicatie of directeur entiteit, betrokken afdelingshoofd en afdelingshoofd personeel - Begeleiding en opleiding bij het uitvoeren van de overeenstemmende functie (fase 3) Klasse <7: - Invulling & communicatie - Begeleiding en opleiding bij het uitvoeren van de overeenstemmende functie (fase 3) In afwachting van de invoering van de Berenschot-classificatie wordt geen voorlopige inschaling van niveau gemaakt en blijft het huidige niveau behouden Hoe: procedure  Op basis van een vergelijking van de inhoud van de functies van de nieuwe organisatie met deze van de oude organisatie, werden 2 soorten functies bepaald: “overeenstemmende functies” en “nieuwe functies” STAP 1: overeenstemmende functies

14 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram DefinitieWijze van invullingNiveau Functies waarvan de inhoud in grote mate verschillend is Worden opengesteld enkel voor wie betrokken is bij de reorganisatie ‘Nieuwe wegen voor marketing’ en binnen de eigen entiteit* - Volgens de normale interne sollicitatieprocedure “toegang en promotie tot weddetrekkende functies” - Begeleiding en opleiding bij het uitvoeren van de overeenstemmende functie (fase 3) *Nadat iedereen een functie toegewezen kreeg, gelden opnieuw de normale regels Er werd een voorlopige inschaling van niveau gemaakt Hoe: procedure STAP 2: nieuwe functies

15 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Overzicht nieuwe functies: CENTRALE DIENSTEN - Geen - ENTITEITEN - Hoofd communicatie en relatiebeheerKlasse 9 - Hoofd klant en verkoopKlasse 9 - Hoofd marktonderzoek en ontwikkelingKlasse 9 - NetontwikkelaarKlasse 8

16 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram 2.Verloning: Wie wordt hoe verloond? Reorganisatie:  De invulling van de reorganisatie zal geen negatieve invloed hebben op de bezoldiging of de loopbaan van de personeelsleden  Alle personeelsleden behouden minstens het barema (ook het doorgroeibarema) van hun oude functie  Alle personeelsleden blijven ook het recht hebben op een vlakke loopbaan op basis van hun oude functie Functieclassificatie:  Eerste weging zal nog gebeuren volgens de oude functie  Vervolgens zal voor de functies van de nieuwe organisatie de methode van Berenschot gevolgd worden, dwz: - dat tijdens de eerste onderhoudsronde de functies zullen beschreven en gewogen worden  Wanneer de functie op een lager niveau wordt ingeschaald, geldt opnieuw dat het personeelslid zijn rechten op zijn (doorgroei)barema en vlakke loopbaan behoudt

17 2. Stand van zaken – Fase 2: invulling nieuw organogram Concreet:  Vanaf week van 14 maart: - de betrokken verantwoordelijken bereiden de invulling van de organisatie voor  Vanaf week van 4 april: - toewijzing van de overeenstemmende functies: - > en = klasse 7: via individuele gesprekken (cfr. procedure) - < klasse 7: via mededeling, met de mogelijkheid voorafgaandelijk informatie in te winnen - open verklaren van de nog vacante functies (nieuwe en niet ingevulde overeenstemmende functies) - volgens de normale interne sollicitatieprocedure “toegang en promotie tot weddetrekkende functies”, beperkt tot de personeelsleden betrokken bij de reorganisatie ‘Nieuwe wegen voor marketing’ - open verklaren van de nog vacante functies, die niet met de betrokkene kunnen ingevuld worden - volgens de normale interne sollicitatieprocedure “toegang en promotie tot weddetrekkende functies”, - rekening houdend met de budgettaire ruimte / wervingsstop

18 Aanpak: - Stap 1 2. Stand van zaken – Fase 3: implementatie nieuwe processen FASE 1 OPSTELLEN IMPLEMENTATIEPLAN Timing: ifv de invulling van het organogram Hier zal vastgelegd worden hoe, wanneer welke afdelingen en nieuwe processen kunnen geïmplementeerd worden COMMUNICATIE FASE 2 IMPLEMENTATIE - …. - Stap 2 Volgens het goedgekeurde implementatieplan zal stap per stap met de nodige begeleiding en opleiding de nieuwe manier van werken geïmplementeerd, geëvalueerd en bijgestuurd worden Implementatie Bijsturing Evaluatie

19 Aanpak: In het implementatieplan zal rekening gehouden worden met:  Opstellen van een timing, waarin een voorbereidende fase wordt voorzien en een effectief scharniermoment, wanneer overgegaan wordt naar de nieuwe structuur  Begeleiding bij het functioneren in andere teams, de nieuwe manier van samenwerken, en het werken volgens de nieuwe processen  Opleidingen, om het personeel de kennis en vaardigheden bij te brengen die nodig zijn voor een goede uitvoering van de nieuwe job  In een volgende fase zullen de vereiste vaardigheden en kennisbehoeften voor de verschillende functies in kaart gebracht worden. De uittekening daarvan zal verlopen in overleg met de vakbonden. Ook de projectstructuur: stuurgroep en projectteam betrokken bij het opstellen van de nieuwe structuur en processen, zal tijdens de implementatiefase blijven bestaan, zodat de veranderingen kunnen opgevolgd, begeleid en zo nodig bijgestuurd worden. 2. Stand van zaken – Fase 3: implementatie nieuwe processen

20 Aanpak: Bij elke nieuwe fase van het project zal gecommuniceerd worden, voor:  Informatie alleen relevant voor betrokkene, via: persoonlijke communicatie of informatiesessies  Algemeen relevante informatie, via: de snellijn, Tussen de lijnen, ondernemingsraad, … Met vragen kan u ook steeds terecht bij het betrokken afdelingshoofd en/of de personeelsdienst De documenten opgemaakt tijdens de studiefase kan u terugvinden op het intranet onder: Personeel / Organisatiestudies 2. Stand van zaken – Communicatie

21 Inhoud 1. Doelstelling 2.Stand van zaken 3.Vragen en antwoorden

22 3. Vragen en antwoorden INVULLING -Functies -Wanneer krijgen we een duidelijk zicht op de functies en de functiebeschrijvingen ? -Bestaat er een duidelijke taakomschrijving voor elke functie in de nieuwe structuur? Wie doet wat in de toekomst? -Wat met bestaande functies die niet volledig terug te vinden zijn in het nieuwe organogram (bv. stafmedewerkers mobiliteit) ? -Wat met taken die nu uitgevoerd worden, maar niet terug te vinden zijn in de ‘overeenstemmende’ functie en/of bij een andere functie ? -Wervingsstop -Wat betekent de huidige wervingsstop voor de uitvoering van de reorganisatie ? Zelfs in het minimumscenario zijn nieuwe aanwervingen voorzien (zeker in entiteiten die nu met minder personeel werken dan voorzien) ; gaan deze door ? Wat is de termijn die voorzien wordt voor het groeiscenario ? -Is er een wervingsstop qua personeel? -Timing -Tegen wanneer wordt de aanstelling van nieuwe afdelingshoofden verwacht ? -Wanneer zijn de afdelingshoofden bekend? -Wanneer komt de nieuwe directeur M en S? -Wanneer zullen wij weten wat onze nieuwe functie is ? Wordt hiervoor gewacht tot aanstelling nieuwe afdelingshoofden - krijgen zij hierin inspraak ?

23 3. Vragen en antwoorden -Wanneer krijgen we een duidelijk overzicht van welke nieuwe functie overeenstemmend is met welke huidige functie ? -Wat is de timing die voorzien is voor het ganse proces van invulling ? -Wanneer treedt de nieuwe structuur in werking ? -Procedure: fase 1 -Op welke manier wordt bepaald welke functies ‘overeenstemmend’ en welke functies ‘nieuw’ zijn (zie ook bij ‘specifieke vragen per functie) ? -Welke functie in de nieuwe structuur komt overeen met welke oude functie? Vermits alle functies in de nieuwe structuur bij de centrale diensten toch overeenstemmende functies zijn, dient er een duidelijke overeenkomst te bestaan tussen de oude functies en de functies in de nieuwe structuur. -In het nieuw organigram staat het aantal personen weergegeven per functie. Er werd ook vermeld dat er geen nieuwe functies zijn in de centrale diensten. Hoe kan elk personeelslid weten onder welke functie in het nieuw organigram hij/zij valt? -Wat met mensen waarvan het takenpakket samengesteld is uit verschillende onderdelen, die in het nieuwe scenario opgesplitst worden in verschillende functies ? -Wat als er geen 100% overeenstemming is tussen oude en nieuwe functie? In welke mate heeft het betrokken personeelslid dan vrije keuze of wordt er gekozen voor de ggd? (de 'meest' overeenstemmende functie) -Zal tijdskrediet een rol spelen in de toekenning van de functies ?

24 3. Vragen en antwoorden -Procedure: algemeen -Welke procedure zal gevolgd worden voor de ‘overeenstemmende’ functies ? -Welke procedure wordt er gevolgd voor de ‘nieuwe’ functies ? Momenteel is er nog grote onduidelijkheid hierover (in de ene nota wordt gesproken over een examenprocedure (welke onderdelen ?), in de andere nota wordt gesproken over een selectie-interview). -Welke procedure zal gevolgd worden voor de invulling van de functies, zowel voor de overeenstemmende functies als voor de ‘nieuwe’ functies ? -Omtrent de functies die gecatalogeerd zijn als 'nieuwe functie' : in de nota van het Paritair Subcomité dd 10/12/04 staat enkel vermeld dat deze functies zullen worden opengesteld. -Hoe zal de invulling er van verlopen -Is het enkel een selectie-interview of zal het volgens de volledige procedure 'toegang en promotie tot weddetrekkende functies' gebeuren ? -Wat met iemand die nu functioneert in een functie met een vergelijkbaar barema als de ‘nieuwe’ functie ? Wordt hiervoor dezelfde procedure gevolgd ? -Is er nog enige mogelijkheid om de automatische inschuiving te bespreken? (onder of boven niveau 7) Of ligt deze volledig vast, zonder inspraak van de betrokkenen?

25 3. Vragen en antwoorden -Procedure: modaliteiten -Waar en door wie worden de gesprekken en/of examens afgenomen ? -Hoe kunnen we ons hier eventueel op voorbereiden (opleiding, proefexamens, …)? -Wat gebeurt er indien iemand meedoet aan een ‘examen’ voor een ‘nieuwe’ functie, maar niet geslaagd is (zeker in het geval dat de persoon in kwestie niet in aanmerking komt voor een overeenstemmende functie) ? -Wat gebeurt er indien iemand niet meedoet aan een examen ? -Wordt de nieuwe directeur M&C ingeschakeld bij het aanstellen van de afdelingshoofden en/of andere personeelsleden -Krijgt iedereen vóór de invulling van het nieuwe organigram een gesprek? Zo ja, met wie - afdelingshoofd? directeur? -Wat gebeurt er als je de je aangeboden job niet ziet zitten? Heb je dan nog enige keuze? Of kan je de aangeboden job niet weigeren? Waartoe dient dan het gesprek? -Wat indien uit het gesprek blijkt (of vooraf reeds?) dat je niet competent (meer) bent om de meest overeenstemmende job op te nemen? Welke job krijg je dan? Heb je daarin nog inspraak? -Procedure: interim -Hoe verloopt de selectieprocedure voor de interimmers binnen M&S? enkel intern of intern en extern? -Wordt er een selectieprocedures gestart voor de interimmers die nu DINA doen? -Procedure: afdelingshoofden -Hoe verloopt de selectie van de afdelingshoofden? -Wordt ook de functie van afdelingshoofd Communicatie ingevuld? Zo nee, waarom niet?

26 3. Vragen en antwoorden -Andere afdelingen -Hoe zal de verschuiving van bepaalde functies van exploitatie naar marketing verlopen? -Interne communicatie verschuift van de directie P naar de directie M&C. Komt de verantwoordelijke interne communicatie ook mee? Zo nee, hoe moet de afdeling Communicatie de extra werkdruk opvangen? -Algemeen -Waarom wordt 8 maanden geleden gesuggereerd dat we van nul gaan starten, en dat er een totaal nieuwe invulling van functies zal gebeuren op basis van de nieuwe structuur en gebaseerd op competenties, terwijl op het moment dat de nieuwe structuur nu effectief zal geïmplementeerd worden, iedereen de indruk krijgt dat alles al beslist is, en iedereen verder doet zoals hij bezig is? Waarom hebben velen nu de indruk dat alles een maat voor niets is? -Waarom kunnen nieuwe functies uitsluitend worden ingevuld door mensen uit de eigen entiteit? Waarom worden voor nieuwe functies niet de gewone aanwervingsprocedures gevolgd? -Waarom werd het plan verlaten dat iedereen voor twee functies mag solliciteren? VERLONING -Wanneer komt er duidelijkheid over alle barema’s in het nieuwe scenario (momenteel zijn enkel barema’s gekend voor de ‘nieuwe’ functies) ? -Is er volledige garantie van barema- en anciënniteitbehoud (zonder plafonnering en ook bij doorgroeifuncties) in het geval iemand in een ‘lagere’ functie terechtkomt ? -Zijn er garanties dat, indien iemand – met behoud van barema – terechtkomt in een functie van een ‘lager’ niveau, deze achteraf (bv. via de procedure Berenschot) niet zal zakken qua barema/niveau ? -Wat is de invloed van de lopende procedure ‘Berenschot’ op ‘nieuwe wegen marketing’ ?

27 3. Vragen en antwoorden -Is het logisch om beide processen (nieuwe wegen en Berenschot) tegelijk te laten lopen zonder deze op elkaar af te stemmen ? -Normaal is er een garantie dat niemand loon zou verliezen. Maar hoe zit het voor de toekomst, zeg binnen 3 jaar? Blijft deze regel dan nog gelden of gebeurt er dan een herziening? IMPLEMENTATIE -Hoe gebeurt de opleiding na de invulling van de ‘nieuwe wegen’ ? Krijgen de betrokken personen inspraak in het opleidingstraject (opleidingen op maat !) ? -Als er in de nabije toekomst blijkt dat er toch nog extra functies of personeel nodig zijn (verkeerde inschatting, bijkomende taken, etc. ) in hoever zal dit dan mogelijk zijn? M.a.w. hoe strict zal men zich aan het vooropgesteld schema houden, hoeveel speling is er? ANDERE -Wat is de meerwaarde van deze operatie? -Welke invloed zal ‘nieuwe wegen exploitatie’ hebben op de procedure ‘nieuwe wegen marketing’ ?

28 3. Vragen en antwoorden Hartelijk dank voor uw medewerking!