22/11/ Jaar Den Bell opendeurdag Privacyvragen bij gebruik nieuwe technologieën

Het gebruik van nieuwe technologieën brengt vaak privacyvragen met zich mee. Hierna volgen vragen bij het gebruik van : 1. Track & trace-systeem 2. Camera’s op werkplek of openbare plaatsen 3. Controle op mailverkeer en laptopgebruik Elke vraag wordt telkens gevolgd door: mogelijke antwoorden antwoord zelf meer informatie Privacyvragen

Track & Trace is een voertuigvolgsysteem dat data levert over het gebruik van een voertuig dat ingezet wordt in een bepaald proces, onrechtstreeks bevat dit systeem ook data over de medewerker (bijvoorbeeld hoe snel een medewerker met een voertuig rijdt, hoe lang een voertuig stilstaat en op welke plek) “Als leidinggevende merk je op uit de track & trace- gegevens dat een medewerker systematisch te snel rijdt met een stadsvoertuig. Wat doe je?” Track & trace: vraag

A.Je spreekt de medewerker er onmiddellijk op aan, het imago van de stad wordt hierdoor geschaad en de medewerker brengt andere weggebruikers in gevaar B.Je doet niets want persoonlijke informatie mag niet gebruikt worden C.Je gaat na of je in dit geval toch geen persoonsgegevens mag gebruiken want het imago van de stad en de veiligheid van andere weggebruikers staan op het spel Track & trace: keuze

A.Dit zou je eerste reflex kunnen zijn maar je zou de privacy van je medewerker kunnen schenden B.Privacy is zeker belangrijk maar in bepaalde omstandigheden mag je de persoonsgegevens toch gebruiken C.Dit kan als alle voorwaarden vervuld zijn en er goed over gecommuniceerd werd naar medewerkers en vakbonden bij de ingebruikname van het systeem, wat niet het geval is (zie ‘meer weten’). DUS:geen enkel antwoord lijkt te kunnen, doe je dan niets intussen? Track & trace: antwoord

Het arbeidsreglement van de stad en het OCMW stelt: “Personeelsleden die een bedrijfsvoertuig of een tablet ter beschikking hebben gekregen, vallen onder het toepassingsgebied van het reglement op de geolocatie. Dit reglement wordt opgemaakt door het college. De privacywetgeving is van toepassing en de registratie, de controle en het bijhouden van de verplaatsingsgegevens via ‘track-and- trace’ is enkel toegelaten voor zover voldaan is aan de principes van finaliteit, proportionaliteit en transparantie.” Het reglement op de geolocatie wordt binnenkort voorgelegd aan het college. Track & trace: meer weten

“Op de camerabeelden zie je als leidinggevende dat een medewerker tijdens het weekend aanwezig was op het werk terwijl die op dat moment nooit geacht wordt te werken. Wat doe je?” Camera’s op werkplek: vraag

A.Je spreekt de medewerker hierover onmiddellijk aan want je wil weten wat die daar op dat moment kwam doen B.Je doet niets want deze informatie mag niet gebruikt worden C.Je gaat na of je in dit geval toch geen persoonsgegevens mag gebruiken Camera’s op werkplek: keuze

A.Dit zou je eerste reflex kunnen zijn maar je zou de privacy van je medewerker kunnen schenden B.Privacy is zeker belangrijk maar in bepaalde omstandigheden mag je de persoonsgegevens toch gebruiken C.Dit kan als alle voorwaarden vervuld zijn en er goed over gecommuniceerd werd naar medewerkers en vakbonden vooraleer en bij de ingebruikname van het systeem (zie ‘meer weten’). Camera’s op werkplek: antwoord

Het arbeidsreglement van de stad en het OCMW stelt: “ Indien een dienst camerabewaking wenst toe te passen moeten de personeelsleden en het bestuur hiervan op de hoogte gebracht worden, niet alleen vooraleer men tot de installatie van de camera’s overgaat maar ook op het moment dat het systeem effectief van start gaat. Er moet duidelijk omschreven worden wat de reden is van deze camerabewaking. Camerabewaking op de werkvloer kan enkel als men daarmee een van volgende doelstellingen nastreeft en wanneer deze doelstellingen niet op een andere manier kunnen worden bereikt: –1. controle van de veiligheid en gezondheid van personeelsleden –2. als bescherming van de goederen van de onderneming –3. arbeidscontrole van de personeelsleden –4. controle van het productieproces zowel met betrekking tot de personeelsleden als de machines Camera’s op werkplek: meer weten

Er moet worden vermeld of deze camerabewaking tijdelijk of permanent is, op welke locatie deze camera's geïnstalleerd worden en hoe beelden al dan niet bewaard worden. Permanente camerabewaking voor arbeidscontrole is verboden. Inmenging in de persoonlijke levenssfeer van het personeelslid moet tot het minimum beperkt worden (proportionaliteitsbeginsel).” Camera’s op werkplek: meer weten

“Op camerabeelden zie je als leidinggevende dat een medewerker tijdens de huisvuilophaling bij een burger binnenstapt. Wat doe je?” Camera’s op openbare plaatsen: vraag

A.Je berispt deze medewerker onmiddellijk want hij overtreedt hierdoor gemaakte afspraken B.Je doet niets want deze informatie mag niet gebruikt worden C.Je gaat na of je in dit geval deze gegevens toch niet mag gebruiken Camera’s op openbare plaatsen: keuze

A.Dit zou je eerste reflex kunnen zijn, het opnemen en bekijken van camerabeelden is echter aan strikte voorwaarden onderworpen, waaraan in deze situatie niet werd voldaan (zie ‘meer weten’) B.Klopt en in deze situatie kunnen ze ook niet gebruikt worden C.Gezonde reflex om dit na te gaan maar het antwoord luidt neen in dit geval (zie ‘meer weten’) Camera’s op openbare plaatsen: antwoord

De wetgeving op camerabewaking en de privacywetgeving stelt: Het bekijken van de beelden van camera’s op openbare plaatsen in real time is uitsluitend toegestaan onder toezicht van de politiediensten. Het opnemen van beelden is uitsluitend toegestaan: –om bewijzen te verzamelen van overlast of van feiten die een misdrijf opleveren of schade veroorzaken –om daders, verstoorders van de openbare orde, getuigen of slachtoffers op te sporen en te identificeren Beelden die hiertoe geen bijdrage kunnen leveren mogen slechts één maand worden bewaard. Camera’s op openbare plaatsen: meer weten

Deze camerabeelden kunnen worden benut als bewijsmateriaal in een tuchtzaak: –Wanneer de politie op basis van de beelden een misdrijf, overlast of verstoring van de openbare orde vaststelt en deze in een PV zet en overmaakt aan de procureur. De procureur kan het bestuur op de hoogte brengen van het feit dat ambtenaren betrokken zijn in een misdrijf dat aan de uitoefening van hun ambt raakt en mogelijk een tuchtfeit uitmaakt. –Wanneer een GAS-ambtenaar op basis van de beelden een vaststelling doet van feiten waarvoor hij de bevoegdheid heeft om een PV op te stellen. Hij kan geen tuchtfeiten vaststellen wanneer deze geen overtreding inhoudt die beteugeld wordt met een GAS-boete. Zolang een inbreuk niet strafrechtelijk of administratiefrechtelijk kan worden vervolgd, is het dus niet mogelijk om camerabeelden te gebruiken in een tuchtdossier. Camera’s op openbare plaatsen: meer weten

“Je merkt op dat de laatste tijd overheidsopdrachten regelmatig worden toegewezen aan dezelfde aanbieder. Je weet dat een collega, die betrokken is in de toewijzing van deze opdrachten, bevriend is met de directeur van de firma in kwestie. Je wil echter zeker zijn vooraleer je een collega beschuldigt. Misschien kan het raadplegen van het mailverkeer van die collega iets opleveren. Wat doe je?” Controle mailverkeer en laptopgebruik: vraag

A.Je spreekt er je leidinggevende over aan en stelt voor om aan de IT-verantwoordelijke te vragen om het mailverkeer van je collega te controleren B.Je doet niets want je wil een collega niet verklikken en bovendien mag mailverkeer toch niet gecontroleerd worden C.Je spreekt er rechtstreeks je collega over aan Controle mailverkeer en laptopgebruik: keuze

A.Dit kan, het laten controleren van mailverkeer is echter aan strikte voorwaarden onderworpen, is daaraan voldaan? (zie ‘meer weten’) B.Mailverkeer kan wel gecontroleerd worden C.Dit kan je zeker doen, sowieso is het altijd beter om ook bij twijfel dit met iemand te bespreken Controle mailverkeer en laptopgebruik: antwoord

De telematicacode van de stad en het OCMW stelt: “Hoe worden mijn gedragingen gecontroleerd? De stad en het OCMW Antwerpen respecteren de privacy van de gebruiker. Daarom gaan ze in controles niet verder dan in verhouding nodig is voor het verwezenlijken van de beoogde doelstellingen: –de goede technische werking van de apparatuur en de verschillende systemen garanderen; –economische, financiële en andere belangen van de organisatie beschermen; –ongeoorloofde of lasterlijke feiten voorkomen. Om deze doelstellingen te verwezenlijken worden enerzijds op systematische wijze controles uitgevoerd op rekeningen van telefoon- en gsm-gebruik en wordt het - en internetgebruik anderzijds aan een onderzoek onderworpen indien misbruik of overtredingen vermoed worden.” Controle mailverkeer en laptopgebruik: meer weten

In de deontologische toetsstenen bij de telematicacode van de stad en het OCMW wordt vermeld: “Kan men mijn s lezen? Neen, dat kan niet, het lezen van een valt onder het briefgeheim. Enkel het gerecht kan hierom verzoeken en deze vragen worden ingewilligd. Wat wel kan en ook gebeurt is een controle op het verkeer. Wie heeft jou s gestuurd en naar wie heb jij s gestuurd? Ook dit gebeurt niet systematisch, maar enkel bij vermoeden van misbruik of fraude.” Controle mailverkeer en laptopgebruik: meer weten

De rechtspositieregeling van de stad en het OCMW stelt: “Titel 1.6 Toegang tot bestanden De stadssecretaris kan bij een ernstig vermoeden van een tuchtrechtelijk of strafrechtelijk feit aan een personeelslid met onderzoeksbevoegdheid de toelating verschaffen tot alle nodige informatie die wordt bewaard op of in telematicamiddelen of andere informatiedragers die de eigendom zijn van de stad en ter beschikking gesteld worden aan het personeel.” Controle mailverkeer en laptopgebruik: meer weten

Om personeelsleden bewust te maken van het feit dat controle in bepaalde omstandigheden kan, verschijnt bij het opstarten van computers telkens als beginscherm de volgende boodschap: “Het gebruik van deze pc wordt geregeld in de gedragscode telematica. Het management behoudt zich het recht voor om, op basis van ernstige overwegingen, de inhoud van deze pc te controleren.” Controle mailverkeer en laptopgebruik: meer weten