Projectgroep EVS Ziekenhuis Amstelland Digitalisatie van het medicatieproces: Van Pilot… …naar Implementatie! Projectgroep EVS Ziekenhuis Amstelland

Doelstelling: Van hier…..: Naar daar…:

Of anders…: Van klassiek: (‘oud’) Naar modern: (‘nieuw’)

Wat is de aanleiding: Intentie Medische Staf (digitaal EPD) Besluit Raad van Bestuur VMS-thema ‘Medicatie-overdracht’ Verbeteren medicatieveiligheid! 2010: 34% VIM’s = medicatiefout Voorschrijven: 23% Toedienen: 40% Veel transmurale fouten (opname/ontslag) IGZ: per 01-2013 = EVS verplicht!

IGZ : EVS verplicht per 01-01-2013 Hoofdinspecteur van der Wal: ‘Het is zeer risicovol om een geneesmiddel voor te schrijven zonder hulp van een geautomatiseerd systeem, dat direct de interacties met andere geneesmiddelen en mogelijke overgevoeligheidsreacties signaleert. Dat is onnodig gevaarlijk en niet langer verantwoord. Daarom gaat de inspectie vanaf 1 januari 2013 handhaven.’

Voordelen EVS (1): Voor de arts: Inzicht totale medicatie (incl. historie) Dossier centraal beschikbaar Directe melding van bewakingssignalen, inclusief intoleranties en overgevoeligheden Apotheek-assortiment inzichtelijk Persoonlijk assortiment voorhanden bij invoer Behandelplannen mogelijk!

Voordelen EVS (2): Voor de apotheek: Verbetering medicatieveiligheid: Leesbaar, volledig en geautoriseerd recept Recepten beter traceerbaar Bewakingssignalen direct aan voorschrijver gemeld Beter dossierbeheer mogelijk door apotheek: Gegevens vastgelegd in 1 bronsysteem Medicatiebewaking ook voor poliklinische patiënten en in dagbehandeling (oncologie!) Verbeteringen in logistiek mogelijk: Na voorschrijven leverende locatie inzichtelijk Voorraadbeheer wordt transparanter logistiek van producten naar logistiek van informatie ‘Closed-loop’: traceerbaar van inkoop tot toediening

Voordelen EVS (3): Voor de verpleging: Direct inzage in voorgeschreven medicatie (tijd- en plaats-onafhankelijk) Onderdeel digitaal verpleegkundig dossier Inzage laatst toegediende medicatie (ETR) Controle op evt. vergeten toedieningen Verantwoordelijkheid beter inzichtelijk Inzage aanwezigheid medicatie Aanwijzingen direct bij geneesmiddelen

Beleid EVS/ETR (1): Verantwoordelijkheden voorschrijver: Onderhoud Medicatiedossier via EVS Voorschrijven recepten (start/stop/wijzigen) Fiatteren recepten (ongeplande toedieningen) Bewakingssignalen beoordelen Therapie evalueren + bijstellen Heldere communicatie apotheek/verpleging Doelmatig voorschrijven: formulariumbeleid/-afspraken opstellen goedkoop als dat kan, tenzij…

Beleid EVS/ETR (2): Verantwoordelijkheden apotheek: Controle van ingevoerde recepten Juiste product op juiste plek voor juiste patiënt Aanvullende signaalafhandeling (op maat) Dossie-beheer: houden van het totaaloverzicht Terugkoppeling aan voorschrijver Bereiding/VTGM van geneesmiddelen Juiste levering van geneesmiddelen: Afleveren ontbrekende medicatie aan afdeling Uitzetten van medicatie op afdeling Inkoop & assortimentsbeheer geneesmiddelen Opname-/ontslagbegeleiding via ASP

Beleid EVS/ETR (3): Verantwoordelijkheden verpleging: Toedienen van medicatie Toezien op juiste inname + voorlichten Observeren van effecten Terugkoppeling aan arts voor evaluatie

Praktische planning 2012: Per 24 september 2012: Per Q4 2012: Klinisch voorschrijven met EVS Toedienregistratie door verpleging via ETR Apotheekprocessen her-ontwerpen Per Q4 2012: Poliklinisch voorschrijven Geheel digitaal medicatiedossier

Huidige stand van Zaken: Pilot Interne Boven: loopt sinds 2 februari 2012 Voorschrijven: gaat voorspoedig! vrijwel geen incidenten sinds start nieuwe artsen geschoold tijdens introductie voorschrijf-/apotheekproces efficiënter ontslagtraject verbeterd door werken met EVS verpleging ‘worstelt’ met papieren deellijst huidige werkwijze ongeschikt voor uitrol

Vertraging uitrol door….: Implementatie toedienregistratie (ETR): Projectgroep: voorwaarde bij start EVS! Implementatie ETR vereist: extra licenties Klinicom nieuwe deelwagens met draadloze netwerkverbinding scanners patiënt-/geneesmiddel identificatie scholing verpleging in gebruik ETR-module Probleem: financieringsmogelijkheden Beheer SAP-gegevens (= bron EVS) ICT-infrastructuur (mn. technisch beheer) In rood: de belangrijkste bottle-necks voor praktische uitrol ETR/EVS

Concrete planning ETR: Doelstellingen voor Juli 2012: pilot klaar! Testen Medi-COWS + scanners (nu) Implementatie ETR op Interne Boven (nu) Afschaffen papieren deellijst Interne Boven (25/7) Evalueren digitale werkwijze ETR (lopend; 25/7 af) Key-users IBOV aanstellen t.b.v. uitrol ETR Voorbereidingen treffen voor uitrol ZHA!

Korte demo EVS + ETR:

Taken van de afdeling: IMPLEMENTEREN ETR-MODULE: Aanstellen key-users op afdelingen Risico’s afdelingen inventariseren (PRI) Scholing in gebruik ETR-module Borging afgestemde werkwijze Inwerken nieuwe medewerkers Input evaluatie ETR-module Optimalisatie medicatieproces

Wat biedt de apotheek: Beheersfunctie ETR/EVS: Beheer EVS-/ETR-systeem (inhoud/users) Helpdesk EVS/ETR (géén ICT-fouten!!!) Scholing EVS-gebruikers Beschikbaarheid scholingsmaterialen: Afgestemde werkwijze(n) ziekenhuisbreed E-Learning module (zie Projectpagina EVS) Casuistiek EVS/ETR in specifieke situaties Reguliere evaluatie EVS-/ETR-systeem Verdere optimalisatie medicatieproces

HOE GAAN WE SAMEN DIT VARKENTJE WASSEN…..??

Waarom zijn we samen…? Voorstel voor Plan van Aanpak: Werkgroep EVS-ETR per afdeling(?): Voorschrijver(s), verpleging, apotheek, José Scholing ALLE verpleegkundigen: Wie? (key-users aanstellen!) Hoe? (‘stage’ op Interne Boven!) Wanneer? (per week 1!) Scholing ALLE artsen (taak apotheek) Werkwijze artsen/verpleging vaststellen Risico’s per afdeling inzichtelijk krijgen Patientbewegingen inzichtelijk krijgen Voorschrijf, toedien- en overdrachtmomenten

24 September LIVE…! OF COURSE WE CAN..! Project-/pilotgroep EVS: Peter Schreurs, Care4ICT (projectleider) Margriet Adriaanse/José Spelberg, afdelingsmanagers Niek Westenberg, implementatiemanager Hi-Systems Nelleke Buur/Judith Swart, apothekers-assistenten Werkgroep ETR Interne Boven Peer de Graaf, ziekenhuisapotheker