Aan de slag met Innovatieve ArbeidsOrganisatie door Dominique Van den Putte zaakvoerder, Duva door Joost Van Driessche algemeen directeur, PvO (www.pvo.be) senior consultant innovatieve arbeidsorganisatie, Flanders Synergy (www.flanderssynergy.be)

Doel

Inspireren Wat bedoelen we met innovatief organiseren? Waarom anders organiseren? Hoe starten? Bewuste, strategische keuze Integrale impact op de organisatie

Arbeids-organisatie?

het werk (de “arbeid”) in een organisatie is verdeeld Met Arbeidsorganisatie bedoelen we… de manier waarop het werk (de “arbeid”) in een organisatie is verdeeld

een organisatie die arbeids-productiviteit & -kwaliteit Een Innovatieve ArbeidsOrganisatie is … een organisatie die arbeids-productiviteit & -kwaliteit verzoent met mekaar

Waarom nu?

Hoe het begon?

het « best » … het meest efficiënt? Hoe organiseren we ons het « best » … het meest efficiënt? Aanbod gestuurd Massa productie Serie productie Lokale concurrentie Lange product life cycles …

Traditionele staf-lijnstructuur operatie uitvoeren staf- en hulpdiensten: regelen en ondersteunen management afdelingschefs hoofd operaties afdelingschefs voor-berereiding fin. admini-stratie ICT planning kwaliteit HRM operatie 10

Kenmerken functionele organisatie

Verder in de tijd

Groeiende verwachtingen van organisatie en mens Efficiëntie Kwaliteit Flexibiliteit Duurzaamheid Wendbaarheid Pro-Sumer Service Innovatie Op hun tocht, maar ook op de tocht van vele collega’s en organisaties, … werd er door de jaren heen meer en meer verwacht. Het startte met een grote focus - Efficientie - Nadien kwam het belang van kwaliteit er bij – dit is een er boven op - Flexibiliteit - Innovatie - Service - Duurzaamheid Én én én 1960 1970 1980 1990 2000 2010 2015 …

EN een andere context Daling actieve bevolking War of talent Vergrijzing Mondialisering Snelheid van technologische ontwikkelingen Dalende productlevenscycli Toegenomen « agressiviteit » van concurrenten Digitaliseren (makkelijk, snel informatie ter beschikking), digital native …

Hoe organiseren we ons? 15

En nu?

Organisatie knipperlichten Moeizame communicatie LEIDERSCHAPSTIJL

Organisatie knipperlichten « SNIF » ONDUIDELIJKE VERANTWOORDELIJKHEDEN Complexe processen « oplossen » door overleg INTERPERSOONLIJKE SPANNINGEN

Organisatie knipperlichten STRESS VERZUIM BURN-OUT

Vandaar …

VRAAG? ONS ANTWOORD? Uitdagingen jaren ‘60 Traditioneel organiseren Uitdagingen NU Nieuwe organisatie vormen Innovatie Arbeidsorganisatie Traditioneel organiseren

WAT BIEDT IAO?

Wat biedt “Innovatieve” AO? Ontwerpmethodiek voor uw organisatie Principes bij het ontwerpen & tools ter ondersteuning

“Samen slimmer werken in een aangepast kader” Met als doel … Arbeidsproductiviteit én –kwaliteit verzoenen & verbeteren Slagvaardige, wendbare organisaties “Samen slimmer werken in een aangepast kader”

Ontwerp- methodiek

WAAROM? VISIE PROCES-SEN MACRO LEIDER-SCHAP STRUCTUUR MICRO TEAM Mobiliseren van mensen LEIDER-SCHAP Inrichten van de organisatie MICRO STRUCTUUR TEAM INDIVIDU & CULTUUR SYSTEMEN

WAAROM? VISIE PROCES-SEN MACRO LEIDER-SCHAP STRUCTUUR MICRO TEAM Noodzaak: dwang & drang WAAROM? VISIE PROCES-SEN Richting bepalen MACRO STRUCTUUR Organisatie & Omgeving bouwen LEIDER-SCHAP MICRO STRUCTUUR TEAM Teams bouwen INDIVIDU & CULTUUR Borgen via SYSTEMEN

Aandacht! Volgorde van het stappenplan is vast Aanpak is universeel Een organisatie ontwerp je bewust Werken vanuit een integrale benadering Intensiteit per fase & verloop is wisselend

Wat bedoelen we met Integraliteit

Praktijkvoorbeeld “integraliteit” Activiteiten: opleidingen Proces & organisatiestructuur: Recruitment Projecten Sales Klant Team Team Team Groepsopleiding via HR & Individuele coaching via deelnemer 1 deelnemer 2 deelnemer 3 …

“Onze projectleiders WAAROM? vallen uit na 2 jaar?” VISIE PROCES-SEN “STRESS” & “BURN-OUT” VISIE PROCES-SEN MACRO STRUCTUUR LEIDER-SCHAP MICRO STRUCTUUR TEAM INDIVIDU & CULTUUR SYSTEMEN

Recruitment Projecten Sales Klant Team Team Team EVALUATIE Recruiter(s) Verkoper HR INTAKE & MAKEN AFSPRAKEN OFFERTE & MAKEN AFSPRAKEN Trainer 1 Trainer 2 Trainer 3 Trainer 4 … Trainer 100

Recruitment Projecten Sales Klant Team Team Recruiter Verkoper Team Trainer 1 Trainer 2 Trainer 3 Trainer 4 … Trainer 100 Groepsopleiding via HR & Individuele coaching via deelnemer 1 deelnemer 2 deelnemer 3 … Klachten? Locatie? Wijziging? Info onvolledig?

Kantelen van de organisatie Recruitment Projecten Sales Klant Projectleider TEAM Projectleider Projectleider TEAM

Kantelen van de organisatie Recruitment Projecten Sales Klant Projectleider TEAM Projectleider Projectleider Een tevreden klant & verkoper! TEAM

Een aantal … Principes & tools

Principe: horizontaal organiseren volgens het (primaire) proces “het kantelen van de organisatie”

Productie opbouw Productielijn Drager PVC Inkten Dessin Walsen Afgewerkt product 8 productielijnen, maar allemaal sterk verschillend van elkaar origineel 4 personen per lijn, 4 functies per lijn 4-ploegenstelsel met vaste nacht en overbruggingsweekendploeg

Productie opbouw … Lijn 1 Team Team Team Team “Vroeg” “Laat” “Nacht” “WE” Lijn 1 Lijn 2 Lijn 3 … Lijn 8

Van ploeg naar team … Team Lijn 1 Team Lijn 2 & 3 Team Lijn 8 Lijn 1 Vroeg Laat Nacht Weekend Lijn 1 Team Lijn 1 Lijn 2 Team Lijn 2 & 3 Lijn 3 … Lijn 8 Team Lijn 8

Resultaten Van 4 naar 3 medewerkers per lijn (slimmer werken), dankzij verhoogde flexibiliteit Meer engagement, betrokkenheid en initiatief Omsteltijd reductie (tijd tussen 2 runs) Rollen afval per run 2 keuze %

Principe: streven naar actieve jobs

Motivatie & leermogelijkheden Model van Karasek Motivatie & leermogelijkheden Vrijblijvend werk Uitdagend Werk Actieve jobs Regelmogelijkheden = mogen x kunnen Saai werk Slopend werk Model van Karasek Regelmogelijkheden Regelcapaciteit (taakeisen) Stressrisico’s Taakeisen

Motivatie & leermogelijkheden Model van Karasek Motivatie & leermogelijkheden Vrijblijvend werk Uitdagend Werk Actieve jobs Regelmogelijkheden = mogen x kunnen Saai werk Slopend werk Model van Karasek Regelmogelijkheden Regelcapaciteit (taakeisen) Stressrisico’s Taakeisen

Motivatie & leermogelijkheden Model van Karasek Motivatie & leermogelijkheden Vrijblijvend werk Uitdagend werk Regelmogelijkheden Saai werk Slopend werk Model van Karasek Regelmogelijkheden Regelcapaciteit (taakeisen) Stressrisico’s Taakeisen

Principe: Versterken van inspraak en autonomie Principe: Besluitvorming op de juiste plaats ⇓ ⇓

Principe: Multidisciplinaire teams als hoeksteen van de organisatie

Een aantal principes Horizontaal organiseren volgens het (primaire) proces Streven naar actieve jobs Besluitvorming op de juiste plaats Versterken van inspraak en autonomie Multidisciplinaire teams als hoeksteen van de organisatie

(ZELFSTURENDE) TEAMS

Wat is een ZST?

TEAMS MET NODIGE AUTONOMIE, INSPRAAK & BESLISSINGSBEVOEGDHEID

Wie zit in een team?

WAAROM? VISIE PROCES-SEN MACRO STRUCTUUR LEIDER-SCHAP MICRO STRUCTUUR TEAM INDIVIDU & CULTUUR SYSTEMEN

VAN MACRO NAAR MICRO !!

Microstructuur Verkoop proces met « management » Verkoop proces met medewerkers

Microstructuur Teamleden Teamtaken Proces in de tijd

Microstructuur Teamleden Teamtaken Proces in de tijd

Starten met ZST

Werkingsmodel voor team Vakmanschap 4 3 2 1 Resultaatgericht werken Organiserend vermogen Samenwerken

Vakmanschap 4 3 2 Kernopdracht & doelen 1 Resultaatgericht werken Organiserend vermogen Samenwerken

Definieer kernopdracht & gezamenlijke doel(en) Van organisatie-doelstellingen naar team doelen

Vakmanschap 4 3 2 1 Resultaatgericht werken Organiserend vermogen Opstarten- teamoverleg Samenwerken

Vakmanschap 4 3 2 1 Resultaatgericht werken Organiserend vermogen Verantwoordelijkheid, regels & afspraken Samenwerken

Streefdoel met leiding Organisatieniveau Regelvermogen Management en centrale staf Teamleiders en lokale staf Zelfsturende teams VERNIEUWEN PROJECTMATIG VERBETEREN CONTINU VERBETEREN OPERATIE

Wie neemt de dagdagelijkse coördinatie over?

Coördinatie binnen een team: Sterrol planning werkverdeling vakantie leveranciers financieel budgetbewaking voorbereiding werkmethode werkinstructies tooling kwaliteit controle werkprocedures Vaktechnische begeleiding personeel opleidingen teamoverleg ziekteverzuimbegeleiding

Coördinatie tussen teams STAF KWALITEIT TEAM 2 KWALITEIT TEAM OVERSCHRIJDEN OVERLEG TEAM 1 TEAM 3 TEAM 4

Vakmanschap Fleximatrix 4 3 2 1 Resultaatgericht werken Organiserend vermogen Samenwerken

Voorbeeld Fleximatrix

Vakmanschap 4 3 2 1 Resultaatgericht werken Organiserend vermogen Teambord Samenwerken

Vakmanschap 4 3 2 1 Resultaatgericht werken Organiserend vermogen Teamcharter Samenwerken

Vakmanschap 4 3 2 1 Resultaatgericht werken Organiserend vermogen TEAM KPI’s Samenwerken

Stap voor stap

Een ontwikkeling in fasen open team team Mate van zelfsturing groep Fase 4 op eigen initiatief verbeteren ondernemerschap externe relatie Fase 3 groepsautonomie teambuilding budget resultaatverant- woordelijkheid bundeling individuen voorbereiden Fase 2 integratie regel- taken afspraken staf- lijn Fase 1 taakroulatie taakverbreding werkoverleg Werkafspraken Fase 0 bepalen taakdomein regeldomein Groepsgrootte tijd

Een ontwikkeling in fasen VOOR HET TEAM, … OOK VOOR DE LEIDER!

Impact

Uit realiteit … Productiviteit blijft gelijk of stijgt in een stabielere omgeving “Omkadering” daalt in aantal FTE’s => heroriënteren Kwaliteit verbetert Betrokkenheid verhoogt Absenteïsme, ziekteverzuim, risico op stress daalt

Om mee te nemen

Aan de slag met “IAO” Integraal & “bewuste aanpak” Vraagt tijd & inspanning Het werkt!

Interesse?

“Aan de slag met Innovatieve Arbeidsorganisatie” Sociale economie Industrie Zorg Voeding “Anders organiseren” “Organisatiescan” “Aan de slag met Innovatieve Arbeidsorganisatie” Joost Van Driessche 0475 35 25 72 joostvandriessche@pvo.be

Naar de praktijk

Voorstelling DUVA Duva werd opgericht in 1991, sinds 2009 overgenomen DUVA is een ambachtelijke producent van gereputeerde Belgische chocolade delicatessen met fruit, die de internationale en nationale chocolatiers en verdelers de mogelijkheid biedt om zich te differentiëren. DUVA is een niche speler binnen de chocolademarkt door het aanbieden van zeer gespecialiseerde producten. DUVA richt zich op partnerships met de grote producenten binnen de sector. Gemotiveerd team van 9 mensen Zeer sterk groeiend DUVA is een ambachtelijke producent van gereputeerde Belgische chocolade delicatessen met fruit. die de internationale en nationale chocolatiers en verdelers de mogelijkheid biedt om zich te differentiëren Duva creates delicious chocolate moments By creating delicious moments around the world, Duva wants to become a world leader in Belgian-made premium specialty chocolates.

DUVA is een ambachtelijke producent van gereputeerde Belgische chocolade delicatessen met fruit. die de internationale en nationale chocolatiers en verdelers de mogelijkheid biedt om zich te differentiëren Duva creates delicious chocolate moments By creating delicious moments around the world, Duva wants to become a world leader in Belgian-made premium specialty chocolates.

VISIE By creating delicious moments around the world, Duva wants to become a world leader in Belgian-made premium specialty chocolates. MISSIE Duva creates delicious chocolate moments. Every time you enjoy a Duva chocolate, it should create a moment of mindful enjoyment and pure pleasure. With our Choc-O-Fruits brand, Duva makes this happen by combining premium Belgian chocolate with carefully selected fruits. Een team van 9 mensen (7 in productie + 2 administratie)

De aanzet tot innovatieve arbeidsorganisatie Twijfels over competenties leidinggevende productie Volgend gedrag maar weinig pro-actief gedrag, daarbij zaakvoerder niet voortdurend aanwezig Behoefte om eigen tijdsbesteding meer onder controle te krijgen Vanuit sterke groei, behoefte om team ineens op de juiste manier te organiseren en niet te corrigeren binnen x aantal jaar Zelfreflectie – nood aan objectieve feedback

STAP 1: Team opstarten 1 team = 8 medewerkers (8 arbeiders + 1 bediende) 1 kernteam = 3 medewerkers Proces optimalisatie : methodiek van het verbeteren Systematische kennisborging Belang van communicatie

STAP 2 : introduceren van team-overleg sdv Plaatsen van een teambord Iedere dag 5min max 10min aan het bord komen Agenda: evaluatie productie hoeveelheid, verlies, kwaliteit, planning

STAP 3 : Strategie oefening Doelstelling van de groeistrategie Wat is de strategische context van DUVA Wat is de waardediscipline van DUVA Segmentatie Welke segmenten zijn de focus segmenten voor de groei (Product-markt analyse) SWOT analyse van DUVA Misie en Visie van DUVA

STAP 4 : Starten met opmaak van een flex-matrix 20/02/2015   regeltaken opstart C/P lijn krieken uitleggen opleggen krieken afnemen krieken Afregelen C/P lijn opkuis C/P lijn dagelijks onderhoud grillebanden preparatie eigen fondant verpakken Cerisettes dextroseren orangettes/gember/mandarijnen/vijgen opleggen orangettes/gember/mandarijnen/vijgen afnemen spritsen dippen OSLD/LSLD dippen PP verpakken OSLD/LSLD verpakken PP gember uitleggen gember opleggen gember afnemen lotcodes opstellen registratie gebruikte grondstoffen picking labels maken + afdrukken Ontvangst transporteur grondstoffen Beheer en onderhoud voorraad grondstoffen Beheer en onderhoud voorraad krieken Ontvangst transporteurs vertrekkende goederen Beheer en onderhoud voorraad afgewerkt product rijden heftruck pallet wikkelen sealen smeltketel bijvullen metaaldetector testen chocolade veranderen op Sollich chocolade veranderen op TM 80 1&2 verpakkingen cerisettes lijn klaar leggen verpakkingen enrobeerlijn klaar leggen verpakkingen Diplijn klaar leggen Herstellen grilleband herverpakking in overkartons herverpakken GVP TM 80 1 opzetten & afzetten TM 80 2 opzetten & afzetten Sollich opzetten en afzetten Chocovit opzetten en afzetten koeltunnels aanzetten & afzetten compressoren aan & afzetten band afblazen machines bijvullen met chocolade onderhoud TM 80 1 onderhoud TM 80 2 Kuisen Sollich onderhoud transportbanden stock registratie afvalregistratie C/P lijn afvalregistratie enrobeerlijn afvalregistratie diplijn registratie dagproductie C/P lijn registratie dagproductie enrobeer lijn registratie dagproductie dip lijn temperatuur registratie stock afg product temperatuur registratie productie vuilbakken ledigen + proper houden afwasbak reinigen band afspuiten Jean-Luc 5 2 3 Carlo 1 Tiny Justyna Ola Karolina Valentina Marilyn Dominique bereikt 3/4/5 6 7 nodig 4 Flex score ( % ) 25% 150% 125% 50% 175% 75%

BESLUIT De medewerkers voelen zich gerespecteerd De medewerkers voelen zich goed in hun vel De medewerkers voelen zich betrokken, voelen zich belangrijk De medewerkers werken in team Verbeterde flexibele inzetbaarheid Teamoverleg en rapportage geeft tastbare tools voor opvolging vanuit management

Vragen?