Integriteitconferentie IPO Workshop 3 Persoonlijke integriteit: een nieuw HRM-instrument 8 november 2006 Frank Petit Provincie Limburg

Integriteit, twee invalshoeken  Organisatie- en procesbenadering (functiescheiding, procesarchitectuur, controle, regelingen). Belangrijke invalshoek, via quickscan snel lacunes opsporen (o.a. SAINT).  Persoonlijke oriëntatie van bestuurders, managers en medewerkers. Kurk waarop integriteit drijft, moeilijker te ‘regelen’, houdings- en gedragscomponent.

Deze workshop gaat over de persoonlijke oriëntatie  Vooropgesteld: meeste bestuurders, managers en medewerkers weten heel goed wat kan en niet kan en houden zich daaraan!  Daar waar het mis gaat onderscheid in  Stommiteit  Onderschatting van integriteitnorm  Corruptie of fraude

Stommiteiten  In 65% van de gevallen waar het mis gaat betreft het een stommiteit, waarbij betrokkenen zich hebben laten verleiden en geen link leggen met integriteit (te hoge kilometerdeclaraties, wandelschoenen, voetbalwedstrijd). Oplossing: zorg dat de normen in kwetsbare situaties expliciet worden gemaakt, en geef een beoordelingskader mee.

Gebrek aan inzicht  In 25% van de gevallen waar het mis gaat wordt het integriteitaspect onderschat (gebrek aan inzicht, awareness) (advieswerkzaamheden in vrije tijd voor klant van de provincie, meenemen van afval, deelname reizen). Oplossing: Inzicht vergroten in risico’s die samenhangen met de eigen functie en geef een beoordelingskader mee.

Fraude en corruptie  In 10% van de gevallen is er sprake van corruptie of fraude met het oogmerk zichzelf of anderen te verrijken (25 miljoen weg bij OCW). Oplossing: Voorkomen via organisatie- en procesbenadering, controle en handhaving. (Geen onderdeel van deze workshop).

Verantwoordelijkheid werkgever  Werkgever heeft een belangrijke (wettelijke) verantwoordelijkheid om medewerkers te wijzen op risico’s in het werk, waaronder risico’s die verband houden met integriteit.  Daarmee kan bijna 90% van niet-integer handelen worden voorkomen (als gevolg van stommiteit en gebrek aan inzicht).

Inzoomen op de dagelijkse praktijk  Integriteit vaak ver van mijn bed-show  Voor zover het dichtbij komt (eed of belofte) weerstand of formele noodzaak  Weinig zicht op risico’s die met de eigen functie samenhangen  Daardoor stommiteiten en uitglijders vaak met onevenredig grote consequenties

Vraagstelling  Kunnen we een werkwijze of instrument ontwikkelen waarmee we integriteit dichter bij de dagdagelijkse praktijk brengen ?

Voorwaarden  Er moet een directe link met de eigen functie of het eigen werk zijn  Medewerker en leidinggevende moeten er gezamenlijk bij betrokken zijn  De essentie is het vergroten van inzicht in integriteitrisico’s bij het eigen werk  Er moeten aanknopingspunten worden geboden om risico’s te verkleinen

Het antwoord  Een instrument ter bepaling van de kwetsbaarheid van de eigen functie regionale werkgroep Integriteit, gemeenten Kerkrade, Heerlen, Maastricht, Sittard- Geleen, Valkenburg ad Geul en de provincie Limburg

Een instrument met vier functies 1. Inzicht in integriteitrisico’s in eigen functie bij medewerker en leidinggevende 2. Treffen van maatregelen bij gebleken integriteitrisico’s 3. Aanzet voor selectie-eisen bij vacaturevervulling 4. Bepalen van de noodzaak tot screening van (toekomstige) functiehouders

Het instrument  Bij de samenstelling van het instrument zijn acht hoofditems geselecteerd op het terrein van integriteit.  Per hoofditem zijn drie tot zes vragen geformuleerd waarmee het item kan worden geanalyseerd in relatie tot de eigen functie.  Per onderdeel wordt de mate van kwetsbaarheid vastgesteld (niet mathematisch).

De mate van kwetsbaarheid  Normale kwetsbaarheid: geen specifieke kwetsbaarheid op het betreffende onderdeel. Met de regulier maatregelen, aandacht, controle en de basale persoonlijke integriteit worden de risico’s beperkt. Het afbreukrisico is beperkt

De mate van kwetsbaarheid  Bijzondere kwetsbaarheid: met specifieke maatregelen, aandacht en controle kan de kwetsbaarheid worden beperkt, maar de persoonlijke invulling door de functiehouder is een kritische factor. Er is een zeker afbreukrisico.

De mate van kwetsbaarheid  Een grote mate van kwetsbaarheid: de persoonlijke invulling door de medewerker is dé kritische factor. Met maatregelen en specifieke aandacht en controle kunnen de risico’s slechts in beperkte mate worden beheerst. Het afbreukrisico is groot.

De acht hoofditems  Toegang tot vertrouwelijke informatie  Mogelijkheden bedrijfsgegevens te manipuleren  Toekenning van middelen  Omgaan met geld, declaraties en eigendommen  Afhankelijkheid van beoordeling/advies medewerker  Onderhandelingsruimte en vrijheden binnen de functie  Bestuurlijk-ambtelijke samenwerking  Netwerken

Een voorbeeld: Manipuleren van gegevens  Is er een mogelijkheid om gegevens, die binnen de organisatie beschikbaar zijn, te manipuleren?  Is er sprake van ongeclausuleerde en laagdrempelige toegang tot de betreffende gegevens?  Bestaat de mogelijkheid om dat risicoloos (zonder kans op ontdekking) te doen?  Ontstaat er een veiligheidsrisico als de gegevens worden gemanipuleerd?  Is het bestuurlijk afbreukrisico groot als manipulatie wordt ontdekt?

Ervaringen met het instrument De eerste ervaringen 80% van de medewerkers en leidinggevenden geven aan dat het instrument bruikbaar tot zeer bruikbaar is; Betrokkenheid van de leidinggevende wordt als belangrijk ervaren (klankbord en commitment); Het instrument wordt als uitnodigend ervaren en levert weinig balast op. Suggestie van deelnemers -> maak het onderdeel van het jaargesprek; Het instrument is vooral bruikbaar bij functies waarin sprake is van kwetsbaarheden.

Voorwaarden voor introductie De belangrijkste voorwaarden voor de introductie van het instrument zijn: Er moet al een zekere basis zijn om over Integriteit te praten De context moet helder worden neergezet: de functie en niet de persoon staat centraal Het instrument moet worden ingezet als onderdeel van een breder pakket

Doorontwikkeling  Met behulp van dit instrument vaststellen welke functies een grote mate van kwetsbaarheid kennen: functies met een ‘vertrouwelijk karakter’  Vertalen van kwetsbaarheid naar functie-eisen  Screening van kandidaten voor functies met een vertrouwelijk karakter (integriteittoets)

Functies met een vertrouwelijk karakter  Vier criteria doorslaggevend:  Toegang tot vertrouwelijke informatie (1)  Toekenning van middelen (4)  Onderhandelingsruimte binnen de functie (6)  Netwerken (8)  Criteria die in deze combinatie bij uitstek betrekking hebben op de externe component  Score ‘zeer kwetsbaar’ op deze vier criteria, dan sprake van functie met vertrouwelijk karakter, waarvoor integriteittoets

Quickscan (nagekomen)  Inzicht in risico's is het begin van een succesvolle aanpak  Een quickscan geeft de manager snel inzicht in ‘borging’ van integriteit in zijn werkprocessen  Aan de hand van 10 issues bepaalt de manager zelf de risico’s  Aan de hand van de quickscan-issues kunnen direct maatregelen worden getroffen

Twee voorbeelden  Inzicht in integriteitrisico’s van het werkproces  Beschikt u over een actuele risico-inventarisatie  Hebben medewerkers u het afgelopen jaar op risico’s geattendeerd  Hebt u afgelopen jaar zelf risico’s in de uitvoering van het proces gesignaleerd  Nevenwerkzaamheden  Hebt u een actueel overzicht van nevenwerkzaamheden van uw medewerkers  Zijn er afspraken over het melden van financiële belangen

Interessante links   