HR netwerk Infosessie 28 05 2004

Aanleiding en doel infosessie Brief van Minister-president en Ambtenarenzaken (5 Feb ‘04) Beter Bestuurlijk Beleid Grotere responsabilisering Verantwoordelijkheid interne controle  lijnmanagement Doel van deze infosessie: Ondersteunen lijnmanager bij uitbouw interne controle systeem Creëren van bewustwording in organisatie Toelichting aanpak van Interne Audit

Opbouw presentatie Korte voorstelling van Interne Audit Toelichting interne controle-organisatiebeheersing Rol van Interne Audit bij uitbouw van interne controle Leidraad organisatiebeheersing Sterkte-zwakteanalyse

definitie en begrippen I. Interne Audit definitie en begrippen

Oprichting Interne Audit Regeerakkoord Vlaamse regering (13/7/1999) Effectieve oprichting: 3 besluiten van de VR 8/9/2000 Operationeel sedert september 2001

Oprichting Interne Audit I.k.v. BBB: Kaderdecreet art. 34 IVA sui generis Nieuwe naam: Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) Besluit definitief goedgekeurd door VR 16/04/2004 incl. twee amendementen: exclusief opvolging en evaluatie van de beheersovereenkomsten rapport enkel aan geauditeerde, hiërarchisch overste en opdrachtgever

Missie Interne Audit wil: een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner zijn van het management, bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico’s, teneinde een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, kwaliteitsvolle en ethische organisatie.

Onafhankelijke partner Ressorterend onder de Vlaamse regering Auditcomité: Leden: 7 (4 onafhankelijken, inclusief voorzitter) Bevoegdheden: Adviseren Vlaamse regering m.b.t. domeinen interne controle Waken over efficiëntie en effectiviteit auditproces Jaarlijks verslag aan Vlaamse regering

Objectieve partner In hoofde van de medewerkers van interne audit: Geen operationele bevoegdheden Geen belangenconflicten Onbevooroordeeld Qua methodologie: Risicoanalyse als basis voor auditplanning  4 risiofactoren: 1° Strategisch belang 2° Materialiteit 3° Controlerisico 4° Wijzigingen Werken volgens internationale standaarden,….

Bekwame partner Competenties: Globaal en individueel opleidingsplan Certificatie interne audit: manager -en senior- auditors stimulatie voor alle medewerkers Continue opvolging ontwikkelingen binnen de organisatie Methodologie: werking volgens: (Internationaal) aanvaarde standaarden Eigen handboek Externe evaluatie werking IA: minstens om de 5 jaar

Partner v/h management Actueel: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Vlaamse Wetenschappelijke instellingen (5) Vlaamse Openbare Instellingen: 19 van Cat A 33 van Cat B of ‘sui generis’ BBB: 13 beleidsdomeinen: Departement en MOD IVA met of zonder rechtspersoonlijkheid Publiekrechtelijke EVA’s

Missie Interne Audit wil: een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner zijn van het management, bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisato-rische risico’s, teneinde een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, kwaliteitsvolle en ethische organisatie.

Taakstelling-aanbod Evaluatie v/h intern controlesysteem via: Operationele/organisatie audit Financiële audit Compliance audit IT-audit Europese Structuurfondsen Ad hoc-opdrachten Administratieve onderzoeken Geïntegreerde audit 60 % van de tijd 25 % van de tijd

Organigram Werkterrein

Missie Interne Audit wil: een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner zijn van het management, bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico’s, teneinde een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, kwaliteitsvolle en ethische organisatie.

Toelichting interne controle-organisatiebeheersing

Wat is interne controle? Interne controle is een samenstel van maatregelen, vervat in de verschillende bedrijfsprocessen, uitgebouwd door het management om redelijke zekerheid te bekomen omtrent: bereiken van de opgelegde doelstellingen naleving van wetten, procedures,… betrouwbare financiële en beheersinformatie efficiënt en economisch gebruik van middelen bescherming van activa, voorkoming fraude (kaderdecreet BBB + memorie van toelichting) Art 33: definitie en verantwoordelijkheid management Art 34: rol en verantwoordelijkheid van interne Audit

Relatie IA - IC Interne audit (art. 34): Interne controle (art. 33): evalueren van doen we de juiste dingen ? doen we de dingen juist ? Interne controle (art. 33): doelstellingen van interne controle bereiken v/ opgelegde doelstellingen naleving regelgeving en procedures betrouwbare financiële en beheersinfo efficiëntie van operaties en efficiënte inzet van middelen bescherming activa en voorkomen van fraude

Organisatiebeheersing Omvat: De wijze waarop de organisatiedoelstellingen worden bepaald, hoe de organisatie zich inricht om deze doelstellingen op een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle manier tot stand te brengen, op te volgen en tijdig bij te sturen waar nodig en hieromtrent verantwoording aflegt aan haar belanghebbenden

Niveaus Organisatiebeheersing Doelstellingen Risico’s Entiteit Departement, IVA of EVA Proces Organisatiebeheersing Taak

Model van organisatiebeheersing CHECK DO PLAN Doelstellingen en strategie Monitoringsystemen Veranderingsmanagement HRM Organisatie- Structuur Facility mgt Financieel mgt Cultuur&integriteit ICT Info /comm Belanghebbendenmanagement ACT EFFECTIVITEIT EFFICIENTIE ETHIEK KWALITEIT

Risicomanagement vs organisatiebeheersing Organisatie beheersen = risico’s beheersen = uitbouw interne controle Leidraad kan hulpmiddel zijn principes en maatregelen bij thema’s opgenomen in leidraad moeten risico’s afdekken prioriteit moet afgeleid worden uit organisatiedoelstellingen en verbonden risico’s

Leidraad Interne controle-organisatiebeheersing

Inhoud Wat is het? Wat is het niet? Handreiking voor de lijnmanager om organisatiebeheersing te optimaliseren:  aanreiken van na te streven principes/thema  aanreiken van voorbeelden om deze principes te realiseren Evaluatiekader (uniform) voor IA bij sterkte-zwakteanalyses Ontwerpversie Wat is het niet? Gestandaardiseerde checklist op maat Verplichting Doel op zich

Een voorbeeld (1/2) Thema: Doelstellingen en strategie Subthema: strategische en operationele doelstellingen Doelstellingen inzake organisatiebeheersing:

Een voorbeeld (2/2) 1° Duidelijke, coherente doelstellingen m.b.t. formulering:  omvatten kernopdrachten (niet meer, niet minder)  omvatten nieuwe initiatieven cf. beleid van Mi  vormen evenwichtig geheel  voldoen aan SMART criteria m.b.t. tot de wijze van totstandkoming:  ontwikkeld volgens bepaalde methodologie  gebruik van criteria en prioriteitenmatrix

Sterkte-zwakteanalyse

Sterkte-zwakteanalyse Wat? Analyse van de organisatie op vlak van organisatiebeheersing, gebaseerd op principes van de leidraad (nulmeting/foto) Conclusie m.b.t. de aanwezigheid en aangepastheid van instrumenten om de organisatie te beheersen Wat niet? Opvolging en evaluatie van de beheersovereenkomst Inhoudelijke beoordeling van de strategie Geen aanbevelingen, geen opvolging Uitspraak of organisatie daadwerkelijk ook goed functioneert

Sterkte-zwakteanalyse Finaliteit? Management helpen bij de verdere uitbouw of verfijning v/h intern controlesysteem op organisatieniveau Beeld geven van organisatiebeheersing binnen beleidsdomein (a/d beleidsraad) en volledige Vlaamse administratie (auditcomité -> Vlaamse regering) Hoe? Analyse van opgevraagde documentatie (cf. lijst) Interviews met aantal sleutelfiguren

Sterkte-zwakteanalyse Rapporteringsproces: Ontwerprapport (Directievoorzitter) Tabelvorm met sterke punten en aandachtspunten per thema en subthema Algemene conclusie m.b.t. de mate van organisatiebeheersing Opmerking: geen aanbevelingen Reactie van de organisatie en bespreking op exitmeeting Definitief rapport Managementreactie na 1 maand vanwege organisatie

Sterkte-zwakteanalyse Bestemmelingen definitief rapport Directievoorzitter/voorzitter raad van bestuur (detailrapport en managementsamenvatting) Voogdijminister (enkel managementsamenvatting) Leden Auditcomité Vlaamse Administratie (enkel managementsamenvatting) NB: cel wetsmatiging indien relevant Termijn: +/- 45 werkdagen Startdatum: periode

Contactgegevens Adres: Interne Audit Vlaamse Administratie North Plaza Koning Albert II laan 7, 1210 Brussel Tel: 02-553 45 44 Fax: 02-553 45 45 E-mail: interneaudit@vlaanderen.be