HET BOEKHOUDKUNDIG STELSEL VAN DE VZW’S Afdeling Welzijn en Samenleving Najaar 2008

VZW - REGELGEVING De wet van 27 juni 1921 op de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen werd grondig gewijzigd door de wet van 2 mei 2002

VZW - REGELGEVING Invoeren van boekhoudkundige bepalingen voor alle verenigingen zonder winstoogmerk Geldt vanaf boekjaar 2006 voor alle vzw’s

VLAAMSE REGELGEVING Besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 betreffende de boekhouding en het financieel verslag voor de voorzieningen in bepaalde sectoren van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin

VLAAMSE REGELGEVING Vzw’s voeren de boekhouding volgens de vzw-regelgeving Het financieel verslag bestaat uit de jaarrekening, de resultatenrekening per activiteitencentrum en de lijst van de subsidies

VLAAMSE REGELGEVING Bij de afrekening van de subsidies problemen om een juist financieel verslag te bekomen Naast de jaarrekening moet ook de juiste boekhouding gevoerd worden Inspecties van de boekhouding vanaf 2008 bij grote en vanaf 2010 bij kleine vzw’s

ONDERSCHEID TUSSEN: Kleine vzw’s Grote vzw’s Zeer grote vzw’s

KLEINE VZW’S GEEN of HOOGSTENS ÉÉN van de volgende drie criteria bereiken: jaargemiddelde van 5 werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten (zonder vrijwilligers en uitzendkrachten) totaal aan ontvangsten, min uitz. ontvangsten van 250.000 euro excl. BTW balanstotaal van 1.000.000 EUR

GROTE VZW’S MÉÉR DAN ÉÉN van de volgende drie criteria bereiken: jaargemiddelde van 5 werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten (zonder vrijwilligers en uitzendkrachten) totaal aan ontvangsten, min uitz. ontvangsten van 250.000 euro excl. BTW balanstotaal van 1.000.000 EUR

jaargemiddelde > 50 VTE ZEER GROTE VZW’S A) HETZIJ jaargemiddelde > 100 VTE B) HETZIJ minstens twee van de drie volgende drempels overschrijden: jaargemiddelde > 50 VTE totaal ontvangsten min uitzonderlijke ontvangsten > 6.250.000 euro excl. BTW balanstotaal > 3.125.000 EUR

OVERZICHT BOEKHOUDKUNDIGE BEPALINGEN

Dit zijn vooral ledenverenigingen KLEINE VZW'S VOORBEELDEN: VRIJWILLIGERSVERENIGINGEN VERENIGINGEN WAAR ARMEN HET WOORD NEMEN SOCIAAL-CULTURELE VZW’S Dit zijn vooral ledenverenigingen

KLEINE VZW'S Het Koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde vzw's, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen bepaalt de boekhoudregels voor kleine vzw’s

Voeren normaal de vereenvoudigde boekhouding KLEINE VZW'S Voeren normaal de vereenvoudigde boekhouding Mogen vrijwillig de dubbele boekhouding voeren, maar moeten dan voldoen aan alle bepalingen van grote vzw’s

KLEINE VZW'S De raad van bestuur beslist over welke boekhouding gevoerd wordt en toelichting Als de dubbele boekhouding gevoerd wordt, moet dit drie jaar achter elkaar gebeuren

VEREENVOUDIGDE BOEKHOUDING BOEKHOUDKUNDIGE PRINCIPES ONGESPLITST DAGBOEK STAAT VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN INVENTARIS STAAT VAN HET VERMOGEN BEGROTING

VEREENVOUDIGDE BOEKHOUDING KASBOEKHOUDING bewegingen van de ontvangsten en uitgaven in liquide (kas); bewegingen van ontvangsten en uitgaven van de zichtrekeningen Ingeschreven in een ongesplitst dagboek

Wat zijn “ontvangsten” en “uitgaven”?: liquide middelen die de vereniging ontvangt, hetzij in contanten, hetzij op een zichtrekening Voorbeelden: ledenstortingen, inkomgelden, ontvangen intresten, ontvangen subsidies, ontvangen giften,...

COMPENSATIE TUSSEN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN liquide middelen die een vereniging uitgeeft, hetzij in contanten, hetzij via een zichtrekening Voorbeelden: uitgaven voor lonen en wedden, uitgaven voor drukwerk, elektriciteit, huur en transport, de intrest op alle aangegane leningen,….. COMPENSATIE TUSSEN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN IS VERBODEN

ONGESPLITST DAGBOEK Principe: De geldbewegingen zonder vertraging, getrouw, volledig en naar tijdsorde inschrijven. Opmerking: De bewegingen op de termijnrekeningen moeten niet worden opgenomen. Deze rekeningen vindt men terug in de inventaris.

ONGESPLITST DAGBOEK Alle boekingen moeten worden geregistreerd aan de hand van originele en gedateerde verantwoordingsstukken: facturen, kasticketjes, kwitanties, of ondertekende verklaringen (bijvoorbeeld om verplaatsings-onkosten per wagen terug te krijgen)

Formele vereisten van het dagboek: Genummerd en met identiteit van de vzw Ondertekend door de personen die de vereniging vertegenwoordigen Chronologisch en naar tijdsorde invullen, zonder witte vakken of weglatingen 7 jaar bewaren samen met de verantwoordingsstukken

Voorbeeld ontvangsten deel 1: Minimum model: Voorbeeld ontvangsten deel 1:

Voorbeeld ontvangsten deel 2:

Voorbeeld uitgaven deel 1:

Voorbeeld uitgaven deel 2:

JAARREKENING Staat van ontvangsten en uitgaven Toelichting met de staat van het vermogen Wordt jaarlijks opgemaakt, neergelegd bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel en ingediend bij de Vlaamse Overheid

ONTVANGSTEN EN UITGAVEN DE STAAT VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN SYNTHESE VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN DIE VOORTVLOEIT UIT HET ONGESPLITST DAGBOEK opgemaakt volgens een minimum schema vormt het eerste gedeelte van de jaarrekening bevat de totalen van de verschillende rubrieken van het ongesplitst dagboek

Voorbeeld staat van ontvangsten en uitgaven:

DE TOELICHTING Vormt het tweede deel van de jaarrekening Staat van het vermogen volgens een minimum schema Bestaat uit: Samenvatting en aanpassing van waarderingsregels Bijkomende inlichtingen

HET MINIMUM GENORMALISEERD SCHEMA VAN DE STAAT VAN HET VERMOGEN Minstens 1X per jaar inventaris opmaken van alle bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen Het totaal van de bezittingen (balanstotaal) bepaalt mee of men al dan niet een kleine vereniging blijft. Uit de inventaris kan men de ‘Staat van het vermogen’ opmaken, onderdeel van de toelichting

Schema

wijze bepaling slijtage vaste activa SAMENVATTING WAARDERINGSREGELS wijze bepaling slijtage vaste activa wijze verwerking risico niet betaling vordering (waardevermindering) AANPASSING WAARDERINGSREGELS veranderen regels slijtage vaste activa veranderen regels herkenning risico niet betaling van vorderingen

BIJKOMENDE INLICHTINGEN Voorbeelden: gratis ter beschikking gestelde goederen zonder tegenprestatie rechten die de vereniging kan laten gelden op prestaties uitgevoerd door derden zonder vergoeding splitsing ontvangsten en uitgaven, bezittingen en schulden van activiteitencentra van de vereniging

BIJKOMENDE INLICHTINGEN

PUBLICATIE-VERPLICHTINGEN Jaarrekening moet opgenomen worden in het vzw-dossier op de griffie van de rechtbank van koophandel Geen neerleggingsverplichting bij de Nationale Bank

MAATSCHAPPELIJK OPBOUWWERK GROTE VZW'S VOORBEELDEN: INTEGRATIECENTRA MAATSCHAPPELIJK OPBOUWWERK BIJZONDERE JEUGDBIJSTAND KINDERDAGVERBLIJVEN

BOEKHOUDKUNDIGE PRINCIPES DUBBELE BOEKHOUDING BOEKHOUDKUNDIGE PRINCIPES VERSCHILLENDE DAGBOEKEN BALANS RESULTATENREKENING TOELICHTING INVENTARIS BEGROTING

DE GROTE VZW’S VOEREN EEN DUBBELE BOEKHOUDING ZOALS DIE REEDS JAREN WORDT GEVOERD DOOR VELE BEDRIJVEN. VOOR DE VZW’S ZIJN ER SLECHTS ENKELE AFWIJKINGEN VAN TOEPASSING

JAARREKENING (in EUR, zonder decimalen) Volgens het verkort model voor de vzw’s balans resultatenrekening toelichting BEGROTING Geen verplicht model, maar aan te raden de begroting te baseren op het schema van de jaarrekening

“VOLLE EIGENDOM” EN “OVERIGE” In de verenigingssector is het niet noodzakelijk dat de vaste activa volledig in eigendom zijn Opsplitsing in “volle eigendom” en “overige” in de balans van: Terreinen en gebouwen Installaties, machines en uitrusting Meubilair en rollend materieel

Schematisch:

BELANGEN IN “ENTITEITEN” ANDERE DAN VENNOOTSCHAPPEN Men voorziet dat verenigingen, andere dan vennootschappen met of zonder rechtspersoonlijkheid, waarmee de vereniging een band heeft, kunnen worden opgenomen onder de rubriek ‘verbonden’.

= FONDSEN VAN DE VERENIGING BEGINVERMOGEN OP 1STE DAG VAN HET 1STE BOEKJAAR VAN INWERKINGTREDING NIEUWE VZW-WETGEVING SCHENKINGEN LEGATEN SUBSIDIES =

BESTEMDE FONDSEN Gevormd door positieve resultaat van de vereniging, waaraan zij een heel specifieke bestemming geeft. In feite een RESERVE Voorbeelden: investeringsfonds, pedagogische fondsen, fondsen tot verfraaiing, ... Als er een fonds voor sociaal passief wordt gevormd moet in de toelichting vermeld worden hoe dit gewaardeerd werd.

VERSCHIL TUSSEN VOORZIENING EN FONDS

KAPITAALSUBSIDIE Lokale overheden Regionale overheden Federale overheden Internationale overheden Verstrekt door Algemeen gezien 2 soorten kapitaalsubsidies: in natura of in contanten, met als doel permanente ondersteuning in contanten met als doel het verwerven van vaste activa

SCHENKINGEN, LEGATEN EN SUBSIDIES in geld of in natura door privé-persoon of instelling al dan niet gekoppeld aan doelstellingen Legaat: schenking via testamentaire beschikking

Subsidies: meestal in contanten door overheid of andere non-profitinstelling periodieke overmaking meestal een zeer concreet doel

BIJZONDERE GEVALLEN Ledenbijdragen: boeken onder de bedrijfsopbrengsten ‘Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies’ Ontvangsten voor specifieke werkingsprojecten: vereniging sluit contract voor de realisatie van een project waarvoor zij middelen ontvangt geboekt als bestelling in uitvoering

RESULTAATVERWERKING Het model van de jaarrekening van verenigingen voorziet geen tabel voor de verwerking van overschotten/tekorten De bestemming van het resultaat gebeurt via de rekeningen 69 ‘Toevoeging’ of 79 ‘Onttrekking’ aan het overgedragen resultaat. De terugname van de bestemde fondsen worden bij aanwending teruggenomen via dezelfde rekening.

PUBLICATIE-VERPLICHTINGEN jaarrekening bij de Balanscentrale van de Nationale Bank neerleggen, binnen 30 dagen na datum van de algemene vergadering indien aantal werknemers >= 20 VTE dient ook een sociale balans te worden opgemaakt

ZEER GROTE VZW'S VOORBEELDEN: BIJZONDERE JEUGDBIJSTAND CENTRA ALGEMEEN WELZIJNSWERK GEHANDICAPTENVOORZIENINGEN OUDERENVOORZIENINGEN

DEZELFDE REGELGEVING ALS VOOR GROTE VZW’S: Met deze verschillen: de jaarrekening moet opgemaakt worden volgens het volledige model in duizenden EUR er moet een bedrijfsrevisor aangeduid worden die de rekeningen controleert

NUTTIGE LINKS Balanscentrale van de Nationale Bank van België www.balanscentrale.be hier vindt u het model van de verkorte en van volledige jaarrekening terug Koning Boudewijnstichting www.kbs-frb.be --> publicaties --> volledige lijst van publicaties --> Vermijd kopzorgen…voor een gezond financieel beheer van verenigingen FOD Justitie www.just.fgov.be --> informatie --> publicaties --> vzw

VRAGEN ? www.vlaanderen.be/vrijwilligers ilse.baele@wvg.vlaanderen.be marcel.lauwers@wvg.vlaanderen.be