Quo Vadis? Vrijwilligersdag 24 mei 2014

Workshop KNLT: ‘Besturen met een visie’ Besturen… wat is dat eigenlijk? Een bestuur heeft bij veel verenigingen een belangrijk aandeel in de uitvoering van de diverse werkzaamheden die binnen de vereniging moeten gebeuren. De kerntaak van een bestuur is evenwel in ieder geval ook nadenken over: waar je met de vereniging naar toe wilt welke ontwikkelingen er gaande zijn binnen en buiten de vereniging die om een reactie vragen de doelen je in dat verband als vereniging wilt stellen, kortom is er een beleidsvisie die een kader schept voor hetgeen je wel en niet doet binnen de vereniging?

Beleid bepalen Bestuur Organiseren Waar staan we? - Welke relevante ontwikkelingen zijn er? Waar willen we naar toe? - Welk beleid is daarvoor nodig? BELEIDSPLAN Bestuur Organiseren Bepalen wat er nodig is voor realiseren beleidsplan Wie erbij betrekken? Wanneer gaat wie wat doen? ACTIEPLAN Managers (voorzitters van commissies?) Dat is de ideale wereld en verschillende mensen vervullen bij onze vereniging meerdere rollen: soms zelfs alle drie Natuurlijk moet er ook gewoon veel gebeuren om de zaak op dagelijkse basis draaiende te houden, maar het is wel van belang dat ook aan de andere zaken wordt toegekomen: de kern bestuurstaken Uitvoeren Commissieleden vrijwilligers - betaalde krachten

Besturen met visie Analyse gemaakt: Tot welke beleidsdoelen leidt dit? Wat voor vereniging wil Tonido zijn? Welke relevante ontwikkelingen zijn er? Wat doen we goed en wat kan beter? Wat is een speerpunt van verbetering? Tot welke beleidsdoelen leidt dit? realistisch doel(en) termijn 3- 5 jaar m.a.w.: wat is de stip op de horizon?

Wat voor vereniging wil Tonido zijn? inspirerend, plezierig voor zowel beginnende als gevorderde tennissers; die mogelijkheden biedt tot verhoging spelpeil van alle leden een club met een mooie, goed onderhouden accommodatie een ontmoetingsplaats voor de leden zowel op sportief gebied als anderszins (sociaal/vrijwilligerswerk/feesten); een vereniging met een positieve uitstraling; een goede zakenrelatie voor de sponsoren; die een bijdrage levert aan het tot stand brengen van een band tussen de beoefenaars van het tennisspel in Baarlo en omstreken; die positieve publiciteit geeft aan de tennissport; die haar leden vertegenwoordigt tegenover de KNLTB;

Welke hordes zijn er te nemen?

Enkele relevante ontwikkelingen Vergrijzing en ontvolking. In hoeverre speelt dat voor ons een rol? Gemeente wil alle verenigingen privatiseren: teruglopende/afschaffing subsidies Ledental en inkomsten uit contributies, wat is de tendens? Sponsorinkomsten, wat is de tendens? Regelgeving (met name m.b.t. exploitatie kantine) Technologische ontwikkelingen (zonnepanelen, LED-verlichting?) Reguliere jaarlijkse kosten en onderhoudskosten op (middellange) termijn We zijn gepromoveerd; houden we onze toppers vast/trekken we toppers aan?

Analyse sterke en minder sterke punten Enkele sterke punten: mooie accommodatie veel activiteiten goed lopende commissies actieve vrijwilligers geweldige sponsoren (cie) goede baromzet prima train(st)er enthousiasme financiële situatie aangepaste statuten en huishoudelijk reglement

Analyse sterke en minder sterke punten Enkele minder sterke punten: (middel)lange termijn financiële planning kennis van de vaardigheden van de leden communicatie binnen de vereniging organisatiestructuur en transparantie daarvan naar de leden (vastlegging) doel, grenzen bevoegdheden en verantwoordelijkheid commissies ledenbehoud aantal vrijwilligers

Welk beleidsspeerpunt hebben we gekozen? Plaatje Krajicek Wat is onze stip op de horizon?

Ledenwerving en ledenbehoud

Ledenaantal loopt terug. Toch werven we ieder jaar nieuwe leden (20 à 30) Conclusie: er zeggen per jaar meer mensen op dan dat er bij komen IN UIT TONIDO

Conclusie… Doorgaan en intensiveren van ledenwerving Maar accent op ledenbehoud!

De stip Doel In drie jaar groeien naar 360 leden Een stijging van 5% per jaar Onderzoek Waarom stagneert de groei van het aantal leden van LTC Tonido al jaren? Onderzoeksvragen intern: Hoe kan LTC Tonido hun leden behouden? Hoe kan LTC Tonido effectief nieuwe leden werven Onderzoeksvragen extern: Welke trends zijn er in de markt? Welke bedreigingen zijn er?

Ledenbehoud Belangrijke aspecten voor nieuwe leden: zich welkom voelen snel vertrouwd raken met de gang van zaken binnen de vereniging trainings- en speelmogelijkheden op hun eigen niveau geboden krijgen betrokken worden bij de vereniging Dit raakt in feite alle activiteiten en commissies van Tonido

Maar wat gaan we nu doen?!

Welke acties? Aandacht vragen van alle leden en commissies na te denken over welke acties zij kunnen ondernemen die bijdragen aan ledenbehoud (nieuwe leden welkom laten voelen) Instellen ledencommissie Instellen commissie PR & communicatie Mede gelet op de minder sterke punten zoals naar voren gekomen uit de analyse: Niet terugtrekken in de bekende vriendengroepjes maar deze openstellen voor nieuwe leden

Aaaach… nieuwe commissies?!

Niet overal beren op de weg zien!!

Ledencommissie Taken met betrekking tot: Ledenadministratie (splitsing van de taken die nu nog allemaal bij de penningmeester liggen); Ledenwerving Ledenbehoud

Mogelijkheden voor ledenwerving Aansluiten bij de open dagen van de KNLTB Ook in september een open dag (in combinatie met tennisactiviteit in het dorp (markt?)) Inzetten t.b.v. schooltennis als onderdeel van de gymlessen plaatsvinden Wervingsactiviteiten per leeftijdsgroep (bijvoorbeeld ook op 55+ richten) Potentiële doelgroepen als nieuwe bewoners en jeugd actiever benaderen Bonus voor aanbrengen nieuwe leden Organiseren van opentrainingen Speciaal tarief voor uitwonende studenten Zomertarief Kennismakingstoernooien organiseren, zoals: stratentennis (buurtverenigingen) bedrijventennis toernooien voor sponsoren

Mogelijkheden voor ledenbehoud Welkomsgesprek voeren. In beeld krijgen wat de (nieuwe) leden verwachten van de vereniging en wat voor achtergrond ze hebben (met betrekking tot eventueel vrijwilligerswerk) Bijeenkomst voor nieuwe leden Introductie en begeleiding van nieuwe leden, wegwijs maken binnen de vereniging Introductieboekje (in samenwerking met communicatiecommissie) Actief proberen nieuwe leden te koppelen zodat er nieuwe tennisgroepjes ontstaan om samen te kunnen spelen/trainen; In samenspraak andere commissies: aparte (toss) activiteiten voor beginners introductie bardienst, toernooimogelijkheden bieden etc. nieuwe jeugdleden: hoofdregel is: les, indelen in teams en competitie spelen

Hoi Nieuwe commissies!!! Hoi Nieuwe commissies!!

Commissie communicatie Instellen communicatiecommissie (o.a.): nieuwe website introductieboekje voor nieuwe leden extern communiceren: kranten etc. tevredenheidsonderzoek bij de leden promoten tennis in het algemeen en Tonido in het bijzonder interne nieuws/communicatievoorziening verbeteren (digitale nieuwsbrief) periodiek overleg commissies en bestuur

Hè, hè, komt er nog meer…?

Overige nieuwe actiepunten Beschrijving bestaande en gewenste commissies: samenstelling taken welke werkzaamheden frequentie werkzaamheden wie doet wat vrijwillig of betaald samenhangende kosten budget daadwerkelijk gemaakte kosten

*Prestatief Tennis: ook wel technische commissie genoemd ALV Bestuur Compe-titie Prestatief tennis* Jeugd commissie PR & Communicatie Accom- modatie Sponsor- commissie Toernooi-commissie Kantine BC Leden- commissie *Prestatief Tennis: ook wel technische commissie genoemd

Consequenties: Financiële administratie koppelen aan de diverse commissies Geeft inzicht in de noodzakelijk kosten op jaarbasis en op de (middel) lange termijn Hierdoor kunnen beleidsbeslissing goed onderbouwd worden genomen

Overige actiepunten (Uittreksel) beschrijvingen publiceren op de site, zodat voor iedereen helder wordt hoe we zijn georganiseerd en welke werkzaamheden binnen de vereniging plaatsvinden Permanent op zoek naar kostenbesparingsmogelijkheden (in samenspraak commissies; zonnepanelen, LED-verlichting?) Sfeerverbetering kantine Toegang tennispark (cardreader)

Hopelijk gaan uw haren er niet recht van overeind staan!

Focus ledenbehoud !

VRAGEN ?

Bedankt voor uw aandacht!