Uw huisstijl in een nieuwe versie van Office Arnold van Loon & Johan Apperloo
Agenda Even voorstellen, JSR Uitgangspunten huisstijl overwegingen Verschijningsvormen Gevolgen rekenvoorbeeld Doelstellingen JSR Aandachtspunten bij migratie Demo Discussie en vragen Voorbeeld SNS bank 40 verschillende huisstijlen in omloop
Even voorstellen Office Solutions Project Solutions Learning Solutions Professional Services
Office Solutions Advies (Optimaliseren gebruik Office software en inzet SharePoint Services en SharePoint Portal ) Ontwikkeling (Applicaties in Microsoft Office System, VBA en DotNet) Opleiding (Op maat voor uw doelgroep MS Office, SharePoint, MS Project, WebAccess, LiveLink, Siebel, SAP of uw specifieke bedrijfssoftware) Ondersteuning (Gebruikershelpdesk, Service Desk, Werkplekondersteuning, LearningGuide)
Uitgangspunten Afdeling Communicatie verantwoordelijk voor visuele identiteit in de vorm van huisstijl Vormgeving correspondentie, brochures en website maar ook schrijfwijze Afdeling ICT verantwoordelijk voor de technische realisatie hiervan in Office Standaard set sjablonen brief, fax, memo etc. CRM gegevens uit meerdere applicaties Onderhoud en beheer Business verantwoordelijk voor inhoud Materiedeskundig Juridische aspecten Voorbeeld SNS bank 40 verschillende huisstijlen in omloop
Overwegingen Huisstijl Technisch Meerdere vestigingen of bedrijven Meerdere talen Meerdere gebruikers, bedrijfsonderdelen Content! Technisch Onderhoud en (versie)beheer Geleide aanmaak en opslag van documenten Koppelingen met meerdere externe applicaties Registratie van correspondentie
Verschijningsvormen Individuele sjablonen zonder extra functionaliteit. Alleen vormgeving, geen macro’s, dialoogvensters etc. Veel verschijningsvormen basissjablonen op basis van content Geen ondersteuning voor eindgebruikers Naleving huisstijl vrijwel onmogelijk Individuele sjablonen met decentrale functionaliteit. Vormgeving in sjablonen Functionaliteit in sjablonen Meerdere verschijningsvormen basissjablonen met content Onderhoud en beheer zijn tijdrovend en dus duur Meest voorkomende variant
Verschijningsvormen(vervolg) Individuele sjablonen met centrale functionaliteit. Vormgeving in sjablonen en centraal Functionaliteit in centrale invoegtoepassing Meerdere verschijningsvormen basissjablonen met content Gecombineerde sjablonen met centrale functionaliteit en content management. Aansturing van variabele content in basissjablonen
Gevolgen Als gevolg van deze verschijningsvormen zijn er verschillende (verouderde)huisstijlen in omloop worden oude documenten hergebruikt worden sjablonen vaak gemigreerd via verschillende Word versies bestaan er een onbekend aantal ‘sjablonen’ decentraal op verschillende locaties bestaan er complexe aan externe applicaties gekoppelde sjablonen zijn er daarnaast een onbekend aantal losse systeempjes binnen de business die correspondentie genereren Voorbeeld SNS bank 40 verschillende huisstijlen in omloop
Rekenvoorbeeld Voorbeeldcase zakelijke dienstverlener: Hoofdkantoor, 6 afdelingen, 3 regiokantoren Hoofdkantoor en regiokantoren 150 sjablonen generiek Per afdeling gemiddeld 30 sjablonen Totaal – 350 - 750 sjablonen (waarvan 98% een variant van de basisset is) Dit zijn alleen de bij IT geregistreerde sjablonen! Hiernaast gemiddeld zo’n 100.000 documenten Hiervan wordt gemiddeld 2% één of meerdere keren hergebruikt (2.000 documenten) Voorbeeld SNS bank 40 verschillende huisstijlen in omloop
Doelstellingen JSR Huisstijl is gezamenlijke verantwoordelijkheid van Communicatie, ICT en Business. Heldere afbakening van verantwoordelijkheden (functiescheiding) en betrokkenheid Handhaving en bewaking van de huisstijl moet eenvoudig en centraal te regelen zijn Onderhoud en beheer van zowel techniek als de content moet flexibel, snel en efficiënt te regelen zijn Voor eindgebruikers een eenvoudige en eenduidige manier van corresponderen, hergebruik is niet nodig Kostenreductie beheer en onderhoud Algehele kwaliteitsverbetering correspondentie
Aandachtspunten bij migratie Tijdens voortraject Inventariseer goed en volledig, niet alleen centraal aangeleverde sjablonen maar ook decentrale ‘ eigen producties’ en corresponderende externe applicaties Breng scheiding aan in vorm en inhoud Bekijk ook de content kritisch op actualiteit, schrijfwijze en juridische aspecten Communiceer met de gebruikersorganisatie Maak functiescheiding mogelijk Implementeer altijd gecombineerde sjablonen (optie 3 en 4) Implementeer, indien nodig/mogelijk, content documenten Beperk, indien mogelijk, de rol externe applicaties als leverancier van data Besteed extra aandacht aan de gebruikers Gebruik de power-users uit de business als klankbord Maak gebruik van geleide invoer en plaatsing van variabele gegevens Zorg voor behoorlijke instructie cq training
Demo Correspondentie in Word 2007 Themes Styles Building blocks XML en ‘ The Ribbon’
DE 8 “SOLUTIONS” VAN JSR - Samenwerking en informatiemanagement met MOSS 2007! - Het nieuwe leren is leren toepassen! - De LearningGuide maakt leren op de werkplek mogelijk! - Projectplanning en tijdregistratie geïntegreerd! Microsoft's nieuwe Project 2003 omgeving: Enterprise Project Management in optima forma! Snel inzicht krijgen in uw projecten met MS Project 2003 binnen Gemeentelijke Organisaties. - De kracht van Office System 2007! Verantwoord migreren naar Exchange 2003/2007
mens computer organisatie jsr maakt ze 100% compatible! www.jsr.nl Website info@jsr.nl E-mail (079) 34 21 597 Fax (079) 36 34 200 Telefoon Baron de Coubertinlaan 35 2719 EN Zoetermeer Bezoekadres JSR Postbus 248 2700 AE Zoetermeer Postadres