Het inkoopmanagementproces Analyse HOOFDSTUK 3 Het inkoopmanagementproces Hoofdstuk 3

Programma Primaire taken en verantwoordelijkheden Professionalisering van inkoop Elementen van het inkoopmanagementproces Inkoopontwikkelingsmodel Enkele praktijkobservaties Hoofdstuk 3

Primaire taken en verantwoordelijkheden Hoe kan inkoop worden gestructureerd? Primaire taken van inkoop Verzekeren foutloze en tijdige levering Reduceren van inkoopuitgaven Verminderen van risico’s in toeleveringsketen Bijdragen aan waardecreatie Inkoop moet duidelijk maken hoe trajecten worden aangepakt Intranet Inkoophandboek Inkoopbeleid Klantorientatie Strijdigheid inkooptaken Inkoopcompetenties Hoofdstuk 3

Veranderende inkoopagenda Risicomanagement Single vs multiple sourcing Prestatiegericht contracteren Maatschappelijk verantwoord inkopen Auditen en screenen van leveranciers Supplier Quality Assurance Fianciële doorlichting van leveranciers Beschermen van ‘Intellectual Property’ Waardecreatie Omzetgroei door nieuwe producten Samen met leveranciers verbeteren van klantproposities Betrekken van leveranciers bij productontwikkeling Waarde Risico Kosten Inkoopkostenreductie Leveranciersreductie Standaardisatie Global sourcing Uitbesteden en ‘offshoring’ Elektronische veilingen Contractmanagement Hoofdstuk 3

Professionalisering van inkoop Uitgangspunten Klantoriëntatie Behoefte van klant bekend Onzekerheid is de leverancier Inspelen op veranderingen in vraagpatroon Cross-functionele benadering Teamwork tussen alle betrokken disciplines Resultaatgerichtheid Gezond commercieel tegenspel tov klanten Verhogen kostenbewustzijn Verbeteren prijs-kwaliteitverhouding Voorstellen van alternatieve oplossingen en leveranciers Inkoopbeleid moet het ondernemingsbeleid ondersteunen Hoofdstuk 3

Elementen van het inkoopmanagementproces Hoofdstuk 3

Elementen van het inkoopmanagementproces Inkoopmarktonderzoek Macro-economische factoren Economische groei, prijsontwikkelingen etc. Meso-economische factoren Binnen specifieke bedrijfstak Micro-economische factoren Individuele bedrijf: financiële positie leveranciers etc. Productfactoren Prijs/kostenopbouw, mate standaardisatie, leveringstijden Inkoopdoelstellingen, -strategie en –planning Verantwoordelijkheden verschillen per onderneming Strategie moet aansluiten op ondernemingsstrategie Beleid gericht op realiseren concrete doelstellingen Implementatie Hoofdstuk 3

Actievelden in inkoop ‘Make-or-buy’-analyse Centraal dan wel decentraal inkopen Sourcingbeleid Global versus local sourcing Single versus multiple sourcing Direct vs. indirect inkopen Integratie tussen inkoop en andere functiegebieden Standaardisatie Ontwikkelen inkoopinformatie- en beheersingssystemen Transactiemanagement Hoofdstuk 3

Implementatie Activiteiten Aspecten Inkoopkosten-verlaging Beheersing inkoopgebonden kosten en uitgaven Opzetten inkoopbesparings-programma’s Kwaliteitszorg Betrokkenheid inkoop en leveranciers in vroeg stadium ontwikkeling Verbetering kwaliteitsprestaties van leveranciers Operationele inkoop Ontwikkelen van efficiënte bestelroutines dmv e-procurement oplossingen Verkorten van interne en logistieke doorlooptijden Verbeteren leveringsbetrouwbaarheid van leveranciers Verbeteren factuurafhandeling en betaalbeerheidsstelling Leveranciers management Opstellen sourcingbeleid per inkoopartikelgroep Verbeteren leveranciersprestaties Interne en externe communicatie Verbeteren gebruik van bestaande inkoopcontracten ism interne afdelingen Communiceren van inkoopbeleid richting leveranciers Hoofdstuk 3

Implementatie Inkoopkostenverlaging Kwaliteitszorg Begrip en kennis van marktvormen noodzakelijk Inschatting inkoopvolumes en prijsontwikkeling Taakstelling kostenreductie Kwaliteitszorg Vereenvoudiging van specificaties tbv vermindering logistieke complexiteit Preventief verminderen kwaliteitsproblemen ingekochte producten en diensten Doorlichting van en rapportage over leveranciers Toewerken naar ‘nul fouten’-leveringen Hoofdstuk 3

Implementatie Operationele inkoop Controle op interne bestelaanvragen Wijze van indienen E-procurement versnelt en vereenvoudigt het proces Optimaliseren van bestellingen en bestelgroottes Volumefactor economisch aanwenden Automatische bestelling en voorraadbeheer Rekening houden met kwantum- en betalingskortingen Verbeteren van prestaties van leveranciers Buffercapaciteit in voorraden sterk verminderd Tijdige levering is kritisch geworden Op basis van leveranciers beoordelingssystemen verbeteren Leidt tot verlaging van werkkapitaal Hoofdstuk 3

Implementatie Leveranciersmanagement Interne en externe communicatie Systematisch verbeteren en op peil houden van relaties Terreinen van samenwerking aangeven Achterblijvende leveranciers aanpakken Welke relaties intensiveren, op gelijk niveau houden dan wel beëindigen? Langdurige samenwerking of periodieke concurrentiestelling Interne en externe communicatie Duidelijk maken van inkoopbeleid Intern: spelregels mbt procurement governance Extern: hoe de onderneming te positioneren als een aantrekkelijke klant Controle en evaluatie Vergelijking resultaten en oorspronkelijke plannen Rapportage op basis van beperkt aantal prestatie indicatoren Hoofdstuk 3

Inkoopontwikkelingsmodel Factoren die ontwikkelsnelheid bepalen Bedrijfscontext Volwassenheid van de industrie en concurrentie Strategie van onderneming Explicietere strategiën leiden tot duidelijkere rol inkoop Systeemontwikkeling Moderne ICT systemen zijn drijvende factoren Verlagen transactiekosten en verhogen efficiency Betrokkenheid van het topmanagement Leiderschap Vermogen van inkoopmanager een coherente, strategische visie te ontwikkelen Hoofdstuk 3

Inkoopontwikkelingsmodel Hoofdstuk 3

Inkoopontwikkelingsmodel, 6 stadia Transactieoriëntatie Tijdige beschikbaarheid van materialen Inkoopmanager geen lid van managementteam Rapportage aan productie- of logistiek manager Gedecentraliseerd Geen kennis en overzicht van inkopen Reactieve houding Beoordeling op operationele taak Commerciële oriëntatie Proactieve, commerciële houding Laagste prijs Onafhankelijk van andere afdelingen Beoordeling inkoopafdeling primair op besparingen Rapportage van resultaten en targets aan directie Hoofdstuk 3

Inkoopontwikkelingsmodel, 6 stadia Gecoördineerde inkoop Inkoop van belangrijke artikelgroepen gecoördineerd onder verschillende productievestigingen Beleid geformaliseerd en intern afgestemd Centraal-decentrale organisatie Standaardisatie en formalisatie inkoopprocessen Geschoolde medewerkers Sterk functionele oriëntatie Interne integratie Total cost of ownership Cross-functionele inkoopteams Segmentatie van leveranciers Procesoriëntatie ipv functionele oriëntatie Erkenning strategisch belang Integratie van informatiesystemen Brede bedrijfskundige oriëntatie van inkoopprofessionals Hoofdstuk 3

Inkoopontwikkelingsmodel, 6 stadia Externe integratie: supply chain management Zo veel mogelijk uitbesteding aan specialisten Betrekking van leveranciers bij procesverbeteringen Specialisten van leveranciers betrokken bij productontwikkeling Aantal leveranciers sterk gereduceerd Cross-functionele teams met wereldwijde verantwoordelijkheid Koppeling informatiesystemen aan die van leveranciers Resultaatgericht, coachend management Ontwikkelen kostenmodellen strategische inkoopitems Waardecreatie centraal Leveranciers versterken waardepropositie en concurrentiepositie van onderneming Integratie inkoopstrategie en ondernemingsstrategie Strategiebijeenkomsten directie en leveranciers Gain- and risk sharing Multi level communicatiestruktuur Inkoopverantwoordelijkheid verankerd op topmanagement niveau Hoofdstuk 3

Enkele praktijkobservaties Systematische benadering ontbreekt vaak Inkoop heeft vaak te weinig inbreng Slecht afgebakende bevoegdheden Duidelijke taakstellingen ontbreken Inkoopresultaten niet systematisch gerapporteerd Weinig systematisch inkoopmarktonderzoek Initiatieven voor verbetering Inkoopautomatisering Wil tot verbetering van inkoop neemt toe Integratie met andere functiegebieden Meer bevoegdheden naar inkoop Hoofdstuk 3