Europees Sociaal Fonds 2007 - 2013 Actie D:    Europees Sociaal Fonds 2007 - 2013  Actie D: Verbetering arbeidsmarktpositie werkenden Ria Hut Financieel manager ROI Noord Nederland               

Inrichting projectadministratie (beschreven in de AO/IC) Deelnemers De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en werkelijke prestaties in termen van deelnemers en bevat een aantal (in functiescheiding) vast te leggen gegevens. Urenverantwoording De urenadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van (personele) uren Financiële administratie De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de financiering, alsmede de wijze waarop deze aan het project worden toegerekend. Marktconformiteit Erkenningen van opleidingen Eindrapportage/ declaratie

Deelnemersadministratie De volgende gegevens dienen per deelnemer te worden verstrekt: Naam, inclusief voorletters; Adres, postcode, woonplaats; Geboortedatum; Geslacht; Opleidingsniveau deelnemer bij aanvang; Opleidingsniveau deelnemer na afloop; Mate van arbeidsgeschiktheid (i.v.t.); Burgerservicenummer (BSN) In- en uitstroomdatum; Te volgen opleiding(en) Gevolgde EVC-procedure (i.v.t.) Deelnemers-formulieren Pers.dossier: - Kopie ID bewijs -Kopie AO/ salarisstrook - Kopie diploma’s Deelnemers-overzicht / BSN-rapportage Houd alle deelnemers ook meteen bij In het format “deelnemersoverzicht”

Urenverantwoording Een aanwezigheidsregistratie c.q. urenregistratie dient als basis voor kostentoerekening (indien niet alle deelnemers aan de scholingsactiviteit subsidiabel zijn in het kader van ESF) en/of om aan te tonen dat prestaties zijn geleverd. presentielijst per scholingsdag (NB: handtekening en datum deelnemers/docent) urenverantwoording overhead: sluitende urenverantwoording urenverantwoording directe uren (toerekening per deelnemer) Voor de toerekening van de directe uren: Praktijkinstructie: urenregistratie + presentielijsten BPV-begeleiding: urenregistratie + getekende verslagen van de gesprekken met de deelnemers

Financiële administratie De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend. Verificatie met bewijsstukken (deze bewijsstukken bestaan uit facturen en bijbehorende betalingsbewijzen) Verantwoordingsplicht en functiescheiding zijn gewaarborgd, hetgeen wordt ondersteund door een handtekeningen-/parafenlijst (competentietabel) Toerekening van de kosten (naar deelnemers) Subsidiabel d.w.z. kosten van activiteiten die binnen de periode vallen zoals genoemd in de beschikking mogen worden opgevoerd

Financiële administratie (vervolg) De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend. Alle kosten dienen éénduidig toegerekend te kunnen worden aan het project en de daarin vermelde activiteiten en deelnemers; Bewaartermijn t/m 2020 (stickers op de archiefdozen!) Co-financiering: vanuit het O&O fonds /overige subsidieverstrekkers Inkomsten (WVA voor EVC) indien mogelijk projectadministratie integreren in huidig boekhoudpakket d.m.v. kostenplaatsen/projectmodules (vb Exact)

Marktconformiteit Bij het vaststellen van de marktconformiteit geldt de volgende prioriteitsvolgorde: (Europese) openbare aanbesteding; Transparante offerteprocedure; - de scholingsvraag moet helder omschreven zijn - objectieve gunningscriteria - minimaal 3 offertes - format opzetten welke u kunt hanteren voor het vastleggen van de gunningscriteria, de beoordeling van de offertes alsmede de motivering van de leverancierskeuze Keuze voor één leverancier m.b.v. een voorafgaande, schriftelijk aantoonbare en actuele benchmark (minimaal 3 marktpartijen). - relevante kopieën uit opleidingscatalogi en afdrukken van websites toevoegen aan projectadministratie. (NB: marktconformiteit aantonen vóór start activiteit!) Maak de offerteprocedure onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering. -

Erkenning opleidingen 3 vormen van erkenning Crebo erkend Alle opleidingen met een crebo-nummer Algemeen erkend Aantal opleidingen die algemeen erkend zijn door het Agentschap SZW, zoals alle NEN trainingen en taaltrainingen. Branche erkend Voor alle opleidingen die niet onder 1. of 2. vallen dient een branche-erkenningsverzoek bij het O&O Fonds ingediend te worden. Voeg bij het invullen van het erkenningsverzoek zoveel mogelijk bijlagen toe. Denk aan relevante gedeelten uit de offerte, informatie van een website en een kopie certificaat. 8

BSN rapportage/ Einddeclaratie Uiterlijk 31 december van elk kalenderjaar opgaaf van het burgerservicenummer (BSN) van alle deelnemers in dat jaar. Einddeclaratie Verplichte formats Agentschap Bijlage gerealiseerde kosten en omschrijving Omschrijving van de directe activiteiten, bijbehorende externe en interne kosten, exploitatiekosten, indirecte activiteiten en inkomsten (denk aan de WVA op EVC trajecten) Financiële bijlage Overzicht directe en indirecte interne uren en alle externe facturen. Bijlage betekenisvolle wijzigingen Overzicht van belangrijke afwijkingen (>10%) t.o.v. de aanvraag. Bijlage deelnemende organisaties en externe uitvoerders Controleer of er geen activiteiten opgevoerd zijn die niet in de beschikking staan vermeld.

Bewijslast administratie bedrijven getekende presentielijsten kopie certificaten/diploma’s getekende (werknemer binnen 1 week/ leidinggevende binnen 1 maand) sluitende urenregistratie overhead & directe uren personeel uurloonberekening en berekening werkbare uren originele facturen en betalingsbewijzen offertes vooraf en onderbouwing keuze bewijzen publiciteit BSN-nummers bewaartermijn competentietabel

Financiële projectadministratie (Exact) PRAKTIJKVOORBEELD: ROI NOORD NEDERLAND Financiële projectadministratie (Exact) Marktconformiteit (offerte aanvraag) Urenverantwoording/ presentie Knelpunten/ genomen maatregelen

Deelnemersgegevensformulier 12

Deelnemersgegevensformulier (vervolg) 13

Project aanmaken in EXACT PRAKTIJKVOORBEELD: ROI NOORD NEDERLAND

- Bewaakt of :factuur subsidiabel is m. b. t - Bewaakt of :factuur subsidiabel is m.b.t. - deelnemer ja/nee - datum projectperiode - opleiding in de beschikking ja/nee Maakt rapportages mogelijk per medewerker, project, grootboekrekening en kostenplaats (crebo) - Bij toerekening: factuur opsplitsen in met project code en zonder project code

OVERZICHT:

OVERZICHT:

OVERZICHT:

6 DEELNEMERS W.V. 1 NIET ESF DEELNEMER

TOEREKENING UREN INSTRUCTEUR NAAR ESF DEELNEMERS

VERVOLG URENVERANTWOORDING INSTRUCTEUR

Knelpunten ROI Noord Nederland: Weerstand personeel op extra verslaglegging Urenverantwoording direct personeel - instructeurs: toerekening ESF deelnemers - BPV begeleiders: aantoonbaar maken (registraties) Toerekening kosten (m.n. cursuskosten projectperiode  cursusjaar) Subsidiestromen: “Waar heb je recht op” en niet “wat is ontvangen” (= cofinanciering) Materiaalkosten (aantoonbaar maken)

Genomen maatregelen ROI Noord Nederland: Urenverantwoording instructeurs koppelen aan presentielijsten (controle op presentie is verbeterd!) Urenverantwoording geeft meer inzicht in de taken en de daarmee gemoeide tijdsinspanning Contactregistraties laten maken door de BPV- begeleiders = tevens dossieropbouw van de leerling Financieel vastleggen per medewerker/opleiding is tevens nuttige budgetinformatie

Bedankt voor uw aandacht! VRAGEN ?