Workshop AO/IC: “Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie!” 07-04-20092 / 30.

Presentatie over: "Workshop AO/IC: “Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie!” 07-04-20092 / 30."— Transcript van de presentatie:

1

2 Workshop AO/IC: “Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie!” 07-04-20092 / 30

3 Doel van de presentatie Efficiënte inrichting en implementatie van de AO/IC = Weinig inspanning, veel resultaat 07-04-20093 / 30

4 Inhoud van de presentatie Algemene informatie Tijdslijn Voorwaarden in de beschikking Projectadministratie Hoe nu verder? Tips Conclusie 07-04-20094 / 30

5 Algemeen Doel van ESF Actie E, Sociale Innovatie: Een project heeft tot doel de arbeidsproductiviteit te verhogen als gevolg van de vernieuwing van de wijze waarop de arbeid is georganiseerd. Thema’s: -slimmer werken -flexibelere arbeidsorganisaties -nieuwe verhoudingen in arbeidsorganisaties Multipliereffect 07-04-20095 / 30

6 Ervaring met ESF? 07-04-20096 / 30

7 Tijdslijn Aanvraagtijdvak: Oktober 2008 volledigheid Bezoek: Interim controle Inhoudelijk Start project Eind project Max. 8 mnd Indiening einddeclaratie Max. 3 mnd Bezoek: eindcontrole vaststelling verlening Verslag: Interim controle Rapport van bevindingen 1 jaar Verdere controle mogelijk t/m 2020 door: -Rijksauditdienst -Europese Rekenkamer 07-04-20097 / 30

8 De regelgeving voor ESF Verordeningen: 1081/2006, 1083/2006 en 1828/2006 Operationeel Programma (OP) Subsidieregeling Bijlage 3: Handleiding Projectadministratie (HPA) Aandachtspunt: HPA wijzigt periodiek 07-04-20098 / 30

9 Voorwaarden in de beschikking Drie standaard voorwaarden in de beschikking: 1.Niet subsidiabele activiteiten 2.Kosten betreffende reguliere bedrijfsvoering 3.Algemene overdraagbaarheid Veel voorkomende additionele voorwaarde: 4.AO/IC voorwaarde 07-04-20099 / 30

10 De AO/IC is de backbone van een project Betrek alle projectleden bij de vormgeving, uitdragen van – en de implementatie van de AO/IC Een goede implementatie van de AO/IC is het halve werk. 07-04-200910 / 30

11 Onderdelen Administratieve Organisatie 1.Urenverantwoording 2.Verslaglegging 3.Financieel 3.Aanbesteding 5.Publiciteit 6.Bewaarplicht 7. Opbrengsten 07-04-200911 / 30

12 1.Urenverantwoording Doelen: Prestatieverantwoording van projectdeelnemer Verantwoording (controlespoor) Format bestaat uit: 1.Verantwoording in de 7 verschillende activiteiten 2.Sluitend/integraal uren schrijven 3.Ondertekening in functiescheiding en tijdig 4.Dient te voldoen aan de publiciteitseisen 07-04-200912 / 30

13 Voorbeeld urenschrijfstaat 07-04-200913 / 30

14 2.Verslaglegging Doelen: Transparantie Overdraagbaarheid Verantwoording (controlespoor) 07-04-200914 / 30

15 2.Verslaglegging Implementatieplan bestaand uit: 1.Analyse van de knelpunten in de arbeidsproductiviteit 2. Analyse sociale innovatiepotentie 3. Meetbare doelstellingen 4. Verslag uittesten van het implementatieplan 5. Kosten/baten analyse van het vervolgtraject 6. Activiteitenplan en tijdsplanning vervolgtraject 07-04-200915 / 30

16 3.Financiën Doel: Verantwoording (controlespoor) Onderdelen financiële administratie: Facturen in origineelstaat of gewaarmerkte kopie Betaalbewijs/betaalbatch Bankafschriften Uurloonberekening van intern personeel Aandachtspunt financiën: Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid 07-04-200916 / 30

17 4.Aanbesteding en marktconformiteit Doelen: Selectie van externe partner op basis van objectieve criteria Verantwoording (controlespoor) Aandachtspunten aanbesteding: Het is niet waarschijnlijk dat de dienst boven de drempelbedragen uit komen. Echter, het is mogelijk. De marktconformiteitseis geldt ook voor private partijen Administreren aanbesteding: Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid 07-04-200917 / 30

18 4.Aanbesteding en marktconformiteit Aantonen marktconformiteit onder de drempelbedragen in prioritering: 1.Europese Openbare Aanbesteding 2.Transparante Offerteprocedure 3.Benchmark >bij kostenposten onder de € 1000 vervalt de marktconformiteitseis 07-04-200918 / 30

19 4.Aanbesteding en marktconformiteit Onderdelen aanbestedingsadministratie: Offerteaanvraag: opvragen van offertes Wegingsmatrix: overzicht met scores van de aanbieders Offerte’s (meervoud!): aanbiedingen van producenten Afwijzingsbrieven: afwijzingen aan minder voordelige partijen Contract: vraag- en aanbodzijde leggen de vraag vast 07-04-200919 / 30

20 5.Publiciteit Doel: De Europese Unie bekend maken bij de deelnemers Voorbeelden publiciteit: vlag en zinsnede intranet/internet interne nieuwsberichten (gratis) promotiepakket gevelbord 07-04-200920 / 30

21 6.Bewaarplicht Doelen: Controlerende instanties de mogelijkheid bieden de projecten te controleren tot en met 31 december 2020 Verantwoording (controlespoor) Aandachtspunt bewaarplicht: Expliciet melding maken van de datum van vernietiging op de projectadministratie (niet vernietigen voor 2021) 07-04-200921 / 30

22 7.Opbrengsten Verworven inkomsten in mindering brengen bij de projectkosten. 07-04-200922 / 30

23 Hoe nu verder? 07-04-200923 / 30

24 De start van het project Na vandaag: 1.Mogelijke aanpassing van de AO/IC 2.Het uitdragen van de AO/IC: implementatie van de AO/IC 3.Vastleggen van alle stappen in de administratie 4.Interim controlebezoek 07-04-200924 / 30

25 Tips Financiële administratie: Centrale administratie Aanbesteding: Voltooiing voor start van activiteiten Publiciteitseisen: Gebruik een camera Bewaarplicht: Elektronische administratie dient uitleesbaar te zijn tot 2021 Interim controlebezoek Zorg voor een complete administratie 07-04-200925 / 30

26 Conclusie De AO/IC is de backbone van het project! Het project zelf kan worden gezien als het lichaam De administratie dient een dagboek te zijn: Begrijpelijk Inzichtelijk Compleet Vastlegging voor later 07-04-200926 / 30

27 Conclusie Algemene informatie Tijdslijn Voorwaarden in de beschikking Projectadministratie Hoe nu verder? Tips 07-04-200927 / 30

28 Vragen? Opmerkingen? Aanwijzingen? 07-04-200928 / 30

29 Contactgegevens Werkgroep Actie E: Gerard Slotema: 070- 315 2102 g.slotema@agentschapszw.nl Evert v.d Zwan: 070- 315 2125 e.van.der.zwan@agentschapszw.nl Floor Martens: 070- 315 2078 f.martens@agentschapszw.nl Paul Versteeve: 070- 315 2031 p.versteeve@agentschapszw.nl David Lindenaar: 070- 315 2071 dlindenaar@agentschapszw.nl Algemeen mailadres: ESF@agentschapszw.nl Algemeen telefoonnummer: 070-315 2054 Het Agentschap vervult ook een voorlichtings- en adviesfunctie 07-04-200929 / 30

30 SUCCES MET HET PROJECT! 07-04-200930 / 30