Operations Management Business School Nederland Stakeholders Buren, januari 2008

Opbouw programma Inleiding (Complexe) projecten in politieke omgevingen Regievoering Stakeholders Opdracht

Inleiding Iets over mezelf Waarom dit onderwerp? Wat voegt het toe aan projectmanagement? Is dit nieuw?

Projectontwikkelingsfase Projecten (1) Agenderen Startnotitie Projectvoorstel Beheersing Uitvoering Oplevering Evaluatie Projectontwikkelingsfase Projectbe- heersingsfase Project-uitvoeringsfase Initiatiefase Definitie Ontwikkeling Nazorg

Projecten (2) Goed is goed genoeg Kwaliteit is doen wat je belooft, niet meer en niet minder Kwaliteitborging via Deming-cyclus: Plan-Do-Check-Act

Projecten (3) Voordelen van projectmatig werken: methode om cultuurbarrières te slechten overeenstemming over projectresultaat Doelen kunnen verschillend zijn

Regie in projecten (1) 3 soorten effecten van een project Projectmatig effect: resultaat lost probleem op Maatschappelijk effect: project leidt tot verandering in organisatie of maatschappij Politiek effect: met project kan men scoren Het regisseren van projecten met participatie van meerdere actoren vraagt om een balans in het krachtenveld van maatschappij, politiek, en projectmatig resultaat. Ligt het zwaartepunt te veel op de as projectmatig resultaat-maatschappij (A), dan kan dit mogelijk leiden tot politiek onacceptabele oplossingen. Ligt het zwaartepunt te veel op de as maatschappij-politiek (B), dan kan dit leiden tot halfslachtige compromisoplossingen. Tenslotte, wanneer het zwaartepunt teveel op de as projectmatig resultaat-politiek ligt (C), dan kan dit leiden tot oplossingen zonder draagvlak. Een project wordt complexer als het gaat om het creëren van draagvlak. Een project managen wat betreft de inhoudelijke realisatie is daarentegen niet zo ingewikkeld. Afstemming en de interactie met actoren is bepalend in de sturing en beheersing van het project. De regie van de interactie met het krachtenveld zijn veelal belangrijker dan tijd en geld.

Regie in projecten (2) Creëren van draagvlak belangrijker dan resultaat Regie van en interactie met het krachtenveld effect Geïnformeerd zijn en geïnformeerd worden!!! Voor de regie en daarmee het effectief laten verlopen van het project kunnen vier componenten worden onderscheiden: Werkveld: waar gaat het over? Een belangrijke vraag is of het gesignaleerde probleem voldoende steun krijgt. Doelen: Wat wil men? Het ambitieniveau wordt hierbij beperkt door het krachtenveld en de beschikbare middelen. Rol: Welke rol wordt gespeeld? De rol die een project kan spelen in een bepaald werkveld, is afhankelijk van de status die het project bij aanvang krijgt Werkwijze: Hoe gaat men te werk? Door de projectvorm en –status kan een bijzondere werkvorm worden gehanteerd waarbij normale procedures kunnen worden omzeild of waardoor participatie van actoren wordt vergroot.

Regie in projecten (3)

Formele (Organisatie)structuur Regie in projecten (4) Regie Formeel (hard) Informeel (zacht) Formele (Organisatie)structuur Projectmanagement Externe omgeving Informele structuur

Samenvattend Grote complexe projecten: Interactief Harde en zachte kant aanwezig Regie = voortdurende afstemming met omgeving/stakeholders Team met technocratisch en interactief ingestelde leden (netwerkorganisatie)

Stakeholders (1) Stakeholders: belanghebbenden Shareholders: aandeelhouders Soms: Politieke en niet-politieke stakeholders

Stakeholders (2) Stakeholdermanagement in 3 M’s Mapping Inzichtelijk maken stakeholders Mobilising Positioneren ten opzichte van onderneming, van elkaar en contacten leggen Managing omgaan met inbreng van stakeholders

Stakeholders (3) Voordeel organisatie van communicatie met stakeholders Wederzijds vertrouwen en betrokkenheid Identificatie van stakeholders met beslissingen Tijdig risico’s, issues en trends identificeren Tegenstrijdige belangen in kaart Anticiperen op conflicten dan wel vermijden Kennis ontwikkelen en nieuwe ideeën genereren

Stakeholders (4) Stakeholderanalyse Stakeholder Analysis Winning support for your projects "Stakeholder management is critical to the success of every project in every organization I have ever worked with. By engaging the right people in the right way in your project, you can make a big difference to its success... and to your career." - Rachel Thompson, Experienced Project Manager

Stakeholders (5) Verschillende modellen Gaan allemaal om het in kaart brengen van: Welke stakeholders zijn er Wat zijn hun belangen (wat is hun interesse) Wat is hun invloed (macht)

Stakeholders (6)

Stakeholders (7) Risicoanalyse A. Politieke-/stakeholderanalyse Wie Recente uitspraken Uitgangspunten Belangen B. Doelgroepanalyse Doelgroepen Rollen Vertegenwoordigers C. De eigen organisatie/team Sterkten/Zwakten Voor/tegen Relevante partijen Beïnvloeder Beslisser Gebruiker Toeleverancier Meebeslissen Meewerken Meedenken Meeweten

Stakeholders (8) Analyse: Probleemanalyse en probleemdefinitie Doelstelling, resultaat, output, criteria, opdrachtgever(s) Stakeholdersanalyse Politieke stakeholders Niet-politieke stakeholders Eigen team Positioneren in cirkels van invloed (zie hand-out)

Stakeholders (9) Probleemanalyse Buitenring: een strategisch spel van geven en nemen Resultaat: de Buitenring (weg) Probleemdefinitie Doelstelling: Output: Criteria: Opdrachtgevers:

Stakeholders (10) Stakeholdersanalyse Politieke stakeholders Bewindslieden Partijen Ambtelijke top Recente uitspraken Welke uitgangspunten worden gehanteerd? Welke belangen spelen een rol? Stakeholdersanalyse Politieke stakeholders

Stakeholders (11) Stakeholdersanalyse Niet-politieke stakeholders Nr Doelgroep Rol Belangen Vertegenwoordiger 1a Bewoners 1b Bewonersgroepen 2 Milieugroepen 3 Kamers van Koophandel 4 Limburgse werkgevers 5 VVV (toerisme) 6 Stichting Limburgs Landschap 7 Hulpdiensten 8 Ondernemers 9 ANWB Stakeholdersanalyse Niet-politieke stakeholders

Stakeholders (12) Stakeholdersanalyse Eigen team

Stakeholders (13) Stakeholdersanalyse Positioneren

Opdracht Maak in groepjes een stakeholdersanalyse voor het schrijven van je ALP OM Korte probleemanalyse en –definitie Stakeholders in kaart brengen Positioneren Korte plenaire toelichting vanuit de groepjes