Interne communicatie

Kosten van gebrekkige communicatie Sociale isolatie één van de belangrijkste risicofactoren voor hartziekte twee- tot driemaal meer kans om voortijdig te overlijden Bedrijven, organisaties 30.000 dollar per jaar per medewerker verlies 25 tot 40% van de budgetten 99% van problemen tussen vakbonden en bedrijven te wijten aan miscommunicatie (VS) Iacocca: primaire taak is mensen te motiveren – kan alleen door communicatie

Samenwerking Er zijn vier mensen, genaamd iedereen, iemand, eenieder en niemand. Er moest een belangrijk werk worden verricht en aan iedereen werd gevraagd om het te doen. Iedereen was er zeker van dat iemand het werk zou doen. Eenieder kon het maar niemand deed het. Iemand werd boos omdat het eenieders werk was. Iedereen dacht dat eenieder het kon doen maar niemand realiseerde zich dat iedereen het niet zou doen. Het einde was dat iedereen iemand de schuld gaf toen niemand deed wat iedereen gedaan kon hebben.

Informatiebehoeften van medewerkers Beleidsplannen van organisatie 95% Verbeteringen van de productiviteit 90 Personeelsbeleid 90 Taakinformatie 89 Promotiemogelijkheden 88 Externe invloed op mijn werk 88 Mijn plaats in de organisatie 85 Activiteiten buiten mijn afdeling 85 Onze plaats tegenover concurrentie 83 Personeelsmutaties 81

Functies van interne communicatie 1. Informeren over doelstellingen, over plannen en instructies 2. omschrijven van specifieke taken die moeten uitgevoerd worden 3. duidelijk maken van verantwoordelijkheden 4. ontwikkelen en onderhouden van een goed organisatieklimaat 5. toezien op de naleving van regels 6. evalueren en corrigeren van de wijze waarop taken worden uitgevoerd 7. coördineren van activiteiten 8. nastreven van feedback om conflicten op te lossen of te vermijden 9. het onderhouden van een hoge kwaliteit

Soorten interne informatie Taakinformatie - werkinstructie, procesinformatie, beheersinformatie Beleidsinformatie hoe gaat het met de organisatie? Wat gebeurt er? P&O-informatie Info over primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden Motiverende informatie hygiëne-factoren: bij het ontbreken ervan ontstaat onvrede motiverende factoren

Soorten interne communicatiekanalen Face to face Telefoon Formele presentaties Interne documenten Bedrijfsbladen/personeelsbladen Prikborden Traditionele middelen Elektronische middelen

Communicatieplanning - Globaal communicatieplan - Intern en extern communicatieplan voor de hele organisatie - Communicatieplannen op projectniveau - Planning op individueel en interpersoonlijk niveau

Realistische verwachtingen Niet alles is beheersbaar Niet alles is (interne) communicatie Isoleer – zoveel mogelijk – de communicatieaspecten

Informele communicatie Niet-geformaliseerde uitwisseling van beleids- en werkinformatie Sociale informatie-uitwisseling Geruchtencircuit Uitbarsting – stoom afblazen Roddelcircuit Wandelgangen Lobbyen

Segmentatievariabelen voor interne doelgroepen Type contract Functieniveau Leeftijd Opleiding Verantwoordelijkheid Locatie Toegang tot technologie

Communicatiedoelstellingen moeten SMARTT zijn: Specifiek zijn Meetbaar Achievable, haalbaar Relevant door de doelstelling Tijdsgebonden Trackable, opvolgbaar

Vuistregels Communiceer voortdurend, intensief, duidelijk en eenduidig Benoem het doel en de reikwijdte Geef aan hoe het juist zal gebeuren Streef mogelijkheden na voor participatie van medewerkers

Goede interne informatie is: Tijdig verstrekt en ontvangen Inhoudelijk correct Relevant en bruikbaar Helder en toegankelijk Compleet Niets extern, zonder intern

Analyse van de interne communicatie

ICA Interne Communicatie-Audit 1. Informatie over eigen werk en beleid van de organisatie 2. Informatiebehoefte en –uitwisseling 3. Tevredenheid over de communicatiemiddelen 4. Kwaliteit van de onderlinge samenwerking en overleg 5. Persoonlijke gegevens

Tien componenten van een intern communicatieproces 1. Welke richting wil uw organisatie uitgaan? 2. Overlegstructuren 3. Organisatiemodel 4. Communicatiemiddelen 5. Communicatievaardigheden 6. Aanmoedigingen en beloningen 7. Organisatiecultuur 8. Leiderschapstype 9. Voorbeeldgedrag 10. Verblinding en tegenwerking