De samenwerkingsscan een praktische ICT benchmarking voor lokale besturen Bart Beuten Sr. Strategy Consultant V-ICT-OR SHOPT-IT - 26 APRIL 2012

CONTEXT

VERA, steunpunt informatica Transitie van productenleverancier naar steunpunt Bovenlokale focus Ondersteuning en onafhankelijke consultancy Schaalvergroting Innovatie Samenwerking

ICT bij lokale besturen Weinig aandacht voor strategisch belang ICT Groeiende afhankelijkheid van de roadmap van externe partijen voor de eigen dienstverlening Diverse methodes, ervaringen en inzichten Beperkte (investerings)kracht en versnippering beschikbare middelen Te weinig aangepaste organisaties Belang en uitgavelast ICT neemt toe

VIRTUELE CENTRUMSTEDEN

Regionale samenwerking Virtuele clustering naar schaal inwoners Open voor alle lokale besturen Duurzame en structurele samenwerking Betrokkenheid van beleid, organisatie en informatica Tweetraps samenwerking VERA faciliteert, begeleidt, ondersteunt en adviseert

Doelstellingen Efficiëntie dienstverlening: meer voor hetzelfde of hetzelfde voor minder Effectiviteit dienstverlening: gerichter werken en strategisch vermogen verhogen Professionaliteit dienstverlening: competenties aanscherpen, specialisaties ontwikkelen Kwaliteit dienstverlening: kwetsbaarheden wegwerken en innovatiekracht bedrijfsvoering verhogen

Stand van zaken

Draaiboek Ondertekening protocol Samenwerkingsscan Charter en mission statement Strategisch plan Identificatie projecten Uitvoering en evaluatie

SAMENWERKINGSSCAN

Doelstellingen

8 domeinen in kaart gebracht Beleid Organisatie Financieel Veiligheid Hardware Netwerk Bureautica Software FOCUS VRAAGSTELLING FOCUS VRAAGSTELLING Beleid InformaticaOrganisatie

Werkwijze Interviews (beleidsmakers, secretaris, IT’er) Elektronische vragenlijsten Verwerking gegevens en vergelijkende analyse: benchmarking en identificatie opportuniteiten voor samenwerking Eindrapportering aan samenwerkingsverband Individueel rapport met concrete verbeteradviezen

Demo Korte presentatie elektronische vragenlijsten

BELANGRIJKSTE RESULTATEN

Steekproef April 2012: 28 besturen – 10 gemeentebesturen – 18 OCMW’s Na de zomer: +/- 50 besturen + 18 gemeentebesturen + 5 OCMW’s

ICT staf (O45% - G66%)

Verbeterpunten Optrekken ICT ondersteuning Voorzien aparte functie met duidelijke opdracht Ondersteuning voor ICT verantwoordelijke (opleiding) (cf. zelf aanpassingen uitvoeren op server, backup) Meer aandacht en ruimte voor strategische en organisatie-ondersteunende rol van ICT

ICT maturiteit (O47% - G47%)

Verbeterpunten ICT, een onderwerp van intern overleg (bijv. MAT) ICT competenties van medewerkers versterken Uitbreiden procesmatig werken Aandacht voor veranderingsmanagement Versterken beleidsvisie, -vorming en –planning Integrale aanpak ICT vraagstukken

ICT beheer (O51% - G55%)

Verbeterpunten Verder professionaliseren van ICT beheer door kennisdeling, opleiding, voldoende tijd vrijmaken,… Contractbeheer: in relatie met leveranciers voldoende aansturing, controle en opvolging opnemen Efficiëntiewinsten door centraliseren, uniformiseren en standaardiseren van ICT processen Versterken risicobeheer: noodplan, documentatie, procedures,…

ICT aankoopbeleid (O57% - G63%)

Verbeterpunten Grondige kosten-baten analyse vermijdt ‘domme’ aankopen (te duur, niet nodig, geen draagvlak,…) Aankoopproces gebeurt idealiter in wisselwerking tussen inhoudelijke diensten, IT’er, secretaris (MAT) met centrale sturing Goede onderhandelingskracht = goede voorwaarden Kennis van marktspelers en hun prijzen en sturing door management versterkt onderhandelingskracht

ICT veiligheid (O62% - G50%)

Verbeterpunten Niet alle besturen hebben een wachtwoord policy Niet alle besturen hebben een afmeld policy Veiligheidsplan is een ‘levend’ instrument Backup procedures (testen restores!) optimaliseren Relatie met al dan niet Daas (thin clients)

ICT infrastructuur (O45% - G58%)

Verbeterpunten Professionaliseren hosting Netwerkredundantie Investeren in organisatie ondersteunende software Kortere cyclus vernieuwing pc’s (ca. 5 jaar) Minder printers Als ICT verantwoordelijke met beperkte kennis acties moet doen op de server, is dit een risico

GLOBALE EVALUATIE (O49% - G56%)

ICT uitgaven (O80.000€ – G €)

Per werkpost (O2.524€ - G3.365€)

Per inwoner (O4,8€ – G13,8€)

Conclusie Over het algemeen: onderfinanciering van ICT Genoeg voor het operationeel laten werken Niet genoeg voor tijdige vernieuwing, anticiperen op calamiteiten, organisatie-ondersteunende aanpak, enz. Samenwerking tussen gemeente en OCMW, biedt (economische) schaalvoordelen, maar kan pas slagen onder bepaalde randvoorwaarden