CAG/11/13.01/DOC.010

Van beheersovereenkomst naar ondernemingsplan Het ondernemingsplan 2011 Henny De Baets administrateur-generaal

Het uitwerken van een ondernemingsplan is een permanente afweging tussen het streven naar volledigheid en het weergeven van relevante managementinformatie

Henny De Baets 4 Van Beheersovereenkomst naar Ondernemingsplan Een doelstellingencascade (1) : Strategisch Plan OVAM met strategische en operationele doelstellingen + strategisch belangrijke projecten, vertrekkende vanuit een uitgebreide contextanalyse, SWOT-analyse en klantenbevraging ● Dient voor input regeerakkoord en beleidsnota ● Dient voor input milieubeleidsplan MINA : Ontwerp-beheersovereenkomst OVAM o.b.v. bovenstaande documenten : opmaken ondernemingsplan 2011 o.b.v. de ontwerp-beheersovereenkomst

Henny De Baets 5 Van Beheersovereenkomst naar Ondernemingsplan Een doelstellingencascade (2) Januari 2011: Planningsdocument voor de administrateur- generaal 2011 opmaken Januari-februari 2011: Ondernemingsplan 2011 wordt doorvertaald tot doelstellingen op afdelings-, dienst-, cel- of medewerkerniveau ● Koppeling met de PLOEG-cyclus ● Koppeling met de planning & monitoring tool voor opvolging en rapportering van projecten

Henny De Baets 6 Opmaken van het Ondernemingsplan Het planningsproces (1) Vanaf 2011, twee planningsmomenten per jaar: Maart-april: ruwe planning jaardoelstellingen in planningstabel ● I.f.v. Begrotingsopmaak ● Per SD, OD en project ● Koppeling met onderzoeks-, communicatie-, ICT-behoeften of andere middelenbehoeften zoals personeel, vorming,... ● Input voor beleidsbrief (augustus)

Henny De Baets 7 Opmaken van het Ondernemingsplan Het planningsproces (2) Oktober-november: verfijning van de planning ● Verwerking resultaat begrotingsgesprekken ● Koppeling met projectwerking ● Koppeling met planning & monitoring tool ● Opmaak ondernemingsplan, intern goedgekeurd in december, aangepast in januari i.f.v. begrotingscontrole

Henny De Baets 8 Koppeling ondernemingsplan – middelenbehoeften (1) Voorafgaand aan de opmaak van het ondernemingsplan worden in een planningstabel per OOD de verschillende middelenbehoeften bij elkaar gebracht Voorbeeld uit planning OP 2011:

Henny De Baets 9

Henny De Baets 10 Structuur en inhoud van het Ondernemingsplan Inleiding Activiteiten in uitvoering van bodemsanering en bodembeheer (strategische organisatiedoelstellingen, operationele organisatiedoelstellingen, strategische projecten) Activiteiten in uitvoering van afvalstoffen- en materialenbeheer (SOD's, OOD's, SP's) Activiteiten in uitvoering van bovengewestelijk beleid inzake afvalstoffen-, materialen- en bodembeheer (SOD's, OOD's, SP's) Interne werking (Meetbare efficiëntiewinsten – Maturiteit – bijkomende engagementen) Bijlage: initiële begroting 2011 (dotatie – beleidskredieten)

Henny De Baets 11 Structuur en inhoud van het Ondernemingsplan Processen (1) Per OOD worden beschreven: ● Kritieke processen, voorbeelden:  Snelle en correcte aflevering van bodemattesten: –99% van de aangevraagde bodemattesten voor niet-risicogronden wordt afgeleverd binnen de 30 dagen; –eind 2011 wordt nagegaan hoeveel van de aangevraagde bodemattesten voor niet-risicogronden binnen de 15 dagen wordt afgeleverd; –90% van de dossiergebonden bodemattesten wordt afgeleverd binnen de 60 dagen.

Henny De Baets 12 Structuur en inhoud van het Ondernemingsplan Processen (2) Per OOD worden beschreven: ● Kritieke processen, voorbeelden:  Snelle en correcte behandeling van bodemonderzoeken: –90% van de ingediende oriënterende bodemonderzoeken wordt behandeld binnen de 60 dagen na melding van de overdracht; –eind 2011 wordt nagegaan hoeveel van de ingediende oriënterende bodemonderzoeken binnen de 45 dagen na melding van de overdracht worden behandeld; –90% van de ingediende beschrijvende bodemonderzoeken wordt behandeld binnen de 60 dagen; –90% van de ingediende bodemsaneringsprojecten wordt beoordeeld binnen de 90 dagen; –90% van de beoordelingen van het voorstel financiële zekerheid tot bodemsanering zal gebeuren binnen de 30 dagen.

Henny De Baets 13 Structuur en inhoud van het Ondernemingsplan Projecten Per OOD worden beschreven: ●(strategische) projecten, voorbeelden  Doel  Omschrijving resultaat

Henny De Baets 14 Specifiek: Interne Werking (1) Iedere entiteit verhoogt verder de maturiteit van de eigen organisatie aan de hand van een verbetertraject Overkoepelend: verbetervoorstellen uit zelfevaluaties en IAVA- audits worden systematisch opgepakt Specifieke acties binnen bepaalde thema's van de Leidraad Organisatiebeheersing: ● planning- en monitoringsystematiek (uitgerold over hele organisatie) ● risicobeheer (prioriteit voor financiële processen) ● HR-beleid (personeelsplanning, leiderschap, arbeidsreglementering, talentmanagement) ● communicatiebeleid: strategie en jaarprogramma 's interne en externe

Henny De Baets 15 Specifiek: Interne Werking (2) Elke entiteit definieert een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren Bijdrage aan het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid. Een specifiek entiteitstraject: ● afdelingsspecifieke verbetertrajecten E&E ● optimalisatie instrumentarium voor het afval-, materialen- en bodembeleid ●optimalisatie van de management -ondersteunende diensten en functies Bijkomende engagementen Duurzaam en ethisch verantwoord aankoop- en investeringsbeleid

Henny De Baets 16 Aandachtspunten voor ondernemingsplannen (1) Timing: bij begrotingsopmaak is het niet steeds mogelijk om reeds gedetailleerd de behoeften (communicatie, ict, onderzoek) te benoemen laat staan te (deel)begroten. Blijvend moeilijke afweging tussen volledigheid (OP als verantwoordingsdocument voor de totale middelenvraag) en managementsrelevantie (OP als plannings- en sturingsinstrument, minder toegespitst op niet-kritische recurrente taken). Doelstellingencascade moet uitgangspunt blijven, maar buiten BO-doelstellingen moet ruimte blijven voor specifieke projecten.

Henny De Baets 17 Aandachtspunten voor ondernemingsplannen (2) Kan een OP echt dienen als planningsdocument voor de leidend ambtenaar? Een OP heeft pas écht meerwaarde als er een monitoringsinstrument aan gekoppeld kan worden.

Dank voor uw aandacht Zijn er nog vragen?