ELEKTRONISCHE FACTUUR Tim Laureys Gent 22 januari 2004

De factuur – hoofdkenmerken (I) Voornamelijk een handelsgebruik (weinig wettelijke regeling) Een aanvaarde factuur kan bewijs leveren van overeenkomsten (art. 25, lid 2, W. Kh) Bewijskracht tegen de leverancier: Buitengerechtelijke bekentenis Handtekening = kwijting Bewijskracht tegen de klant na (stilzwijgende) aanvaarding

De factuur - hoofdkenmerken (II) Factuur wordt doorgaans niet ondertekend, en vormt aldus één van de weinige niet ondertekende documenten met dermate verregaande juridische gevolgen De ondertekening door de leverancier bevat een dubbel nadeel: Het vermoeden van kwijting artikel 104, lid 2 Faill.W.: de onmogelijkheid om verkochte, niet geleverde goederen terug te vorderen van de failliete boedel

Elektronisch factureren Economisch voordeel (studie van Gartner: 1,3 mio EUR per middelgroot bedrijf per jaar) Wettelijk kader: Sinds 1996: Belgische BTW aanschrijving (individuele vergunningen) EU RL nr. 2001/115/EG -> directe werking vanaf 1/1/04 Wetsontwerp tot implementatie EU RL goedgekeurd op 24/10/03

Elektronisch factureren – EU RL E-invoice slechts mogelijk mits aanvaarding door de afnemer (alg. voorwaarden) Minimale factuurvermeldingen aangepast Bovendien moet na opslag de leesbaarheid gegarandeerd worden (leesbare bewaring) Zeer ruime definitie van het begrip ‘factuur’ ‘self billing’ is toegelaten (vb Dexia)

Elektronisch factureren – EU RL E-invoice moet: Authenticiteit van de herkomst en Integriteit van de inhoud waarborgen E-invoice mag steeds technisch via: De beveiligde elektronische handtekening (art. 2 lid 2 RL 1999/93/EG). Mogelijk voor de lidstaten om bijkomend een goedgekeurd certificaat te vereisen. EDI (art 2 Aanbeveling 1994/820/EG). Mogelijkheid voor de lidstaten om een aanvullend kort overzicht op papier te vereisen. E-invoice kan ook op elke door de lidstaten toegelaten wijze (vb Finland en Zweden aanvaarden de loutere verzending via e-mail).

Elektronisch factureren – EU RL Geen bijkomende verplichtingen of formaliteiten toegelaten (uitz.: tot 31/12/05 kan de voorafgaande kennisgeving vereist worden) Elektronische handtekening: Naar Belgisch recht minstens 2 nadelen verbonden aan de ondertekening van de factuur (behoudens contractuele of wetgevende wijziging) Low budget mogelijkheid voor e-invoice, die deze methode toegankelijker zal maken voor KMO’s Kan geen vereiste vormen voor een geldige e-invoice Zal in de toekomst waarschijnlijk aan belang inboeten voor e-invoice indien België het voorbeeld van Finland en Zweden zou volgen (aanvaarding e-invoice per e-mail). Lidstaten kunnen niet de verplichting opleggen e-invoice te ondertekenen (RL)

Elektronisch factureren – EU RL EDI: Geen uniforme standaard bepaald => uniformiteit ontbreekt en vermindert de efficiëntie Mits compatibiliteit hersteld wordt schuilen in deze toepassing de grootste voordelen van elektronische facturatie (automatische verwerking, link met betalingsmodules, uitsparen inboekwerk voor klant en leverancier, etc)