Onderstroom management De golven zijn de dagen De dagen van het jaar Het lijkt of zij vertellen Hoe het ons vergaat Maar de onderstroom Die niemand ziet Bepaalt de richting Op elk gebied tekst: Stef Bos, Louis Mhlanga, Stella Khlimalo en Faith Kekana Most scientists studying global climate change look to the atmosphere. Paul Loubere peers into the deep, dark abyss of the eastern Pacific Ocean. Loubere has found evidence that the equatorial undercurrent--a deep-sea river originating in the Antarctic Ocean--exerts substantial control over marine life activity nearly halfway around the globe near the equator. www.P3.nl Lisette Peulen / Frans Vandennobelen

de bovenstroom Prince2 is proces georienteerd projectmanagement, met 8 componenten die in elk fase relevant zijn Best practice Business case driven Project in controlled environment www.P3.nl

www.P3.nl

www.P3.nl

Waarom is de bovenstroom niet genoeg Complexiteit wereld Complexiteit organisatie Volwassenheid mensen Niemand gelooft meer dat onze acties van vandaag de problemen van morgen op kunnen lossen. Voor velen is het bijna zeker dat ons gedrag van vandaag alleen maar de oorzaken van de problemen van morgen vormt… (Cooperrider&Shrivastva, 1999) Funky business: globaal, concurrentie overal en op alles, constant onderscheidend, instant verandering, www.P3.nl

Onderstroom en onderstroommanagement 4 componenten Kenbaar en bruikbaar Emotie beheer Informatie beheer Positiebeheer Groeibeheer www.P3.nl

Prince2 Risicobeheersing Een goede en regelmatige risicoanalyse brengt projectrisico’s in kaart; een goed ingericht risicomanagement plant en bewaakt tegenmaatregelen. Risicobeheer Handvatten om risicoanalyse en risicobeheersing uit te voeren om beter te anticiperen op bedreigingen. Prince gaat over controlled environment De omgeving constant scannen, analyseren, acties ondernemen, monitoren De maakbaarheid www.P3.nl

RISICO Risico’s zijn gebeurtenissen of situaties die al dan niet kunnen optreden (kans!) en die bij optreden schade veroorzaken aan het object van risicomanagement. Soorten risico’s zijn: Object van risicomanagement Het object van risicomanagement is hetgeen waarvoor een manager verantwoordelijkheid draagt. Dit object kan een project of programma zijn, maar ook een (bedrijf)proces, een positie (b.v. imago), een product of een combinatie daarvan. Bijvoorbeeld ISPL kent een risicomanagement proces waarin sprake is van het managen van risico’s van de staande organisatie (binnen ISPL bijvoorbeeld wordt dit het doeldomein genoemd) en de projectorganisatie (binnen ISPL het projectdomein genoemd). Opmerking: in het algemeen geldt dat risicomanagement dicht tegen kwaliteitsmanagement aanligt, daar waar het gaat om de bepaling van de kwaliteit van het object. Hierbij wordt gebruik gemaakt van normstelling, waarbij wordt getoetst in hoeverre het object voldoet aan bepaalde vastgestelde normen (bijvoorbeeld voortkomend uit wettelijke vereisten of "best practices"). www.P3.nl

ONDERSTROOM RISICO’S Onderstroom risico’s emoties van jezelf en anderen belangen van jezelf en anderen energie van jezelf en van anderen onzekerheid / traagheid bij jezelf en bij anderen Object van risicomanagement Het object van risicomanagement is hetgeen waarvoor een manager verantwoordelijkheid draagt. Dit object kan een project of programma zijn, maar ook een (bedrijf)proces, een positie (b.v. imago), een product of een combinatie daarvan. Bijvoorbeeld ISPL kent een risicomanagement proces waarin sprake is van het managen van risico’s van de staande organisatie (binnen ISPL bijvoorbeeld wordt dit het doeldomein genoemd) en de projectorganisatie (binnen ISPL het projectdomein genoemd). Opmerking: in het algemeen geldt dat risicomanagement dicht tegen kwaliteitsmanagement aanligt, daar waar het gaat om de bepaling van de kwaliteit van het object. Hierbij wordt gebruik gemaakt van normstelling, waarbij wordt getoetst in hoeverre het object voldoet aan bepaalde vastgestelde normen (bijvoorbeeld voortkomend uit wettelijke vereisten of "best practices"). www.P3.nl

RISICO MANAGEMENT Identificeren en analyseren Ontwerpen en implementeren van maatregelen Om kans van optreden te verkleinen En/Of impact te minimaliseren 3. Definities Risicomanagement Risicomanagement is het proces van identificeren en analyseren van risico’s en vervolgens het ontwerpen en implementeren van maatregelen om de kans van optreden van de risico’s te verminderen, oftewel om de schade, veroorzaakt door de risico’s, te minimaliseren. Risicomanagement is een in hoge mate gestandaardiseerd proces dat in alle gevallen de stappen: inventariseren, analyseren, maatregelen nemen, bewaken kent. Het is in die zin goed vergelijkbaar met de keten: plan-do-check-act, zoals deze in de kwaliteitsliteratuur is ontwikkeld. Object van risicomanagement Het object van risicomanagement is hetgeen waarvoor een manager verantwoordelijkheid draagt. Dit object kan een project of programma zijn, maar ook een (bedrijf)proces, een positie (b.v. imago), een product of een combinatie daarvan. Bijvoorbeeld ISPL kent een risicomanagement proces waarin sprake is van het managen van risico’s van de staande organisatie (binnen ISPL bijvoorbeeld wordt dit het doeldomein genoemd) en de projectorganisatie (binnen ISPL het projectdomein genoemd). Opmerking: in het algemeen geldt dat risicomanagement dicht tegen kwaliteitsmanagement aanligt, daar waar het gaat om de bepaling van de kwaliteit van het object. Hierbij wordt gebruik gemaakt van normstelling, waarbij wordt getoetst in hoeverre het object voldoet aan bepaalde vastgestelde normen (bijvoorbeeld voortkomend uit wettelijke vereisten of "best practices"). www.P3.nl

De volgende stap in projectmanagement DE ONDERSTROOM De volgende stap in projectmanagement www.P3.nl

EMOTIE = VORM VAN COGNITIE GEEFT INFORMATIE OVER DE BUITENWERELD STELT VAST WELK BELANG ZAKEN EN PERSONEN VOOR ONS HEBBEN STAAT DAARMEE NIET TEGENOVER DE RATIO DEZE KENNIS OOK IN PROJECTEN GEBRUIKEN www.P3.nl

UITGANGSSITUATIE WERELDWIJD GEBRUIKT SYSTEEM LOCAAL BEHEER LOCAAL CONTRACT LOCAAL KENNIS EN ERVARING NIET ACCEPTABEL VOOR HQ www.P3.nl

BESLISSING TOT CENTRALISATIE BESLUITVORMINGSPROCES TOOLING VERVANGEN DOOR EEN ANDERE LEADERSHIP NAAR HQ KENNIS NAAR HQ LOCALE TEAM BLIJFT NIET IN TACT PROJECT OM NIEUWE OMGEVING OM TE ZETTEN www.P3.nl

VERVANGINGSPROJECT BOVENSTROOM SCOPE: ALLE HUIDIGE TYPEN BERICHTEN GLOBAL ALLE HUIDIGE KLANTEN OPERATIONELE OMGEVING: TRANSPORT, TRACKING EN TRACING ORGANISATIE: PROJECTMANAGER LOCAAL, TEAMLEDEN GLOBAAL LOCALE STUURGROEP PLANNING: ~ 4 MAANDEN DLT BUDGET: BEPERKT RISICO’S www.P3.nl

4 BASIS EMOTIES BIJ BEDREIGING BLIJDSCHAP ontkenning ANGST vluchten WOEDE vechten Blijdschap: ontkenning van het feit, dus geen beweging nodig. Bv: verdringing bij mensen die een concentratiekamp hebben meegemaakt. Willen de onmacht niet herbeleven. De rationele variant is negeren. Verdriet: erkenning van het feit, maar is definitief, niet veranderbaar, dus beweging heeft geen zin. Bv: moeder verliest kind. Herhalen, acceptatie van verlies Angst: erkenning van bedreiging. Is veranderbaar, maar incompetent. Machteloos. Beweging er vanaf. Bv: geweldsbedreiging in een uitgaanscentrum. Woede: bedreiging van verlies en competent om het aan te pakken. Het heeft zin om te vechten. Bv: VERDRIET acceptatie www.P3.nl

WERKING VAN EMOTIE GEBEURTENIS / GEDACHTE EEN BELANG VOOR HET SUBJECT WORDT GECONFRONTEERD MET EEN BELANG VOOR HET SUBJECT WAARDOOR EEN VERANDERING IN ACTIE BEREIDHEID OPTREED DIE STUURVOORRANG KRIJGT VANWEGE URGENTIE NIET GEPLAND www.P3.nl

OP GOEDE VOET BLIJVEN MET DE BUURMAN GEBEURTENIS EN BELANG INGETRAPTE RUIT VS OP GOEDE VOET BLIJVEN MET DE BUURMAN www.P3.nl

ACTIE BEREIDHEID EN STUURVOORRANG VLUCHTEN EN WEL ONMIDDELLIJK www.P3.nl

EMOTIE PLANMATIG GEBEURTENIS BELANG ACTIEBEREIDHEID STUURVOORRANG VERWACHTING BELANG DENKEN PLANNEN www.P3.nl

SUBJECTEN EN BELANGEN TEAMLEDEN: LOCAAL MANAGEMENT: CENTRAAL: POSITIE BEHOUD ERKENNING VAN PROFESSIONALITEIT LOCAAL MANAGEMENT: CONTINUITEIT ONAFHANKELIJKHEID CENTRAAL: GEEN GEZICHTSVERLIES = SNEL PROJECT RESULTAAT www.P3.nl

VOORBEELD: NIEUW BEZOEK GEBEURTENIS: ALLEEN ALS JE 3 KLANTEN IMPLEMENTEERT ACTIE BEREIDHEID: ALS HET ZO MOET KAP IK ERMEE BELANG: ERKENNING LOOPT EEN DEUK OP POSITIE LOOPT GEVAAR www.P3.nl

HANTERING HERKEN DE EMOTIONELE UITBARSTING ANALYSEER ACHTERLIGGEND BELANG VORM BEELD VAN TOTAAL BELANG ALTERNATIEVE REACTIES BIJDRAGE IN ELKE BELANG KEUZE EN ACTIE www.P3.nl

EMOTIE PLANMATIG GEBEURTENIS BELANG ACTIEBEREIDHEID STUURVOORRANG VERWACHTING BELANG DENKEN PLANNEN www.P3.nl

VOORDEEL INTEGRATIE VAN EMOTIE EN RATIO INTEGRATIE VAN DENKEN EN DOEN GEBRUIK VAN NATUURLIJKE ENERGIE DUS HOGERE DRIVE www.P3.nl

DE ONDERSTROOM INFORMATIE www.P3.nl

Alles wat u denkt, zegt en doet informeert de ander(en) Wheatley: information is that which changes us Als je zelf wilt veranderen moet je andere informatie tot je nemen Als je de ander wilt aanzetten tot verandering, moet je andere informatie beschikbaar stellen www.P3.nl

Aspecten Kanalen Vormen Bronnen Filters Werking Toepassingsvormen www.P3.nl

Informatie in de Bovenstroom Geselecteerd: Wie krijgt wat hoe en per wanneer Een-vormig (kanaal) www.P3.nl

Informatie in de Onderstroom Iedereen denkt, praat, doet verbindend element Voorbeeldproject Groningen Informatie is als de bubbels in het water De bubbels en de stroming zeggen dat het water levendig is In levendig water is er rijke flora en fauna En nog meer: ook de oevers hebben rijke flora en fauna Als projectleider wil je een levendig project: Enthousiasme, creativiteit, vaart En je wil dat de omgeving ook enthousiast en creatief is en niet kan wachten tot je project klaar is. Informatie is dat wat je de ander vertelt (in woord en geschrift, in doen en laten) bepaalt de levendigheid van je project en de aanpalende organisatie Voorbeeld : groningen project stemming down, somber, negatief, geen actie, tegengas van alle kanten, op sterven na dood. Ik ben rond gaan lopen, heb geluisterd en verteld over hoe ik het project zag, wat het zou betekenen als het resultaat klaar zou zijn, hoe vernieuwend het was en hoe anderen met argus ogen zaten te kijken dat wij hier in groningen …. Een projectorganisatie van 20 mensen, een organisatie van 170 mensen: in twee weken stemming omgeslagen. Er was geloof. www.P3.nl

Informatie als creatieve kracht Informatie is niet meer het ruilmiddel voor macht of status, maar het is het medium geworden. Iedereen leeft ervan, erdoor dus moet het overal zijn. Het karakter van informatie moet zijn overal, stromend, overvloed Life uses information to organize itself into material form When a system assigns meaning to data, data becomes information www.P3.nl

Werking van Informatie Richting Tempo Impact Sturen Verleiden Bevorderen Relevantie Urgentie www.P3.nl

7 KRACHTEN MODEL NOODZAAK DOET BEWEGEN VISIE GEEFT RICHTING   NOODZAAK DOET BEWEGEN VISIE GEEFT RICHTING SUCCES DOET GELOVEN SPIRIT GEEFT KRACHT WAT HEB IK GEDAAN IN GRONINGEN, HOE WERKT DE INFORMATIE DIE JE VERSPREID INFORMATIE OVER NOODZAAK DOET BEWEGEN INFORMATIE OVER VISIE GEEFT RICHTING INFORMATIE OVER SUCCES DOET GELOVEN INFORMATIE DIE GELADEN IS MET EIGEN GELOOF EN SPIRIT GEEF KRACHT Ik heb geen extra kennis ingebracht, ik heb alleen maar verhalen verteld, geloof gebracht en verbanden gestimuleerd `to create better health in a living system, connect it to more of itself` M. Wheatley CAPACITEITEN MAKEN HAALBAAR STRUCTUREN LOKKEN UIT SYSTEMEN BEKRACHTIGEN www.P3.nl

Bewust gebruik informatie Het project systeem observeren Wenselijkheid interventie bepalen Nieuwe informatie “toedienen” Effe wachte… Het project systeem opnieuw observeren Voorbeeld clustermanager die geirriteerd was en dat uitstraalde Wenselijkheid interventie bepaald Nieuwe informatie toegediend Effe wachte Opnieuw geobserveerd www.P3.nl

Informatie filters Ik zie de wereld niet zoals de wereld is Ik zie de wereld zoals ik ben Welke gegevens filter je uit, vind je waard om tot informatie te verwerken, laat je sturend zijn in je systeem www.P3.nl

Informatie bronnen Ogen en oren Het andere weten Het andere voelen Wie gebruikt bewust het andere weten Wie gebruikt bewust het andere voelen www.P3.nl

Literatuur De aap in ons (de Waal) Leadership and the new science (Wheatley) Presencing (Scharmer cs) Hellinger/Weber diverse Appreciative Inquiry (Cooperrider, Whitney) www.P3.nl

OEFENVRAAG Ga na in het project waar je in bezig bent /of het team Wie vertelt welke informatie En op basis van welke informatie Wat draag je zelf bij/welke informatie verspreid jij Onderschatting en onderbenutting van enorm potentieel Historie-driven www.P3.nl

verhalen vertellen is elkaar bewust informeren www.P3.nl

De volgende stap in projectmanagement DE ONDERSTROOM De volgende stap in projectmanagement www.P3.nl

Persoonlijke Strategie De Project Manager Een voorbeeld hoe je de boot kunt missen www.P3.nl

HET PROJECT DOEL BEZOEK JANUARI EERSTE DAG IN MAART SAP IN EUROPA IMPLEMENTATIE 1 MEI 2005, START IN MAART APPLICATIE SUPPORT VAN NL NAAR HU IT NL BUITENSPEL GEEN PROJECTLEIDER MIS IK OPNIEUW DE BOOT TOTAALBELANG BEZOEK JANUARI EERSTE DAG IN MAART www.P3.nl

PERSOONLIJKE STRATEGIE (1) VAL DE VIJAND ALLEEN AAN ALS JE DE NIEUWE POSITIE WEET TE BEHOUDEN VERDEDIG TOT DIE TIJD EN TRAIN JEZELF VOOR DE AANVAL ZOEK DE NATUURLIJKE ENERGIE VERMOEI EEN ANDER, NIET JEZELF VASTBERADENHEID INZICHT TOT DE NOODZAAK VAN HET NEMEN VAN RISICO www.P3.nl

PERSOONLIJKE STRATEGIE (2) www.P3.nl

TOT DE START IN MAART BESLUIT DOOR HQ GENOMEN, EUROPA MOEST VOLGEN GEFASEERD LIVE DUS: VERDEDIGEN: BEPERKEN TOT MIGRATIE TRAINEN: BETEKENISSEN LEREN, MENSEN LEREN KENNEN NATUURLIJKE ENERGIE: LAAT DE LEAD AAN HET PROJECTTEAM www.P3.nl

BEGIN APRIL 1 MEI WORDT NIET GEHAALD HU BIEDEN GEEN IJKPUNT DUS: VERDER GOED OP SCHEMA HU BIEDEN GEEN IJKPUNT DUS: AANVALLEN: DIT GAAT HELEMAAL FOUT VERDEDIGEN: VASTHOUDEN AAN FUNCTIONALITEIT NATUURLIJKE ENERGIE: CONSTATEREN NOT ALIGNED www.P3.nl

HET VOORSTEL INTEGRALE TEST KENNIS VAN IT NL INGEBRACHT KLANT EN KEURDER VOORTGANG AAN DE HAND VAN ISSUE LIJST COMMITTED www.P3.nl

BESLISSING LIVE GAAN 1 JUNI GEVOLGEN LIVE GAAN IEDEREEN HAD TOEGANG TOT DIE INFORMATIE www.P3.nl

PERSOONLIJKE STRATEGIE (1) VERDEDIGEN / AANVALLEN BEWEGEN IS ENERGIE GEBRUIKEN BEWEGEN IS NODIG VOOR NIEUWE POSITIE NATUURLIJKE ENERGIE VASTBERADENHEID www.P3.nl

PERSOONLIJKE STRATEGIE (2) Het is een kwestie van goed wegen van moeten, willen, kunnen en durven in een specifieke situatie. www.P3.nl

DE ONDERSTROOM ZINGEVING Doel is om de werking van motivatie / zingeving te herkennen Zingeving werkt als brandstof, geeft energie Zingeving werkt als navigatie systeem Dus efficiency is belangrijk, en effectiviteit Doel is om middelen aan te dragen om eigen zingeving te ontdekken En om die van anderen te gaan zien en versterken www.P3.nl

ZINGEVING Als Zingeving is de Onderstroom Dan is ……. de Prince2 Bovenstroom Bij de start van elk project maak voor jouw eigen business case En op basis van je onderzoek jouw Project Initiatie Document www.P3.nl

Business Case De zakelijke/economische rechtvaardiging vanuit de staande organisatie voor zowel de kosten (tijd, budget, resources) van het project als de kosten voor het gebruik, onderhoud en beheer van de resultaten van het project. www.P3.nl

De Business Case van de Onderstroom is… De persoonlijke rechtvaardiging Vanuit de huidige situatie van de PM Voor de in tijd, kosten en inzet te leveren investering Versus de verwachte opbrengsten en risico’s tijdens en als gevolg van het project Op de eerste plaats van de projectmanager, maar feitelijk van alle bij het project betrokkenen Leden sg, team, key users… www.P3.nl

Toepassing 1. Zingeving van het project voor de organisatie www.P3.nl De vraag is: waarom wil de organisatie dit project doen, waarom zijn de resultaten van het project zo belangrijk dat ze er zoveel in willen investeren. Bv. Voor degenen die een erp systeem bezig zijn: waarom is dit nou zou belangrijk? www.P3.nl

Met de billen bloot… 2. Zingeving van het project voor uzelf welke leerdoelen welke investeringen welke risico’s www.P3.nl

En als huiswerkvraag… 3. Voor uw drie belangrijkste medewerkers of collega’s of key users Wat zou er veranderen als u zou weten wat de zingeving van het project is voor uw collega’s, voor uw meerderen, voor uw medewerkers, voor uw leveranciers? www.P3.nl

Niveaus van zingeving Ik en mijn project Ik en mijn organisatie Niet statisch Veranderlijk afhankelijk van je levensfase Wat kan ik bijdragen Waar loop ik tegenaan dus wat kan ik leren Voor vanavond is de focus op persoonlijke zingeving: persoonlijk voor uzelf, maar ook persoonlijk voor iedereen bij het project betrokken is. : je moet het weten, als je het weet voor jezelf kun je jezelf sturen Je moet het weten van de anderen, dan hoef je minder hard te werken als leider Ik en mijn organisatie www.P3.nl

Ontbreken van Zingeving Erg druk met de verkeerde dingen Weten maar niet zeggen Tandjes lager Elkaar versterken in ongeloof en onvermogen Ja zeggen, nee doen Taakcommunicatie via PM Taakuitvoering traag / half werk Een bekende sociologische onderzoeksmethode om de werking van een fenomeen te onderzoeken is de omkering of de weglating. Wat zie je als er geen zingeving is. www.P3.nl

Hoe werkt “geen zingeving” VOOR DE ZEILER ZONDER DOEL ZIJN ALLE WINDEN GUNSTIG www.P3.nl

Hoe meet je “geen zingeving” 37% begreep doelstelling eigen bedrijf 1 op 5 was er enthousiast over 1 op 5 zag verband tussen team en bedrijf 50% is tevreden aan eind van de week 15% ziet meerwaarde bedrijf voor eigen doelen Steekproef amerikaanse organisatie werkers 23.000 www.P3.nl

Hoe werkt Zingeving wel Het ene schip zeilt naar het oosten het andere naar het westen. Het is de stand van de zeilen en niet de wind die bepaalt welk doel we bereiken Edda Wheeler Wilcox www.P3.nl

Zichtbare Zingeving Veel onderlinge communicatie Eigen initiatief en creativiteit Kritisch en resultaatgerichte vragen Project is hoogste prioriteit Anderen enthousiasmeren Vrolijkheid, plezier Voorbeeld atrium gedragsregels www.P3.nl

Persoonlijke Zingeving = EQ 4 intelligenties/capaciteitsgebieden P2 is mentale intelligentie P3 is emotionele en spirituele intelligentie bepaalt zelf de hoogste doelen en waarden neemt zelf 100% verantwoordelijkheid Covey beschrijft 4 intelligenties/capaciteiten: Fysieke iq: het lichaam is een goede dienaar, maar een slechte meester Je zorgt voor voeding, beweging, balans Mentale iq: Je zorgt voor scholing, zelfbewustzijn, leren door doen/doorgeven EQ: te ontwikkelen door 7 eigenschappen te oefenen Eq = je zorgt voor zelfbewustzijn, persoonlijke motivatie, zelfbeheersing, empathie, sociale vaardigheden Spirituele iq= je zorgt voor integriteit, betekenis, innerlijke stem www.P3.nl

Zingeving De meeste grote veranderingen ontstonden door de keuze van 1 mens; En deze mens veranderde eerst zichzelf Be the change you want to see www.P3.nl

literatuur Margaret J. Wheatley Finding our way en Leadership and the new science Stephen Covey: De 7 eigenschappen en De 8ste eigenschap Senge, Scharmer, Jaworski, Flowers: Presence www.P3.nl

CONTACT GEGEVENS Lisette Peulen Pannestraat 31 3620 Lanaken (B) peulen@scarlet.be www.li-z.info (+31) 06 1696 8291 Frans van den Nobelen Princenhil 25 4926 EE Lage Zwaluwe h.denengelse@inter.nl.net (+31) 06 53842956 www.P3.nl