P&C-cyclus - TU Delft Bottom down en top up DAIR-seminar 2006, 2 november 2006 Hans de Boer, TU Delft, BMO/Instellingsbeleid (24-10-2006, v1.4)

Inhoudsopgave In den beginne ………………………………………….. 3 Blz. In den beginne ………………………………………….. 3 2. Stepping stones …………………………………………. 4 3. De ‘cirkel’ gesloten? ……………………………………. 8 4. De lessen en het lesgeld ..……………………………. 10 P&C-cyclus TUD (24-10-2006, v1.4)

1. In den beginne……… Binnen TUD wordt sinds 1995 een prestatiegericht geldverdeel-model gehanteerd met een uitgebreide set onderwijs- en onderzoekparameters. Eerdere pogingen met convenanten en ‘lijstjes’ van individuele CvB-leden liepen langzaam vast tegen de achtergrond van integraal management bij faculteiten (1997: MUB, opheffing UR). De vroegere afdeling Financiën wilde een verschuiving van Finance- naar Business-control (2002). De wens van Min.OCW om prestatiecontracten met universiteiten af te sluiten (2003/2004). De klacht van de Raad van Toezicht-TUD dat het jaarverslag van de TUD onvoldoende kwantitatief inzicht gaf in het gevoerde beleid (2003). De behoefte van het CvB aan Kritical Performance Indicators, zogenaamde KPI’s (2003). P&C-cyclus TUD (24-10-2006, v1.4)

2. Stepping stones KPI-werkgroep (ambtelijk: centraal en decentraal) heeft een voorstel ontwikkeld voor een set doelgebieden en bijbehorende indicatoren (2003/2004): - b.v. financiele gezondheid, maatschappelijke aantrekkingskracht, wetenschappelijke kwaliteit, internationale reputatie; - b.v. jaarresultaat, 1e jaarstudenten, visitatieresultaten, ed. CvB en decanen faculteiten hebben diverse malen gezamenlijk doelgebieden en indicatoren besproken. De set werd steeds uitgebreider met meer indicatoren waarvoor geen onderliggende registratie was (2004). CvB heeft knoop doorgehakt met het schrappen v.e. groot aantal doelgebieden en indicatoren. Werkgroep opgeheven en als taak belegd bij afd. ‘ Stategie & Beleid’ en ‘ Finance & Control’. In uiteindelijke set zijn de doelgebieden ‘verlaten’ en is er teruggekeerd naar de universitaire- en managementprocessen (onderwijs, onderzoek, valorisatie, management) (2004). Indicatoren met sterk accent op productiviteit en verbonden met aanspreekbare actoren op basis van ratio’s van hoofdzakelijk bestaande registraties. P&C-cyclus TUD (24-10-2006, v1.4)

P&C-cyclus TUD (24-10-2006, v1.4)

CvB wilde van decanen ‘targets’ t. a. v CvB wilde van decanen ‘targets’ t.a.v. indicatoren, voor het eerst voor het jaar 2005. Hiervoor proces opgezet in vorm van bilateraal overleg tussen CvB en decaan. Uitkomst bilateraal: managementcontract met 5 belangrijkste facultaire uitdagingen (inhoudelijk) plus ‘ streefwaarden’ t.a.v. indicatoren (najaar 2004). Toenemend besef voor meer strategisch management: lange lead time primaire processen, forse meerjarige 1e geldstroom budgetten van M€ 100 - M€ 200 (4 jaar), noodzaak van meer focus, en meer onderlinge beleidsafstemming als instelling van uiteenlopende faculteiten. Idee van facultaire meerjarenplan met opzet analoog aan Instellingsplan. Tezamen met 3 TU-sectorplan beleidskader voor facultaire strategie- & beleidsformulering gerelateerd aan eigen discipline en biotoop. P&C-cyclus TUD (24-10-2006, v1.4)

Twee begeleidingsgroepen (ambtelijk: centraal en decentraal, meerdere functiegebieden) voor ontwikkeling format facultaire meerjarenplannen en voor informatieafspraak (definities, levering, informatiebronnen) v.d. indicatoren (voorjaar 2005). Overeenkomstige formats van Instellingsplan en facultaire meerjarenplannen en dezelfde set ‘ P&C-kengetallen’ bij zowel meerjarenplannen als manage-mentcontracten. Toevoeging van format voor Financiële meerjarenraming. Alle faculteiten hebben voor de periode 2006-2009 een meerjarenplan opgesteld met een missie, visie, strategie, doelstellingen en hoofdlijnen van beleid voor onderwijs, onderzoek, valorisatie en organisatie (najaar 2005). Na bilaterale overleg consolidatie meerjarenplannen door CvB als leidraad voor facultaire beleidsontwikkeling en –implementatie tot aan tweejaarlijkse update. Jaarlijks managementcontract nu voor tussentijdse afstemming en bijsturing. P&C-cyclus TUD (24-10-2006, v1.4)

3. De ‘cirkel’ gesloten? 2006 2007 Q1 Q2 Q3 Q4 April-Mei Review Man.contr. 2005 + Appraisal Decaan (CvB + Decaan) Q1 Q2 Q3 Q4 2006 2007 Review MC 2006 + Appraisal Decaan (CvB + Decaan) terugblik stand van zaken & vooruitblik P&C-processen: instelling (CvB) <> faculteiten(Decaan/Man.team) Instellingsplan 2007-2010 (RvT, CvB, GV, Decanen, Fac.MT’s) Okt.-Nov. Dec. Bilateraal MC 2007 (CvB + Dec.+ Fac.MT) Bilateraal fac. Meerjaren- plan 2008-2011 /MC 2008 (CvB + Dec.+ Fac.MT) Jaarrek. 2005 - FK 2007-2010 - Begroting 2007 Best.jaaragenda 2006 - Jaarverslag 2005 MJP/DVO’s-UD directies - Klantenfeedback - Update Specifieke domein-processen: instelling - faculteiten R&O-afspraken 2006 - Voortgang - Beoordeling R&O-afspraken 2007 - Voortgang - Beoordeling Jaarrek. 2006 - FK 2008-2011 - Begroting 2008 Best.jaaragenda 2007 - Jaarverslag 2006 BMO Domei-nen F&C P&O P&C-cyclus TUD (24-10-2006, v1.4)

P&C- Cyclus P&C- Kengetallen F&C Benchmark overzicht FOM overzicht Verdeling dissertaties 1e,2e,3e geldstroom P&O WP/OBP verhouding Bezettingsoverzicht Gegevens jaarverslag O&S/IMOS Onderwijsgegevens: Instroom Diploma’s Rendementen . Etc BMO/BOIV-c Onderwijsstatistieken Onderzoekstatistieken(RM) 1 dec telling instroom BTA-output Promoties WO Monitor Management Contract Fac Meerjaren Plannen P&C- Cyclus Jaarverslag FMVG P&C- Kengetallen BOIVc Fac./BOIV-fic Informatieafspraak Facultaire Informatievraag Instellingsplan

4. De lessen en het lesgeld Kleine stappen zetten die herkenbaar zijn aan concrete producten. Bestuurlijk ‘vastklikken’; zonder legitimering, draagvlak en commitment geen ‘P&C’. Processen en producten in samenhang ontwikkelen, zowel in elkaars verlengde alsmede voor de interne logica. Optimaal gebruik maken van bestaande, onderliggende processen en producten. Er gebeurd al veel op gebied van plannen, verantwoorden en informatiever-zamelen. ‘Schil’ met integrerende meerwaarde. Rome en Aken niet op één dag gebouwd maar steen voor steen, bottom down en top up! Experts vanuit diverse functiegebieden voeden processen en producten. Coördinatie duidelijk beleggen. Gebruikers blijven vragen naar effectiviteit en wensen voor verbetering. Zelf de efficiency bewaken. Voortdurend terugkoppelen! Organisatie rondom de informatievoorziening moet per functiegebied op orde zijn. Van de basisregistratie tot het beschikbaar stellen van de cijfers. Fundament voor geloofwaardige trends en ratio’s. P&C-cyclus TUD (24-10-2006, v1.4)