Kennismanagement ATOL

Wat is kennismanagement Waarom kennismanagement Even kijken naar: Wat is kennismanagement Waarom kennismanagement Toepassen – hoe starten? ATOL

Terminologie veel definities  veel verwarring, ambiguïteit documentbeheer / informatiebeheer / kennisbeheer worden door elkaar gebruikt

Traditioneel: teksten (op papier) Nu Document Traditioneel: teksten (op papier) Nu Ook digitaal ‘Wildgroei’ aan documenten Vaak in twee versies (papier en elektronisch) Een “container” voor geschreven informatie dat in velerlei formaten kan bewaard worden.

Informatie Verschillende benaderingswijzen: … is een grondstof kan gerecycleerd, aangepast, verwerkt… worden meerdere gebruikers kunnen zelfde informatie voor verschillende doelen gebruiken … is bruikbare/zinvolle data voor de bestemmeling (gebruiker) … is een weergave van kennis geen 1-op-1 relatie kun je oefenen, beter in worden hangt samen met onderwerp

Kennis moeilijk te definiëren minder tastbaar impliciete en expliciete kennis K = I x E x V x A

Verschillende visies op kennis Kennis als vermogen = kennis is kunnen verankerd in mensen zelf opbouwen krijgt waarde in de toe- passing  leerprocessen waar kennis wordt gedeeld is een actief proces niet alleen genereren v/ kennis maar ook verspreiden en toepassen Kennis als product = kennis is weten kennis is persoonsonaf-hankelijk  leerprocessen waar kennis wordt doorge-geven in vorm van theorieën - concepten ATOL

Kennismanagement Verschillende invullingen met accent meer op: Stockbenadering: opslaan en toegankelijk maken Flowbenadering: kennis stroomt via mensen, via communicatie en samenwerking ATOL

Geen enkele benadering ideaal. Accent in eigen organisatie In mensgerichte organisaties kan KM omschreven worden als de organisatie zo inrichten dat leren wordt gestimuleerd (kennis opbouwen) + geleerde lessen worden herbruikt zodat rendement voor organisatie en werkplezier voor medewerkers vergroot. ATOL

Belangrijke elementen van KM Personeelsbeleid/HRD Kennis in mensen Competenties: inzichten, vaardigheden, houding mensen Techno logie processen Organisatiebeleid/inrich- ting Uitwisseling, wijze van vergaderen, routines, stimuleren tot innovatie, gebruik maken van modellen,… Informatiebeleid Handleidingen, taakbe-schrijvingen, procedu-res, intranet, logboeken, documentbeheer, infor-matiesystemen,… ATOL

Waarom KM ? De aard van verandering Conventioneel : focus op oorzaak – gevolg Meer actueel denken: complex, onzeker, onvoorspelbaar De doeltreffendheid van de organisatie verhogen – niet telkens dezelfde kennis opnieuw ontwikkelen ATOL

Capaciteit van de organisatie te ontwikkelen/ versterken Om lessen te trekken en deze om te zetten in verbeterde of nieuwe acties op een systematische manier. Gebrek aan mechanismen om te leren. (M&E) Partnerschap te versterken Gezamenlijke (≠ partners) doelen bereiken  sterker als dit vanuit waardering voor leren als organisatie gaat ATOL

Optimaal gebruik van beperkte middelen Constant dilemma tussen (grote) ambities en beschikbare middelen  waar meeste effect, rekening houdend met voorgeschreven condities  waar mogelijk bestaande informatie zoeken en kennis hergebruiken ATOL

Toepassen van KM ATOL

Verschillende dimensies van een organisatie 1. Het beleid Hetgeen een organisatie WIL DOEN : het beleid van een organisatie op vlak van leren/omgaan met kennis : visie – missie - strategieën 2. De middelen Hetgeen een organisatie KAN DOEN – middelen : structuur, procedures, personeel (kennis), methodes en instrumenten, technologie, financiële middelen, externe relaties, netwerken 3. Organisatiecultuur Hoe de organisatie IS – haar cultuur: de waarden, gedrag van personeel, managementstijl, rituelen, symbolen 4. De realisaties, diensten Dat wat de organisatie DOET : projecten en programma’s, diensten, resultaten 5. De CONTEXT van de organisatie : Nationale politiek Realiteit van de doelgroep – klanten Politiek van de financierders De andere actoren i WIL DOEN 2. Middelen 4. Programma’s diensten 1. Beleid KAN DOEN DOEN ZIJN 3. Cultuur 5. Context ATOL

Belangrijke functies voor een lerende organisatie Creëer een ondersteunende cultuur Breng interne ervaring bij elkaar Zoek toegang tot extern leren Functioneel communicatiesysteem Mechanismen om conclusies/lessen te trekken Ontwikkel een organisationeel geheugen Integreer leren in beleid en strategie Pas het geleerde toe

Van start gaan Weten waarover je praat – gemeenschappelijke taal opbouwen Documentbeheer Waar mogelijk, tijdens reeds geplande activiteiten kennis expliciet maken en delen (met behulp van tools). ‘Kennis delen’ wordt dan ook concreter. De eerste uitdaging op vlak van KM (in organisatie of deel van de organisatie) duidelijk krijgen. Welk(e) domein(en) eerst aanpakken (hefboom)? (materiekennis, methode, organisatiecultuur, wijze van diensten afleveren,...) Wat doen we al en loopt goed? (vb. vormingsbeleid) Ook zicht krijgen op ‘leerbelemmerende’ en ‘leerbevorderende’ factoren in organisatie (of deel ervan). Aandachtspunt: win-effect voor zoveel mogelijk medewerkers op vrij korte termijn – daarom best gelinkt met kernacties

Organisatiespecifieke aanpak – stappenplan uitwerken Organisatiespecifieke aanpak – stappenplan uitwerken. Concreet betekent dit experimenteren, verbeteren en aanpassen gebruik makend van veelheid van concepten, methodes en instrumenten. Monitoring van vooruitgang om (1) duidelijk te krijgen wat goed functioneert en wat minder + (2) uitbreiding naar andere domeinen van organisatie te kunnen uitwerken en opvolgen Belangrijk om organisatie-eigen ritme te vinden