Resultaten organisatiestudie Zorgsystemen Ondernemingsraad 28 augustus 2008

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 2 van … Agenda 1.Uitgangspunten afdeling zorgsystemen 2.Organogram 3.Krachtlijnen functiebeschrijvingen & weging 4.Volgende stappen

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 3 van … 1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen –Splitsing tussen de adviesfunctie en de auditfunctie, door een dienst zorgadvies- en zorgcontrole op te richten –Controle: –Afdeling interne audit: blijft als autonome en onafhankelijke behouden en gaat na of het interne controle systeem adequaat is en effectief in de praktijk werkt, interne audit rapporteert onafhankelijk aan het auditcomité –Zorgcontrole: staat ten dienste van het management en de raad van directeuren als een instrument voor een degelijk uitgebouwd systeem van interne controle en risicobeheer met de rule base* als uitgangspunt * Is de verzameling van alle regels, normen, waarden die binnen de organisatie zouden moeten nageleefd worden

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 4 van … 1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen Zorg voor: –Kwaliteit –Duurzaamheid (met inbegrip van milieu) –Toegankelijkheid –Arbeidsveiligheid –Sociale Veiligheid & Beveiliging vertrekt telkens vanuit eenzelfde logica

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 5 van … 1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen Eenzelfde logica: PLAN  Bepalen doelstellingen&normen  Plannen verbeterprojecten/-acties  Geïntegreerde planning zorgsystemen DO  Ondersteunen van verbeterprojecten/-acties  Werken aan bewustmaking  Risico-analyse en kennisopbouw CHECK  Monitoren van verbeterprojecten/-acties  Controle-opdrachten  Metingen ACT  Rapporteren over controle- opdrachten& metingen

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 6 van … 1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen Permanente Verbetering PLAN ACT DOCHECK PLAN ACT DOCHECK doelstelling–norm-procesbeschrijving ondersteuning bieden bij Zorgsystemen: Tijd Kwaliteit Duurzaamheid Toegankelijkheid Arbeidsveiligheid Sociale veiligheid Beveiliging Permanente Verbetering PLAN ACT DOCHECK PLAN ACT DOCHECK Permanente Verbetering DO PLAN CHECKACT DO PLAN CHECKACT –- Zorgsystemen:

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 7 van … 1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen Wat is de finaliteit van een afdeling zorgsystemen, welke meerwaarde biedt de uitbouw ervan ? DUIDELIJKHEID: vermijden dubbel beschreven doelstellingen&normen EFFECTIVITEIT: integreren van initiatieven, verschillende doelstellingen&normen op elkaar afstemmen EFFICIËNTIE : –voorkomen van conflicterende normen&standaarden –kosten beperken –goede communicatie verzekeren –sneller resultaten behalen –betere bedrijfvoering realiseren dankzij kwaliteitsvolle processen Eén globale visie >< fragmentarische, losstaande acties

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 8 van … 1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen Wat is de rol van de centrale afdeling zorgsystemen ? Beleidsontwikkeling : definiëren van doelstellingen en normen (WAT-vraag) WAT willen we bereiken inzake –Kwaliteit van de dienstverlening, Preventie en veiligheid op de werkvloer, Sociale veiligheid, Beveiliging, Duurzaamheid, Toegankelijkheid –De verschillende entiteiten geven mee vorm aan de beleidsontwikkeling via het relevante functioneel overleg (beleidsvoorbereiding). –Beleidsuitvoering vertrekt in elke entiteit vanuit dezelfde norm Beleidsopvolging : controle op het halen van doelstellingen en normen

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 9 van … 1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen Wat is de rol van de zorgmedewerkers in de entiteiten ? Ondersteunen de beleidsuitvoering: Het is de verantwoordelijkheid van de hiërarchie om de vastgelegde normen te realiseren! De zorgmedewerkers in de entiteiten bieden ondersteuning bij: –het vertalen van de normen naar kwaliteitsvolle procedures en processen (HOE-vraag) –het monitoren of de uitgetekende processen effectief zorgen voor het halen van de norm –het bijsturen van procedures en processen indien nodig

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 10 van … 1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen Waarom passen we sociale veiligheid&beveiliging + duurzaamheid& toegankelijkheid in binnen de logica van de afdeling zorgsystemen ? Gegeven het strategisch belang en de verwachtingen vanuit de klant, het personeel en de samenleving, moeten we m.b.t. sociale veiligheid, beveiliging, duurzaamheid, toegankelijkheid kunnen garanderen dat: –doelstellen en normen op elkaar zijn afgestemd –procedures en processen zo zijn uitgewerkt dat de normen gehaald worden –de controle op het realiseren van de normen gegarandeerd is

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 11 van … 1. Uitgangspunten afdeling zorgsystemen Wat met onze milieu-coördinatoren ? –zitten integraal binnen Techniek –zijn verantwoordelijk voor het voldoen aan de wettelijke milieu- voorschriften –nauw overleg tussen de milieu-coördinatoren en de centrale verantwoordelijke duurzaamheid is nodig

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 12 van … Agenda 1.Uitgangspunten afdeling zorgsystemen 2.Organogram 3.Krachtlijnen functiebeschrijvingen & weging 4.Volgende stappen

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 13 van … 2. Organogram – centrale diensten

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 14 van … 2. Organogram - entiteiten

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 15 van … Agenda 1.Uitgangspunten afdeling zorgsystemen 2.Organogram 3.Krachtlijnen functiebeschrijvingen & weging 4.Volgende stappen

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 16 van … 3. Krachtlijnen functiebeschrijving 3.1. Afdelingshoofd Zorgsystemen –Rapporteert aan: Directeur Onderzoek –Doel: coördinatie i.f.v. geïntegreerde beleidsbepaling, -uitvoering en – opvolging –Hoofdtaken: –Beleidsbepaling geïntegreerd binnen strategische planningscyclus –Ontwikkelen en door RVD laten goedkeuren van globale risicobeheersvisie en evaluatieschaal –Rol van bedrijfscontinuïteitsmanager –Ontwikkelen bewustmakingsstrategie (in samenspraak met Directie P/opleidingsbeleid en Directie M/communicatie) –Criteria –Leidinggeven aan 9 vte: 3 zorgcontroleurs, 5 coördinatoren (kwaliteit, sociale veiligheid, duurzaamheid, toegankelijkheid, algemeen preventieadviseur) en 1 expert (beveiliging) –5 jaar ervaring

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 17 van … 3. Krachtlijnen functiebeschrijving 3.2. Coördinatoren kwaliteit, duurzaamheid, … –Rapporteren aan: Afdelingshoofd Zorgsystemen –Doel: –beleidsontwikkeling (bepalen van doelstellingen en normen) –verbeterprojecten op organisatie-niveau formuleren, voorstellen en ondersteunen –Hoofdtaken: –Beleidsplanning en jaarplanning, gekaderd binnen strategische planningscyclus en vetrekkend vanuit alle relevante inputs –Adviseren en ondersteunen van verbeterprojecten op organisatieniveau –Kennisopbouw m.b.t. zorgsysteem coördineren –Opleidings- en intern communicatieplan m.b.t. zorgsysteem ondersteunen –Onderhouden rule base –Criteria –3 jaar ervaring –Opm: de coördinator sociale veiligheid geeft leiding aan 1 vte (expert beveiliging)

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 18 van … 3. Krachtlijnen functiebeschrijving 3.3. Zorgcontroleurs –Rapporteren aan: Afdelingshoofd Zorgsystemen –Doel: beleidscontrole –Hoofdtaken: –Geïntegreerde jaarplanning controle-activiteiten (ISO-audits, interne metingen, …) uitwerken –Realiseren van alle controle-opdrachten (met uitzondering van diegene die wettelijk zijn toegewezen aan de preventie-adviseur of de milieu- coördinator) –Opmaak initiële rule base –Criteria –1 jaar ervaring

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 19 van … 3. Krachtlijnen functiebeschrijving 3.4. Expert beveiliging –Rapporteren aan: Coördinator Sociale Veiligheid –Doel: opzetten, beheren en bewaken van het beveiligingsbeleid –Hoofdtaken: –De verschillende functionele directies ondersteunen en adviseren bij de definiëring en uitvoering van verbeterprojecten inzake beveiliging –De entiteiten ondersteunen –in nauw overleg met de deskundige sociale veiligheid- bij de definiëring en uitvoering van verbeterprojecten inzake beveiliging –Criteria –2 jaar ervaring

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 20 van … 3. Krachtlijnen functiebeschrijving 3.5. Coördinator Zorgsystemen –Rapporteren aan: Directeur van de Entiteit –Doel: beleidsvertaling en ondersteuning bij de beleidsuitvoering –Hoofdtaken: –Coördinatie van de stafcel Zorgsystemen en aanspreekpunt voor Directeur van de Entiteit –Ondersteunen en adviseren van de afdelingen binnen de Entiteit bij het definiëren en uitvoeren van verbeteracties –Documenteren van standaarden, procedures en best practices –Ondersteunen van het opleidings- en intern communicatiebeleid binnen de Entiteit inzake zorgsystemen –Criteria –Leidinggeven aan 2 vte: preventieadviseur en deskundige sociale veiligheid –3 jaar ervaring

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 21 van … 3. Krachtlijnen functiebeschrijving 3.6. Deskundige sociale veiligheid & preventieadviseur –Rapporteren aan: Coördinator Zorgsystemen –Doel: ondersteuning bij de beleidsuitvoering en –opvolging (vertalen van doelstellingen en normen naar de operationele praktijk) –Hoofdtaken: –Ondersteunen en adviseren van de afdelingen binnen de Entiteit bij het definiëren en uitvoeren van verbeteracties –Documenteren van standaarden, procedures en best practices –Ondersteunen van het opleidings- en intern communicatiebeleid binnen de Entiteit inzake zorgsystemen –Criteria –1 jaar ervaring

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 22 van … 3. Weging

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 23 van … Agenda 1.Uitgangspunten afdeling zorgsystemen 2.Organogram 3.Krachtlijnen functiebeschrijvingen & weging 4.Volgende stappen

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 24 van … 4. Volgende stappen

28/08/2008Resultaten organisatiestudie zorgsystemen Dia 25 van … Bedankt voor uw aandacht