Het oogt goed, maar het haakt ook ! H. Evers en M. Wegman. VieCuri Dienst Geestelijke Verzorging en Pastoraat april ’17 Het oogt goed, maar het haakt ook ! Ervaringen met elektronische registratie van patiëntcontacten Presentatie tijdens het Symposium werkveld ziekenhuizen 15 april 2013 - Zwolle Dr. Hans Evers Macair Wegman ofmcap Geestelijk verzorgers van VieCuri medisch centrum voor Noord-Limburg

Opbouw van de presentatie 1. Ezis (elektronisch zorg informatie systeem): het programma 2. Wat we invullen 3. Wat je met deze gegevens kunt doen 4. Wie leest het ? Wat gebeurt er mee ? 5. Haken en ogen

Van contact naar code Het feitelijke contact Rapportage-notities Data voor de computer- ‘ballenbak’ Uitdraai van rapport na uitvoerige bewerking

1. Ezis: het programma Patiënt-info Agenda Dossier en consult Zoekfunctie: Patiëntenlijst per afdeling Zoekfunctie via EVD: Bedbezetting per afdeling

EPD dashboard Patiëntinformatie Afspraken en beantwoordingen Activiteitenplannen (medisch) Aantekeningen - persoonlijk (logboek) - specialisme (overdracht) - openbaar (wie leest dit?)

2. Wat wij invullen Codes voor de Agenda We begonnen uitvoerig volgens diagnose-model Activiteit Gesprek Ritueel Bijz. interventies Overige Kennismaking ziekenzegen/zalving Crisis overleg behandelaars Begeleiding afscheidsritueel Slecht nieuwsbericht overleg met GV Nazorg communie tav medisch proces correspondentie begeleiding familie doop tav ethisch proces Onderwerp Relatie ziekte geloof leven Zelfbeeld diagnose geloofsovertuiging verandering situatie Relatie (sexualiteit) behandeling kerk/-beleving geboorte - levenseinde Gezin / familie ziektebeleving godsbeeld levensverhaal Collega’s / werk handicap geloofsoverdracht balans opmaken Vrienden / hobby. ouder worden zingeving/vinding keuzemomenten Buren / maatsch. sterven top-ervaring Onderstroom (niet verplicht) emotie spirituele uitdaging levensdualiteiten Trots geloof – weten eenzaamheid - verbondenheid Vreugde hoop – wanhoop zelfstandig - afhankelijk Tevreden liefde – lijden autonomie - heteronomie Verrast rouw – troost zingeving - zinloosheid Verdriet schuld – aanvaarding verlangen - gemis Schaamte vergeving – verzoening loslaten - vasthouden Angst geven - ontvangen Boos NP nieuwe patient TEL telefonisch contact VB vervolgbezoek

2. Wat wij invullen. Hoeveel codes gebruik je echt? Sterk vereenvoudigd en minder bewerkelijk noteren we nu: Gesprek GC Gesprek Crisis GD Gesprek Dialyse GF Gesprek Familie GK` Gesprek Kort GN Gesprek Nazorg GO Gesprek Ondersteuning GV Gesprek Verkennen GZ Gesprek Zorgvraag-begeleiden Ritueel RK Ritueel Kort (gebed/communie e.a.) RV Ritueel Viering RZ Ritueel Ziekenzegen/zalving Indirecte Tijd TB Tijd overleg met Behandelaar TC Tijd overleg met Collega TM Tijd overleg in MDO TO Tijd overleg bij Oproep TR Tijd voor Rapportage

2. Wat wij invullen - EVD EVD – Electronisch Verpleegkundig Dossier Afdelingsbezettingslijst (op eerdere dia al getoond) Aanklikken op patiënt Tabbladen van disciplines en rapportage benedenbalk Toevoegen: Bezocht? Ja/nee - nvt Wordt contact voortgezet? Wanneer? Samenvattende rapportage Verpleegkundige vraagstelling

Dossier en consult Dossier aanmaken, sluiten, nieuw openen Contactregistratie (consult) - Initiatief: - Contacttype: patiënt met expliciete vraag klinisch geestelijk verzorger poliklinisch patiënt n.a.v. opname-info extramuraal toevallige ontmoeting transmuraal familie / naasten dialyse verpleegkundige / arts andere hulpverleners - Bijzonderheden: - Beëindiging contact verwijzing palliatief team ontslag verwijzing oncologisch team andere instelling pilot poliklinische patiënten overdracht extern overlijden

2. Vooraf ingevuld Óver ons vakgebied, maar niet dóór ons ingevuld: Informatiepakket aan patiënt voorafgaand aan opname Anamnese bij opname (schriftelijk of digitaal) Patiëntgegevens wat betreft religie in EPD-dashboard

2. Vooraf ingevuld Resultaat De levensbeschouwelijke categorieën waaruit gekozen kan worden: GE Geen religie Hi Hindoeïsme Is Turks-islamitisch JE Jehova Getuige JO Joodse gemeenschap Mo Marokkaans-islamistisch Mu Moluks Evangelisch ON Onbekend. PR Protestant (N.H. / Ger.) RK Rooms-katholiek Resultaat RK Prot Isl geen onbekend onvermeld 54% 1% 1% 1% 1% 42% !!

3. Wat je met deze gegevens kunt doen Communicatie met collega’s gv en met verpleegkundigen / medici met patiënt, familie (indirect, achteraf – recht van inzage) Inhoudelijke bijsturing met wie hebben we veel / weinig contact ? Begeleidingsproces in kaart patiënt volgen in het ziekteproces voor jezelf leerzaam Verantwoording van werktijd en inzet Tijdsmeting per team, geestelijk verzorger Periodieke pieken Inzet per medisch specialisme Niet-in-Ezis-geregistreerde werktijd

3. Wat je met deze gegevens kunt doen. Meten is weten ? Lees maar, er staat niet wat er staat. (M. Nijhoff) Uitvoerige bewerkingen uitvoeren op de ingevoerde data.

3. Wat je met deze gegevens kunt doen

3. Wat je met deze gegevens kunt doen

3. Wat je met deze gegevens kunt doen Teamstatistiek Ezisgeregistreerde contacttijd

4. Wie leest het ? Wat gebeurt er mee ? Privacygevoelige inhoudelijke gegevens over onze patiëntcontacten Met wie komen we in contact? Door wie komen we in contact? Hoe vaak hebben we contact? Hoe zit het met de betrokkenheid bij religie en kerk? Met welke patiëntengroepen hebben we veel of weinig contact? => Besef dat patiënt / naasten recht hebben op dossierinzage Notities in het EVD: wie leest dit: verpleegkundigen, specialisten? Gebeurt er iets mee en wat merken wij daarvan? Wat kunnen wij zelf lezen en wat is voor ons nodig? Waar kunnen we deze gegevens mee vergelijken? Wat zeggen ze? Algemene patiëntgegevens en cijfers van VieCuri? Gegevens van Geestelijke verzorging in andere ziekenhuizen?

5. Haken en ogen Niet naïef gaan registreren: Privacy, wie leest onze notities? En dan? Wat kunnen wij inzien? Terugrapportage? Techniek, het keurslijf van het programma Managementsturing en de verleiding van de getallen Weet wat je eruit wil halen, want dat bepaalt wat je erin moet stoppen. Inhoudelijke gegevens bundelen kost erg veel tijd. Vergissingen zijn nauwelijks te herstellen (wat er eenmaal staat …. - Hoe registreer je voor anderen helder? Vaktaal en toch beknopt? De zoek en opzoekfuncties: handig, maar wat moet er voor doen? De logboekfunctie voor jezelf: erg afhankelijk van wat je noteert