Implementatie van Risico Management Dr. Ir. Martin van Staveren MBA 29-10-2013 Implementatie van Risico Management Dr. Ir. Martin van Staveren MBA martin@vsrm.nl

Routekaart Implementatie Risico Management (Af)stemming Verdieping Oplossingen Cases Aan de slag Afronding

Afstemming Wie zijn we? Welke RM opleiding / training / ervaring? Wat brengt je hier? Wat wil je mee naar huis nemen?

DE RM Paradox (1)

De RM Paradox (2)

De RM Paradox (3)

De RM Paradox (4)

NIET enthousiast omarmt De RM Paradox RM WEL nodig NIET enthousiast omarmt

Stemming Publieke Sector Kenmerken: De nodige schandalen Steeds complexer Tegengestelde belangen Publieke roep om verantwoording Rol toezichthouder Guur economisch klimaat => Welke expliciete rol speelt RM: (1) groot, (2) klein, (3) geen?

Afstemming Leerdoelen Inzicht geven: WAAROM implementeren van risicomanagement in organisaties géén spontaan proces is Zelf een AANPAK op hoofdlijnen kunnen ontwikkelen: RM implementatie in de eigen organisatie een impuls geven

Verdieping Opfrisser Aanvliegroutes Oplossingen Cases Lessen

Opfrisser naar verdieping Drie containerbegrippen Wat is een risico? Wat is risicomanagement? Wat is implementatie? => Eenduidige begrippen => zelfde taal spreken

Risico Effect van onzekerheid op behalen doelen (ISO 31000) Meerdere oorzaken Kans van optreden Meerdere gevolgen COMPLEXITEIT

Risicomanagement Expliciet omgaan met onzekerheid Gestructureerd & Cyclisch Transparant & Communicerend Adaptief & Lerend

Verdieping: welke maat RMI? “Risicomanagement zonder implementatie vormt voor organisaties een onacceptabel risico”

Case RM Implementatie? http://www.youtube.com/watch?v=kK5-6p0I0cQ&feature=related

Case RM Implementatie? Is dit RM? Is dit effectief? Waarom wel / niet? Herken je (uitvergrootte) elementen uit je eigen praktijk?

RM Implementatie: wat? Risicomanagement als routine toegepast Gestructureerd: methodisch & cyclisch Geformaliseerd: in project- of QA/QC management, HRM Geïntegreerd: vast onderdeel van overleg en rapportages Geaccepteerd: iedereen doet het, vanzelfsprekend, nuttig

RM Implementatie: hoe? Vier aanvliegroutes Financieel Veiligheid Kwaliteit Organisatie

Aanvliegroute financieel (traditioneel) Doet de controller (erbij) Gemeenten: weerstandsvermogen Risicoparagraaf Focus op risico’s met financiële impact Deel van het geheel?

Aanvliegroute veiligheid Luchtvaart, industrie, defensie Eerst veiligheid, dan € Niet bellen in de auto Protocollen Training en video analyses Normal Accident Theory & HRO

Aanvliegroute kwaliteit Veiligheids Management Systemen (VMS) Integratie ISO 90001 & ISO 31000 (RM principes, raamwerk en proces) Kwaliteitsmanager & Risicomanager: één persoon? Kwaliteitscontrole als risicobeheersmaatregel

Aanvliegroute organisatie Risk, Innovation & Change Risicomanagement is een bijzondere innovatie Implementatie vereist verandering door interventies

Motivatie & Competenties RM implementatie: 3 dimensies Processen & Tools Methoden Afhankelijk Implementatie Afhankelijk Organisatie Cultuur & Structuur Gebruikers 5 Groepen Motivatie & Competenties

RM gebruikers & interventies Pioniers (autonomie) “Nieuw is leuk!” Vroege vogels (ratio) “RM levert wat op!” Vroege volgers (emotie) “Ik hoor ik er bij” Late volgers (plicht) “Het moet, regels” Achterblijvers (tegen) “Ik wil het niet!”

Rol (project)managers Pioniers (autonomie) “Nieuw is leuk!” (Project) Managers: voorwaarden scheppen! Vroege vogels (ratio) “RM levert wat op!” Vroege volgers (emotie) “Ik hoor ik er bij” Late volgers (plicht) “Het moet, regels” Achterblijvers (tegen) “Ik wil het niet!”

(Project)managers & (on)zichtbare voorwaarden RM Methoden & Structuur RM Cultuur Overtuigingen Rollen Besluitvorming Consequenties

Nulmeting IRM VOORWAARDEN: structuur (© 2013 Martin van Staveren VSRM)

Nulmeting IRM VOORWAARDEN: cultuur (© 2013 Martin van Staveren VSRM)

Eigen Case RMI Voorwaarden Doe je eigen nulmeting: Inschatting RMI voorwaarden voor structuur Inschatting RMI voorwaarden voor cultuur Bespreking overeenkomsten en verschillen

Oplossingen: Voorwaarden via Interventies Acties voor gedragsverandering van individuen / groepen zelf ontdekken: pioniers rationele argumenten: vroege vogels emotionele veligheid & betrokkenheid: vroege volgers Gericht op plicht: late volgers Gericht op loslaten: laggards

RMI Interventies voor iedereen Gezamenlijke taal voor RM ontwikkelen: RM workshop “on the job” RM bewustzijn en realisteitszin afstemmen: zwarte zwanen blijven! Teamwork met diversiteit organiseren: verschillen in risicopercepties zichtbaar maken en benutten Risicoanalyses in teams uitvoeren én evalueren: leren! Consequent uitdragen RM beleid: dus niet “ik wil geen risico’s zien!”

RMI Interventies voor pioniers In een RMI Task Force bijeenbrengen, om de toepassing van RM in de rest van de organisatie te ontwikkelen Zelf passende RM processen laten ontwikkelen Onderling laten leren via intervisie

RMI Interventies voor vroege vogels (ratio) Toegevoegde waarde RM uitdrukken in kosten, tijd, en dergelijke, RM doelen stellen en RM voorbeelden ontwikkelen / benutten RM laten aansluiten op bestaande werkprocessen (veiligheid, kwaliteit, projectmanagement) Risico checklists ontwikkelen Tijd, budget en eventueel tools ter beschikking stellen om RM efficient uit te kunnen voeren

RMI interventies voor vroege volgers (emotie) Teamsessies organiseren waarin RM succes centraal staat Sociaal veilige omgeving creëren (fouten bespreekbaar) Rolverdelingen benutten: opinieleiders (RM gezag), kampioenen (RM succes) Persoonlijke hulp bieden om RM uit te voeren (helpdesk, RM spreekuur) RM toepassingen status geven en belonen (materieel, immaterieel)

RMI interventies voor late volgers (plicht) Taak en verantwoordelijkheidssessies voor RM organiseren RM rollen opnemen in functieprofielen (HRM) RM toepassing RM intern verplichten RM door opdrachtgevers laten verplichten RM toepassing door leveranciers / onderaannemers verplichten

RMI interventies voor achterblijvers Serieus het gesprek aangaan met consequente RM weigeraars Zichtbaar maken dat juist expertise en ervaring voor RM essentieel zijn Tijdig afscheid nemen Ook op management niveau het gesprek aangaan Niet te veel tijd insteken

4 Cases => 2 nader toegelicht Taai RM Civiel Bedrijf Industrie Gemeente Rijksdienst Inhoudelijk Kwaliteitseisen Ontwerp & laten uitvoeren Van ontwerp naar inkoop Situationeel Veiligheid Onderdeel groter geheel Stedelijke omgeving Beheerder Infrastructuur Sociaal Aziatische OG Internationaal, overheid, markt Wethouder & Publiek Minister & Publiek Psychologisch (overtuigingen) Fout is fout Hoe groot is dit risico? Ik wil wel, maar de anderen?

Overeenkomsten cases => Herkenbaar in jullie eigen organisatie? Structureel tijdgebrek Meerdere jaren met RM aan de slag RM leeft niet bij iedereeen RM cyclus stopt na RA RM rendement niet expliciet Topmanagement erkent belang => Herkenbaar in jullie eigen organisatie?

Selectie interventies case 3 Civiel, gemeente: MT o.l.v. directeur (aanvliegroute veiligheid) Methoden: RM spreadsheet light maken voor kleinere projecten Organisatie Structuur: RM formaliseren met OG Cultuur: Ongevallenregistratie leidt tot risicobewustzijn Cultuur: Medewerkers aanspreken op discipline (bij start opdrachten) 3. Gebruikers Motivatie: RM ervaringen uitwisselen met andere gemeenten Competenties: medewerkers RM opleiding laten volgen

Selectie interventies case 4 Civiel, rijksdienst: Kenniskring o.l.v. trekker (aanvliegroute organisatie) Methoden: toolbox met bestaande tools samenstellen Organisatie Structuur: Formele interne RM richtlijn in bestaande procedure Cultuur: Topmanagement commiteert zich expliciet Gebruikers Motivatie: RM coaching door intervisie voor olievlekwerking Competenties: Ervaringskennis, zoals risicochecklists, beschikbaar stellen

Case resultaten Risicobewustzijn van managers en professionals neemt toe Meer inzicht in interne / externe (RM) afhankelijkheden Vergrootglas op zwaktes in de organisatie: wél willen zien, vereist lef! Resultaten RM meten via incidentenregistratie, projectresultaat, uren zonder uitval / ongevallen, e.d. Vereist integratie met F&C, QA/QC, HSSE, Formalisering: RM als resultaatgebied in beoordelingen: P&O

Naar Concrete RM Implementatie Oplossingen RM implementatie als project? Nulmeting Implementatieplan op hoofdlijnen

RM Implementatie als Project? Inventarisatie: probleemstelling, RM als oplossing, SMART RM doelen, aanwezigheid RM voorwaarden? Besluitvorming: go – no go, waar en op welk niveau? Uitvoering: voorwaarden scheppen door interventies Bijsturing: monitoring effecten en aanpassingen – LEREN! (= doelen kennen én fouten (h)erkennen)

Veiligheid / Kwaliteit RM Implementatie op welke niveau starten? Niveau Doel Model 1. Organisatie-breed risicomanagement Corporate Governance ISO, COSO-ERM INK Model 2. Portfolio / project risicomanagement Portfolio / Project Beheersing Tijd Geld Veiligheid / Kwaliteit Reputatie PRINCE2 RISMAN GeoQ = GeoRM GeoImpuls 3. Discipline-gericht risicomanagement

Eigen case: RM Implementatieplan Op basis van de nulmeting: Formuleer 3 RM implementatiedoelen (SMART) Formuleer < = 3 stappen voor de 3 doelen Formuleer 3W: Wie Wat Wanneer uitvoert

Bespreken eigen case RM implementatie Waar loop je tegen aan? Waar verwacht je enthousiasme? Waar verwacht je scepsis? Hoe ga je daar mee om?

Tips voor extra verdieping

Lessen voor mee naar huis Risico analyse ≠ RM ≠ RM implementatie RM implementatie vereist RM voorwaarden RM methoden zijn dienend (≠ leidend) Monitor de voortgang, leer ervan en neem de tijd

Afronding Wat neem je mee naar huis? Waar ga je zelf mee aan de slag? Evaluatie