brandweer Meetjesland Lt. Goethals Brandweer Maldegem

Juridisch kader / Historiek Opz-overeenkomst stad Eeklo zone Meetjesland Gemeenteraad Maldegem 27/10/2010 10/11/2010 Werkvergadering technisch gedeelte bestek Budget => Software as a Service Geen eigen centrale hardware, alles realiseren met diensten Door de upgrade schakelen we over van 7 lokale versies naar 1 zonale versie waarin per toepassing en per module minimaal de bestaande gebruikers, tabellen en gegevens zullen overgenomen en samengesmolten worden Bestaande koppelingen naar externe softwares dienen naadloos te worden overgenomen

Historiek Het aantal named users bedraagt momenteel ongeveer 35 en is in principe traploos uitbreidbaar tot maximaal het volledige personeelsbestand van de zone Geen generieke gebruikers meer op termijn In eerste instantie zal ingetekend worden voor 15 concurrent users, maar dat aantal zal jaarlijks moduleerbaar zijn Voor modules en/of toepassingen die momenteel door slechts 1 korps gebruikt worden zal de bestaande licentieproblematiek gehanteerd blijven In de beginfase zullen de korpsen/posten zelf instaan voor de toegang van hun bestaande infrastructuur via het internet tot de aan te bieden services Geen lokale hardware, geen internetaansluitingen

Historiek De zone voorziet in optie in uitbreiding naar Een centrale e-mailserver Een document managing system De hosting van een website CAD en GIS Koppeling van bestaande software met BIG Kaleidos Begeleiding, opleiding, consulting, analyse, conversie, … De jaarlijkse kosten, alles inbegrepen, zullen per korps kunnen uitgesplitst worden à rato van het gebruik dat van de services zal gemaakt worden De software zal continu het gebruik ervan loggen op niveau van de gebruiker en er zal in een gebruiksinstrument voorzien worden waarmee beheerders gebruikers de toegang tot de software kunnen ontzeggen Er zal praktische doch meer veilige diepgaande authentificatie aangeboden worden

Historiek 12/11/2010 tot 18/11/2010 Ontwerp technisch gedeelte bestek Nazicht administratief gedeelte bestek Voorstel technisch gedeelte bestek Voorstel oprichting werkgroep Nazicht technisch gedeelte bestek Inzagerecht lokale databases

Historiek 19/11/2010 Verzending bijzonder bestek voor de overheidsopdracht van diensten met als voorwerp “Aankoop/inhuurneming beheerssoftware & hardware zonale brandweerwerking” Ref.: B55-2010 Stad Eeklo Leidende ambtenaar : Kpt.-bev. Hoornaert M. Toezichthoudende ambtenaar : Spanhove S.

Historiek 24/11/2010 Voorstel oprichting werkgroep www.maldegem.be/brandweer/regio.htm#informatica implementatie van een beter werkbaar centraal communicatiesysteem Naargelang de kwaliteit en de graad van inspanning die de korpsen in het verleden geleverd hebben zullen al dan niet ingrijpende wijzigingen aan de lokale databases moeten uitgevoerd worden De vertegenwoordigers in de werkgroep zullen dus enerzijds zoveel mogelijk voeling hebben met informatica en anderzijds daar ook voldoende voor gemandateerd moeten zijn of worden

Historiek 30/11/2010 Toelichting bestek (“letter”  “geest”) Haast en spoed zijn zelden goed Korpsen mogen niet inboeten op functionaliteit Waar het administratieve deel in tegenspraak is met het technische heb ik de voorkeur gegeven aan dat laatste.  Vrije varianten die niet toegestaan zijn zullen dus m.i. als verplichte varianten aanzien moeten worden zodra de technische tekst dat zelfs maar suggereert.

Historiek 7/12/10 Studie offerte Financieel => € 108.676,50 ! Budgetverhoging tot 37 % van algemeen totaal ! + € 25.000 van personeelskosten + € 6.000 van optimalisering SAH Hardware => wat hebben we echt nodig ? Disaster recovery Service Level Agreement Data storage

Historiek 7/12/10 Studie offerte Software => wat gebruiken we echt ? Aantal concurrent users Welke office toepassingen Welke modules & services Software => wat zullen we gebruiken ? Exchange server BIG Website AbiDocRoom AbiOrbit BricsCad & CleanCad Reorganiser

Historiek 9/12/10 Oprichting werkgroep Olt. Vermeire Danny (brandweer Aalter) Bwm. Stijn De Groote (brandweer Aalter) Lt. Wallaert Patrick (brandweer Eeklo) Olt. Stevesyns Kris (brandweer Kaprijke) Sgt. Overmeire Filip (brandweer Kaprijke) Lt. Goethals Ludo (brandweer Maldegem) Van Bruwaene Tim (brandweer Nevele) Lt.-bev. De Coninck Frans (brandweer Waarschoot) Olt. Verstockt Karel (brandweer Waarschoot) Bwm. Batsleer Chris (brandweer Zomergem) Van de Velde Emily (brandweerzone Meetjesland) Spanhove Sander (stad Eeklo)

Historiek 13/12/10 : eerste vergadering werkgroep Vastleggen van de keuzes, de opties, … SLA Standaard, Datacentrum HA, storage 100 GB Zonale link BIG Kaleidos 10 standaard mailboxen & hosting van website 1 Office professional i.p.v. standaard, geen Visio Time-out op openstaande raadplegende sessies Voorstel voor verdeelsleutels, de financiën, … solidariteitsprincipe Onderhandelingsmarge met de aanbieder Onderhoudscontract vanaf 1 april 2011

Historiek 14 & 15/12/10 Onderhandelingen met de leverancier Onderhandelde offerte binnen budget 16/12/10 Indienen ontwerp gunning Gunning 1/1/11 Levering 18/2/11 Aanstelling zonale coördinator

Historiek 24/2/11 Technische commissie Herhaling en bevestiging van de gemaakte afspraken en principes Bevoegdheden en verantwoordelijkheden, namen noemen Solidariteitsbeginsel, niemand mag functionaliteit verliezen Kort en rechtstreeks op de bal spelen, geen protectionisme Toelichting van het project door AbiWare Hoe werkt het systeem, technische uitleg, verstaanbare taal Wat kan je er mee doen, wat zijn de toekomstmogelijkheden Hoe zullen we het implementeren, wat staat ons nog te doen Hoe zullen we de korpsen begeleiden, helpen, sturen, …

Historiek 24/2/11 Werkvergadering coördinatoren Planning upgrade Kaprijke en Waarschoot Concrete afspraken, zo snel mogelijk naar versie 5 Toelichting uniformisatie per module Mogelijkheden, opties, raamdocumenten, werkmethodes, … Coördinatoren worden moduleverantwoordelijken Hoe ieder korps in elke module van haar interesse vertegenwoordigen zonder roofbouw, niet met z’n allen vissen in dezelfde vijver, ‘t zijn toch steeds dezelfden, diversifiëren, op verantwoordelijkheden wijzen, … Namen meteen invullen en publiceren op regiobladzijde

Historiek 24/2/11 Werkvergadering coördinatoren Project en systeem => Lt. Goethals (M) Informatica => Dhr. Spanhove Sander (S) Interventie & ambulance => Olt. Vermeire (A) Preventie => Lt. Wallaert (E) Materieel & wagenpark => Olt. Stevesyns (K) Personeel => Adj. Claeys (Z) Budgetten, post, AbiPlan, hulpbestanden => nog in te vullen door Nevele en Waarschoot

Historiek 24/2/11 Werkvergadering coördinatoren Iedere moduleverantwoordelijke zal een eigen werkgroep creëren en zelfstandig werken Niet elk korps zal alle modules kunnen/willen bevolken, er zal veel voorbereidend werk aan zijn Module wordt weinig of niet gebruikt Geen/onvoldoende deskundig personeel voorhanden Akkoord om zich dan later solidair te verklaren met de beslissingen en die loyaal uit te voeren Zal conditio sine qua non zijn om in te kunnen stappen

Historiek 24/2/11 Werkvergadering coördinatoren Vaste vergaderdag per module Geen overlappingen, geen dubbelzettingen Feedback naar zonale coördinator Publicatie verslagen & werkdocumenten (M) http://www.maldegem.be/brandweer/regio.htm#informatica In afwachting van eigen website (afsluiter project) Centraal beheerd, éénmalig bij te houden, geen verschillende versies, steeds correct, door iedereen (beleid, bevelhebbers, … , publiek) raadpleegbaar

Historiek 24/2/11 Werkvergadering coördinatoren 2 dagen opleiding worden ingebracht in de zone (E&Z) Starten op gelijke basis, solidariteitsbeginsel AbiWare voorziet de opvolging tijdens kantooruren Zonale coördinator zal zich vrij maken Deadlines worden afgesproken 1/4/11 zonale initialisaties klaar in eerste versie 1/7/11 eerste korps kan in zonale versie stappen

Historiek 3/3/11 Opstart invulling rolverdeling per module per korps (M) Informele enquête naar hardware en peopleware per korps (M voor S) Wat zijn de actuele mogelijkheden en potentiëlen Hoe denkt men daar na het project mee om te gaan Wat zullen de behoeften zijn op korte termijn

Historiek 7/3/11 8/3/11 11/3/11 Vraag verbetering bugs aan AbiWare (M) Voorstel nieuwe versie gebruikers  profielen aan AbiWare (M) 8/3/11 Correctie facturatie onderhoud door AbiWare (M voor S) Het 1° kwartaal is nog ten laste van de korpsen Wat volgt is ten laste van de zone 11/3/11 Formele enquête hard-, soft- & peopleware per korps (M voor S)

Historiek 14/3/11 Rolverdeling per module per korps voltooid (M) Opstart module systeem (M) 16/3/11 Verzoek tot opstart module informatica (M voor S) Opstart module interventie & ambulance (A)

Historiek 17/3/11 Werkvergadering zonale coördinator & ICT-verantwoordelijke Geen generieke gebruikers meer op termijn Named users Profielen zijn nog veel te specifiek AbiWare werkt aan een tussenoplossing In de beginfase zullen de korpsen/posten zelf instaan voor de toegang van hun bestaande infrastructuur via het internet tot de aan te bieden services Geen lokale hardware, geen internetaansluitingen Maar veilige stabiele internetverbinding nodig Enquête naar actuele toestand AbiWare kan eventueel instaan voor site controle Upstream/downstream zie kick-off meeting

Historiek 17/3/11 Werkvergadering zonale coördinator & ICT-verantwoordelijke De software zal continu het gebruik ervan loggen op niveau van de gebruiker en er zal in een gebruiksinstrument voorzien worden waarmee beheerders gebruikers de toegang tot de software kunnen ontzeggen Werd ondertussen reeds toegezegd door AbiWare Er zal praktische doch meer veilige diepgaande authentificatie aangeboden worden Mogelijkheid wordt ondertussen voorzien door AbiWare Maar zien er zelf de noodzaak niet van in Wat met thuiswerk op termijn ?

Historiek

Historiek Leidend ambtenaar : Kpt.-bev. Hoornaert M.

Historiek

Historiek Technisch toezichthoudend ambtenaar : Dhr. Spanhove S.

Historiek

Historiek Zonale coördinator : Lt. Goethals

Historiek 17/3/11 Werkvergadering zonale coördinator & ICT-verantwoordelijke Taakverdeling Overlapping vermijden, elk zijn deel van het werk doen Geen toegang via zonale profielen zonder veilige stabiele internettoegang Timing Hardware op minimaal vereist niveau brengen Zonale profielen aanmaken volgens behoefte Named users met zonale profielen Advies voor hardware op middellange termijn

Historiek 22/3/11 24/3/11 25/3/11 Opstart module personeel (Z) Correctie facturatie onderhoud door AbiWare (M voor S) Geen extra onderhoudskosten meer voor de korpsen na 1/4 25/3/11 ICT-verantwoordelijke krijgt geen opdracht van zijn werkgever (S) Haakt dus informeel af voor het project

Historiek 29/3/11 30/3/11 6/4/11 Correctie van de bugs door AbiWare Verzoek aan de korpsen om up te graden naar versie 5.02.200 (005) 30/3/11 Verzameling data per korps (M module systeem) 6/4/11 Verwerking enquêtes (M modules systeem & backup-ICT) Rappel verzameling data per korps (M module systeem) We zouden kort op de bal spelen Systeem & informatica moeten het voorbeeld geven

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11 Aantal pc’s : Eeklo & Maldegem  de rest Aantal printers : Maldegem & Nevele  de rest Verhouding effectieven : Aalter  de rest Standplaats : Maldegem als enige ook al buiten de kazerne in het gemeentelijk netwerk Toekomstverwachting : steeds meer thuiswerkers Leeftijd : Aalter  Waarschoot Penetratie AbiFire : zonale versie = 100% Frequentie gebruik : beschikbaar personeel

Historiek 6/4/11 Veel verschillen tussen de korpsen Historisch gegroeid Afhankelijk van gemeentelijke/stedelijke informaticadienst + brandweerinitiatieven Geen normen, geen richtlijnen, geen formele ICT-verantwoordelijke, … Wie overlegt hierover ? Willen we uiteindelijk naar iets uniform ? Investeert de zone al in hardware ? Wat met de beveiliging van de internettoegang ?

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11 Aantal gebruikers, frequentie gebruik & verhouding effectieven : Nevele  Maldegem  de rest Veel verschillen tussen de korpsen Historisch gegroeid Afhankelijk van interne organisatie & opleidingsgraad Beschikbaarheid informaticaminded personeel Geen normen, geen richtlijnen, geen formele ICT-verantwoordelijke, … Wie overlegt hierover ? Willen we uiteindelijk naar iets uniform ? Investeert de zone al in peopleware ?

Historiek 6/4/11

Historiek 6/4/11 Gebruik UPS(sen) : Maldegem, Eeklo & Nevele  de rest Gebruik stroomgroep : Waarschoot  de rest Redundantie internet : Maldegem & Eeklo  de rest Backup : Kaprijke  Zomergem  de rest Firewall : Aalter & Kaprijke  de rest Anti-malware : Aalter, Kaprijke & Zomergem  de rest

Historiek 6/4/11 Veel verschillen tussen de korpsen Historisch gegroeid Afhankelijk van interne organisatie & opleidingsgraad Afhankelijk van gemeentelijke/stedelijke informaticadienst Beschikbaarheid informaticaminded personeel Geen normen, geen richtlijnen, geen formele ICT-verantwoordelijke, … Wie overlegt hierover ? Willen we uiteindelijk naar iets uniform ? Investeert de zone al in redundantie en beveiliging ?

Historiek 26/5/11 AbiWare stelt op XPO112 de nieuwe module systeem voor In de zonale versie zullen meerdere profielen aan één gebruiker gekoppeld kunnen worden Verwerking verzamelde data van de korpsen (M module systeem) Slechts één korps gebruikt reeds effectief profielen Einde voorbereiding module systeem Begin opmaak profielen kan door één korps

Historiek 26/5/11

Historiek 26/5/11 Impact voor de korpsen Eénduidig systeem beschikbaar bij overstap Voor alle korpsen bruikbaar zonder aanpassing Centraal te beheren, veiligheid = verzekerd ! Aan te vullen na overschakeling Vooraf geen aanpassing van bestaande databases meer noodzakelijk Vrijgemaakte tijd kan voor andere modules gebruikt worden

Historiek 24/6/11 Herinnering aan moduleverantwoordelijken (M) Deadlines Feedback aan zonale coördinator Opstart module preventie (E) 28/6/11 Herstart module interventie & ambulance (A) 30/6/11 Verzoek tot opstart module materiaal & wagenpark (M voor K)

Historiek 14/7/11 Vraag tussenkomst in facturatie van AbiWare (M voor S) 11/8/11 Vraag stand van zaken voor technische commissie (M) Gesteund door Burgemeester Eeklo 25/9/11 Opstart module wagenpark & materiaal (K)

Historiek 4/10/11 12/10/11 AbiWare support Vraag stand van zaken (A) Export CARE-functie voor risico-analyse beschikbaar Als versie 4.84 historisch, 5.3 lokaal & 6.0 zonaal Versie 5.3 lokaal beschikbaar Materiaalgroep kan voortaan in groep gewijzigd worden 2011 = overgangsjaar Versie 6.0 zonaal beschikbaar Nieuwe module interne vorming

Historiek 13/10/11 Vraag aan technische commissie (M) Signalen geven, beslissingen treffen Beschikbare budgetten besteden, akkoord Er effectief ook iets mee doen = uitdaging Dossier nieuw leven inblazen Correct communiceren Mandaat en bevoegdheid voor informatica ? Nieuwe realistische (haalbare) deadlines stellen

Historiek 13/10/11 Antwoord van technische commissie Overeengekomen traject wordt niet gehaald Investeringen zijn gedaan & tool = absolute noodzaak Inspanningen dringend te leveren  falen project Zonale coördinator zal doorstart organiseren Dienstchefs overleggen met medewerkers Voldoende toewijding & nodige initiatieven Afspraken herhalen & verwachtingen klaar omschrijven Bestaande systemen toepassen & implementeren Als ze na voorbereiding goed blijken te werken

Historiek 22/12/11 Vraag tot herstart van de werkzaamheden (M) 28/12/11 Vraag tot herstart van de werkzaamheden (vz. TC) 29/2/12 Vraag tot herstart van de werkzaamheden (AbiWare) Verzameling & doorsturing backups databases (M) Waarschoot ontbreekt, Nevele wil graag overstappen

Historiek 9/3/12 23/3/12 Interzonale stuurgroep preventie (AbiWare) Moduleverantwoordelijke afgevaardigd (E) 23/3/12 Doorstartvergadering AbiWare & zonale coördinator (M) Welke databases zijn klaar voor upgrade naar versie 6 Maldegem is basis, Nevele sluit aan, rest volgt later Mogelijke trajecten voor implementatie http://www.maldegem.be/brandweer/regio/Projectopvolging.pdf

Niet uitgevoerd – to do Vastleggen van de minimale vereisten Stads/gemeentebesturen moeten akkoord zijn Hard-, soft- en peopleware Centrale opslag, backup, beveiliging, redundantie, toegangscontrole Iemand moet verantwoordelijk/bevoegd zijn (+ backup) Voor de consensus, het realiteitsgehalte, de timing Voor de implementatie, de opvolging, de correctie Voor de aanpassing aan toekomstige noden

Niet uitgevoerd – to do Vastleggen van de zonale initialisaties Ieder korps moet akkoord zijn Iemand moet verantwoordelijk/bevoegd zijn (+ backup) Voor de bijsturing bij de implementatie Voor de opmaak van zonale gebruikersprofielen Voor de toekenning van profielen aan gebruikers Voor het up to date houden Voor de beveiliging Voor de aanpassing aan toekomstige noden

Niet uitgevoerd – to do Aanpassen van lokale databases aan zonale initialisaties Ieder korps moet zich engageren Personeel en werkuren moeten beschikbaar zijn Iemand moet verantwoordelijk/bevoegd zijn (+ backup) Voor de bijsturing bij de aanpassing Het te realiseren niveau, de graad van detail, … De te behalen kwaliteit, de zonale consistentie, … Voor de aanpassing aan toekomstige noden

Historiek 28/3/12 Maldegem schakelt over Kopie van de productiedatabase online Personeel en werkuren werden en worden beschikbaar gesteld https://my.cloudplaza.eu Finetuning zal noodzakelijk zijn Voor de conversie van andere korpsen zal het Abi*-contract gebruikt worden Te verwachten problemen Mensen, tijd, mandaten, detacheringen, …

Historiek 29/3/12 Beheerscomité - technische commissie – zonaal officierenoverleg Stand van zaken & demonstratie Herhaling afspraken, principes, bevoegdheden/verantwoordelijkheden Zonale initialisaties werden niet gerealiseerd Het project dreigde stil te vallen De databank van brandweer Maldegem mag als master dienen voor de migratie De doorstart is gemaakt => werk aan de winkel

Historiek 2/4/12 Studie van de technische nota voor installatie van de software bij de klant Gebaseerd op corporate/businessomgeving Onbruikbaar met bestaande infrastructuur Gedeeltelijk verkeerd, verouderd, onvolledig Ondersteuning van browsers (Google Chrome) Geen ondersteuning van Internet Explorer 9 Geen ondersteuning voor deployment Alle pc’s zullen individueel moeten aangepast worden

Historiek 10/4/12 Voorstel aan de korpsen ICT-coördinatie niet opgenomen/ingevuld Omslachtige tijdrovende overlegprocedures Liberale optie Software centraal beschikbaar stellen Ieder korps moet een ICT-verantwoordelijke aanduiden Op lange termijn méér (dure) licenties noodzakelijk Conservatieve optie Software uniform installeren door ICT-coördinatie a.i. Zonaal overzicht & eindgebruikersgemak Centraal beheer ICT = noodzaak op termijn

Historiek 13/4/12 Overleg met de leverancier Vooral veel vragen, weinig antwoorden Doch snelle aanvaardbare feedback & intenties 16/4/12 Nieuwe versie clientsoftware beschikbaar 18/4/12 Technische nota zonaal gebruikersbeheer Meetjesland Toekenning account administrator

Historiek 20/4/12 Installatie clientsoftware “zootje ongeregeld” zoals verwacht Snelheid pc’s van 1,6 tot 3,4 GHz Geheugen pc’s van 0,25 tot 8 GB 4 verschillende besturingssystemen in 6 versies 3 verschillende browsers in 6 versies Geen tot gebruikersbeheer in domein Geen tot veilige paswoordenpolitiek Geen tot antimalware up to date 47 pc’s (w.o. 1 onbruikbaar & 2 privaat)

Historiek 26/4/12 Invulling module systeem AbiWare voorziet scripting in support om profielen te exporteren De profielen kunnen reeds aangemaakt worden 26/4/12 Technische commissie & zonaal officierenoverleg Demonstratie zoneversie on-line Voorstel tot aanduiding (andere) ICT-coördinator

Historiek 30/4/12 Voorbereiding migratie 1° korps AbiWare stelt een werkdocument op Zonale coördinator moet voorbereiden Nog onmogelijk “tussendoor” of “na de dagtaak” Zal zich herhalen voor ieder migrerend korps Geschat op 6 maanden intensief Korpscoördinator moet (laten) uitvoeren Terugkeren in historiek “fouten” uit het verleden “herstellen”

Historiek 2/5/12 Voorzitter technische commissie Belangrijke doelstelling bepalend voor toekomstige zonewerking Historische investeringen & actuele onderhoudskosten moeten nu en blijvend renderen Complexiteit & tijdsdruk Realiseren, coördineren & opvolgen Tijdelijke faciliteiten voor zonale coördinator ?

Nabije toekomst Instappen in de zonale software Ieder korps zodra de vorige stappen gerealiseerd zijn (ook de to-do’s !) Niet vroegtijdig instappen  niet te lang wachten Iemand moet verantwoordelijk/bevoegd zijn (+ backup) Voor de opvolging na het instappen Fijnafstemming per korps, … Rapportage voor de zone, … Voor de aanpassing aan toekomstige noden

Middellange termijn Realiseren van de opties Koppeling met BIG Zonale e-mailadressen Zonale website Document management Iemand moet verantwoordelijk/bevoegd zijn (+ backup) Gelijkschakeling van werkmethodes Opleiding, begeleiding, … Spreiding, … Voor de aanpassing aan toekomstige noden

Lange termijn Zonale Informaticavoorzieningen Administratieve werkmethodes Methodische verzameling data Informatie wordt beschikbaar in het terrein Wachtofficier hoeft geen vaste standplaats meer Identieke afhandeling van gelijkaardige dossiers Uniforme door iedereen gekende documenten Gelijkvormige toepassing van wetten/besluiten Dezelfde behandeling voor alle burgers/bedrijven