“De Penningmeester” Werkgroep: K & E Workshop

Doel : (Beginnend) Penningmeester wegwijs maken. Voor Na Workshop: “de penningmeester” Doel : (Beginnend) Penningmeester wegwijs maken. Voor Na

- Boekhouding Deze workshop bestaat uit 2 delen: - Algemeen Workshop: “de penningmeester” Deze workshop bestaat uit 2 delen: - Algemeen (Plaats – functie - taak) - Boekhouding

Het algemeen gedeelte: (1) Workshop: “de penningmeester” Het algemeen gedeelte: (1) - Algemene opmerking - Organisatie afdeling - Bestuurssamenstelling - Taken van het bestuur - Taken van de penningmeester

Afdeling is zelfstandige vereniging Workshop: “de penningmeester” Deel 1 algemeen Algemene opmerking Afdeling is zelfstandige vereniging - verenigingsregister KvK (Voorbeeld) - aansprakelijkheid Niet ingeschreven == ieder lid hoofdelijk aansprakelijk Wel ingeschreven == aanspr.k.heid ligt bij bestuursleden

Het algemeen gedeelte: (1) Workshop: “de penningmeester” Deel 1 algemeen Het algemeen gedeelte: (1) - Algemene opmerking - Organisatie afdeling - Bestuurssamenstelling - Taken van het bestuur - Taken van de penningmeester

KBO-Brabant Organisatie afdeling - 4 Regios (overleg orgaan) Workshop: “de penningmeester” Deel 1 algemeen Organisatie afdeling KBO-Brabant - 4 Regios (overleg orgaan) - 27 kringen - 320 zelfstandige afdelingen Statuten (definitie) O.a vastgelegd: - Doel - Structuur - Handelwijze

Het algemeen gedeelte: (1) Workshop: “de penningmeester” Het algemeen gedeelte: (1) - Algemene opmerking - Organisatie afdeling - Bestuurssamenstelling - Taken van het bestuur - Taken van de penningmeester

Bestuurssamenstelling Workshop: “de penningmeester” Deel 1 algemeen Bestuurssamenstelling - in statuten geregeld - algemeen bestuur - dagelijks bestuur Voorzitter Secretaris Dagelijks bestuur Penningmeester Lid 1 Lid 2 Enz.

Het algemeen gedeelte: (1) Workshop: “de penningmeester” Het algemeen gedeelte: (1) - Algemene opmerking - Organisatie afdeling - Bestuurssamenstelling - Taken van het bestuur - Taken van de penningmeester

Taken van het bestuur Vastgelegd in de statuten Workshop: “de penningmeester” Deel 1 algemeen Taken van het bestuur Vastgelegd in de statuten - belast met algemene leiding (DB dagelijkse) - verantwoording schuldig aan algemene vergadering - vertegenwoordigt naar buiten - sluit overeenkomsten - stelt werkplan (beleidsplan) op (activiteiten – begroting) Beleidsplan Bestuur

Het algemeen gedeelte: (1) Workshop: “de penningmeester” Het algemeen gedeelte: (1) - Algemene opmerking - Organisatie afdeling - Bestuurssamenstelling - Taken van het bestuur - Taken van de penningmeester

Taken van de penningmeester - 1 Workshop: “de penningmeester” Deel 1 algemeen Taken van de penningmeester - 1 Krachtens statuten vastgelegd in het reglement - beheert de geldmiddelen - voert een overzichtelijke boekhouding - brengt financieel verslag uit op de jaarvergadering (met rapport van de kascommissie) - informeert tussentijds het bestuur - regelt inning contributie en subsidieaanvragen - draagt zorg voor de afdracht aan KBO-Brabant

Taken van de penningmeester - 2 Workshop: “de penningmeester” Deel 1 algemeen Taken van de penningmeester - 2 Niet expliciet in reglement genoemd: - stelt een begroting op - is verantwoordelijk voor de financieën van activiteiten - beoordeelt of activiteiten binnen het budget vallen

Contacten penningmeester Workshop: “de penningmeester” Deel 1 algemeen Contacten penningmeester - Intern (binnen afdeling) * bestuursleden * kascommissie * leden (contributie / vergaderingen) * commissieleden / werkgroepen - Extern (buiten afdeling) * KBO-Brabant * gemeente / subsidieverleners * bank * sponsoren * leveranciers / zaal eigenaren

Het algemeen gedeelte: (1) Workshop: “de penningmeester” Het algemeen gedeelte: (1) - Algemene opmerking - Organisatie afdeling - Bestuurssamenstelling - Taken van het bestuur - Taken van de penningmeester

Effe pauze !! Vragen / opmerkingen ? Anders Deel 1 algemeen Workshop: “de penningmeester” Deel 1 algemeen Vragen / opmerkingen ? Anders Effe pauze !!

- Boekhouding Deze workshop bestaat uit 2 delen: - Algemeen Workshop: “de penningmeester” Deze workshop bestaat uit 2 delen: - Algemeen (Plaats – functie - taak) - Boekhouding

2 - Middelen (bij dubbele boekhouding) Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden Vier hoofdstukken: 1 - Algemeen 2 - Middelen (bij dubbele boekhouding) 3 - Begrippen 4 - Boekhouding

- Art.6 van Wetboek KvK en Fabr. verplicht tot boekhouding Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 1 - Algemeen 1.1 Inleiding - Art.6 van Wetboek KvK en Fabr. verplicht tot boekhouding * Zodanig dat ten alle tijden rechten en plichten blijken * Bewaarplicht 10 jaar (fiscaal 7 jaar) - Administratie bevat alle schriftelijk vastgelegde gegevens (van belang voor bedrijfsvoering en afl. verantwoording) - Boekhouding = het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële feiten * Geldontvangsten - betalingen * Vorderingen - schulden * Kosten - opbrengsten

- verschillende mogelijkheden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 1 - Algemeen Vervolg 1.1 Inleiding - ontvangsten en uitgaven overzichtelijk registreren - verschillende mogelijkheden * Enkelboekhouden (alleen dagboeken) * Dubbelboekhouden (dagboeken – grootboek)

1.2 Enkel Boekhouden 1 - Algemeen Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 1 - Algemeen 1.2 Enkel Boekhouden - gebruikt bij (zeer) kleine verenigingen - gebruik dagboeken (kas-, bank-, giroboek) - t.b.v. overzichten soms tabelarisch (Voorbeeld) - meestal alleen overzicht ontvangsten / uitgaven - soms vermogensvergelijking (beginvermogen + ontvangsten – uitgaven = eindvermogen) - meestal geen balans en/of exploitatieoverzicht

1.3 Dubbelboekhouden (± 1450 monnik Luca Pacioli) Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 1 - Algemeen 1.3 Dubbelboekhouden (± 1450 monnik Luca Pacioli) 1.3.1 Doel - bepalen van het vermogen - samenstelling van het vermogen bepalen - vaststellen van beleid - doelmatigheid van het beleid bepalen - betrouwbaar middel om beslissingen te nemen 1.3.2 Middelen - dagboeken - grootboek - documenten (facturen – onkostennota’s – kwitanties)

Hierin worden financiële gebeurtenissen middels genummerde Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 2 - Middelen 2.1 Dagboeken Hierin worden financiële gebeurtenissen middels genummerde documenten in tijdsvolgorde ingeschreven (datum-kasstuknr.-omschrijving-ontv.-uitg.) Kasboek (Voorbeeld) * Registreren (boeken) alle contante ontvangsten / betalingen * Periodiek (maand/week) afsluiten en saldo controleren) - Bankboek - gevormd door gezamenlijk bankafschriften (Afschriften gezien vanuit de bank debet-credit) (Voorbeeld) - Giroboek - gevormd door gezamenlijk giroafschriften (Voorbeeld) (Afschriften gezien vanuit de Giro Bij-af)

- Inkoopboek (registratie inkopen aan de hand van ink.facturen) Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 2 - Middelen 2.1 Dagboeken (vervolg) - Inkoopboek (registratie inkopen aan de hand van ink.facturen) Later verwerking in de boekhouding bij Voorraden en nog te betalen bedragen (crediteuren) (voorbeeld) - Verkoopboek (registratie verkopen aan de hand van verk.facturen) Later verwerking in de boekhouding bij Voorraden en nog te ontvangen bedragen (debiteuren) - Memoriaalboek (wat we in de andere niet “kwijtkunnen”)

2.2 Grootboek ( Rekeningschema ) Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 2 - Middelen 2.2 Grootboek ( Rekeningschema ) - bestaat uit een aantal grootboekrekeningen - ingedeeld in rubrieken - rubrieken vormen tesamen het rekeningschema Rubriek: Rekeningnummer (3,4 of meer cijfers) begint met …. 0 - balansposten 1 - liquide middelen 2 - tussenrekeningen / overlopende posten 3 - voorraden 4 - kosten groepsgewijs 5 - kosten naar kostenplaats 6 - kosten per product 7 - inkopen registratie 8 - opbrengsten (voorbeeld) 9 - verlies en winst

2.2 Grootboek ( Rekeningschema ) Vervolg Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 2 - Middelen 2.2 Grootboek ( Rekeningschema ) Vervolg Aan de hand van deze rubrieken financieel verslag Bestaande uit: I - Balans II - Verlies en winstrekening * gecomprimeerd * uitgebreid III - Toelichting(en)

Vermogen = eigen vermogen + vreemd vermogen Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 3 - Begrippen 3.1 Vermogen (vroeger kapitaal genoemd) - weergegeven in Balans - momentopname - bestaat uit eigen- en vreemd vermogen - bestaat uit bezittingen en schulden - schulden vormen het vreemd vermogen (langlopende en kortlopende schulden) - eigen vermogen bestaat uit bezittingen - schulden (gebouwen, grond, machines, voorraden, auto, geld, vorderingen, enz.) Vermogen = eigen vermogen + vreemd vermogen

- overzicht van het vermogen - geeft aan hoe het vermogen is aangewend Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 3 - Begrippen 3.2 Balans - overzicht van het vermogen - geeft aan hoe het vermogen is aangewend - begin en eind van een periode (meestal een jaar) - Debetzijde (= linkerzijde) bezittingen * Vaste activa (gebouwen, grond, enz.) * Vlottende activa (kas- bankgeld, debiteuren) - Creditzijde (= rechterzijde) vermogen (voorbeeld) * Eigen vermogen * Vreemd vermogen Debet Wat heb ik? Credit Hoe heb ik het betaald?

3 - Begrippen 3.3 Proefbalans Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 3 - Begrippen 3.3 Proefbalans Overzicht van alle grootboekrekeningen, ingedeeld naar rubrieken, met de totaalbedragen van de debet- en de creditzijde 3.4 Saldibalans (voorbeeld) Overzicht van alle grootboekrekeningen, ingedeeld naar rubrieken, met uitsluitend de saldobedragen

3.5 Verlies- en Winstrekening Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 3 - Begrippen 3.5 Verlies- en Winstrekening - Kosten en baten tot uitdrukking gebracht - Geeft periode resultaat - Samengesteld met behulp van de saldi van de grootboekrekeningen - Gecomprimeerd  Saldi van rubrieken (voorbeeld) - Uitgebreid  Saldi van alle rekeningen (voorbeeld) 3.6 Vermogensvergelijking (Kapitaalsvergelijking) - Hiermede eindvermogen bepalen - Beginverm. + opbrengsten – uitgaven = eindvermogen - Afschrijvingen en reserveringen bij uitgaven

Boeken = documenten verwerken in de boekhouding Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen Boeken = documenten verwerken in de boekhouding (aan de hand van de dagboeken) * document voorzien van: - documentnummer - gr.boekrekeningnummer * Via journaalposten op betreffende gr.b.rek. gerigistreerd (bij boekhoudprogramma automatisch)

4 - Boekhouding 4.0 Boekingen (vervolg) Boekingsregels Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen (vervolg) Boekingsregels * Regel voor bezit: - meer bezit  debet - minder bezit  credit * Regel voor schuld: - meer schuld  credit - minder schuld  debet * Kostenregel: - kosten  debet (vermogen neemt af) * Opbrengstregel: - opbrengsten  credit (vermogen neemt toe)

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Kasboek - grootboek. Kas rek.nr. 1000 Autokosten rek.nr. 4000 - elke boeking op rek.nr. 1000 ook op tegenrekening Voorbeeld: 22 oktober. Contant benzine van tankstation “Pietersen” - In kasboek. Kasbon krijgt documentnummer K 1 - Journaalpost: grootboek

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Bank/Giroboek Voorbeeld: - Bankafschrift 1 d.d. 22-01-2008 Gemeente Subsidie 2008 Credit § 2.000,00 - In Gr.boek. Bank reknr. 1100 Subsidie reknr. 8000 - Journaalpost: grootboek

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Inkoopboek Voorbeeld: - Actie. Op 22 jan. Ingekocht bij Janssen voor § 300,00 - Ink.boek: 22/1 Fact. Janssen I25 § 300,00 - In Gr.boek. Inkopen reknr. 7000 Crediteuren reknr. 1600 - Journaalpost: grootboek

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Inkoopboek (vervolg) - Grootboek onder rek. Crediteuren subrek. Janssen nr 200 - Journaalpost: grootboek

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Inkoopboek (vervolg) - Factuur van Janssen wordt op 10-2-2008 per bank betaald - Journaalpost: grootboek

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Inkoopboek (vervolg) Bij Kasstelsel wordt de factuur pas verwerkt op het moment van betaling - Journaalpost: grootboek

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Verkoopboek Voorbeeld: - Actie: 22/1 verkopen aan Nelissen voor § 300,00 - Gr.boek: Debiteuren nr. 1500 Verkopen nr. 8000 Nelissen in Debiteuren: subrek. 220 - In Verk.boek: 22/1 Fact Nelissen V25 debet 300,00 grootboek - Journaalpost:

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Verkoopboek (vervolg) - Verwerken in Subgrootboekrekening - Journaalpost: grootboek

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Verkoopboek (vervolg) - Nelissen betaalt op 9/2 per bank - Journaalpost: grootboek

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden * Verkoopboek (vervolg) Bij Kasstelsel wordt de factuur pas verwerkt op het moment van betaling - Journaalpost: grootboek

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden Van Dagboek naar Dagboek Altijd via tussenrekening Voorbeeld: 8 jan. Geldopname van bankrekening § 250,00 Zonder tussenrekening: Journaalposten vanuit: Kasboek: 1000 Kas Overboeking 250,00 1200 Bank Overboeking 250,00 Bankboek: 1000 Kas Overboeking 250,00 grootboek 1200 Bank Overboeking 250,00

4.0 Boekingen - Voorbeelden Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden 4 - Boekhouding 4.0 Boekingen - Voorbeelden Van Dagboek naar Dagboek Met tussenrekening: (Kruisposten Gr.b.reknr. 2500) Journaalposten vanuit: Kasboek: 1000 Kas Overboeking 250,00 2500 Kruisp. van bank naar kas 250,00 Bankboek: 2500 Kruisp. van bank naar kas 250,00 1200 Bank Overboeking 250,00 grootboek

Samenvatting: Document Stap 3: Stap 1: Opnemen in dagboek Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden Samenvatting: Stap 1: Opnemen in dagboek Document Stap 2: journaalpost opstellen Stap 3: Verwerken in grootboek

- Boekhouding Deze workshop bestaat uit 2 delen: - Algemeen Workshop: “de penningmeester” Deze workshop bestaat uit 2 delen: - Algemeen (Plaats – functie - taak) - Boekhouding

Aan de slag !! en Succes als penningmeester ! Vragen / opmerkingen ? Workshop: “de penningmeester” Vragen / opmerkingen ? Anders Aan de slag !! en Succes als penningmeester !

Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden

Workshop: “de penningmeester” Deel 2 Boekhouden

Workshop: “de penningmeester” (terug)

Statuten Statuten zijn grondregels, Workshop: “de penningmeester” Statuten Statuten zijn grondregels, bepalingen die ten grondslag liggen aan bepaalde rechtspersonen, zoals de naamloze vennootschap, besloten vennootschap, vereniging en stichting, die in de notarieel verleden akte van oprichting zijn vervat (art. 2:66 en 2:177 Burgerlijk Wetboek). De statuten moeten met de akte van oprichting ter kennisneming door derden worden ingeschreven in het handelsregister, terwijl een authentiek afschrift van de akte van oprichting daar moet worden gedeponeerd. (art. 2:69 en 2:180 Burgerlijk Wetboek). (terug)

Workshop: “de penningmeester” (Terug)

Workshop: “de penningmeester” (Terug)

Workshop: “de penningmeester” (Terug)

(Deze rekening is in 2004 opgeheven) Workshop: “de penningmeester” (Deze rekening is in 2004 opgeheven) (Terug)

Workshop: “de penningmeester” (terug)

Grootboek na verwerking benzine aankoop: Workshop: “de penningmeester” Grootboek na verwerking benzine aankoop: (terug)

Grootboek na verwerking ontvangst subsidie: Workshop: “de penningmeester” Grootboek na verwerking ontvangst subsidie: (terug)

Grootboek na verwerking inkoop naar Crediteuren: Workshop: “de penningmeester” Grootboek na verwerking inkoop naar Crediteuren: (terug)

Grootboek na verwerking inkoop naar subrekening: Workshop: “de penningmeester” Grootboek na verwerking inkoop naar subrekening: (terug)

Grootboek na verwerking betaling: Workshop: “de penningmeester” Grootboek na verwerking betaling: (terug)

Grootboek na verwerking betaling: Workshop: “de penningmeester” Bij Kasstelsel. Grootboek na verwerking betaling: (terug)

Grootboek na verwerking verkoop naar Debiteuren: Workshop: “de penningmeester” Grootboek na verwerking verkoop naar Debiteuren: (terug)

Grootboek na verwerking verkoop naar subrekening: Workshop: “de penningmeester” Grootboek na verwerking verkoop naar subrekening: (terug)

Grootboek na verwerking betaling: Workshop: “de penningmeester” Grootboek na verwerking betaling: (terug)

Grootboek na verwerking betaling: Workshop: “de penningmeester” Bij Kasstelsel. Grootboek na verwerking betaling: (terug)

Van dagboek naar dagboek: Workshop: “de penningmeester” Van dagboek naar dagboek: Grootboek zonder tussenrekening: (terug)

Van dagboek naar dagboek: Workshop: “de penningmeester” Van dagboek naar dagboek: Grootboek met tussenrekening: (terug)

Voorbeeld inkoop- / verkoopboek Workshop: “de penningmeester” Voorbeeld inkoop- / verkoopboek (terug)

Workshop: “de penningmeester” (terug)

Workshop: “de penningmeester” (terug)

Workshop: “de penningmeester” (terug)

Workshop: “de penningmeester”

Saldibalans Boekjaar 2007 Blad 2 Workshop: “de penningmeester” Saldibalans Boekjaar 2007 Blad 2 (terug)

Workshop: “de penningmeester”