Hoe « AEO » worden? Handleiding PHOTO FOTO Raymond Marchal Gewestelijk directeur Diensten van Algemene Controle en Organisatie Administratie der Douane en Accijnzen

Aanpak Klantenbeeld Auditmethodologie Aflevering van een certificaat: proces Praktijk : Aanvraag AEO certificaat Informatie Vragenlijst Analyse marktdeelnemer Timeline Inlichtingen

Aanpak Basis : Verordeningen 648/2005 en 1875/2006 Gecertificeerde bedrijven gids (« Guidelines AEO ») Praktische leidraad om interpretatie van wetgeving toe te lichten Vragenlijst met aandachtspunten en daaraan gerelateerde risico’s Door EG aanbevolen auditmethodologie: COMPACT Gebaseerd op principes van : Vertrouwensrelatie tussen marktdeelnemer en douane Betrouwbare gegevens Transparantie in gegevensuitwisseling Partnership Gebaseerd op twee concepten : Klantenbeeld Auditmethodologie

Klantenbeeld Aan elke marktdeelnemer wordt risicoprofiel toegekend Enkel intern gebruik door douane Elementen die het risicoprofiel bepalen Marktdeelnemers Type onderneming Producten … « Compliance » Douane Douanevergunningen Relatie met douane Inbreuken Certificatie Bestaande certificaten Interne controle Keuze gebruik self assessment Auditresultaten van marktdeelnemer om certificaat te bekomen

1. Perform AEO Application Assessment 2. Develop Audit Plan Assess legal requirements AEO Application Communicate with applicant 3. Perform Pre-audit Understand the applicant’s activities and environment Determine type of stakeholder in an international supply chain Determine scoping and risk matrix Design effectiveness (DE) assessment Operational effectiveness (OE) testing (if required) 4. Conclude on Certification Assess remaining risk Conclude whether an AEO certificate can be granted Perform Quality review Obtain representation letter Grant AEO certificate 5. Develop Control Plan 6. Perform Control Plan Develop control plan (CP) Schedule monitoring audits and custom controls Plan resources Perform monitoring AEO audits Perform custom controls

Aflevering van een certificaat: proces

Praktijk : Aanvraag AEO certificaat Beschikbaar op website AEO Aanvraag op papier sturen naar adres vermeld op website AEO + eventueel e-mail naar aanvraag@aeo-oea.be Analyse van aanvraag Evaluatie van wettelijke voorwaarden van aanvraag AEO Contact tussen administratie en aanvrager Door Starterscoördinator Opmerkingen over aanvraag Inzicht in activiteiten en sector van aanvrager Vaststellen van plaats van aanvrager in internationale toeleveringsketen Aanvrager informeren over evaluatievragenlijst van self assessment

Aanvraag AEO + toelichting Aanvraag van een AEO - certificaat EUROPESE GEMEENSCHAP Federale Overheidsdienst FINANCIEN BELASTINGEN EN INVORDERING Administrati e de r douane e n accijnzen . 1. Aanvrager Bestemd voor de douane 2. Rechtsvorm van de aanvrager 3. Datum van oprichting 4. Adres 5. Plaats waar de voornaamste activiteiten worden uitgeoefend 6. Contacpersoon (naam, telefoon, fax, e-mail) 7. Correspondentieadres 8. BTW nummer 9. Identificatienummer bedrijf 10. Wettelijk registratienummer 11. Soort certificaat dat wordt aangevraagd AEO Certificaat – Douanevereenvoudigingen Veiligheid Douanevereenvoudigheden/Veiligheid 12. Economische sector 13. Lidstaat/lidstaten waar douanegerelateerde activiteiten worden uitgeoefend 14. Douanekantoren van grensoverschrijding 15. Reeds toegekende vereenvoudigingen of faciliteiten, certificaten als bedoeld in artikel 14 duodecies, lid 4 16. Kantoor waar douanedocumenten worden bew aard 17. Kantoor dat alle douanedocumenten kan bezorgen 18. Kantoor waar de hoofdboekhouding wordt bijgehouden 19. Handtekening : …………………………….… ………… Datum ………………………………… …………… N aam ……………………………………………….. Aantal bijlagen ……………………………………

Inzicht in activiteiten en sector van aanvrager Praktijk : informatie Inzicht in activiteiten en sector van aanvrager Inzicht in activiteiten : Type goederen Activiteitenbranche in economie Grootte van onderneming : Grote Onderneming, KMO Solvabiliteit Bij douane reeds beschikbare informatie Inzicht in sector : Keuze om self assessment te doen Afdeling interne audit Veiligheidscoördinator Douanevergunningen Bestaande certificaten : ISPS, ISO, Sarbanes & Oxley Act, C-TPAT, IMO, UNECE, ICAO

Praktijk : informatie Vaststellen plaats van aanvrager in internationale toeleveringsketen Type aangevraagd AEO certificaat Douane Veiligheid Douane/veiligheid Soort activiteiten in de logistieke keten Inzicht in « flows » van logistieke ketens In-flow : van waar komen goederen ? Process-flow : wat doet aanvrager met goederen ? Out-flow : wat gebeurt vervolgens met goederen ?

Self assessment of niet ? Praktijk : informatie Self assessment of niet ? Self assessment is niet verplicht => keuze aan marktdeelnemer = Marktdeelnemer evalueert zelf toepasselijke AEO risicocriteria Concreet Aanvrager wil zijn risico’s identificeren Is in staat maatregelen te nemen om risico’s in te dekken Positief element voor zijn Klantenbeeld Tijdswinst voor marktdeelnemer Mogelijkheid certificaat te bekomen zonder on-site bezoek van douane Voorstel nieuw artikel in MCC => Artikel 116 Self assessment

Self assessment of niet ? Praktijk : informatie Self assessment of niet ? Vragenlijst Gebaseerd op Guidelines EG => 5 hoofdstukken Excel werkblad Handleiding Van toepassing op 7 activiteitensectoren gedefinieerd door EG Beschikbaar op website AEO Werkdocument om : Aanvrager te analyseren en te evalueren Restrisico’s te bepalen Maatregelen op te stellen om risico’s in te dekken

controleactiviteiten Vragenlijst Evaluatie 0 = geen beheersmaatregelen toegepast 1 = bedrijfsprocessen zijn ad hoc en ongeorganiseerd 2 = bedrijfsprocessen kennen een vast patroon 3 = bedrijfsprocessen zijn beschreven en bekend 4 = bedrijfsprocessen worden intern gecontroleerd 5 = 'best practices' worden toegepast Aandachtspunten Omschrijving risico Bestaande of te organiseren controleactiviteiten Referenties

Praktijk : analyse marktdeelnemer Design effectiveness (DE) assessment (1/2) = Nagaan of risico’s gedekt zijn door gepaste controleactiviteiten Uitgevoerd door Senior Coördinator Bedrijfsrisico bijgestaan door analisten Type controleactiviteiten : periodiek occasioneel preventief  detectief manueel  IT 2 mogelijkheden : Self assessment door aanvrager Geen self assessment

Praktijk : analyse marktdeelnemer Design effectiveness (DE) assessment (2/2) Ingeval self assessment uitgevoerd door aanvrager : => Vragenlijst vervolledigd door aanvrager en aan douane bezorgd DE : off-site Activiteiten : Verifiëren of alle risico’s m.b.t. aanvrager in self assessment zijn opgenomen Verifiëren of controleactiviteiten genomen om bepaald risico in te dekken voldoende gedocumenteerd zijn Beslissing : Certificaat of OE testing nodig ? Ingeval géén self assessment uitgevoerd door aanvrager : DE en OE : on-site door douane zelf Onderzoeken elementen risicobepaling Observeren eventuele controleactiviteiten Analyseren van documentatie Beslissing : Certificaat of niet ?

Praktijk : analyse marktdeelnemer Operational effectiveness (OE) testing (if required) = Verifiëren : Of geïdentificeerde controleactiviteiten operationeel zijn en Of persoon verantwoordelijk voor die controleactiviteit over autoriteit en hoedanigheid beschikt om deze effectief uit te voeren Uit te voeren testen : Welke: bepaald tijdens DE Categorieën: Bevestigend onderzoek Onderzoek documentatie Observatie Herhaalde controleactiviteit Timing Steekproef

Praktijk : analyse marktdeelnemer Analyse restrisico’s Opmaken controleplan (CP) Plannen monitoring et controles = Risico’s die niet gedekt zijn door gepaste en operationele controlemaatregelen Inzicht verwerven in risico’s en hun impact evalueren Definiëren van controleactiviteiten om deze risico’s in te dekken of te minimaliseren Hetzij door marktdeelnemer Hetzij door douane => controleplan Controleplan op maat van marktdeelnemer Opgemaakt bestaande uit 2 delen: Opvolgingsaudits : nagaan of AEO criteria nog voldaan Controles : nagaan of douanewetgeving correct wordt toegepast

Timeline

Overgangsperiode

Website AEO www.aeo-oea.be Inlichtingen Website AEO www.aeo-oea.be E-mailadres voor aanvraag aanvraag@aeo-oea.be Adres voor aanvraag Administratie der Douane et Accijnzen Dienst Douaneprocedure Cel Certificering AEO North Galaxy – Toren A – NGA 9 – Bus 37 Koning Albert II laan, 33 1030 Brussel E-mailadres voor meer info aeo.general@minfin.fed.be