Zo maak je een risicoanalyse Werkwijze: Eindproduct: Rapport Risicoanalyse (beroepsproduct) Volgens een zevenstappenmethode Elke stap levert ‘grondstof’ voor het rapport Soms terug naar een vorige stap Per stap verschillende genummerde activiteiten (4.1, 5.3) Elke activiteit wordt ingeleid, soms met een checklist Soms moet je zelf aanvullende literatuur zoeken In stap 6 samenstelling Rapport Risicoanalyse uit ‘grondstof’ In overleg kun je soms zaken overslaan Elke stap bevat ter verdieping ‘extra opdrachten’. Deze zijn niet nodig voor opstellen van het rapport Hulpmiddelen zijn te vinden op de website van Noordhoff

Aandachtsgebieden Risicomanagement Geef van elk aandachtsgebied voorbeelden van risico’s

Begrippen Risico = Kans x Gevolg Een risico is het gevaar voor schade of verlies door een bepaalde onzekere gebeurtenis. Risico = Kans x Gevolg Aansprakelijkheid Verzekering Audit Auditor Risicolijst Risicoregister Impact Calamiteit Calamiteitenplan

Stappenplan en Rapport Risicoanalyse

Stappenplan en producten Eventueel offerte, verslag intakegesprek, beschrijving organisatie, planning Missie, visie organisatiedoelen, risicobeleid, risicostrategie, risicohouding Risicolijst Risicoscoretabel Risicoregister Calamiteitenplan (eventueel) Rapport Risicoanalyse Genomen maatregelen Levert

Betrokkenen

Hulpmiddelen bij Zo maak je een risicoanalyse! Voorbeelden Organigram Voorcalculatie Studiewijzer Contract uitbesteding Service Level Agreement Risicoanalyse bij uitbesteding Risicoregister MS Word-modellen Rapport Risicoanalyse Weekverslag Via de website Verder… minicursus MS Project planningsformulier urenregistratieformulier docentenhandleiding PowerPoint-introductiecollege Checklisten Offerte Intakegesprek Verzekeringen Rapport Risicoanalyse Presentatie www.zomaakjeeenrisicoanalyse.noordhoff.nl

Stap 1 Bereid je voor Keuze van het onderwerp: Zelf je onderwerp bepalen Je docent bepaalt het onderwerp Een opdrachtgever bepaalt het onderwerp Risicoanalyse in je beroep Voorbereiding intakegesprek Verzamel informatie Intakegesprek met de opdrachtgever Is een offerte nodig? Risicoteam Planning Start-upvergadering

Stap 2 Bepaal het risicobeleid Risicobeleid is noodzakelijk Visie en missie Algemene organisatiedoelen (USMART) Risicobeleid Risicodoelstellingen Risicohouding en risicostrategie

Stap 3 Inventariseer de risico’s Hulpmiddelen risicoinventarisatie o.a.: eerste fase checklisten beschikbare documentatie uitvoering van een inspectie interviews met medewerkers brainstormsessie Delphi-methode tweede fase mindmap visgraatmethode foutenboomanalyse Keuze hangt onder andere af van: onderwerp van de risicoanalyse het type organisatie aard van de activiteiten omvang van de organisatie

Stap 3 … Risicolijst # Omschrijving risico Oorzaak Risico-eigenaar Al genomen maatregelen 1 Klant steelt goederen Klant heeft mogelijkheid te stelen Manager winkels Poortjes 2 Onvoldoende personeel Krapte arbeidsmarkt HRM-manager Inschakelen wervingsbureau 3 Bedrijfspand brandt af Brandstichting, onvoorzichtig werken Directie Verzekering 4 Te lage liquiditeit Te late betaling klant Geen 5 … ….

Stap 3 … Interne documentenstudie ondernemingsplan jaarrekening handboek managementletter rapporten en verslagen polissen registers incidentenregister schaderegister klachtenregister plan van aanpak projecten notulen vergaderingen

Stap 3 … Visgraatdiagram

Stap 3 … Foutenboomanalyse Bron: www.fmeainfocentre.com

Stap 4 Analyseer de risico’s Kwantitatieve methode: Kwantitatief in risicobedragen: de onderlinge vergelijking van risico’s in geldbedragen per jaar. Kwantitatief met risicofactoren: de onderlinge vergelijking van risico’s gaat met behulp van kansklassen, gevolgklassen en risicofactoren. Kwalitatieve inschatting: Sommige risico’s laten zich zeer lastig uitdrukken in getallen of geldbedragen en lenen zich eigenlijk alleen voor een kwalitatieve inschatting.

Stap 4 … Kwantitatieve risicofactoren Kans in % Kans Gevolg in euro Risico €/jaar Brand 1 op 1000 bedrijven = 0.1% 0,001 500.000 500 Inbraak 1 keer per 5 jaar = 20% 0,2 10.000 2.000 Computercrash 20.000 4.000 Winkeldiefstal 1% 0,01 1.000.000 Onbetaalde rekeningen 2% 0,02 1.000.000 = 1.000 x 1.000 Figuur 9 Risicobedragentabel

Stap 4 … Kansklassen Kans- score Kans in % Omschrijving Toelichting 1 10% minder dan of 1 keer per 10 jaar Zeer onwaarschijnlijk 2 30% 1 keer per 5 - 10 jaar onwaarschijnlijk 3 50% 1 keer per 2 - 5 jaar Waarschijnlijk 4 70% 1 keer per 1 - 2 jaar Mogelijk 5 90% 1 keer of meer per jaar Vrijwel zeker Figuur 10 Een voorbeeld met vijf kansklassen

Stap 4 …Gevolgscore Figuur 11 Twee voorbeelden van gevolgscores Omschrijving klasse 1 Schade < € 10.000 2 € 10.000 < Schade < € 100.000 3 € 100.000 < Schade < € 500.000 4 Schade > € 1000.000 Gevolg- score Omschrijving klasse 1 Vertraging < 1 week 2 1 week < vertraging < 1 maand 3 1 maand < vertraging < 6 maanden 4 Vertraging > 6 maanden Figuur 11 Twee voorbeelden van gevolgscores

Stap 4 … Risicoscoretabel Omschrijving risico Oorzaak Relatie risico met doelen Risico-eigenaar Kans- score Gevolg- score Risico-score Genomen maatregelen Klant steelt goederen Klant is in gelegenheid om te stelen Verlaging winst Manager winkels 5 3 15 Cameratoezicht Toegangspoortjes Onvoldoende personeel beschikbaar Krapte arbeidsmarkt Verlaging kwaliteit van dienstverlening HRM-manager 1 Inschakelen wervingsbureau Bedrijfspand brandt af Brandstichting, onvoorzichtig werken Bedrijfscontinuïteit komt in gevaar Directie 4 Afsluiten verzekering Brandblussers Alarminstallatie …… …

Stap 5 Definieer maatregelen Passende maatregelen: efficiënte maatregel effectieve maatregel Risicomaatregelen: maatregelen om een risico te vermijden maatregelen om een risico te verminderen maatregelen om een risico over te dragen: - uit besteden risico verzekeren risico accepteren van een risico

Stap 5 … Risicoregister met schadebedragen Omschrijving risico Klant steelt goederen Oorzaken Klant heeft gelegenheid om te stelen Relatie risico met doelstellingen Verlaging winst Risico-eigenaar Directie Kans vóór nieuwe maatregel 5% Gevolg vóór nieuwe maatregel € 1.000.000 (jaaromzet) Risicobedrag vóór nieuwe maatregel € 50.000 (5% van € 1.000.000) Nieuwe maatregel Artikelen > 100 beveiligen met labels en uitgangspoortjes Kans ná genomen maatregel 2,5%; kans na invoering nieuwe maatregel geschat op 2,5% Gevolg ná nieuwe maatregel Risicobedrag ná nieuwe maatregel € 25.000 Status maatregel Goedgekeurd Kosten maatregel € 15.000; totale kosten artikelbeveiliging Wie voert uit? Manager winkel Beoordeling maatregel Goedgekeurd / nog niet beoordeeld / afgekeurd Deadline 31 december van dit jaar Datum ingevoerd 15 december van dit jaar Doelstelling Gederfde omzet door diefstal moet uiteindelijk minder 1% van de omzet zijn.

Stap 5 … Calamiteitenplan Een calamiteit is een onverwachte rampzalige gebeurtenis die het voortbestaan van de organisatie bedreigt. Een calamiteitenplan is een soort draaiboek om bij een grote calamiteit snel te kunnen handelen. Voorbeelden: ontruimingsplan Business Continuity Plan ICT-calamiteitenplan voor het geval de ICT uitvalt Inhoud calamiteitenplan bijvoorbeeld: Alarmering: Wie wordt hoe gealarmeerd? Belangrijke gegevens: o.a. alarmnummers, leveranciers, grootste klanten, technische gegevens van apparatuur en machines. Actieplan: met de te volgen acties stap voor stap beschreven. Verzamelplaats: Waar moet men zich verzamelen bij een calamiteit? Bouwtekeningen: Met vluchtwegen, blusmiddelen en brandmelders. Instructiehandleiding: Hoe en hoe vaak wordt het calamiteitenplan geoefend.

Stap 6 Schrijf het Rapport Risicoanalyse Stel Rapport Risicoanalyse samen (zie volgende dia) Presentatie van het rapport Evaluatie opstelling Risicoanalyse

Stap 6 … Inhoud Rapport Risicoanalyse 1 Inleiding 1.1 Organisatie 1.2 Aanleiding risicoanalyse 1.3 Gehanteerde werkwijze 1.4 Beschrijving grenzen 1.5 Opbouw van het rapport 2 Risicobeleid 2.1 Visie en missie 2.2 Algemene organisatiedoelen 2.3 Risicohouding 2.4 Risicodoelen 2.5 Risicostrategie 3 Risico’s 4 Maatregelen 5 Conclusies en aanbevelingen 5.1 Conclusies 5.2 Aanbevelingen 5.3 Planning Bijlagen A Literatuurlijst B Risicoregister C Calamiteitenplan (eventueel)

Stap 7 Voer het Rapport Risicoanalyse uit Maatregelen

Stap 7 ...Succesvolle maatregelen & projecten Factoren: Tijd T Wanneer is het klaar? Geld G Hoeveel kost het? Kwaliteit K Wat krijg ik, van welke kwaliteit? Informatie I Organisatie O Kwaliteitscontrole risicoanalyse eventuele via (externe) risicoaudit Uitvoeren maatregelen: maatregelen op korte termijn maatregelen op langere termijn.