Werken met zelfsturende teams Dienst Milieueffectrapportagebeheer Liesbeth Lelieur 26 september 2013

Wat komt er aan bod? Aanleiding veranderingstraject Proces ‘Mer in beweging’ Waarom concept ‘zelfsturende teams’ als werkvorm? Aandachtspunten bij werkvorm ‘zelfsturende teams’ Organisatiemodel ‘zelfsturend’ werken’ dienst Mer Overgang naar ‘zelfsturende teams’ Zelfsturend werken: ervaringen – aandachtspunten Conclusie Inspiratiebron en hulpmiddelen

1. Aanleiding veranderingstraject Twee diensten aan de slag met milieueffectrapportage in brede zin Verschillende knelpunten in werking: Géén eenduidigheid van rol, missie en visie Géén eenduidigheid van werking Verschil in focus  verschil in werkmethodes  gebrek aan uniformiteit binnen en tussen diensten Sterke vraag (intern en extern) tot: Verandering en vernieuwing Optimaal inzetten van mensen in totaal proces van milieueffectrapportage Item 2 Item 3 Item 4 intern extern

2. Proces ‘Mer in beweging’ = Zoektocht naar andere manier van werken HOE? Interne en externe werkgroepen: zoeken naar verbeteringen voor zwaktes met behoud van sterktes (o.m. enquête als insteek) Interne werkgroepen: uitwerking organisatieontwikkeling Kerntaken en competenties Samenwerking en uniformiteit Organisatiestructuur

Proces ‘Mer in beweging Organisatiestructuur verwachtingen: Verenigen takenpakket beide diensten op een evenwichtige manier Hoge nood aan beheren, uitwisselen en uniformiseren van kennis en informatie Invulling: Manager kennis en methodologie Concept zelfsturende teams

3. Waarom concept zelfsturende teams als werkvorm? Sterke vraag naar verantwoordelijkheid van medewerkers Zelfsturende teams: Alle medewerkers zijn samen verantwoordelijk voor behalen van vooropgestelde doelstellingen Binnen kader van team kansen voor elk lid om acties en initiatieven te nemen om als team de doelstellingen te halen Sterke vraag naar kennisdeling en samenwerking Ieder teamlid kan kennis en ervaring inzetten Ieder teamlid kan kennis en ervaring doorgeven CONCEPT ZELFSTURENDE TEAMS BIEDT KANS OM INVULLING TE GEVEN AAN DEZE VRAGEN

4. Aandachtspunten bij werkvorm ‘zelfsturende teams’ Belangrijkste werkpunten: Hoge graad van maturiteit vereist van de teamleden Hoge eisen aan samenwerking binnen de teams NIET langer cultuur ‘ik of mijn’ MAAR cultuur ‘wij of ons‘ Alle teamleden moet goed kunnen omgaan met conflicten en bereid zijn tot het sluiten van compromissen

5. Organisatiemodel ‘zelfsturend werken’ dienst Mer Eén nieuwe dienst = dienst milieueffectrapportagebeheer (dienst Mer) Takenpakket = takenpakket beide diensten Zelfsturende teams: operationele teams en overkoepelend aansturend team 4 zelfsturende operationele thematische teams Voordelen: Logische kennispakketen met aandacht voor proces specifieke kenmerken  uniformiteit Efficiënte werking naar doelgroepen Mogelijk om proces heel vroeg aan team toe te kennen Begeleiding door teamcoach (= TC)

Organisatiemodel ‘zelfsturend werken’ dienst Mer Zelfsturende teams: operationele teams en overkoepelend aansturend team Zelfsturend stafteam Samenstelling - TC’s - Manager kennis en methodologie - Diensthoofd Taak - Kader/algemene richtlijnen uitwerken - Instaan voor centrale verantwoordelijkheid /begeleiding/opvolging - Faciliteren zelfsturend karakter - Feedback/ ondersteuning complexe situaties

Organisatiemodel ‘zelfsturend werken’ dienst Mer Zelfsturende teams: operationele teams en overkoepelend aansturend team één zelfsturende operationele administratief team Geen TC vanuit het team wegens gebrek aan draagvlak (samenstelling leden verschillende niveaus  neiging hiërarchie) Begeleiding door diensthoofd  Niet ideaal; zelfsturende karakter minimaal

Organisatiemodel ‘zelfsturend werken’ dienst Mer Naast de ‘zelfsturende team’ ook transversale lagen Zelfsturende platform Taken: niet thema gebonden, overkoepelend Samenstelling: leden uit verschillende teams Begeleiding platformcoördinator Permanente platforms: Adviesplatform Vaste platforms vb. communicatie Tijdelijke (ontwikkel)platforms

Organisatiemodel ‘zelfsturend werken’ dienst Mer = theoretisch model dat verder gesleuteld moet worden dag per dag en regelmatig bijgestuurd Met als ultiem doel :

6. Overgang naar zelfsturende teams Te doorlopen stappen: 4 fasen (bron: ‘Visie gedreven organiseren – zelfsturing in de praktijk’ Tom Van Acker) Fase 1: Bundeling individuen = het team komt samen en is er in 1ste instantie op uit om flexibiliteit in de uitvoering tot stand te brengen. Het team streeft naar vakmanschap. Fase 2: Groep = Het team wil organisatorische zelfstandigheid bereiken. De teamleden zijn samen competent in de uitvoering van het werk maar willen nu de organisatie van het werk zelfstandig regelen.

Overgang naar zelfsturende teams Te doorlopen stappen: 4 fasen (bron: ‘Visie gedreven organiseren – zelfsturing in de praktijk’ Tom Van Acker) Fase 3: Team = Het team wordt zelfsturend door samenwerking en sociale volwassenheid. Fase 4: Open team = Het team bepaalt zelfstandig de teamdoelstellingen, maakt afspraken met klanten en leveranciers en verbetert continu de teamprestaties

Overgang naar zelfsturende teams Stafteam = 1ste zelfsturende team VOORBEELDFUNCTIE HOE? Team TC = stafteam NIET toegewezen thematisch team TC begeleidt team MAAR feitelijke team is stafteam Neiging tot vereenzelviging met begeleidende team stijgt door dossierbehandeling binnen begeleidende team TC communiceert beslissingen uit stafteam naar begeleidend team

Overgang naar zelfsturende teams TC’s: = begeleider GEEN leidinggevende = 1ste evaluator (systeem 360° feedback) Via situationeel leidinggeven

7. Zelfsturend werken: ervaringen - aandachtspunten Grote daling in dossierachterstand (verdeling – begeleiding efficiënter) Positieve dynamiek in teams/platforms (bottum-up voorstellen) Op regelmatige basis team- en platformoverlegmomenten (vast sjabloon agenda/verslag met specifieke aandacht voor collegialiteit, integriteit,…)

Zelfsturend werken: ervaringen - aandachtspunten Bijstellingen na 1 jaar: Interactie en communicatie tussen teams en platformen essentieel om ‘verzuiling’ te vermijden Dienstvergadering en interne infosessie ingevoerd Nood aan grotere flexibiliteit over de teams heen om kort op de bal te kunnen spelen Vlinderfunctie ingevoerd (transversale laag – doorgroeimogelijkheid)

Zelfsturend werken: ervaringen - aandachtspunten Bijstellingen na 1 jaar: Te sterke vereenzelviging van TC’s met eigen team i.p.v. met stafteam Geen vervangers in stafteam Extra aandacht voor ‘belang van dienst’ i.p.v. ‘belang begeleidend team’ Ervaringsuitwisseling ‘coaching’ Duidelijk overkoepelend werkkader/afspraken  afsprakennota’s

Zelfsturend werken: ervaringen - aandachtspunten Uitdagingen: Dynamiek om naar volgende fase te gaan in stand houden Vlinderfunctie uitbouwen tot volwaardige team/transversale laag Tijdelijk platformontwikkeling faseren (werkdruk haalbaar houden) Begeleidende functie van TC’s valt weg, enkel nog infodoorstroming vanuit staf (cfr. doorstroming platformwerking t.a.v. teams) Administratief team organiseren als effectief zelfsturend team

8. Conclusie Opstart ‘anders werken’ = arbeidsintensief Betrokkenheid van alle medewerkers bij het volledig proces (uitwerking – opstart – uitvoering) is essentieel Nodig tijd voorzien + nemen om stap per stap te groeien naar ‘zelfsturendheid’ Voldoende begeleiding en ondersteuning voorzien (dialoog, ervaringsuitwisseling) Het theoretisch organisatiemodel regelmatig ‘bij sleutelen’ i.f.v. groei en t.g.v. interne en externe ontwikkelingen

9. Inspiratiebron en hulpmiddelen Boek ‘Visie gedreven organiseren – zelfsturing in de praktijk’ Tom Van Acker (2010; Acco) Hulpmiddelen: Vragenlijsten/sjablonen Gallup vragenlijst: opzet ondersteunen van team groei in collegialiteit KWIC-checklist: opzet nagaan binnen teams hoe kwaliteit en klantgerichtheid gewaarborgd wordt, hoe werkproces continu geoptimaliseerd wordt, hoe integer werken aantoonbaar is; hoe collegialiteit als evidentie wordt ontplooid Sjabloon voor overlegmomenten: specifieke aandacht voor werkproces, integriteit,..

BEDANKT VOOR JULLIE AANDACHT VRAGEN?