Presentatie voor EUR 11-4-2003 Agenda VU en SAP SAP demo (1) alg, cred, deb VA Visie VU SAP demo (2) projecten 3e gs en bouw EUR doelstellingen Programma van Eisen

Presentatie voor EUR 11-4-2003 VU en SAP 1982-1996 FAS 1997 SAP / FICO 1997-1998 MM/SD 2001 HR 2002-2003 pilot B2B, e-commerce

Presentatie voor EUR 11-4-2003 SECU UvA FICO HR CRM CaM tutor VU FICO HR B2B tutor UL FICO HR CaM UU FICO HR tutor UM FICO HR UvT HR EUR HR

SAP R/3 Interne orders Profit Centers Verkoop Inkoop Groot boek Vaste Activa Groot boek Debiteuren Crediteuren Kostenplaatsen Interne orders Profit Centers

REKENINGSCHEMA Concern Bedrijven Consolidatie Beheer Uniform Variabel nieuwe grbkrek via mail aanvragen - Uniform en per bedrijf eigen detaillering - Beheer = FEZ (ABF en CBB)

REKENING (vervolg 1) Rubriek 0 Vaste Activa 1 Liquide Middelen 2 Tussenrekeningen 3 Voorraad grondstoffen 4 Kosten 5 Interne kostenverdeling binnen CO (secundair) 6 Resultaatafrekening 7 Voorraad Gereed Produkt 8 Opbrengsten 9 Resultaten Rubriek 4, 5, 6 en 8 : Controlling 8

REKENING Rubriek 4 40/41 Personele lasten 42 Huisvesting 43 Apparatuur en inventaris 44/46 Overige goederen en diensten 47 RentelastenVoorraad grondstoffen 48 Inkomensoverdrachten 8

REKENING Rubriek 8 80 Middelenverdeling CvB 82 Tweede geldstroom 83 Derde geldstroom 87 Overige opbrengsten 88 Renteopbrengsten 8

REKENING Stamgegevens Omschrijving Balans- / resultatenrekening Valuta Meeboekrekening (debiteuren, crediteuren en vaste activa) Belastingcategorie Open postenbeheer 9

CREDITEUREN SAP R/3 1

Stamgegevens crediteur VU-gegevens Centraal (Buitenland) Decentraal (Binnenland) Decentraal (Declaranten) Bedijfsgegevens Meeboekrekening Vervaldatum 6

FACTUREN (debet) Registreren / boeken van facturen Declaraties Handbetalingen / Agendabetalingen Voorschotten Boeksleutel 31 crediteurennummer 40 debitering 8

FACTUREN (debet) Handbetalingen Agendabetalingen Betalen Boeken Referentie documenten 11

OPVRAGEN FACTUUR GEGEVENS Online opvragen met selectie mogelijkheid Open posten Vereffende posten 13

SALDI PER CREDITEUR Saldi per periode Specificatie van de saldi 14

DEBITEUREN SAP R/3 1

NAW-GEGEVENS Stamgegevens invoeren Stamgegevens wijzigen VU-gegevens Bedrijfsgegevens Verkoopgegevens Stamgegevens wijzigen Er kunnen zich 3 mogelijkheden voordoen: - de debiteur is aanwezig en de factuur kan worden ingevoerd. - de debiteur is wel op VU-niveau aanwezig maar niet voor het bedrijf. In dit geval moeten de bedrijfsgegevens worden ingevuld. - de debiteur is nog niet ingevoerd. Het bedrijf voert dan de VU- en bedrijfsgegevens in. - ivm de factureringsmodule in SD is men verplicht verkoopgegevens in te voeren Grootboekrekening Debiteuren 12000 2-fase aanmaningen De algemene VU-gegevens kunnen door alle bedrijven worden gewijzigd. Bedrijfsgegevens zijn alleen wijzigbaar door de bedrijven zelf. 6

DEBET-NOTA Sales Distribution (SD) Debiteuren systeem Facturen worden in dit systeem aangelegd en geprint De boekingen worden automatisch gegenereerd Debiteuren systeem Facturen worden buiten SAP gemaakt De boekingen gaan handmatig SD verzorgt een automatisch factuurnummering. Facturen buiten SD hebben een handmatige nummering De opbrengstboeking vindt altijd plaats op een interne order 9

ONTVANGSTEN Boeken van de ontvangsten met vereffening - Ontvangsten via de subadministratie Debiteuren - Ontvangsten via Treasury 13

AANMANEN Selecteren van de aan te manen posten Wijzigen van de aan te manen posten Afdrukken van de aanmaningen/aanmaanlijst Verzorgen selectie (kan worden teruggedraaid ) Inplannen uitvoeren van het aanmanen Afdruk afdrukken verzorgen 14

VASTE ACTIVA IN SAP R/3 1

Balansmodel, activa Activa Passiva Vaste activa Vlottende activa Immateriele vaste activa Materiele vaste activa Financiele vaste activa Vlottende activa 3

Waarom gebruik vaste activa module Inzicht in actuele (boek) waarde van apparatuur e.d. Inventarisatie, waar is het apparaat in gebruik Geautomatiseerd afschrijven en plannen Directe boeking op kostenobject Gereedschap om de nood-zakelijke administratie te vereenvoudigen en te beheersen. 5

Structuur activa module SAP Balans Grootb.rek. Grootb.rek. Grootb.rek. Grootb.rek. Activa klasse Opmerkingen: Zie bijlage “Vaste activa klassen” voor een overzicht van de bedrijfs-economische levensduur en de gekoppelde grootboekrekeningen aan de verschillende activa klassen. Activa 9

Rekeningschema VU Balans W&V-rek. 02300 Audiovisuele apparatuur > kf 25 02310 Calc afschrijving AV apparatuur > kf 25 02320 Aanv BE afschrijving AVapparatuur > kf 25 02330 Audiovisuele apparatuur < kf 25 02340 Calc afschr AV apparatuur < kf 25 02350 Aanv BE afschrijving AVapparatuur < kf 25 Balans 43310 Calc afschrijvingskosten AV app > kf 25 43320 Aanv BE afschr-kosten AV app > kf 25 43330 Calc afschrijvingskosten AV app < kf 25 43340 Aanv BE afschr-kosten AV app < kf 25 43350 Ov aanschafkosten AV apparatuur Opmerkingen: Zie bijlage “Rekeningschema” . W&V-rek. 7

Afschrijven VA- module Wijzigingen Balans in FI bij BEC afschr. Cumulatieve afschrijving W&V-rek.in FI Object in CO Afschrijvings- kosten VA- module Activa- waarden 17

Visie VU SAP-tenzij SAP-Ultimo RE, PLM, PS Cash Management Campus Management Customer Relationship Management Workflow Management scannen documenten en electronische verw. Bussiness Information Warehouse SAP-tenzij 17