Leiding geven aan projecten Commercie en subsidie

Doel van de module Opdoen van kennis over de financieel management in projecten in het algemeen Begrijpen hoe een goede financiële projectadministratie helpt om controle te houden op het project Gebruiken van eenvoudige instrumenten om de projectfinanciën onder controle te houden

Wat gaan we doen Les 1 - afgerond Wat is een project, definitie, aard, oorsprong Geld in projecten Investeringen Sturen op geld, tijd Sturen op resultaten Subsidie voorwaarden in projecten

Wat gaan we doen Les 2 Risico’s Kwaliteit Identificeren Berekenen Kiezen Kwaliteit Geschikt voor doel Subsidie criteria in je project

Wat gaan we doen Les 3 Plannen van het project Voortgang monitoren Tijd en geld Voortgang monitoren Earned Vallue Slipchart Escalaties Tijd, geld, meerwaarde, resultaat, kwaliteit, risico

Wat gaan we doen Les 4 Meten van resultaten Projectsucces borgen ROI, Terugverdientijd, Break Even Point, NCW Projectsucces borgen Leren uit ervaring Wat werkt goed, wat kan beter Subsidie borging Bewijs van subsidie criteria overleggen en auditen

Les 2 Start

Risico’s Wat zijn risico’s? Kansen en bedreigingen Risico’s zijn onzekerheden, die invloed hebben op het project of het eindresultaat. Deze invloed kan voordeling of nadelig zijn. Kansen en bedreigingen Hoe gaan we er mee om, wat doen we om keuzes te maken.

Risico beheersing Identificeren Bewaken Beheersen Inventariseren Impact bepalen Tegenmaatregel nemen Bewaken Monitoren van ontwikkeling van risico Beheersen Monitoren van tegenmaatregelen (kernfocus) Bijsturen indien nodig

Risico beheersing Identificeren Bewaken Beheersen Inventariseren Impact bepalen Tegenmaatregel nemen Bewaken Monitoren van ontwikkeling van risico Beheersen Monitoren van tegenmaatregelen Bijsturen indien nodig

Risico’s Hoe ontdekken we risico’s?

Risico documentatie Risico logboek/register Risico analyse Tegenmaatregelen in plan opnemen Instructies geven over ‘early warning signs’ Periodieke controle of alles nog is zoals je hoopt

Risico’s in jullie plan Zoek 2 risico’s in jullie project die het projectsucces onzeker maken of ondermijnen.

Risico’s in projecten Aannames die je doet herbergen risico’s. Breekpunten in plannen. Invloeden die niet in het project gestuurd worden, maar wel het succes (mede) bepalen. Onduidelijkheden in resultaat, planning, financiering, kwaliteit, meerwaarde en rollen. Over-ambitie in opdracht of plan (overschatten van kennis en kunde) Wat tolereren we bewust.

Project (terugblik, wat ging er mis?) Wat zijn oorzaken dat projecten mislukken? Geen keuzes maken Te hoge ambitie Onduidelijk wat echt nodig is Risico’s niet goed ingeschat Slecht plan Onduidelijke taken en taakverdeling

Risico’s kennen diverse dimensies Belangrijkste inzichten: Kans dat het zich gaat voordoen Impact die het heeft op het project of eindresultaat Nabijheid van het risico Eventueel nog meer inzichten: Traceability Veranderlijkheid

Risicoprofiel Impact Lijn risicotolerantie Catastrofaal Hoog Middel Laag Zeer gering Zeer gering Laag Middel Hoog Vrijwel zeker Kans

Noodvoorziening treffen Bedreiging Kans Vermijden Exploiteren Reduceren kans en/of impact Vergroten Noodvoorziening treffen impact Overdragen Impact (financieel) Delen Delen Accepteren Afwijzen

Maatregel selecteren Mogelijke Actie 2 Mogelijke Actie 1 Kosten/Tijd Kosten/Tijd Kosten/Tijd Risico toleranties Selectie KOSTEN KANS en IMPACT Impact op plannen Impact op andere delen van het project Impact op Business Case Impact op business programma

Project risico’s methoden Inventarisatie: Risico break down structure Brainstorming Impact bepalen: Delphi methode Scenario analyse Monte Carlo techniek Kans-effectmatrix

Kans-effectmatrix Kosten Kans Effect Kosten over kanaal: 50.000 Optie A Kosten over kanaal: 50.000 Kans op tijd leveren: 10% Effect bij te laat: 200.000 boete Over land of over zee? Optie B Kosten over zee: 180.000 Kans op tijd leveren: 70% Effect bij te laat: 200.000 boete

Kans-effectmatrix Kosten Kans Effect 10% op tijd, dus 90% te laat Optie A 10% op tijd, dus 90% te laat Hoogte boete: .90 x 200.000,- = € 180.000 Vervoerskosten: € 50.000,- Totaal: € 230.000,- Over land of over zee? Optie B 70% op tijd, 30% te laat Hoogte boete: .30 x 200.000,- = € 60.000,- Vervoerskosten: € 180.000,- Totaal: € 240.000,-

Einde risico’s Eerst nadenken, dan doen Realistische inschattingen maken Keuzes maken Actief bijsturen and fingers crossed

Kwaliteit Wat is kwaliteit Projectkwaliteit bereikt men wanneer de resultaten van het project in overeenstemming zijn met de verwachtingen. Eén van de manieren om dit te bereiken is om kwalitatief goede processen in te richten. Elk project heeft zijn eigen kwaliteitssysteem dat verankerd is met het kwaliteitssysteem van de permanente (klant en/of leveranciers)organisatie.

Kwaliteit Kwaliteitsplan Kwaliteitslogboek/register Specificaties en programma van eisen (PvE) Kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria

Het kwaliteitspad Van de klant Vanuit het project Kwaliteits componenten Kwaliteits Planning Kwaliteitsverwachtin-gen van de klant Acceptatiecriteria Productbeschrijving eindproduct Kwaliteits management strategie Product beschrijvingen Kwaliteitscriteria en toleranties Kwaliteits methodes Kwaliteits verantwoordelijkheden Kwaliteits register Product Kwaliteits en goedkeurings record Acceptatie records Productgerichte planning Kwaliteits Beheersing Kwaliteit Review Techniek

Meten is weten Kwaliteit is meetbaar Opstellen criteria Meetbaar maken Objectief meten Bewijslast Acceptatie

Kwaliteit = fit for purpuse Inhoudelijk kwaliteit van het project Geschikt voor het doel Passend in verwachtingen Niet overgekwalificeerd, Just enough In context van subsidies Juiste procedures volgen Track record voor middelen en keurmerken

Kwaliteit Movie 1

Kwaliteit Movie 2

Kwaliteit Movie 3

Oefening in teams van 5 Relevante criteria stellen (eisen en wensen)

Criteria stellen en prioriteren Relevante criteria stellen (eisen en wensen) Prioriteren van criteria MoSCoW regel (Must, Should, Could, Want to) Veelal gebruikers die de eisen en wensen hebben (en tevens verwachtingen) Gebruikers zijn de eindgebruikers, beheerders en onderhoudsmensen.

Kwaliteit Review: Audit: Evaluatie: Goedkeuren van het product Draagvlak creëren Bevestigen dat het product klaar is voor acceptatie ‘Baselinen’ van het product Audit: Externe vaststelling dat de reviews zijn uitgevoerd en voldoen aan gestelde eisen. Evaluatie: Beoordeling van het proces en leermomenten vaststellen

Subsidie gelden in project Subsidie is geld Meerdere geldschieters in projecten geeft nog geen meerdere opdrachtgevers Hoe ga je er mee om? Gelden kanaliseren via 1 opdrachtgever Opknippen naar deelprojecten onder 1 project Meerdere losse projecten starten (laatste keuze)

Kwaliteit in organisatie Bedrijfs / Programma Management Stuurgroep Senior Gebruiker Opdrachtgever Senior Leverancier Project Borging Wijzigings Autoriteit Project Manager Project Support Team Manager Teamleden

Einde kwaliteit Kwaliteit = actief managen Borging van draagvlak Voorbereiding op acceptatie Geschiktheid voor het doel

Einde les 2 Voor de volgende les leren: Boek: hoofdstuk 3 Start met risico analyse van je projectplan Geef zeker 1 berekening van keuzes die je in je plan hebt. (kans-impact matrix toepassen)

Ter info: Toets! Toets in week 4. 1,5 uur. Deel meerkeuze, deel open vragen. Oefentoets staat vanaf maandag op blackboard

Einde les 2