Leiding geven aan projecten Commercie en subsidie

Doel van de module Opdoen van kennis over de financieel management in projecten in het algemeen Begrijpen hoe een goede financiële projectadministratie helpt om controle te houden op het project Gebruiken van eenvoudige instrumenten om de projectfinanciën onder controle te houden

Wat gaan we doen Les 1 - afgerond Wat is een project, definitie, aard, oorsprong Geld in projecten Investeringen Sturen op geld, tijd Sturen op resultaten Subsidie voorwaarden in projecten

Wat gaan we doen Les 2 - afgerond Risico’s Kwaliteit Identificeren Berekenen Kiezen Kwaliteit Geschikt voor doel Subsidie criteria in je project

Wat gaan we doen Les 3 Plannen van het project Voortgang monitoren Tijd en geld Voortgang monitoren Earned Vallue Slipchart Escalaties Tijd, geld, meerwaarde, resultaat, kwaliteit, risico

Wat gaan we doen Les 4 Meten van resultaten Projectsucces borgen ROI, Terugverdientijd, Break Even Point, NCW Projectsucces borgen Leren uit ervaring Wat werkt goed, wat kan beter Subsidie borging Bewijs van subsidie criteria overleggen en auditen

Les 3 Start

Even terugkijken Het project, wat is het en wat doet het? Projecten betekenen veelal ook investeringen Projecten leveren meer risico’s Projecten dienen kwaliteit op te leveren

Plannen maken Wat is het doel van een plan? Door vast te leggen: Beheersing van het project Communicatie Door vast te leggen: Wat Hoe Door wie Wanneer (geschat) Voor hoeveel (geschat) het product wordt geleverd

Wat is dus een plan? Plan definitie: Een plan is een beschrijving hoe, wanneer en door wie een specifiek doel of set van doelen wordt behaald. Deze doelen (targets) zijn: De producten uit het project Tijdslijnen Kosten Kwaliteit Benefits

Stappen in een plan Plan ontwerpen Strategie van het plan Product gericht plannen, met Product Breakdown Structure en Product Flow Diagram Producten definiëren en analyseren Activiteiten en afhankelijk- heden identificeren Work Breakdown Structure Risico’s analyseren Schatten Delphi, Monte Carlo, Pert analyse Tijdschema maken Gantt, Precedence Chart, Theory of constrains Plan documenteren

Work Breakdown Structure

Pert Analyse Elke taak in een PERT is gebaseerd op drie soorten inschattingen: O = Optimistische inschatting W = Waarschijnlijke inschatting P = Pessimistische inschatting De inschatting volgt uit de berekening: (O + 4W + P)/6

Pert Analyse PERT netwerk voor een project van zeven maanden met vijf mijlpalen (10–50) en zes activiteiten (A–F)

Schema maken PFD Bepaal de afhankelijkheden van de uit te voeren activiteiten en plaats deze in een netwerk WBS Begin A Eind Als X klaar dan start Y (finish-start) Als X start dan start Y ook (start-start) Als X klaar dan stop Y (finish-finish) Als X start stopt Y (start-finish) B C VS Duur VE Bepaal het Kritiek Pad in twee stappen Naam Voorwaartse gang VE-B = VS-B+Duur-B VS-C = CE-B VE-C = VS-C+Duur-C Doe dit van begin tot eind Achterwaartse gang LE-C = LS-B van einde LS-C = LE-C – Duur - C LE-B = LS-C Speling = VS - LS Werk terug van eind tot begin LS Speling LE VS Vroegst mogelijke start VE Vroegst mogelijke einde LS Laatst mogelijke start LE Laatst mogelijke einde Kritieke pad = die activiteiten die geen speling hebben

Netwerk planning (precedence) Bereken de totale doorlooptijd van het project. Welke activiteiten liggen op het kritieke pad? In welke week kan activiteit C op zijn vroegst starten?

Gantt chart

Theory of Constrains

Voortgang van je plan Tijdens uitvoeren van het project dient een projectmanager grip te houden op voortgang Kernvragen: Waar sta ik nu Hoeveel tijd en geld is er al ingezet Hoeveel tijd en geld heb ik nog nodig Klopt dit met mijn plan

Earned Vallue Analyse Earned Value Analyse SLIP Chart BCWP: Budgetted Cost Work Performend (=EV - Earned Value) BCWS: Budgetted Cost Work Scheduled (PV) ACWP: Actual Cost Work Performed (AC) SV=BCWP-BCWS, variatie op het tijdschema CV=BCWP-ACWP, variatie op het budget ECAC= Totaal Budget * ACWP/BCWP, prognose eindbesteding SLIP Chart Grafische weergave van de voortgang/prestatie t.o.v. de baseline

Slipchart Earned Vallue

Rekenen met Earned Vallue Bereken het percentage afgerond werk van deelproject A bij een earned value van 72. Bereken het percentage afgerond werk van het gehele project afgerond op één decimaal

EVA uitwerking Deelproject Budget Gepland periode % Besteed EV A 120 80 60 (vr 1) 45 72 B 40 20 50 30 20 C 50 25 0 0 0 D 60 30 40 18 24 E 130 65 60 76 78 Totaal 400 220 48,5 (vr 2) 169 194 Route: overal eerst de EV uitrekenen, deze is nodig om de rest te beantwoorden PC = EV / BAC * 100% 60 = (X / 120)*100% 0,6 = X/120 120 * 0,6 = X (=EV) oftewel, de EV = budget / 100 * percentage gereed

Einde planning en voortgang Plan stippelt de route uit Verschillende plantechnieken Voortgang ten opzichte van plan Verschillende voortgang technieken

Wat als het niet gaat zoals gepland Identificeren van het probleem (issue) Analyse van de gevolgen voor het project Zoeken naar een passende oplossing, of meerdere oplossingen Naar hoger besluitniveau om de keuze te laten maken (escalatie)

3 uitgangspunten Wat ons overkomt Wat we bewust aan willen passen De afwijkingen die ons overkomen noemen we een off-specification (kosten leverancier) Wat we bewust aan willen passen Dit zijn wijzigingsverzoeken (kosten klant) Algemene vraag of uiting van zorg

Issue- en wijzigingsprocedure Stuurgroep of Wijzigingsautoriteit Stel Issuetype vast Stel ernst en prioriteit vast Leg vast in register Leg vast Onderzoek impact op projectdoelen, Business Case, Risico- profiel Check ernst en prioriteit Onderzoek Identificeer Opties Evalueer Opties Beveel Opties aan Beveel aan Escaleer bij overschrijden autoriteit Keur goed, wijs af of volg aanbevolen optie Beslis Voer corrigerende maatregel uit Update plannen en registers Voer uit Dagelijks logboek of Issue register / Issue rapport

Issue- en wijzigingsprocedure Behaald voordeel Impact van de implementatie Minder kosten, tijd, risico Kosten, tijdsduur van de optie Meer benefits Risico(‘s) van de optie Etc.

Hoe strakker het plan Hoe lastiger sturen is Hoe meer escalaties Hoe beperkter de mogelijkheden van de PM Hoe ga je hier mee om?

Toleranties op stuurassen Benefits (meerwaarde) Risico’s Scope (bereik) Kwaliteit Tijd Geld

Einde Issue en wijzigingen 3 soorten issues Zo snel als mogelijk actie Grondige analyse en opties bieden Besluit laten nemen door bevoegde persoon

Sturen van projecten Werkpakketten (delegeren, beheersen) Werk uitgeven Voortgang bewaken Gereed werkpakket terugontvangen Voortgang bewaking (analyse, rapporteren) Toleranties op stuurassen

Einde les 3 Voor de volgende les leren: Boek:

Einde les 3