ICT op orde: De basis voor succesvol onderwijs! oktober 2012 Praktijk case ICT op orde: De basis voor succesvol onderwijs! oktober 2012

De start Voortgezet onderwijs instelling VMBO – MAVO – HAVO – VWO Regiofunctie Ruim 2300 leerlingen & 300 medewerkers Fusie organisatie 4 locaties met eigen directie en centraal bestuur Ambitie!

Dit willen we: Jongeren opleiden m.b.v. ICT! We doen het voor hen en met hen!

Medio 2009: Hobbels blokkeren de ambitie Niet in staat medewerkers en leerlingen professioneel te ondersteunen in het onderwijsproces met behulp van ICT Problemen met ICT en infrastructuur: veel incidenten Ontbreken van gezamenlijk visie op ICT Moeizame onderlinge verhoudingen , slechte samenwerking Historie met bureaulade vol adviezen…. Werken aan de basis van de ICT-afdeling Actie noodzakelijk: Professionaliteit in ieders rol Verbeterprojecten Samenwerking

Wie heeft hier een probleem? Wat doe jij eraan?

Aanpak Oplossen in stappen: Concreet programma Uitgewerkt naar doelen Vier sporen / deelprojecten Procesmatig ontwikkelen op: Verbeteren ICT functie Projectmatig werken Samenwerken Plannen van Aanpak maken -> resultaten boeken -> bijsturen -> verder gaan Plan-Do-Check-Act Het MT volgt en besluit (over onder meer toewijzen van mensen en middelen) Oplossen in stappen: Concreet programma Uitgewerkt naar doelen Uitgewerkt naar projecten

Doelen, richting, resultaat en effect Verbetering van de uitvoering van de ICT functie door de afdeling ICT Dus: Duidelijke en professionele vraagformulering Starten en instandhouden van de ICT <-> Onderwijs verbetercyclus Duidelijke ICT overlegstructuur (vastgesteld door MT, deelname op basis van rol en mandaat) ICT: is afgestemd op behoefte en noodzaak vanuit van het onderwijs Is afgestemd op de administratieve behoefte past binnen de kaders van tijd, geld en capaciteit

Doelen, richting, resultaat en effect Verantwoordelijkheid in de lijn Rol programmamanager / /projectleider altijd gericht op verankeren van de projectresultaten en effecten Verbetering van: Samenwerking Projectmatig werken Leren om de aansluiting tussen ICT en onderwijs in stand te houden en te verbeteren

Hoofdlijn planning realisatie 2009 juni juni / juli aug / sep sep / nov nov / dec Besluit stappen Basis op orde Plannen maken Implemen- teren Verbeterings- cyclus

Vier sporen / deelprojecten Besturingsmodel afdeling ICT ICT Behoeften locaties Hoofd ICT Centrale directie ICT Team Projectleider ICT coördinatoren ICT afdeling afvaardigingen Projectleider ICT coördinatoren Hoofd ICT Directielid Locatie afvaardigingen Projectleider ICT coördinatoren Hoofd ICT Locatie afvaardigingen Projectleider Verbetercyclus Coördinatie en overleg

Besturingsmodel afdeling ICT Deelproject 1 Besturingsmodel afdeling ICT Resultaten Hoofd ICT Centrale directie ICT Team Projectleider Duidelijk georganiseerde afdeling Dienstverlening aan klant Projectenorganisatie Beleidscyclus en kaders Verantwoordingsstructuur intern en extern Ontwikkelpad van afdeling

Fase en ambitie Plaatje snap ik, jij moet even beoordelen of dit op z’n plaats is. Het doel van een ict afdeling zou inderdaad business gericht moeten zijn. Echter het is handig om vanuit het perspectief van de business te redeneren naar ict toe ipv vanuit ict-afdeling perspectief naar de business toe. Dus ik zou hier eerst een plaatje voordoen waarin duidelijk is wat de plek van ict is en dan dit plaatje. Dan kun je het bruggetje makkelijker slaan.

ICT Behoeften locaties Deelproject 2 Resultaten ICT Behoeften locaties Duidelijk beeld van behoeften per ICT vrager van de Pantarijn. Werkmodel hoe ICT behoeften binnen Pantarijn terugkerend worden geïnventariseerd. Communicatie naar organisatie over (on)mogelijkheden van ICT Reëel tijdpad van invulling van ICT behoeften ICT coördinatoren ICT afdeling afvaardigingen Projectleider

Deelproject 3 Resultaten Verbetercyclus Doelen 2010-2012 en wat nodig is om deze doelen te bereiken (Ter besluitvorming aan MT/directie) Gezamenlijke definitie van ICT ambitie 2010-2012 Huidige ICT situatie goed in beeld Impact van de ICT ambitie bepalen op de huidige ICT situatie Wat is nodig om deze ambitie te verwezenlijken? ICT coördinatoren Hoofd ICT Directielid Locatie afvaardigingen Projectleider Verbetercyclus

Resultaten onderzoek

Maatregelen op hoofdniveau

Wat levert het uitvoeren van het onderzoek op? Onderwijs bepaalt het ICT-beleid. Dit beleid is uitgangspunt voor het veranderingsproces. Dit uitgangspunt biedt tevens de mogelijkheid om een kwaliteitsimpuls te geven via nieuwe ICT. De positie van de ICT-coördinatoren wordt helder neergezet (de ‘Ruit’). Hernieuwd vertrouwen in ICT door reële en breed gedragen doelstellingen Houvast voor de afdeling ICT bij nieuwe ontwikkelingen

Coördinatie en overleg Deelproject 4 Resultaten Welk overleg ICT Agenda’s op Strategisch Tactisch Operationeel niveau Deelnemers (functie) Mandaat en besluitvorming Verantwoording : hoe en door wie aan wie? Regulier werk Projecten ICT coördinatoren Hoofd ICT Locatie afvaardigingen Projectleider Coördinatie en overleg

Niveaus in coördinatie en overleg: Operationeel (zorgen dat de boel werkt) Tactisch (veranderingen en verbeteringen) Strategisch (waar willen we naar toe) Op zoek naar een antwoord op wie praat wanneer en wie beslist over wat? met wie waarover

De Ruit: Overlegstuctuur / Hoe stroomt ICT CD Toren Lokatiemanagement VERANKERING: MT-er in ICT CO- overleg VERBINDING ICT – & ONDERWIJS ICT CO-er ICT manager ACHTERBAN DOCENTEN -LEERLINGEN MR – OUDERS ETC. ICT afdeling en Locatie (ICT CO)

Basisvraag Samenwerking Ben jij bereid om: je eigen kwaliteiten in te zetten; Pantarijn breed; in de rol die van jou gevraagd wordt; in samenwerking met alle anderen die hierin (vanuit ICT oogpunt) een rol vervullen?

Resultaten en effect 6 maanden Structuur in afdeling ICT Duidelijker taakinhoud en strakkere taakverdeling Basis dienstverlening op orde Incidentmanagement gestructureerd: helpdesk Structuur in overleggen en besluitvorming Inhoudelijk bij IT manager en ICT coördinatoren Besluitvorming door MT en bestuur Overlegstructuur met deelnemers met mandaat: De Ruit Projectmatig werken levert inhoudelijke resultaten en sterke verbetering van werkresultaat Effect: door in gesprek te gaan en te laten zien wat en waar de blokkades zijn, wordt ruimte gemaakt voor structureel betere persoonlijke samenwerking

Als het kan even een moment van relativerende humor

Resultaten en effect 12 maanden ICT Beleid op hoofdlijnen met basis van infrastructuur en ambitie van het onderwijs Periode benoemd om ICT te moderniseren (migraties) en technische en organisatorische basis te leggen voor onderwijsinnovaties Producten en Diensten catalogus Structuur in overleggen en besluitvorming Ambities m.b.t onderwijs en ICT benoemd Kennis en ervaring opdoen welke innovaties bijdragen Ervaring opdoen met scheiding tussen besluitvorming en uitvoering. ICT coördinatoren zijn brug én buffer tussen ICT en onderwijs

Nieuwsgierig? Neem contact op