LauwersCollege Buitenpost Informatica Hoofdstuk 13 Informatie in organisaties organisatie: een samenwerkingsverband tussen mensen die een aantal activiteiten uitvoeren om vooraf vastgestelde doelen te bereiken. Twee soorten: onderneming:  primair gericht op het realiseren van bedrijfseconomische doelen (winst) instelling:  accent ligt op het realiseren van niet- economische doelen (non-profit organisaties) LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Rechtsvormen De rechtsvorm is van belang voor de aansprakelijkheid en de belastingverplichtingen.   Alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland zijn wettelijk verplicht zich in te schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Kenmerkend voor rechtsvormen zonder rechts-persoonlijkheid is dat je met je hele privé-vermogen aansprakelijk bent als de onderneming failliet gaat. En als je in gemeenschap van goederen bent getrouwd is je echtgeno(o)t(e) ook volledig aansprakelijk. LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Rechtsvormen LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Verticale en horizontale informatiestromen De communicatiestructuur van een reclamebureau weergegeven in een graaf Verticale communicatie Horizontale communicatie Directeur Hoofd fabricage Hoofd inkoop Hoofd verkoop Hoofd administratie Diagonale communicatie Productie medewerkers contact passerelle Verkopers Administratieve medewerkers LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Verticale en horizontale informatiestromen Verticale lijnen overheersen als het opleidingsniveau van de werknemers sterk uiteenloopt het werk is opgedeeld in onafhankelijke deeltaken Horizontale lijnen overheersen als het opleidingsniveau van de werknemers gelijkwaardig is Voorbeeld: een school LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Organigram, graaf en matrix Voor het in kaart brengen van de structuur van een organisatie en de communicatie binnen zo’n organisatie maken we gebruik van:  organigram:  weergave van de (hiërarchische) structuur van de organisatie, geen communicatiepijlen maar lijnen.  communicatiegraaf:  grafische weergave van de communicatielijnen (één- of tweerichtingsverkeer) m.b.v. pijlen.  communicatiematrix:  geeft dezelfde informatie als de communicatiegraaf weergave van de communicatielijnen op de volgende manier:     1 = wel communicatie     0 = geen communicatie LauwersCollege Buitenpost Informatica

Organisatiestructuren De organisatiestructuur van een bedrijf staat in principe los van de juridische structuur, die bepaald wordt door de rechtsvorm van het bedrijf. Als iemand een bedrijf helemaal alleen begint dan wordt hij of zij een ZZP'er genoemd, dat is de afkorting van Zelfstandige Zonder Personeel. Als een aantal gelijkgestemden samen een bedrijf opzetten, en als het dan zo is dat geen van de vijf de baas is, maar dat ze alle vijf evenveel te vertellen hebben, dan heeft die organisatie een ententestructuur Bij een groot bedrijf is meestal sprake van een lijnorganisatie LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Organisatiestructuren Lijnorganisatie Lijn en staforganisatie Lijn en staforganisatie met functionele relaties Project en matrixorganisatie Ententestructuur span-of-control: het aantal mensen dat een manager rechtstreeks aanstuurt depth-of-control:het aantal lagen met leidinggevenden tussen de directeur en de mensen die het eigenlijke werk doen. zes-man-regel: een manager stuurt niet meer dan zes man aan, maar bij routinewerk kun je tot circa tien mensen gaan LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica De klassieke lijnorganisatie Kenmerken: Nadelen: Hiërarchie / top-down Communicatielijnen erg lang Piramide-achtige opbouw Topmanagement snel overbelast Voordelen: Weinig flexibiliteit Eenvoudige structuur Voorbeeld: het leger Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden Directeur Chef productie Chef personeels zaken Chef administratie Chef inkoop Chef verkoop Ploegbaas1 Ploegbaas 2 Medewerkers administratie Hoofd verkoop Filiaal hoofden Medewerkers productie Medewerkers productie Vertegen- woordigers Medewerkers filialen LauwersCollege Buitenpost Informatica

De moderne lijnorganisatie Bij een klassieke lijnorganisatie is alleen sprake van top-downlijnen.  Bij een moderne lijnorganisatie krijgen de werknemers ook gelegenheid hun ervaringen en ideeën aan hun leidinggevenden door te geven, we spreken dan van goals down/plans up. En er wordt vrijwel altijd ook horizontale communicatie ingebouwd. Dit noemen we een contact passerelle. LauwersCollege Buitenpost Informatica

Stafafdeling winkelinrichting LauwersCollege Buitenpost Informatica De staf- en lijnorganisatie Directeur Chef productie Chef verkoop Staf ondersteunt leiding Stafafdeling werkvoorber. Stafafdeling calculatie Stafafdeling reclame Stafafdeling winkelinrichting Ploegbaas 1 Ploegbaas 2 Hoofd verkoop Filiaal- hoofden Medewerkers productie Medewerkers productie Vertegen- woordigers Medewerkers filialen LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica De staf- en lijnorganisatie Stafleden ondersteunen de leidinggevenden Voordelen: Door ondersteuning met stafleden kunnen de afdelingen groter zijn. Eenvoudige structuur Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden Nadelen: Stafleden hebben weinig kennis van zaken van het echte werk Bijna uitsluitend verticale communicatie Lange communicatiekanalen Weinig flexibiliteit LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica De staf- en lijnorganisatie met functionele relaties Toevoegen van een functionele stafafdeling. Voert vooral coördinerende taken uit. Voordelen: Verlichting van de werktaak van de leidinggevenden Meer uniformiteit in de organisatie binnen het bedrijf door de coördinatie door de stafafdelingen Nadelen: Verantwoordelijkheden worden onduidelijker Bevordert het ontstaan van conflicten LauwersCollege Buitenpost Informatica

Projectleider nieuw product LauwersCollege Buitenpost Informatica De projectorganisatie Directeur Chef verkoop Chef inkoop Chef administratie Chef productie projectgroep Medewerker verkoop Medewerker inkoop Medewerker administratie Medewerker productie Projectleider nieuw product Medewerker verkoop Medewerker inkoop Medewerker administratie Medewerker productie LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica De projectorganisatie Bij activiteiten die het hele bedrijf raken. Bijvoorbeeld de introductie van een nieuw product. Kenmerken: Hiërarchie wordt doorbroken Projectgroep is tijdelijk Leden van de groep zijn gelijkwaardig Leden worden gekozen op basis van kennis LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica De matrixorganisatie Directie Chef afdeling A Chef afdeling B Chef afdeling AC Projectleider project 1 Werknemer 1 Werknemer 2 Werknemer 3 Projectleider project 2 Werknemer 4 Werknemer 5 Werknemer 6 LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica De matrixorganisatie Voor organisaties met continue problemen Permanente projectgroepen Werknemer heeft meerdere chefs Voordelen: Geschikt voor de oplossing van complexe problemen Kleine kans op fouten (dubbele controle) Nadelen: Waar ligt de verantwoordelijkheid Mensen moeten erg goed kunnen samenwerken Loyaliteitsproblemen LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica De Ententeorganisatie Lid 1 Lid 2 Lid 6 Voorzitter Lid 3 Lid 5 Lid 4 LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica De Ententeorganisatie Kenmerken: Ieder lid heeft dezelfde rechten en plichten Voorzitter leidt technisch de vergadering Voordelen: Maakt optimaal gebruik van aanwezige deskundigheid Betrokkenheid van medewerkers is groot Nadelen: Groepen niet groter dan 15 personen Leden met hetzelfde kennisniveau LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Informatielijnen binnen de organisatie Directie Top-down Extern Extern Bottom-up Goals-down Bottom-up Werknemers Werknemers Werknemers LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Informatie m.b.t. de basisonderdelen van een bedrijf De strategische top heeft behoefte aan informatie over alle belangrijke zaken die zich in het bedrijf afspelen. De informatie is globaal, en heeft vaak betrekking op de toekomst. Naast interne informatie speelt ook externe informatie een belangrijke rol. De uitvoerende kern heeft vooral interne informatie nodig. Die informatie is gedetailleerd en actueel LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Informatiestromen Om de informatiestromen zo goed mogelijk te benutten, zal aan bepaalde voorwaarden moeten worden voldaan: Er wordt met een netwerk gewerkt Er is een mailserver, dat is een speciale computer waar de emailberichten van en voor alle werknemers worden opgeslagen bijvoorbeeld m.b.v. Microsoft Exchange Server Vaak zijn er nog andere dedicated servers, bijv. een webserver Er is vooraf goed nagedacht over de inrichting van het netwerk m.b.v. gebruikersgroepen: - Iedere werknemer krijgt de juist informatie - Iedere werknemer heeft de juiste rechten om berichten te kunnen lezen, wijzigen of verwijderen (=autorisatie) LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Voordelen ICT Voor informatiestromen binnen organisatie gebruikt men steeds meer de mogelijkheden van ICT. Voordelen: Ondersteuning bij communicatie Verbetering kwaliteit werk Procesversnelling, dus kostprijsverlaging Minder werknemers nodig, efficiëntie neemt toe Verkorting van de lijnen LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Toepassingsgebieden ICT in bedrijven Workflow Management Systemen (WMF): zorgen voor het op een gestructureerde manier verdelen van werk en het stroomlijnen van werkprocessen. Enterprise Resource Planning (ERP): software dat gebruikt wordt ter ondersteuning van alle processen binnen een bedrijf. In principe kunnen alle bedrijfsfuncties ermee worden bestuurd. Voorbeelden: SAP en Exact Computer Aided Design / Computer Aided Manufacturing (CAD/CAM): Een CAD/CAM-systeem is een programma waarmee je kunt ontwerpen, maar ook fabriceren. Er kan een CNC draai- of freesmachine aangestuurd worden waarmee het ontwerp wordt gefabriceerd. LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost Informatica Toepassingsgebieden ICT in bedrijven Electronic Data Interchange (EDI): electronische uitwisseling van gegevens tussen verschillende organisaties bijvoorbeeld: bestellingen plaatsen, rekeningen versturen Als de gegevens worden verstuurd wordt de administratie van de ontvanger automatisch bijgewerkt, en wordt er een verwerkingsproces in werking gezet De programma’s van zender en ontvanger moeten dan wel naadloos op elkaar aansluiten; meestal wordt daarbij gebruik gemaakt van de EDIFACT-standaard. EINDE LauwersCollege Buitenpost Informatica