PRIMAWEB ESF Nieuwe toepassing 2008

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Start van het project Invoering van de kosten en van de ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Controleprocedure in 3 fases: Inleiding Controleprocedure in 3 fases: Eerste pijler: preventieve bezoeken Tweede pijler: de administratieve controles Automatische controles en authentieke bron van ESF-Primaweb Bijkomende administratieve controles - Derde pijler: de controles ter plaatse

Inleiding Kenmerken van de toepassing: - Geïntegreerde toepassing - Alle actoren van de programmatie werken in eenzelfde toepassing Vereenvoudiging voor de promotoren: Automatische stromen via de K.S.Z. (DMFA, R.R., KBO, Werkloosheid) Automatische antwoorden bij fout Gratis ter beschikking gesteld: Toegang via internet Kosten voor de beheersautoriteit (technische bijstand)

Inleiding Verbetering van de auditpiste: Verbetering van de opvolging: Verloop van het project wordt bewaard Verbetering van de opvolging: Begeleiders Statistieken Verbetering van de controles: Automatische controles in de toepassing Beheersautoriteit verbetert rechtstreeks Snellere financiële voorleggingen: Trimestriële voorleggingen

Inleiding Planning: Module invoering van de projecten: december 2007 Module beslissing beheersautoriteit: januari 2008 Modules registratie van de deelnemers en van de begeleiders: februari 2008 Module financiële voorleggingen: juni 2008 Module controle: oktober 2008

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Start van het project Invoering van de kosten en van de ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Login Juridische verantwoordelijkheid van de promotoren (meerdere profielen) Veiligheidsaspecten: Beveiligd netwerk van het portaal van de sociale zekerheid Verplichting om een token of een elektronische identiteitskaart te hebben

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Start van het project Invoering van de kosten en van de ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Invoering van de gegevens van de promotor Doel: identificatie van de promotor en van het soort organisme

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissing van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Start van het project Invoering van de kosten en van de ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Invoering van het projectvoorstel Aan te vullen elementen opgenomen in de projectoproep en in de handleiding: Schatting van het aantal deelnemers Raming van de kosten Omschrijving van het project … Controles/Automatische hulp voor de gebruiker in de toepassing: Controle van het minimum aantal deelnemers Actieve of inactieve velden in functie van het soort project Controle van de spreiding van de kosten van de financiële tabel Controle of het bankrekeningnummer van de promotor een geldig rekeningnummer is

Invoering van het projectvoorstel

Invoering van het projectvoorstel

Invoering van het projectvoorstel

Invoering van het projectvoorstel

Invoering van het projectvoorstel

Invoering van het projectvoorstel

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissing van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Start van het project Invoering van de kosten en van de ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Voorstellen van het projectvoorstel De datum van voorlegging van het project bewaren Juridische verantwoordelijkheid van de promotor (dankzij de profielen) Voorgelegd project = Meer mogelijkheden tot wijziging door de promotor Voordelen van dit mechanisme: De beheersautoriteit ontvangt een projectvoorstel met betrouwbare gegevens: het onderzoek heeft enkel betrekking op de inhoud en het gedeelte van het ESF Eenvormigheid van de projectvoorstellen die aan het Selectiecomité zullen worden voorgelegd Archivering: centralisering van de gegevens met het oog op duurzame ontwikkeling

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen in de toepassing ESF : Login Inbrengen van de gegevens van de promotor Inbrengen van het projectvoorstel Voorleggen projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Start van het project Invoering van de kosten en van de ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Start van het project Invoering van de kosten en van de ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers De promotor voert het volgende in: De begin- en einddatum van zijn project De groepen met hun begin- en einddata De deelnemers De begeleiders De onderaannemers Controles/hulp in de toepassing: Opzoeken van informatie van een persoon op basis van zijn INSZ-nummer bij de authentieke bron (Rijksregister) Controle van het logisch verband van de data Controle of de deelnemers voorafgaandelijk geïntegreerd werden met hoedanigheidscodes 2,3 of 6 (Authentieke bron ocmw via KSZ) Automatische berekening van de leeftijd van de deelnemer

Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Start van het project Invoering van de kosten en van de ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Start van het project Starten = juridische verantwoordelijkheid van de betrokken promotor Veelvuldige controles in de toepassing bij de start: Traject: minimaal 10 deelnemers Voortraject: minimaal 5 deelnemers Minimaal 1 begeleider per groep De 1ste groep start op de begindatum van het project Eens het project opgestart is: As 1: De promotor kan de deelnemers vervangen (maar mag geen meer toevoegen) / As 2 zoveel hij wil De promotor ontvangt zijn 1ste voorschot van de beheersautoriteit De beheersautoriteit kan in real time de lijst van de opgestarte projecten raadplegen

Start van het project

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Opstart van het project Invoering van de kosten en ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Invoering van de kosten en ontvangsten Trimestriële financiële voorleggingen – Waarom? Verbetering van de financiële stromen van de promotor Vermindert de debettoestand van de beheersautoriteit Vereenvoudiging voor de promotoren: kosten & prestaties rechtstreeks berekend door de toepassing door te vertrekken van de authentieke bron Onmogelijk om een kwartaal voor te leggen zonder dat het vorige werd voorgelegd 5 periodes van voorlegging voor een project van een jaar: Start van het project Einde van het project 01/01 01/04 01/07 01/10 01/01 01/04

Invoering van de kosten en ontvangsten De gegevens die voorgelegd worden per kwartaal zijn: De prestaties van de begeleiders & van de deelnemers De facturen van de onderaannemers De kwartaalontvangsten De forfaitaire kosten Toegang tot de authentieke bron – Voordelen Geen berekening meer Geen bewijsstukken meer Gewaarborgde controle van de RSZ Eenvormigheid van de gegevens (geen interpretatie meer)

Invoering van de kosten en ontvangsten Talrijke kwartaal- en financiële controles: Kwartaalcontroles Eindcontroles Uren aangegeven door de promotor < Uren in de DMFA Facturen ingevoerd in het systeem worden uitbetaald (betalingsdatum moet ingegeven worden) Gebruik van een verplichte verdeelsleutel Controle op de coherente verdeling van de trimestriële financiële tabel … Toelaagbaarheidsdrempel van het project Relevantiedrempel van de deelnemers Controle of de maximale vervangingsdrempel niet werd bereikt Controle of het ESF-gedeelte hoger is dan of gelijk aan 25 % en lager is dan of gelijk is aan 50 % van de totale kosten

Invoering van de kosten en ontvangsten 1) Het systeem berekent automatisch deze velden bij het laden van de pagina op basis van de prestaties, van het loon, van de dmfa, van de facturen en ingegeven ontvangsten

Invoering van de kosten en ontvangen 2) De gebruiker verdeelt de publieke velden

Invoering van de kosten en ontvangsten 3) Het systeem berekent automatisch de waarde van deze velden in functie van de verdeling die de gebruiker heeft gedaan

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Opstart van het project Invoering van de kosten en ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de BA Automatische controles zorgen er bij de voorlegging voor dat: De effectieve DMFA-loonkosten in de toepassing staan Het totale aantal aangegeven uren door de promotor wel degelijk lager zijn dan of gelijk aan het totaal opgenomen in de DMFA Voordeel van het systeem: Snelheid van uitvoering in de uitwisseling van informatie tussen de beheersautoriteit en de promotoren Wanneer een kwartaal wordt voorgelegd: Meer mogelijkheden tot wijziging voor de promotor (raadpleging blijft mogelijk)

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Opstart van het project Invoering van de kosten en ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Regularisatieperiode Maakt het de promotor mogelijk om: Een fout gegeven dat aan de beheersautoriteit werd voorgelegd te verbeteren De laattijdige facturen in te voeren zonder de trimestriële voorlegging te blokkeren Bij de voorlegging van de regularisatieperiode worden alle eindcontroles nagekeken De promotor mag de regularisatieperiode niet voorleggen als niet alle eindcontroles correct zijn

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Opstart van het project Invoering van de kosten en ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Invoering van de verslagen Alle controleautoriteiten zullen de gegevens van de toepassing kunnen raadplegen: BA, CA, cel audit inspectie van Financiën,… Enkel de BA kan wijzigingen inbrengen in de gegevens van het project Twee soorten verslagen: Preventieve bezoeken Administratieve controles ter plaatse (financiële audit)

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Opstart van het project Invoering van de kosten en ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Certificeringstabel Omschrijving: De tabel zal op gelijk welk moment kunnen worden opgesteld in Excel-formaat door de certificeringsautoriteit Geeft de vooruitgang weer die de promotoren moeten maken per kwartaal Projectnr Promotor Bankrekeningnr. Titel As Project- type Toegekend bedrag Kwartaal N Regularisatie Resterend saldo Gedeelte ESF Overheids- gedeelte Ontvangesten Totaal Ged. FSE Ontvangsten 1234567 CPAS de Wavre 001-1546125-58 XYZ 1 Voor- traject 2005 € 101 € 100 € 0 € 201 € 1804 € 1458756 CPAS d'Ottignies AB 3005 € 200 € 300 € 2700 €

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Opstart van het project Invoering van de kosten en ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Overzicht Statistieken

Overzicht Verschillende functionaliteiten: Voordeel: Het opnieuw samenstellen van een project op een bepaalde datum en een bepaald uur Alle uitgevoerde acties raadplegen (opzoeking per referentie) Door wie? Welke actie? Wanneer? Erkenning van de partij die de wijziging heeft doorgevoerd: promotor of beheersautoriteit Voordeel: Een breuk in de auditpiste wordt aanzienlijk beperkt

Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: Login Invoering van de gegevens van de promotor Invoering van het projectvoorstel Voorleggen van het projectvoorstel Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers Opstart van het project Invoering van de kosten en ontvangsten De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit Regularisatieperiode Verslag Certificeringstabel Geschiedenis Statistieken

Statistieken Op gelijk welk tijdstip in het jaar waarin het project loopt, in staat zijn om de volgende gegevens te afleveren: Het aantal OCMW’s of groeperingen van OCMW’s die een tegemoetkoming van het ESF genieten per gewest. Het aantal OCMW’s of groeperingen van OCMW’s die voor de eerste maal een tegemoetkoming van het ESF genieten per gewest. Voor elk soort tegemoetkoming (traject of voortraject) het aantal deelnemers en het doelpubliek. Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per gewest, leeftijd, geslacht, nationaliteit. Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per categorie (18-25 jaar, ouder dan 45 jaar, aan het hoofd staand van een eenoudergezin, personen die oorspronkelijk niet uit de EU komen). Voor elk soort tegemoetkoming, de gegevens betreffende de omkadering. Op gelijk welk tijdstip in het jaar wanneer een project afgelopen is, in staat zijn om de volgende gegevens af te leveren: Het aantal afgewerkte trajecten en voortrajecten ten aanzien van deze die werden opgestart. Voor elk soort tegemoetkoming (project of voortraject), het aantal deelnemers en het doelpubliek.