MANAGEMENTUL COMUNICĂRII ÎN PROIECTE Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Ce ne propunem la acest curs? Formularea strategiei de comunicare în cadrul proiectului; Comunicarea cu finanţatorul; Comunicarea în cadrul echipei de proiect; Comunicarea cu grupurile ţintă. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

1. Formularea strategiei de comunicare Etapa 1: Identificarea grupurilor ţintă şi a obiectivelor comunicării Etapa 2: Formularea mesajului Etapa 3: Stabilirea metodelor şi canalelor de comunicare Etapa 4: Planificarea şi organizarea activităţilor de comunicare Etapa 5: Stabilirea bugetului activităţilor de comunicare Etapa 6: Evaluarea Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

2. Comunicarea cu finanţatorul (a) În etapa de scriere a propunerii de proiect; (b) Pe parcursul implementării. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

(a) În etapa de scriere a propunerii de proiect Cele 10 porunci: Fiţi convinşi că ştiţi ce aşteaptă finanţatorul de la Dvs. şi ce aşteptaţi Dvs. de la finanţator; Folosiţi un limbaj normal şi nu “jargonul” de specialitate pe tematica proiectului; Formulaţi fraze scurte; Transpuneţi abstractul în concret; Fiţi convinşi că transmiteţi un mesaj clar şi unitar; Nu încercaţi să spuneţi totul în propunerea de proiect; Elaboraţi o structură clară a ideilor; Punctaţi conexiunile între idei; Daţi o notă de entuziasm şi empatie proiectului; Nu vă depărtaţi de “lumea” grupurilor ţintă. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Cum puteţi începe formularea unui proiect? (Cum îi atrageţi atenţia evaluatorului) Prin prezentarea unor evenimente curente care au legătura cu problema ce a stat la baza proiectului; Prin sublinirea interesului comun pe care proiectul îl are cu politicile finanţatorului; Prin adresarea unei întrebări retorice; Prin sublinierea unor contraste faţă de alte sectoare/alte ţări; Prin elaborarea unei viziuni pe termen mediu/lung la care proiectul poate să contribuie; Prin prezentarea unor informaţii statistice şocante; Prin prezentarea unui context istoric. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Imaginaţi-vă proiectul ca pe un speech pe care îl ţineţi în faţa finanţatorului Speech-ul după modelul Clinton Structura Speech Proiect Tema Tema centrală a speech-ului Tema centrală a proiectului Atragerea atenţiei şi descrierea problemei Afirmaţii şi statistici Diagrama Ishikawa Grupurile ţintă Analiza SWOT Planul Soluţionarea problemei prin intermediul unui plan Planul de activităţi al proiectului Vizualizarea Implicarea auditoriului în planul de rezolvare a problemei Matricea actorilor-cheie Diseminarea rezultatelor proiectului Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Exerciţiu Testarea capacităţii de adaptare la cerinţele finanţatorului şi a vitezei de reacţie. Pe baza diagramei Ishikawa aţi identificat o idee de proiect, pe care o puteţi descrie prin cuvintele: elevi clasele I-IV, mediul urban, program reacreativ-educativ după orele de şcoală. Raportorul începe să formuleze proiectul. Simultan, Finanţatorul anunţă cuvinte care trebuie integrate rapid şi logic în construcţia proiectului. Gradul de dificultate creşte de la un cuvânt la altul. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Cuvintele finanţatorului Dezvoltare; ISJ şi CCD; Internet; Părinţii; Festivitate; Băsescu. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

(b) Pe parcursul implementării Contact telefonic/pe email cu ofiţerii de proiect; Rapoarte intermediare şi raportul final. SFATURI: Personalizaţi-vă comunicarea cu ofiţerul de proiect (ofiţerul de proiect este şi el un om); Cereţi-i sfaturi, dar nu abuzaţi de timpul acestuia; Stabiliţi şi vizite face to face; comunicarea pe email este operativă, dar nu suficientă; Fiţi în permanenţă dispuşi să includeţi feedback-ul primit de la ofiţerul de proiect în activităţile pe care le desfăşuraţi în cadrul proiectului. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

3. Comunicarea în cadrul echipei de proiect Caracteristici ale proiectelor care pot influenţa procesul de comunicare în cadrul echipei: în multe proiecte, echipa de implementare lucrează pentru prima dată împreună; există foarte puţin timp pentru a se dezvolta relaţii interpersonale; caracterul temporar al proiectelor. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Cel mai important rol în comunicarea în cadrul echipei: managerul de proiect Primeşte şi realizează/trimite rapoarte, e-mail-uri, apeluri telefonice, ţinând astfel echipa proiectului la curent cu privire la stadiul proiectului Organizează întâlniri periodice cu membrii echipei Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Managerii de proiect: Au contacte cu multe persoane, atât din interiorul, cât şi din exteriorul organizaţiei; Oferă indicaţii şi sfaturi membrilor echipei Acţionează ca intermediari între membrii echipei din diferite grupuri funcţionale Au rol de legătură în cadrul structurii organizaţionale Succesul se bazează pe: Expertiză şi experienţă Competenţe în relaţiile interpersonale => COMUNICARE !! Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Cel mai important instrument utilizat pentru comunicarea în cadrul echipei: întâlnirile În cadrul acestor întâlniri se realizează: analiza stadiului activităţilor faţă de planificarea existentă; evaluarea rezultatelor activităţilor; evaluarea jaloanelor; adoptarea deciziilor cu privire la eventuale adaptări/modificări ale planificării iniţiale, pentru întreg proiectul sau pentru una sau mai multe activităţi. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

ale membrilor echipei, pe tipuri de activităţi derulate şi domenii de interes Întâlniri între managerul proiectului şi ceilalţi membri ai echipei Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Pentru îmbunătăţirea comunicării în cadrul întâlnirilor: Stabiliţi clar motivul întâlnirii Alegeţi persoanele potrivite pentru a participa Realizaţi şi trimiteţi din timp agenda întâlnirii Comunicaţi scopul, locul şi ora întâlnirii Începeţi şi finalizaţi întalnirea conform planificării, respectând astfel programul celorlalţi Respectaţi agenda întâlnirii, minimizând întreruperile Faceţi întâlnirea cât mai “vizuală”: flip chart, tablă, videoproiector Realizaţi rezumate ale întâlnirilor şi distribuiţi-le participanţilor în maxim 24 de ore Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

4. Comunicarea cu grupurile ţintă Cui ne adresăm? – Segmentarea grupurilor ţintă Care este mesajul-cheie (core message) şi care sunt mesajele pentru fiecare grup? Ce canale folosim şi cum le folosim? Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

4.1. Segmentarea grupurilor ţintă cuantificare clasificare după caracteristici socio-economice localizare geografică generală specifică Socio economische kenmerken: geslacht leeftijd, opleiding, gezinsfase, welstand inkomen, beroep indeling naar weinig/veel tijd en weinig/veel geld psychografische kenmerken: attitudes, opinies en interesses die niet direct met onderwerp/product samenhangen, geloof, arbeidsethos, opvatting over man/vrouw rollen, bereidheid tot experimenteren, optimistisch/pessimistisch productbezit, : strategische goederen, eigen woning, auto, huisdier etc. indicatie van welstand, maar ook onderscheidend in behoeften. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Segmentarea grupurilor ţintă generală grad de implicare valori cunoştinţe, atitudine, comportament specifică Vaak het nteressantst voor segm!! Domein is een geheel van gedragingen met een gemeenschappelijik doel of een gemeenschappelijke betekenis, zoals fotografie of restaurantbezoek. Als segmentatievariabelen neem je de active variabelen die smaenhangen met een bepaald domen. Domeinspecfieke waarden: niet voor elk onderwerp hetzelfde, mens kan personlijk verzorging heel belangrijk vinden en dure tandpasta kopen en daarnaast de goedkoopsteaardappelen. Bijvoorbeeld biologische produkten, naast inkomen speelt belang van gezonde voeding en bewust omgaan met aarde een grote rol. Deze mensen in een ander domein andere prioriteiten hebben. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Atenţie la segmentare!!! Definirea grupurilor ţintă să fie cât mai clară şi specifică, altfel apar confuzii Bărbat Cu vârsta peste 50 de ani Trăieşte în SUA Lucrează în industria filmului Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Care este ţara în care…? Cea mai populară băutură este: Coca Cola Peste 50% din studenţi sunt femei Există cel mai mare procent de operaţii estetice din lume Cei mai populari artişti sunt Eminem şi Jennifer Lopez Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Răspunsul: Republica Islamică IRAN Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 4.2. Mesajul-cheie Are maxim 5-10 rânduri; Atenţie la cuvintele şi metaforele pe care le folosiţi (să fie adecvate grupurilor ţintă); Sunt de evitat negaţiile sau cuvintele cu conotaţie negativă; Sunt utile exprimările de tip “slogan”. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Structura mesajului-cheie “O zi mare pentru ţara noastră şi o sărbătoare pentru Europa. Care sunt motivele?” Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Exemple de slogan Clinton: “Este timpul pentru o schimbare” Reagan: “Este din nou dimineaţă în America” Campania iniţiată de Biserica catolică împotriva avortului: “Pro-viaţă” Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Exemple de mesaje-cheie Educaţie: Dreptul la educaţie este un drept fundamental. Educaţia este o cale spre asigurarea dezvoltării durabile a indivizilor şi a societăţii în ansamblu. Este motivul pentru care luptăm să asigurăm acces egal la educaţie pentru femei şi bărbaţi, precum şi creşterea calităţii acestui proces. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Proiect de sprijinire a diversităţii culturale Secolul 21 ne aduce imaginea unei lumi din ce în ce mai interdependente. Evoluţiile din ultimii ani au arătat că acest proces nu a contribuit la transformarea graduală a culturilor naţionale într-un ansamblu uniform. Dimpotrivă, a arătat că există diversitate, diferenţe, specificităţi. Omogenitatea lumii în viitor este o iluzie. Este motivul pentru care proiectul nostru va arăta cum diferenţele culturale pot fi acceptate şi, totodată, integrate într-o lume în continuă schimbare. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Exerciţiu în echipe de lucru Formulaţi un mesaj-cheie şi alegeţi un slogan pentru: Un proiect pentru dezvoltarea unei reţele de centre de orientare şi consiliere în liceele dintr-un anumit judeţ; Un proiect pentru dezvoltarea abilităţilor antreprenoriale în rândul elevilor de gimnaziu; Un proiect de susţinere a parteneriatului şcoală-comunitate; Un proiect pentru dezvoltarea competenţelor digitale ale cadrelor didactice din judeţul X; Un proiect pentru predarea limbii engleze la un grup de 100 de părinţi ai elevilor din Şcoala X. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

4.3. Canalele de comunicare Posibilităţi: materiale informative (broşuri, postere, pliante, cărţi, manuale); marketing şi publicitate; publicitate gratuită; instruire - educare; consultări periodice cu reprezentanţi ai grupurilor ţintă; website, forum. Intergated channel planning! Central concept, all channels integrated : synergy breed bereik De regulă se foloseşte o combinaţie a acestor canale Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Criterii pentru alegerea celor mai potrivite canale de comunicare cu grupurile ţintă Grad de acoperire Impact Costuri Frecvenţă Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Gradul de acoperire Mesajul ajunge la grupurile ţintă/alte grupuri. Evitarea risipei Ridicat vs. redus Termen scurt vs. termen lung Costuri Costuri per unitatea de măsură Costuri de producţie Costuri de difuzare Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea Frecvenţă De câte ori? Eficienţa marginală a mesajelor Impact nu se cumpără punctele tari şi punctele slabe ale diferitelor canale de comunicare modul de “consum” al diferitelor canale de comunicare (tehnica “o zi din viaţa...”) Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Tehnica “O zi din viaţa...” O zi din viaţa unui elev de liceu Dimineaţa – radio, TV, mobil Pe drum spre şcoală – ziare, reviste, panouri La şcoală – panouri, mape Acasă – TV, internet, radio, reviste Seara în oraş – panouri publicitare, broşuri Oriunde - SMS een voorbeeld om inzicht te krijgen in het mediaconsumptiegedrag van je doelgroep mede op basis hiervan kun je kanalen en middelen selecteren om je doelgroep te bereiken de kunst is niet om aanwezig te zijn, maar om op relevante plekken en met relevante content aanwezig te zijn, zodat je opvalt in de stroom! Oefening: day in the life laten opstellen voor 1 onderwerp, Eerst in twee groepjes met elk dezelfde doelgroep Bijvoorbeeld gordels om op de achterbank Voor doelgroep ouders met kinderen Op flipover zetten en van elkaar aanvullen. Daarna: opmerken dat het er voor de subdoelgroep kinderen zelf heel anders uitziet!! Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Exerciţiu în echipe de lucru Pe temele anterioare, alegeţi cele mai potrivite canale prin care să transmiteţi mesajul la grupurile ţintă; Faceţi o estimare de costuri pentru activitatea de comunicare timp de un an. Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara

Vă mulţumesc pentru atenţie! Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea 26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara