Verdiepingsdag ‘Roosters opmaken’ Kinderopvangvoorzieningen Sarah Middelbos s.middelbos@dehora.be 29 januari 2015

Overzicht opleiding Voormiddag: Namiddag: Inleiding Module 1: Hoeveel werk is er? Module 2: Hoeveel uren werkt een kinderbegeleidster in de praktijk? Module 3: Heb ik voldoende kinderbegeleidsters? Namiddag: Module 4: Spreiding over het jaar Module 5: Roostersystematieken en roostertechnieken Module 6: Roosterbeheer

Kennismaking Wie ben je? Hoe lang plan je al? Wat vind je tof aan het maken van uurroosters? Wat vind je lastig aan planning?

Plannen en de ideale planner Opdracht Stel aan de hand van de prenten de ‘ideale planner’ samen Stel aan de hand van de prenten de ‘slechtst denkbare planner’ samen

Beleid - Het Spanningsveld Waar bevinden jullie je momenteel ? Organisatie wensen Klant wensen Medewerkers wensen Spanningsveld: Efficiëntie = Organisatie Operationele performance = Klant Tevredenheid medewerker = Medewerker

Overzicht opleiding Voormiddag: Namiddag: Inleiding Module 1: Hoeveel werk is er? Module 2: Hoeveel uren werkt een kinderbegeleidster in de praktijk? Module 3: Heb ik voldoende kinderbegeleidsters? Namiddag: Module 4: Spreiding over het jaar Module 5: Roostersystematieken en roostertechnieken Module 6: Roosterbeheer

Huidige bezetting Opdracht Geef grafisch weer hoeveel kinderbegeleidsters je doorheen de dag nodig hebt Op welke momenten is het ‘druk’ – ‘gemiddeld’ of ‘rustig’? Is deze bezettingseis iedere dag hetzelfde? Hoe vaak pas je de bezetting aan? Denk je dat je steeds in orde bent met de wettelijke normen? Bereken het aantal uren per week die je nodig hebt om je basisbezetting te kunnen realiseren

Hulpmiddel in excel

Normering Basis: 12:00-14:00 1 - 8 kinderen  1 begeidster 9 - 18 kinderen  2 begeidsters 19 - 27 kinderen  3 begeleidsters 28 – 36 kinderen  4 begeleidsters 12:00-14:00 9 - 28 kinderen  2 begeidsters 29 - 42 kinderen  3 begeleidsters

Gecorrigeerde versie Welke factoren kunnen bij jullie meespelen waardoor je de cijfers op basis van de normering wil aanpassen?

Passen de ideale shiften ook bij de contractenmix?

Totaal benodigde uren op jaarbasis Aandachtspunten: Verschil schoolweken/ vakantieweken? Andere taken/ overlegmomenten/ …

Overzicht opleiding Voormiddag: Namiddag: Inleiding Module 1: Hoeveel werk is er? Module 2: Hoeveel uren werkt een kinderbegeleidster in de praktijk? Module 3: Heb ik voldoende kinderbegeleidsters? Namiddag: Module 4: Spreiding over het jaar Module 5: Roostersystematieken en roostertechnieken Module 6: Roosterbeheer

Beschikbare formatie Bruto formatie Netto formatie Benodigd voor opvang: ziekte, verlof, feestdagen overleg, opleiding, OR etc. Bruto/netto verhouding Netto formatie Benodigd voor het werk (bezettingseis) Vaststellen diensten Formatie-bepaling Beschikbare formatie

Voorbeeld beschikbaarheid 1 begeleidster Bereken dit voor je eigen organisatie Eventueel kan deze berekening verfijnd worden met andere afwezigheidscodes (klein verlet, familiaal verlof, educatief verlof, …)

Overzicht opleiding Voormiddag: Namiddag: Inleiding Module 1: Hoeveel werk is er? Module 2: Hoeveel uren werkt een kinderbegeleidster in de praktijk? Module 3: Heb ik voldoende kinderbegeleidsters? Namiddag: Module 4: Spreiding over het jaar Module 5: Roostersystematieken en roostertechnieken Module 6: Roosterbeheer

Berekening benodigde formatie op basis van roostersleutel Stap 1: A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je minimale roostersleutel B) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je optimale roostersleutel Variant stap 1: Voor afdelingen waarbij het werkaanbod verschillend is per periode: A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je roostersleutel tijdens schoolweken B) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je roostersleutel tijdens vakantieweken C) Bereken het totaal aantal uren dat je nodig hebt op jaarbasis = (Uitkomst stap A X aantal schoolweken)+ (Uitkomst stap B X aantal vakantieweken)

Benodigd aantal medewerkers Stap 2: Benodigd aantal medewerkers? = = Benodigd aantal Netto Voltijds Equivalenten (VTE) Benodigd aantal Bruto Fulltime Equivalenten? = Netto VTE * Bruto/Nettofactor (Gemiddeld: 1,24)

Benodigd aantal medewerkers

Afstemming werkaanbod en personele beschikbaarheid Stap 3: Hoe verhoudt je werkaanbod zich ten opzichte van: huidig aantal VTE? kader? Stap 4: Aanpassing roostersleutel of budget Prioriteiten stellen!

Berekening netto beschikbare uren op basis van aantal VTE Stap 1: Berekening beschikbare personele inzet Aantal VTE (volgens budget of reëel in dienst) Berekening Bruto beschikbare uren Beschikbare VTE X Contractuele voltijdse A.T. = bruto beschikbare uren per week Beschikbare VTE X Contractuele voltijdse A.T. X 52,14 = bruto beschikbare uren per jaar Berekening Netto beschikbare uren Uitkomst vorige stap delen door bruto-nettofactor Stap 2: Berekening benodigde netto-uren Stap 3: (Mis)match bepalen Stap 4: Aanpassen roostersleutel op basis van beschikbare budget

Overzicht opleiding Voormiddag: Namiddag: Inleiding Module 1: Hoeveel werk is er? Module 2: Hoeveel uren werkt een kinderbegeleidster in de praktijk? Module 3: Heb ik voldoende kinderbegeleidsters? Namiddag: Module 4: Spreiding over het jaar Module 5: Roostersystematieken en roostertechnieken Module 6: Roosterbeheer

Planning - Detailniveaus Vraag Aanbod Jarenplanning Capaciteitsplanning Toename mate van detail Roosterplanning Rooster beheer

Voorbeeld vlak werkaanbod

Voorbeeld variabel werkaanbod

Sturen op capaciteit Eerst sturen, dan flexibiliseren 2 draaiknoppen Werkaanbod Personele beschikbaarheid (uitval en inzet)

Sturen in het werk Sturen in de werkplanning Niet tijdgebonden activiteiten op andere momenten plannen Keuzes maken en prioriteiten stellen ‘nee verkopen’

Sturen op personeel Vergroten personele beschikbaarheid door actief verzuimbeleid Adequaat plannen opleidingen Sturen op verlof/vakantieregeling Contractenbeleid Flexibiliseren

Verlofbeleid Tips: Maak een onderscheid tussen het minimum aantal verlofdagen die opgenomen moeten worden in het eerste kwartaal (bijv. 3 dagen), en verlofdagen die opgenomen moeten worden in het tweede kwartaal (bijv. 2) Spreek voor het derde en vierde kwartaal een maximum aantal verlofdagen af (geen minimum) Spreek af hoeveel medewerkers er minimaal aanwezig moeten zijn per dag voor de verschillende functies (zo hou je ook rekening met andere types afwezigheden die reeds gepland zijn) Maak duidelijk volgens welke criteria verlofaanvragen beoordeeld zullen worden wanneer niet alle verlof gegeven kan worden: Voorbeelden: Periode van collectief verlof van de partner Medewerkers met kinderen hebben tijdens 1 schoolvakantie naar keuze voorrang Werken met een roterende verlofmaand (vb. mw A heeft in 2015 voorrang in juli, in 2016 in augustus en in 2017 in september)

Verlofbeleid Voorbeelden van afspraken: Geef voor verschillende periodes in het jaar aan voor welke datum het verlof aangevraagd dient te worden, voorzie daarna tijd voor de medewerkers om zelf nog verbeteringen aan te brengen en vervolgens voor de verantwoordelijke om het goed te keuren Voorbeeld zomerverlof: Voor eind januari dienen de medewerkers hun verlof aan te duiden op de basisplanningen van juli./aug/sept Vervolgens hebben ze een dag of 8 de tijd om verbeteringen aan te brengen (enkel verbeteringen!) Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 16 februari Voorbeeld verlof eerste kwartaal: Voor begin december dienen de medewerkers 3 dagen verlof aan te duiden op de basisplanningen van jan/feb/maart Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 20 december Voorbeeld verlof tweede kwartaal: Voor begin maart dienen de medewerkers 2 dagen verlof aan te duiden op de basisplanningen van april/mei/juni Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 20 maart Voorbeeld verlof vierde kwartaal: Voor begin juni dienen de medewerkers al hun resterend verlof aan te duiden op de basisplanningen van okt/nov/dec Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 20 juni

Overzicht opleiding Voormiddag: Namiddag: Inleiding Module 1: Hoeveel werk is er? Module 2: Hoeveel uren werkt een kinderbegeleidster in de praktijk? Module 3: Heb ik voldoende kinderbegeleidsters? Namiddag: Module 4: Spreiding over het jaar Module 5: Roostersystematieken en roostertechnieken Module 6: Roosterbeheer

Opdracht Roostersystematiek Geef antwoord op de volgende vragen: U heeft 150 punten te verdelen over 6 ‘planningsdoelstellingen’. Zet het hoogste aantal punten bij de doelstelling die u het meest essentieel acht voor uw organisatie, enz. 2. Geef aan op het volgend blad hoe de puntenverdeling in de feitelijke praktijk er uitziet.

Methodiek Maandplanning Systematiek Collectief Individueel Cyclisch/ repeterend Uniek Repeterend Uniek Zelfroosteren

Collectief cyclische roosters voordelen nadelen Gelijke verdeling van diensten Lastig bij schommelende bezettingseisen Ergonomische vuistregels goed toe te passen Weinig ruimte voor maatwerk/losse wensen Regelmaat en continuïteit in het rooster Gelijkvormigheid nodig bij arbeidscontracten Overzichtelijk Hoog planningsgemak Handhaving regelgeving makkelijk

Cyclische roosters Volledig cyclische roosters : Alle diensten worden gelijk verdeeld over de medewerker Deels cyclische roosters Een deel van de diensten wordt voor iedereen op een gelijke manier weggezet. Bijvoorbeeld gelijke verdeling meest belastende diensten

Individuele roosters voordelen nadelen Veel ruimte voor individueel maatwerk/losse wensen Handhaving regelgeving kost meer tijd Geschikt bij schommelende bezettingseisen Toepassen ergonomische principes is lastig Verschillende arbeidscontracten mogelijk Evenredige verdeling van diensten vaak lastig Overzicht en regelmaat ontbreekt vaak Laag planningsgemak (kost veel tijd)

Individuele roosters Unieke individuele roosters Wordt voor een bepaalde periode gemaakt (bv. 4 weken) Iedere medewerker ander rooster Repeterende individuele roosters Zichzelf herhalende individuele roosters Onderscheid : Deels repeterende roosters : een aantal diensten worden ingepland Volledig repeterende roosters : alle diensten worden ingepland

Wensenbeleid (1) Mogen medewerkers wensen indienen? Hoeveel wensen mogen ze indienen? Hoe inventariseer je de wensen? Besteed je veel tijd aan de opvolging van de wensen? Hebben medewerkers zicht op de wensen van anderen?

Wensenbeleid (2) Is de reden van een wens belangrijk? Kan het zijn dat het rooster van medewerkers die weinig of niets wensen grilliger is, door de wensen van anderen? Hou je rekening met een eerlijke verdeling van vroeges en lates? Wat doe je wanneer een wens in conflict komt met de wetgeving? Wat doe je wanneer een wens in conflict komt met een wens van een andere medewerker? Hou je lijstjes bij?

Aandachtspunten bij opmaak rooster Basisrooster = repeterend rooster In het basisrooster moet het aantal ingeplande uren (liefst) overeenkomen met de contractuele arbeidstijd (tip: Laat uw shiften overeenkomen met 3,8uur; 5,7u en 7,6u indien mogelijk) Een basisrooster is gebaseerd op Bruto-uren Het verschil tussen wat je nodig hebt volgens je roostersleutel en je beschikbare uren kan je invullen met reservediensten. Je kan dit ook openlaten (in je basisrooster te weinig uren  bijv. per trimester inplannen (dagcentrum)) Basisroosters kunnen verworven rechten creëren (vb. bibliotheek) Tip: Bespreek je basisrooster minimaal 1 keer per jaar en pas aan indien nodig Verdeel in een basisrooster eerst je langste diensten onder de fulltimers, etc. Begin bij het opmaken van een basisrooster bij de minst populaire diensten en probeer die zo goed mogelijk te verdelen (weekends, avonden, …) Hebben jullie voldoende software-ondersteuning om je maandplanning goed te kunnen puzzelen (saldo’s correct, bezetting in orde, …)?

Aandachtspunten bij opmaak rooster 2 mogelijkheden om te werken met individueel repeterend rooster Basisrooster ligt vast (voorspelbaar) Indien medewerkers een andere dienst willen dan voorzien, dan moeten ze wisselen met een collega. Voor het overige hebben ze de zekerheid dat ze de dienst krijgen die gepland staat Aandachtspunt: Als het rooster vastligt zijn er minder verlofmogelijkheden! Neem structurele wensen mee op in het basisrooster Herbekijk dit basisrooster minimaal 1 keer per jaar + bij wijzigingen in personeelsbezetting Basisrooster is een ondersteuning voor de verantw. , maar kan aangepast worden Medewerkers vragen wensen aan, werk verandert  verantw. past het basisrooster aan Af te spreken: Tot wanneer mogen wensen ingediend worden? Een wens kan nooit ingewilligd worden indien dit een overtreding van de basiswetgeving tot gevolg heeft Let op medewerkers die weinig vragen Een wens kan niet goedgekeurd worden als er minuren door worden gecreëerd Prioriteiten geven aan wensen? (Meest belangrijke wens = 1, …) handig wanneer wensen van medewerkers met elkaar in conflict komen

Methodiek Maandplanning Systematiek Collectief Individueel Cyclisch/ repeterend Uniek Repeterend Uniek Zelfroosteren

Methodiek zelfroosteren Werkgever bepaalt het ‘WAT’ en ‘HOE’ Kaders, spelregels en bezettingseisen bepalen per team per periode; Werknemers bepalen samen het ‘WIE’ en ‘WANNEER’ Bezetting bepalen elke dag, als individu en als team; Zelfroosteren geeft de individuele medewerker het recht van zeggenschap op werktijden (o.b.v. diensten) Groepsverantwoordelijkheid om het rooster rond te krijgen.

Stap 1: Bepalen bezettingseisen (verantwoordelijke) Vastleggen diensten per type dag Onderscheid tussen minimum en maximumbezetting mogelijk (enkel aangeraden indien hier ruimte voor is!!!) Kwalificaties Plannen binnen budget

Stap 2: Wensenfase (medewerkers

Wensenfase (medewerker) Medewerker kiest ideale uurrooster (keuze uit vooraf gedefinieerde diensten) Controle ingeplande versus te presteren uren Controle tijdregels Medewerker hoeft geen rekening te houden met voorkeuren van andere collega’s Veto-uren Invoer van thuis uit of op het werk

Stap 3: Verbeterfase (medewerkers)

Stap 3: Verbeterfase (Medewerkers) Medewerker kan het rooster enkel verbeteren Nu zichtbaar welke diensten de collega’s gekozen hebben Overleggen kan, maar moet niet Medewerker enkel verantwoordelijk voor eigen rooster (waar kan ik verbeteren?) Reeds zeker van de gekozen diensten waarvoor er geen probleem is

Stap 4: Vaststellen van het rooster Komt de groep er niet volledig uit, dan maakt de planner het rooster kloppend op basis van de collegialiteit Aantal aanpassingen, Eventueel: keuze voor onaantrekkelijke diensten,

Keuze roostersystematiek Zoeken naar een beter evenwicht tussen: Zekerheid/voorspelbaarheid Flexibiliteit

Overzicht opleiding Voormiddag: Namiddag: Inleiding Module 1: Hoeveel werk is er? Module 2: Hoeveel uren werkt een kinderbegeleidster in de praktijk? Module 3: Heb ik voldoende kinderbegeleidsters? Namiddag: Module 4: Spreiding over het jaar Module 5: Roostersystematieken en roostertechnieken Module 6: Roosterbeheer

Roosterbeheer Laten jullie medewerkers (verplicht) naar huis gaan indien er geen kinderen meer aanwezig zijn? Mogen medewerkers andere taken uitvoeren wanneer er nog maar weinig kinderen zijn? Hoe sturen jullie dit aan? Wat doen jullie wanneer er minder kinderen zijn dan voorzien?

Roosterbeheer Kan de communicatie van ouders naar de opvang nog verbeteren? Hoe lossen jullie ziekte van een collega op? Welke afspraken gelden er rond wissels? Tijdregistratie? Welke afspraken zijn er rond het maken en terugnemen van overuren?