Sessie vergadertechnieken Antwerpen 11 mei 2017

"Debating is the testing of ideas" Ter Inspiratie "Debating is the testing of ideas" Discussie is nooit erg of slecht, zolang er een besluit wordt genomen op het einde van de vergadering.

1. Kennismakingrondje Wie ben ik: Wie zijn jullie? Stijn Belmans Ex stadswerker bij Formaat Vzw Ex-HR-manager Sporta vakantie vzw Coördinator van Uit De Marge vzw Ervaring in jeugdraad, jeugdhuis, Europese jeugdwerk, gemeenteraad, … Werkstudent aan de UA: Master Sociaal Werk Wie zijn jullie? Naam + studentenvereniging

Programma Vergaderen: wat Vergaderen : waarom Vergaderen: wie Tips en tricks Vragen

Vergaderen: Wat Vergaderen is: Een vorm van mondelinge communicatie die zich afspeelt in een groep van drie tot maximaal twintig personen In een georganiseerde setting Bepaalde kennis, informatie, meningen, opvattingen, standpunten, wensen, ideeën,… uitwisselen.

Vergaderen: Waarom Vergader steeds met een doel! Mogelijke doelstellingen: Informeren Brainstormen Besluitvorming Visievorming Organiseren en plannen Uitwisselen Op voorhand bepalen en communiceren!

Welke rollen hebben jullie allemaal in jullie vergaderingen? Vergaderen: Wie Welke rollen hebben jullie allemaal in jullie vergaderingen?

Vergaderen: Wie Rollen in een vergadering Deelnemers Voorzitter Verslaggever Disfunctionele rollen: Zet jullie per drie even samen en bedenk enkele disfunctionele rollen

Vergaderen: wie Deelnemers Moeten het gevoel hebben dat: Taken: Vergadering nuttig is Aanwezigheid bijdraagt aan het vergaderdoel Taken: Voorbereid zijn Eigen bijdragen voorbereiden en bondig en gestructureerd voorstellen Open klimaat en goede werksfeer bewaken Uitvoeren wat beslist is

Vergaderen: wie Voorzitter Taken Voorbereiding Agenda opstellen  tijdsschema Vergadering voorbereiden Vergaderzaal zoeken en klaarzetten  waar vergaderen jullie?

Vergaderen wie Agendapunten Tijd Gewenst resultaat Benodigde materialen [Vul hier het agendapunt en sub onderwerpen in [Vul hier het tijdstip in wanneer het agendapunt start en hoeveel   tijd er nodig is] [vul hier het gewenst resultaat in] [Vul hier de benodigde materialen in] Voorbeeld:Kick-off Introductie en kennismaking Agenda voor de dag doornemen Voorbeeld:09:00(15 minuten) Voorbeeld:Deelnemers weten welke invulling er aan de dag gegeven gaat worden.Deelnemers zijn op de hoogte van de agenda Voorbeeld:PC, beamer, whiteboard, stiften, flipover, papier Agendapunt 1 09:15 (60 minuten) [Gewenst resultaat] [Benodigde materialen] Koffie/thee pauze 10:15 (15 minuten) Agendapunt 2 [Tijd] Agendapunt 3 Einde [Eindtijd]

Vergaderen: wie Voorzitter Taken Vergadering leiden Iedereen betrekken Letten non-verbale signalen Discussie verruimen  advocaat van de duivel Eigen mening niet opdringen Respect voor iedereen en hun mening Wees opmerkzaam  schrijf opmerkelijke uitspraken op

Vergaderen: wie Voorzitter Taken Planning bewaken Sfeer bewaken Samenvatten Consensus formuleren Knopen doorhakken Sfeer bewaken

Vergaderen: wie De capaciteiten van de perfecte voorzitter Iedereen betrekken Oog hebben voor non verbaal gedrag Gesprek in de hand houden Gesprek op gang trekken Ervoor zorgen dat niet te veel rond de pot gedraaid wordt Aanmoedigen van deelnemers Ongeforceerd de ‘stilleren’ betrekken Samenvattingen en analyses maken Gesprek leiden zonder positie in te nemen Meningen van deelnemers respecteren en gebruiken

Vergaderen: Wie Verslaggever Verslag nemen Grote lijnen discussies Besluiten Taken  namen Deadlines Alle afspraken onderaan (of in het begin) oplijsten Voorzitter ondersteunen bij lange discussies (samenvatten, oplijsten, …)

Verslag ../Documents/Persoonlijk/Formaat/sessie vergadertechnieken/model- vergaderverslag.doc

Tips and tricks Afspraken maken Doe eens een energizer Op tijd komen  wat zijn jullie straffen? Voorbereiden Luisteren naar elkaar Taken uitvoeren Aanwezig zijn Doe eens een energizer Clublied zingen uit volle borst Spelletjes

Tips and tricks Mogelijk problemen en de juiste reactie: Langpraterij  niet af breken, wel onderbreken, samenvatten en bedoeling tussenkomst verduidelijken Afdwalen  Niet op reageren of op in gaan. Wel afbreken of vragen om link met agendapunt te verduidelijken. Voorzichtig negeren kan ook  Voorlopen op agenda  Niet afbreken, wel herinneren aan agenda Losse flodders  Niet negeren, wel vragen naar verduidelijking

Tips and tricks Mogelijk problemen en de juiste reactie: Discussie loopt vast  open vragen stellen, samenvatten, confronteren Onderhuidse conflicten  negeren, dan pauzeren en apart bespreken met betrokkenen Focus = 0  pauzeren of verdagen. Gevolg van vergadermoeheid? Dan deelnemers motiveren en formeler vergaderen.

Tips and tricks Werkvormen gebruiken Opzoeken: Voorbeelden Groot werkvormenboek The www Voorbeelden Rode en groene spreekkaart Lucifermethode Denkhoeden Brainstorm werkvormen

Vragen SHOOT!