OPZuid 2014-2020 Project Administratie Stimulus Programmamanagement 14 februari 2017

Inhoud Regelgeving en kosten Administratie en specifieke vereisten aan kostensoorten Inkoppelen en rapporteren Aandachtspunten algemeen Kortom

Regelgeving en kosten Het project Crossroads 2 heeft een positieve goedkeuringsbesluit ontvangen voor de uitvoering hiervan binnen het samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen – Nederland 2014 – 2020; Geldende regelgeving en handige documenten: Subsidieregeling CrossRoads 2 EU verordening(en) – 1303/2013 (bepalingen inzake het EFRO) EU verordening(en) – 1299/2013 (bepalingen steun uit EFRO) EU verordening(en) – 1301/2013 (EFRO specifieke bepalingen) Programmareglement Gids projectadministratie Leidraad promotie en publiciteit Stimulus Programmamanagement en het Interreg secretariaat zullen voor dit project de kosten (vooraf, tijdens en ná de uitvoering) toetsen. Stimulus zal hierin een adviserende rol hebben en het Interreg secretariaat zal de eerstelijns controle uitvoeren. De Audit Autoriteit de tweedelijns.

Programmaregelement Interreg en subsidieregeling Crossroads 2 Het Programmaregelement Interreg en de subsidieregeling Crossroads regelen: Taken en bevoegdheden Managementautoriteit en Projectbeheerder. Verdeling geld (tender) Beslistermijnen Algemene weigeringsgronden Wijzigingen Subsidiabiliteit Aanbestedingen en marktconformiteit Declaratieproces Projectadministratie Meewerken aan controles

Subsidiabiliteit Basisprincipes: Uitvoeren volgens projectplan (activiteiten); Gebaseerd op werkelijk gemaakte en betaalde kosten; Kosten gemaakt en betaald binnen projectperiode; Doelmatig en proportioneel; Bij een samenwerking mag één partner niet meer dan 70% van de kosten maken; Er mag geen sprake zijn van aanvullende subsidies naast de bijdrage vanuit CrossRoads 2; Gerealiseerde projectkosten subsidiegrondslag; Er worden geen voorschotten verstrekt. Subsidiabiliteit van kosten in grote mate afhankelijk van de kwaliteit van het projectdossier

Urenregistratie Urenstaat van Interreg secretariaat staat ter beschikking. Alleen de effectief gepresteerde uren voor het subsidieproject dienen geregistreerd te worden, er dient dus niet sluitend te worden geschreven. Indien gebruik eigen urenstaat moet vooraf toestemming bij het Interreg secretariaat vragen. Eigen urenstaten dienen te tonen: Aan het project bestede tijd Naam of verwijzing naar het project Naam medewerker Naam leidinggevende / projectleider Duiding van de periode Per week- of op maandbasis Fysiek of digitaal, aansluiting eigen administratie Niet meer dan 8 uur per dag declareren

Urenstaat Interreg

Kostenrubriek haalbaarheidsstudies voor Crossroads 2 Externe expertise en diensten Kosten van externe expertise en diensten die derden voor de projectuitvoering leveren Op deze kosten zijn de regels inzake marktconformiteit van prijs van het programma van toepassing. Bewijslast: Factuur op naam van de projectpartner; Kosten betrekking op project; Bewijsstukken marktconformiteit van prijs.

Kostenrubrieken innovatieproject voor Crossroads 2 Personeelskosten Standaard uurtarief op basis van het bruto jaarloon. Overhead forfaitair percentage van 15% van de subsidiabele directe personeelskosten (wordt in E-loket automatisch berekend) Externe expertise en diensten Kosten van externe expertise en diensten die derden voor de projectuitvoering leveren Uitrusting Uitrusting, installaties en machines (o.b.v. afschrijving indien machine niet in project op gaat) Grondstoffen en verbruiksgoederen

Uitrusting Afschrijvingskosten: bij declaratie van afschrijvingskosten de omschrijving ‘afschrijving’ opnemen in de kostenregel. Wanneer deze omschrijving ontbreekt worden de kosten afgekeurd.

Kosten derden procesafspraken Projectpartners light zijn verplicht om projectuitgaven (uren en facturen) binnen vier maanden na de betaaldatum te declareren bij Stimulus. Stimulus controleert de ingediende kosten en declareert deze vervolgens binnen 2 maanden bij het Interreg secretariaat. Facturen die later dan 6 maanden na de betaaldatum gedeclareerd worden zijn niet subsidiabel!! Facturen dienen specifiek op naam van een partner te staan, dus facturen van verbonden ondernemingen zijn niet subsidiabel. Toerekening van kosten aan het project, duidelijk aantonen dat het verbruikt is ten behoeve van het project, en de hoeveelheid hiervan onderbouwen. Proces afspraak maken inzake “bonnetjes” van een geringe omvang, waarvan de directe relatie met het project lastig is aan te tonen. Geen overheadkosten indienen via facturen, zit in forfaitair percentage. Flexibiliteit budget 20% tussen kostenrubrieken. Bij twijfel vooraf overleggen!

Opbrengsten Opbrengsten in mindering op subsidiabele kosten (o.a. door verkoop van een goed dat tijdens de projectperiode is aangeschaft en gesubsidieerd moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de managementautoriteit en geldt als vorm van inkomsten.) De WBSO “Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk” NL en “Vrijstelling doorstorting van bedrijfsvoorheffing” BE dienen niet in mindering gebracht te worden op de subsidiabele projectkosten. Eventuele doorbelasting aan partners binnen het project is niet toegestaan.

Marktconformiteit Niet publieke organisatie Project partners light zijn geen aanbestedende dienst, echter marktconformiteit “Sound Financial Management” dient wel aangetoond worden. Hoe tonen we sound financial management aan? Meerdere offertes bij opdracht van boven de € 50.000,- (ex. BTW); Gelijksoortige opdrachten tijdens de projectperiode worden als één opdracht beschouwd; Shortlist preferred suppliers en de totstandkoming hiervan; Bij twijfels vooraf overleggen!

Inkoppelen PPL’s E-loket Uitleg inkoppelen PPL: Stichting Crossroads2 (Stimulus) maakt nieuwe PPL aan in het E-loket: PPL krijgt hiervan bericht en voert eigen gegevens in, behalve kostenplan, financieringsplan, declaratieprognose; PPL verstuurt inloggegevens naar Stichting Crossroads2 (Stimulus); Stichting Crossroads2 (Stimulus) voert voor PPL het kostenplan, financieringsplan, declaratieprognose op in het E-loket; Stichting Crossroads2 (Stimulus) laadt ook de samenwerkings-overeenkomst (SOK), KMO/MKB-test en de beschikking op in het E-loket; PPL geeft daarna zijn akkoord. Lessons learned soortgelijk project: PPL’s vonden soms eigen onderdeel (tegel) niet in e-loket en maakten eigen project aan. Contact opnemen met Stimulus wanneer dit het geval; Ondernemingsnummer niet ingevuld door PPL;

E-loket voorbeeld Financiële status

Declaratieproces Invoeren kosten met onderbouwende stukken in het e-loket door project partners light. Stimulus controleert de kosten en zet ze door naar het Interreg Secretariaat (= declaratie)  partnerschap beheert timing declaraties (om de 4 maanden). 3. Check controller Interreg (5 werkdagen voor aanvullingen)  kostenlijnen naar externe accountant. 4. Controle door de externe accountant. 5. Uitbetaling EFRO-steun door certificeringsautoriteit aan de Stichting Crossroads2. 6. Integrale doorstorting van EFRO-bijdrage naar project partners light (penvoerder bij een samenwerking). 7. Eventuele terugbetaling aan Stichting Crossroads2 door de penvoerder (bij bevindingen tijdens controles).

E-loket voorbeeld kostendeclaraties

E-loket voorbeeld kostendeclaraties

E-loket voorbeeld kostendeclaraties

Projectadministratie! Urenregistratie projectwerktijd Toerekening van kosten aan het project (administratienummer) Bewijslast marktconforme aankopen Inkomsten Financieringen

Voorbeeld dossieropbouw

Communicatie en PR Logo Interreg Vlaanderen-Nederland met EU-embleem De plaats en grootte passend tot de omvang van het gebruikte materiaal of document (tekstdocumenten, drukwerk, flyers, plaquettes, promomateriaal etc.). Prominent aanwezig op alle soorten media, goed zichtbaar. Verwijzing naar het ‘Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling’ (uitzondering klein promomateriaal). Indien samen met andere logo’s -> het embleem van de Europese Unie (de vlag als onderdeel van het Interreg-logo) tenminste even groot zijn, gemeten in de hoogte of de breedte, als het grootste van de andere logo’s Kleurweergave:1) voorkeur kleur, 2) grijstinten voor éénkleurendruk, 3) zowel zwartwit als grijstinten zijn geen mogelijkheid Audiovisuele promotie + social media Aanbeveling om de leidraad promotie en publiciteit (Interreg V 2014-2020) strikt te volgen om financiële correcties te voorkomen.

Bewaarplicht

Aandachtspunten algemeen Volledigheid projectadministratie Marktconformiteit Communicatievoorwaarden Bewaarplicht Bewijslast outputindicatoren

Kortom Verleningsbeschikking vormt de basis Overweeg administratieve last vs. opbrengst subsidie Onderbouw & leg vast Neem de inhoudelijke verantwoording serieus Begroot kosten voor financiële verantwoording project Houd rekening met tijdbesteding regie bij samenwerkingsprojecten Stel vragen bij twijfel!

Vragen? Neem contact op met: Stimulus Programmamanagement Informatie: www.stimulus.nl www.stimulus.nl/interreg-va-crossroads-2/ www.grensregio.eu/ www.grensregio.eu/mijn-project/downloads